Una pequeña empresa recibió de repente una factura de 50.000 dólares de Autodesk por incumplimiento. ¿Su error? Instalaron software en cinco PC, cuando sólo se les permiten tres. Ahora, imagínese este escenario en organizaciones con amplias carteras de licencias y miles de PC. Ocurre y las repercusiones financieras son asombrosas.
A medida que los proveedores de software intensifican sus actividades de auditoría, la falta de una preparación exhaustiva para la auditoría podría llevar a las organizaciones a una vorágine de tensiones financieras e interrupciones operativas. Esta narrativa sirve como un duro recordatorio de la necesidad de una sólida gestión de licencias y vigilancia del cumplimiento de licencias de software en el panorama digital actual.
Incumplimiento durante las auditorías de software
La multa de 50.000 dólares por violar el acuerdo de licencia es sólo un ejemplo de cómo el incumplimiento puede llevar a una costosa resolución posterior a la auditoría.
Otro ejemplo real es el uso de software antiguo con la suscripción actual. Los proveedores de software están muy interesados en mantener a sus clientes actualizados con las últimas versiones. En este ejemplo, Autodesk sancionó a una empresa con una multa de 31.000 dólares por incumplimiento por utilizar una versión anticuada de un software de hace una década.
Una formación insuficiente sobre el cumplimiento de las licencias de software dentro de la plantilla puede llevar a un malentendido significativo sobre cómo utilizar y gestionar adecuadamente los activos de software. Esta falta de conocimiento puede causar inadvertidamente un uso indebido y un acceso no autorizado a las licencias de software, lo que puede dar lugar a multas sustanciales.
Estos ejemplos muestran cuánta presión y problemas causa la fase posterior a la auditoría y lo importante que es para las empresas mejorar su preparación para la auditoría.
Los retos del cumplimiento de las licencias de software
La raíz de muchos problemas de cumplimiento reside en la compleja naturaleza de los acuerdos de licencia de software. Estos contratos pueden diferir enormemente entre productos y proveedores, lo que supone un reto importante a la hora de comprender y gestionar las complejidades, especialmente para las grandes organizaciones con amplias carteras de software.
Además, el rápido ritmo de los avances tecnológicos complica los esfuerzos de cumplimiento. El software se actualiza continuamente, las licencias caducan y se adquieren otras nuevas, lo que dificulta que las organizaciones mantengan un inventario actualizado y preciso de sus activos de software y su estado de cumplimiento.
Aumente su preparación para auditorías con LicenseAnalyzer
Los proveedores de software suelen avisar a las organizaciones antes de iniciar una auditoría. Por ejemplo, Autodesk avisa con 15 días de antelación y, a continuación, utiliza AIT ScanWin para recopilar y analizar los datos de uso de los ordenadores, tras lo cual se procede a la facturación. IBM, por su parte, avisa a los clientes con 30 días de antelación.
Para mitigar los desafíos de auditoría y garantizar el cumplimiento de las licencias de software, las organizaciones deben implementar medidas proactivas para mejorar la preparación para las auditorías y cumplir con los acuerdos de licencia.
Open iT's LicenseAnalyzer le prepara para las auditorías de proveedores ofreciéndole datos detallados sobre el uso del software, optimizando la gestión de licencias y permitiendo la elaboración de informes personalizados para los proveedores.
Gestión integral de licencias
LicenseAnalyzer recopila y analiza datos de uso de software de diversas fuentes, ofreciendo una visión completa del uso de licencias en toda la organización. Esta visibilidad del número de licencias, sus usuarios, los patrones de uso y la asignación por proyecto o departamento ayuda a identificar discrepancias frente a las obligaciones contractuales, lo que permite realizar ajustes proactivos antes de las auditorías.
Esto permite un seguimiento y una gestión eficaces de las licencias en todo el entorno informático, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento, identificar riesgos y optimizar la distribución de licencias.
Informes personalizados sobre el uso de licencias
LicenseAnalyzer le permite crear informes completos y personalizados sobre el uso de licencias, derechos y estado de cumplimiento. Estos informes permiten a las organizaciones abordar el cumplimiento de forma proactiva y demostrar la adhesión a los acuerdos de licencia durante las auditorías.
Alertas proactivas
LicenseAnalyzerdota a las organizaciones de capacidades proactivas de supervisión y alerta, lo que les permite afrontar de forma preventiva los retos que plantea el cumplimiento del software. Ofrece notificaciones automatizadas para situaciones críticas, como aplicaciones que se acercan a la utilización máxima, usuarios individuales o hosts que retienen licencias durante periodos prolongados, usuarios que retienen más licencias de las permitidas y problemas con servidores o demonios de licencias detenidos.
Asignación y consumo optimizados de licencias
LicenseAnalyzer optimiza su gestión de licencias permitiéndole aplicar políticas de uso e implementar estrategias como la recolección de licencias para utilizar los activos de software de forma eficiente. Su función de simulación evalúa el impacto de los cambios en el uso o la concesión de licencias, lo que ayuda a evitar despilfarros y compras innecesarias.
No vuelva a temer las auditorías de software
Las auditorías de proveedores de software son inevitables, pero no tienen por qué ser estresantes ni costosas. Con Open iT, puede prepararse para las auditorías de proveedores, optimizar sus activos de software y garantizar el cumplimiento de las licencias de software.
Si desea obtener más información sobre cómo Open iT puede ayudarle a preparar y superar las auditorías de proveedores de software, póngase en contacto con nosotros hoy mismo para una consulta gratuita o una demostración.
