La Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno ha descubierto que las agencias federales estadounidenses despilfarran dinero. ¿La causa? Mala gestión de las licencias de software.

Agencias federales plagadas de excedentes o déficits de licencias

La Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno (GAO), que actúa como órgano de control del Congreso de los Estados Unidos, ha publicado varios informes sobre el grado de eficacia con que los organismos federales gestionan sus activos de software. El reciente informe de enero mostraba que los organismos siguen teniendo dificultades para hacer un seguimiento de cuántas licencias de software utilizan.

Los organismos públicos bajo la lupa de la GAO están comprando más licencias de las que necesitan -lo que se denomina exceso de compras- o adquiriendo menos licencias de las que necesitan -lo que se denomina defecto de compras-. Ambas situaciones pueden dar lugar a un importante despilfarro de recursos informáticos.

La compra excesiva de licencias malgasta dinero en derechos de licencia y en soporte y mantenimiento de software no utilizado o apenas utilizado. Estos costes excesivos se acumulan con el tiempo, restando fondos a áreas vitales. Por otro lado, la compra insuficiente de licencias puede crear problemas de cumplimiento, que posiblemente den lugar a acciones legales y cuantiosas sanciones. La compra insuficiente de licencias también fomenta el uso no autorizado de software, lo que crea riesgos de seguridad debido a software obsoleto o sin parches.

Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno: La falta de datos sobre el uso de licencias es alarmante

Carol Harris, Directora de Tecnologías de la Información y Gestión de Adquisiciones de la Oficina Gubernamental de Rendición de Cuentas, expresó su profunda insatisfacción por la escasa calidad de los datos sobre software que obtuvieron de los organismos que examinaron.

"Lo que se nos pidió fue que analizáramos los productos, los más utilizados y los más caros", declaró Carol. "Pero no pudimos hacer esa determinación porque los datos de software de las agencias son incoherentes e incompletos en todo el gobierno".

Una agencia en concreto tenía unos 140 productos diferentes en su acuerdo con proveedores, pero luego no podían identificar los productos más instalados y los que más pagaban por ellos.

Además, Carol hizo hincapié en los riesgos financieros potenciales de tales deficiencias de datos durante las auditorías. Advirtió de que los proveedores de software podrían imponer "tasas de compensación" exorbitantes si se descubren discrepancias, como que los organismos utilizan más licencias de las adquiridas o se encuentran con escasez que requiere licencias adicionales.

También añadió que la falta de datos fiables "a este nivel significa que realmente no podemos buscar soluciones a nivel gubernamental para compras al por mayor y descuentos".

Miles de millones de dólares en peligro

Cada año, el gobierno federal gasta más de 100.000 millones de dólares en proyectos relacionados con TI y cibernética, que incluyen miles de licencias de software. Sin una buena estrategia para rastrear estos activos y utilizarlos eficazmente, el gobierno corre el riesgo de despilfarrar miles de millones de dólares en licencias de software.

"Losdatos de los programas informáticos de las agencias son incoherentes e incompletos en toda la Administración".

Carol Harris, Directora de Tecnología de la Información y Gestión de Adquisiciones de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental

La Oficina de Contabilidad del Gobierno aconseja supervisar las licencias de software y compararlas con lo que han adquirido para identificar oportunidades de reducir costes y mejorar las decisiones de inversión para sus licencias compartidas de forma regular, además de realizar un seguimiento de las licencias de software.

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