- El seguimiento de las licencias de software permite a las organizaciones controlar el uso, la disponibilidad y los costes de las licencias.
- El seguimiento de las licencias puede revelar activos infrautilizados, tendencias de uso, denegaciones y necesidades de renovación.
- Open iT el seguimiento de los puestos de trabajo como base para una gestión y optimización más sólidas de las licencias de software.
Las licencias de software son valiosas, caras y fáciles de perder de vista, y el despilfarro derivado de una gestión deficiente tiende a crecer más rápido que el presupuesto de adquisición con el que cuenta la organización para absorberlo. El seguimiento sistemático de las licencias proporciona a las organizaciones visibilidad sobre los patrones de utilización, el panorama de costes subyacente y las oportunidades de optimización que la mayoría de los entornos de licencias no revelan por sí mismos. Open iT presenta LicenseAnalyzer como la plataforma que permite a las organizaciones tomar el control de su parque de licencias mediante el seguimiento de lo que realmente se utiliza, lo cual es un requisito previo para cualquier decisión de costes posterior.
We are frequently surprised by the number of organizations who rely on license management software supplied by vendors to manage their software portfolio. First of all, these applications are designed to maximize income for the vendor, not minimize wastage and spend for the customer. IBM even draws Maximo customers’ attention to this, stating that IBM LUM “does not prevent overuse of licenses and does not replace the IBM license auditing process”.
En segundo lugar, la mayoría de nuestros clientes pertenecen a los sectores de la ingeniería, la ciencia y las ciencias de la vida, en los que dependen por completo de una amplia gama de herramientas de software especializadas. Los proveedores de estas aplicaciones utilizan una amplia gama de sistemas de gestión de licencias, como Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp y los demás productos Sentinel, LS-DYNA y muchos otros. Esto significa que su administrador de licencias debe conocer todas las variantes de estos gestores de licencias y pasarse el día interrogando a cada uno de ellos para obtener una visión de helicóptero de su cartera. Si la única herramienta de generación de informes disponible son las hojas de cálculo Excel, esto no hace más que aumentar la carga de trabajo. Además, se trata de un enfoque de gestión muy reactivo, cuando lo que realmente se necesita es ser proactivo.
Está claro que ésta no es una forma viable de gestionar y hacer un seguimiento de las licencias de software. Lo que necesita es un gestor de licencias de software versátil que pueda interactuar con la mayoría o todos los gestores de licencias de proveedores del mercado y de su organización. LicenseAnalyzer®es el producto principal de Open-iT, y es la primera opción de los principales actores en la industria automotriz, salud, petróleo y gas, y otras industrias.
CONTACTO: ¿Está listo para transformar el seguimiento de licencias en una estrategia de SAM?
Qué revela el seguimiento del uso de licencias
Knowing how and when, or even if, your licenses are being used can prove very valuable. It is estimated that the average company overspends 30% of their budget on licenses for a variety of reasons. At the same time, you may have users who are receiving denials when they want to check out a vital application or software. This makes for unhappy users and reduces productivity.
The kneejerk reaction is to obtain more licenses.However, what you need is visibility and transparency as to how the existing license pool is being accessed, by whom and whether they are actually using the software. This is where LicenseAnalyzer can come to the rescue. Comprehensive reporting across various software products, license servers, and usage is available on a single dashboard. Here are only a few examples of what detailed license tracking can reveal:
- Una licencia que se ha retirado y no se ha liberado cuando el usuario ha terminado de utilizarla; de este modo, se crea una escasez artificial de licencias y se produce una denegación para alguien que necesita utilizar el software. Esto también puede ser un problema cuando se tiene una huella global, donde el tiempo de uso para un usuario debe limitarse a las horas de trabajo locales.
- Un producto de software de la cartera de un proveedor que no se utiliza, aunque se esté pagando por él. Esto es habitual con proveedores como Autodesk.
- Software heredado que está a punto de caducar y debe retirarse y sustituirse o desecharse.
- Licencias BYOD (traiga su propio dispositivo). Es posible que haya contratistas en sus instalaciones que tengan sus propias licencias de software y las utilicen en su red. Esto podría suponer una infracción de su acuerdo de licencia con ese proveedor y dar lugar a sanciones.
La capacidad de ver quién utilizó una licencia durante cuánto tiempo, los mapas de calor que revelan el uso máximo y el momento en que se produjo, el número de denegaciones que se producen para un producto y un gráfico de la utilización real del software son sólo algunos de los informes disponibles para el administrador de licencias. Esto está disponible para todos los servidores, proveedores, productos e incluso funciones dentro de un producto de software. La herramienta de gestión de licencias de software gestiona las diferencias en los tipos de licencia, desde las licencias de usuario con nombre hasta el software basado en tokens. Esto incluye incluso las licencias basadas en hardware en dongles, como Wibu CodeMeter.
What you will also be able to identify are specific user roles and which software entitlements are appropriate, for instance, what jobs need a full Visio license, or is a Viewer sufficient? This can also apply to other common products like Adobe Acrobat. When it comes to specialized and expensive software like Aris, Catia, or PTC Creo, just shedding one or two surplus licenses eases the annual software budget.
Beneficios de un seguimiento eficaz del software
Por supuesto, aunque los informes revelan dónde se puede mejorar el uso de licencias, aún queda trabajo por hacer para analizar dónde se pueden aplicar ahorros y eficiencias. Debería ser capaz de conseguir al menos un 10% de ahorro en su software más crítico, pero requiere negociación con el proveedor. Ahora también dispone de una herramienta de negociación viable para su próxima renovación de contrato, sin depender de la opinión de su proveedor sobre la utilización del software. La ansiedad de las auditorías de software y las verificaciones desaparece, ya que ahora usted tiene el control y dispone de pruebas documentadas del uso del software.
Lograr las eficiencias que revela su gestor de licencias de software no se consigue de la noche a la mañana. Es posible que tenga que revisar sus políticas, procesos y procedimientos, así como educar a los usuarios para que sean conscientes de los costes en los que están incurriendo. Hay prácticas como la recolección de licencias que son muy eficaces, pero primero hay que recorrer el camino del seguimiento del software antes de poder correr.
La gestión eficaz de las licencias de software es un viaje
Tracking your software licenses is a good start on the roadmap to software asset management (SAM) maturity. There are several SAM Maturity models to choose from, ranging from ISO’s comprehensive but complex ISO/IEC 19770-1 to Microsoft’s SOM (Software Optimization Model), which has 4 stages. In the SOM Model, if you are tracking assets, you have started moving to the second stage. But there are other requirements you have to meet to get a secure foothold on that rung of the ladder, such as ensuring that policies and processes for SAM are in place. Get in touch with an Open iT sales representative to start your SAM maturity journey.
También podrá identificar las funciones específicas de los usuarios y los derechos de software adecuados. Por ejemplo, qué trabajos necesitan una licencia completa de Visio, o si basta con un Visor.
¿Está listo para transformar el seguimiento de licencias en una SAM estratégica?
