Controle sus licencias de software mediante su seguimiento

A menudo nos sorprende el número de organizaciones que confían en el software de gestión de licencias proporcionado por los proveedores para gestionar su cartera de software. En primer lugar, estas aplicaciones están diseñadas para maximizar los ingresos del proveedor, no para minimizar el despilfarro y el gasto del cliente. La propia IBM llama la atención de los clientes de Maximo sobre este aspecto, al afirmar que IBM LUM «no evita el uso excesivo de licencias y no sustituye al proceso de auditoría de licencias de IBM».

En segundo lugar, la mayoría de nuestros clientes pertenecen a los sectores de la ingeniería, la ciencia y las ciencias de la vida, en los que dependen por completo de una amplia gama de herramientas de software especializadas. Los proveedores de estas aplicaciones utilizan una amplia gama de sistemas de gestión de licencias, como Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp y los demás productos Sentinel, LS-DYNA y muchos otros. Esto significa que su administrador de licencias debe conocer todas las variantes de estos gestores de licencias y pasarse el día interrogando a cada uno de ellos para obtener una visión de helicóptero de su cartera. Si la única herramienta de generación de informes disponible son las hojas de cálculo Excel, esto no hace más que aumentar la carga de trabajo. Además, se trata de un enfoque de gestión muy reactivo, cuando lo que realmente se necesita es ser proactivo.

Está claro que ésta no es una forma viable de gestionar y hacer un seguimiento de las licencias de software. Lo que necesita es un gestor de licencias de software versátil que pueda interactuar con la mayoría o todos los gestores de licencias de proveedores del mercado y de su organización. LicenseAnalyzer®es el producto principal de Open-iT, y es la primera opción de los principales actores en la industria automotriz, salud, petróleo y gas, y otras industrias.

CONTACTO: ¿Está listo para transformar el seguimiento de licencias en una estrategia de SAM?

Qué revela el seguimiento del uso de licencias

Saber cómo y cuándo, o incluso si se están utilizando tus licencias, puede resultar muy valioso. Se calcula que una empresa media se excede en un 30 % de su presupuesto en licencias por diversas razones. Al mismo tiempo, es posible que haya usuarios a los que se les deniegue el acceso cuando intentan utilizar una aplicación o un programa esencial. Esto provoca el descontento de los usuarios y reduce la productividad.

La reacción instintiva es adquirir más licencias. Sin embargo, lo que se necesita es visibilidad y transparencia sobre cómo se accede al parque de licencias existente, quiénes lo hacen y si realmente están utilizando el software. Aquí es dondeLicenseAnalyzer puede venir al rescate. En un único panel de control se dispone de informes exhaustivos sobre diversos productos de software, servidores de licencias y uso. A continuación se muestran solo algunos ejemplos de lo que puede revelar un seguimiento detallado de las licencias:

• Una licencia que se ha retirado y no se ha liberado cuando el usuario ha terminado de utilizarla; de este modo, se crea una escasez artificial de licencias y se produce una denegación para alguien que necesita utilizar el software. Esto también puede ser un problema cuando se tiene una huella global, donde el tiempo de uso para un usuario debe limitarse a las horas de trabajo locales.
• Un producto de software de la cartera de un proveedor que no se utiliza, aunque se esté pagando por él. Esto es habitual con proveedores como Autodesk.
• Software heredado que está a punto de caducar y debe retirarse y sustituirse o desecharse.
• Licencias BYOD (traiga su propio dispositivo). Es posible que haya contratistas en sus instalaciones que tengan sus propias licencias de software y las utilicen en su red. Esto podría suponer una infracción de su acuerdo de licencia con ese proveedor y dar lugar a sanciones.

La capacidad de ver quién utilizó una licencia durante cuánto tiempo, los mapas de calor que revelan el uso máximo y el momento en que se produjo, el número de denegaciones que se producen para un producto y un gráfico de la utilización real del software son sólo algunos de los informes disponibles para el administrador de licencias. Esto está disponible para todos los servidores, proveedores, productos e incluso funciones dentro de un producto de software. La herramienta de gestión de licencias de software gestiona las diferencias en los tipos de licencia, desde las licencias de usuario con nombre hasta el software basado en tokens. Esto incluye incluso las licencias basadas en hardware en dongles, como Wibu CodeMeter.

También podrás identificar los roles específicos de los usuarios y qué derechos de uso del software son los adecuados; por ejemplo, ¿qué puestos de trabajo necesitan una licencia completa de Visio o basta con un visor? Esto también puede aplicarse a otros productos habituales, como Adobe Acrobat. En el caso de software especializado y costoso, como Aris, Catia o PTC Creo, el simple hecho de prescindir de una o dos licencias sobrantes alivia el presupuesto anual destinado al software.

Beneficios de un seguimiento eficaz del software

Por supuesto, aunque los informes revelan dónde se puede mejorar el uso de licencias, aún queda trabajo por hacer para analizar dónde se pueden aplicar ahorros y eficiencias. Debería ser capaz de conseguir al menos un 10% de ahorro en su software más crítico, pero requiere negociación con el proveedor. Ahora también dispone de una herramienta de negociación viable para su próxima renovación de contrato, sin depender de la opinión de su proveedor sobre la utilización del software. La ansiedad de las auditorías de software y las verificaciones desaparece, ya que ahora usted tiene el control y dispone de pruebas documentadas del uso del software.

Lograr las eficiencias que revela su gestor de licencias de software no se consigue de la noche a la mañana. Es posible que tenga que revisar sus políticas, procesos y procedimientos, así como educar a los usuarios para que sean conscientes de los costes en los que están incurriendo. Hay prácticas como la recolección de licencias que son muy eficaces, pero primero hay que recorrer el camino del seguimiento del software antes de poder correr.

La gestión eficaz de las licencias de software es un viaje

Llevar un control de tus licencias de software es un buen punto de partida en el camino hacia la madurez en la gestión de activos de software (SAM). Existen varios modelos de madurez de SAM entre los que elegir, que van desde la norma ISO/IEC 19770-1 —exhaustiva pero compleja— hasta el SOM (Modelo de Optimización de Software) de Microsoft, que consta de cuatro etapas. En el modelo SOM, si estás realizando un seguimiento de los activos, ya has comenzado a avanzar hacia la segunda etapa. Sin embargo, hay otros requisitos que debes cumplir para afianzarte en ese peldaño de la escalera, como garantizar que se hayan establecido políticas y procesos para la SAM. Ponte en contacto con un representante de ventas deOpen iT para iniciar tu camino hacia la madurez en SAM.

También podrá identificar las funciones específicas de los usuarios y los derechos de software adecuados. Por ejemplo, qué trabajos necesitan una licencia completa de Visio, o si basta con un Visor.

¿Está listo para transformar el seguimiento de licencias en una SAM estratégica?