A menudo nos sorprende el número de organizaciones que confían en el software de gestión de licencias suministrado por los proveedores para gestionar su cartera de software. En primer lugar, estas aplicaciones están diseñadas para maximizar los ingresos del proveedor, no para minimizar el despilfarro y el gasto del cliente. IBM incluso llama la atención de los clientes de Maximo sobre esto, afirmando que IBM LUM "no evita el uso excesivo de licencias y no sustituye al proceso de auditoría de licencias de IBM".
En segundo lugar, la mayoría de nuestros clientes pertenecen a los sectores de la ingeniería, la ciencia y las ciencias de la vida, en los que dependen por completo de una amplia gama de herramientas de software especializadas. Los proveedores de estas aplicaciones utilizan una amplia gama de sistemas de gestión de licencias, como Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp y los demás productos Sentinel, LS-DYNA y muchos otros. Esto significa que su administrador de licencias debe conocer todas las variantes de estos gestores de licencias y pasarse el día interrogando a cada uno de ellos para obtener una visión de helicóptero de su cartera. Si la única herramienta de generación de informes disponible son las hojas de cálculo Excel, esto no hace más que aumentar la carga de trabajo. Además, se trata de un enfoque de gestión muy reactivo, cuando lo que realmente se necesita es ser proactivo.
Está claro que ésta no es una forma viable de gestionar y hacer un seguimiento de las licencias de software. Lo que necesita es un gestor de licencias de software versátil que pueda interactuar con la mayoría o todos los gestores de licencias de proveedores del mercado y de su organización. LicenseAnalyzer®es el producto principal de Open-iT, y es la primera opción de los principales actores en la industria automotriz, salud, petróleo y gas, y otras industrias.
Qué revela el seguimiento del uso de licencias
Saber cómo y cuándo, o incluso si, se están utilizando sus licencias puede resultar muy valioso. Se calcula que una empresa media gasta más del 30% de su presupuesto en licencias por diversas razones. Al mismo tiempo, es posible que haya usuarios a los que se les deniegue el acceso a una aplicación o software vital. Esto hace que los usuarios estén descontentos y reduce la productividad.
Sin embargo, lo que usted necesita es visibilidad y transparencia en cuanto a cómo se está accediendo al conjunto de licencias existentes, por quién y si realmente están utilizando el software. Aquí es donde LicenseAnalyzer puede venir al rescate. Informes completos a través de diversos productos de software, servidores de licencias, y el uso está disponible en un único panel de control. Estos son sólo algunos ejemplos de lo que el seguimiento detallado de licencias puede revelar:
- Una licencia que se ha retirado y no se ha liberado cuando el usuario ha terminado de utilizarla; de este modo, se crea una escasez artificial de licencias y se produce una denegación para alguien que necesita utilizar el software. Esto también puede ser un problema cuando se tiene una huella global, donde el tiempo de uso para un usuario debe limitarse a las horas de trabajo locales.
- Un producto de software de la cartera de un proveedor que no se utiliza, aunque se esté pagando por él. Esto es habitual con proveedores como Autodesk.
- Software heredado que está a punto de caducar y debe retirarse y sustituirse o desecharse.
- Licencias BYOD (traiga su propio dispositivo). Es posible que haya contratistas en sus instalaciones que tengan sus propias licencias de software y las utilicen en su red. Esto podría suponer una infracción de su acuerdo de licencia con ese proveedor y dar lugar a sanciones.
La capacidad de ver quién utilizó una licencia durante cuánto tiempo, los mapas de calor que revelan el uso máximo y el momento en que se produjo, el número de denegaciones que se producen para un producto y un gráfico de la utilización real del software son sólo algunos de los informes disponibles para el administrador de licencias. Esto está disponible para todos los servidores, proveedores, productos e incluso funciones dentro de un producto de software. La herramienta de gestión de licencias de software gestiona las diferencias en los tipos de licencia, desde las licencias de usuario con nombre hasta el software basado en tokens. Esto incluye incluso las licencias basadas en hardware en dongles, como Wibu CodeMeter.
También podrá identificar funciones de usuario específicas y qué derechos de software son apropiados, por ejemplo, ¿qué trabajos necesitan una licencia completa de Visio, o basta con un visor? Esto también puede aplicarse a otros productos comunes como Adobe Acrobat. Cuando se trata de software especializado y caro como Aris, Catia o PTC Creo, basta con deshacerse de una o dos licencias sobrantes para aliviar el presupuesto anual de software.
Beneficios de un seguimiento eficaz del software
Por supuesto, aunque los informes revelan dónde se puede mejorar el uso de licencias, aún queda trabajo por hacer para analizar dónde se pueden aplicar ahorros y eficiencias. Debería ser capaz de conseguir al menos un 10% de ahorro en su software más crítico, pero requiere negociación con el proveedor. Ahora también dispone de una herramienta de negociación viable para su próxima renovación de contrato, sin depender de la opinión de su proveedor sobre la utilización del software. La ansiedad de las auditorías de software y las verificaciones desaparece, ya que ahora usted tiene el control y dispone de pruebas documentadas del uso del software.
Lograr las eficiencias que revela su gestor de licencias de software no se consigue de la noche a la mañana. Es posible que tenga que revisar sus políticas, procesos y procedimientos, así como educar a los usuarios para que sean conscientes de los costes en los que están incurriendo. Hay prácticas como la recolección de licencias que son muy eficaces, pero primero hay que recorrer el camino del seguimiento del software antes de poder correr.
La gestión eficaz de las licencias de software es un viaje
El seguimiento de las licencias de software es un buen comienzo en el camino hacia la madurez de la gestión de activos de software (SAM). Existen varios modelos de madurez SAM entre los que elegir, desde el exhaustivo pero complejo ISO/IEC 19770-1 de ISO hasta el SOM (Modelo de Optimización del Software) de Microsoft, que consta de 4 etapas. En el modelo SOM, si está haciendo un seguimiento de los activos, ha empezado a pasar a la segunda etapa. Pero hay otros requisitos que debe cumplir para afianzarse en ese peldaño de la escalera, como asegurarse de que existen políticas y procesos para SAM. Póngase en contacto con un representante de ventas deOpen iT para iniciar su viaje hacia la madurez de SAM.
También podrá identificar las funciones específicas de los usuarios y los derechos de software adecuados. Por ejemplo, qué trabajos necesitan una licencia completa de Visio, o si basta con un Visor.
