O Government Accountability Office descobriu que as agências federais dos EUA estão a desperdiçar dinheiro. A causa? Má gestão das licenças de software.

Agências federais afectadas por excedentes ou défices de licenças

O Government Accountability Office (GAO), que actua como cão de guarda do Congresso dos EUA, publicou vários relatórios sobre a forma como as agências federais gerem os seus activos de software. O recente relatório de janeiro mostrou que as agências ainda têm dificuldade em controlar o número de licenças de software que utilizam.

As agências governamentais sob o escrutínio do GAO estão a comprar mais licenças do que precisam - o que se chama sobrecompra - ou a adquirir menos licenças do que necessitam - o que se chama subcompra. Ambas as situações podem resultar num desperdício significativo de despesas com TI.

A compra excessiva de licenças desperdiça dinheiro em taxas de licença e suporte e manutenção para software não utilizado ou pouco utilizado. Estes custos excessivos acumulam-se ao longo do tempo, retirando fundos a áreas vitais. Por outro lado, a subadquirência de licenças pode criar problemas de conformidade, podendo resultar em acções judiciais e penalizações pesadas. A subadquirência de licenças também incentiva a utilização não autorizada de software, o que cria riscos de segurança devido a software desatualizado ou não corrigido.

Gabinete de Responsabilização do Governo: A falta de dados sobre a utilização de licenças é alarmante

Carol Harris, Directora de Tecnologia da Informação e Gestão de Aquisições do Government Accountability Office, manifestou a sua profunda insatisfação com a fraca qualidade dos dados sobre software que obtiveram das agências que examinaram.

"O que nos foi pedido foi que analisássemos a nível do produto, quais eram os mais utilizados e quais eram os mais caros", afirmou Carol. "Mas não conseguimos fazer essa determinação porque os dados sobre o software das agências são inconsistentes e incompletos em todo o governo."

Uma agência específica tinha cerca de 140 produtos diferentes no seu contrato de fornecedor, mas não conseguiu identificar os produtos mais instalados e os mais pagos.

Além disso, Carol salientou os potenciais riscos financeiros de tais deficiências de dados durante as auditorias. Alertou para o facto de os vendedores de software poderem impor "taxas de atualização" exorbitantes se forem descobertas discrepâncias, como o facto de as agências utilizarem mais licenças do que as adquiridas ou de se depararem com escassez de licenças adicionais.

Acrescentou ainda que a falta de dados fiáveis "a este nível significa que não podemos realmente procurar soluções a nível governamental para compras a granel e descontos".

Biliões de dólares em risco

Todos os anos, o governo federal gasta mais de 100 mil milhões de dólares em projectos relacionados com TI e cibernética, que incluem milhares de licenças de software. Sem uma boa estratégia para controlar estes activos e utilizá-los eficazmente, o governo arrisca-se a desperdiçar milhares de milhões de dólares em licenças de software.

"Os dados relativos ao software das agências são incoerentes e incompletos em toda a administração pública."

Carol Harris, Directora de Tecnologia da Informação e Gestão de Aquisições do Gabinete de Prestação de Contas do Governo

O Government Accountability Office aconselha o acompanhamento das licenças de software e a comparação com o que foi adquirido para identificar oportunidades de redução de custos e melhorar as decisões de investimento para as suas licenças partilhadas numa base regular, para além do acompanhamento das licenças de software.

Gerir licenças de software com um parceiro certificado pela GSA

A última descoberta do Government Accountability Office revela uma falha essencial na gestão do orçamento de TI das agências federais. O gerenciamento eficaz de portfólios de licenças de software extensos e intrincados exige conhecimento e soluções. A Open iT, especialista em gestão de licenças de software, oferece as soluções e serviços robustos necessários para que órgãos federais, estaduais e municipais monitorem e otimizem seus portfólios de licenças de forma eficaz.

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