Encuentre la mejor manera de optimizar las licencias de MathWorks

[0:01] Ada: Hola a todos y bienvenidos al seminario web en directo de « Open iT», dedicado a descubrir la mejor forma de optimizar las licencias de MathWorks. Soy Ada, vuestra presentadora de hoy, y en breve se unirá a nosotros Gareth Thomas, de Version Bay. Antes de empezar, permítanme recordarles que todos los asistentes se encuentran en modo de solo escucha y que todas las líneas están silenciadas. No obstante, les animamos a que hagan preguntas; solo tienen que escribirlas en la sección de preguntas y respuestas de esta plataforma de Teams en directo, situada aquí, en el pequeño botón con el signo de interrogación de la esquina superior derecha, y Gareth las responderá en nuestra sesión de preguntas y respuestas tras su presentación. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas, o si hay alguna que no pueda responderse de inmediato sin una investigación más detallada, tengan la seguridad de que la información se enviará a Gareth y nos pondremos en contacto con ustedes por correo electrónico para responder a esas consultas.

[1:08] Para empezar, permítanme presentarles a nuestro ponente de hoy. Gareth Thomas es cofundador de Version Bay, uno de los principales socios de Open iT. Su interés por aprender MATLAB comenzó cuando inició su carrera profesional en 2005, tras graduarse con un máster en Ingeniería Eléctrica, especializado en teoría de control, por el Instituto Superior Técnico. Continuó desarrollando su experiencia mientras trabajó en MathWorks durante casi 10 años. Sin más preámbulos, cedo ahora la palabra a Gareth. Gareth, adelante.

[1:50] Gareth: Gracias, es un detalle por vuestra parte. Gracias por la maravillosa presentación. Siempre es un placer estar aquí. Hoy estoy aquí para hablar un poco sobre cómo Version Bay utiliza las herramientas de Open iTpara la gestión de licencias en red, en concreto en lo que se refiere a la optimización de dichas licencias. Por si os interesa saberlo, mi intervención durará unos 30 minutos aproximadamente. Pero, para ponéroslo fácil, hay tres cosas que me gustaría que retengáis de esta charla. La primera es que recopilar datos de uso de los productos de MathWorks es, sin duda, posible. La segunda, que medir estos datos es realmente clave para optimizar las licencias. Y la tercera, que Open iT ofrece una solución elegante para hacerlo.

[2:31] Permítanme explicarles por qué quiero que recuerden estas tres cosas. Resulta que en Version Bay llevamos ya bastante tiempo necesitando hacer un seguimiento del uso de MathWorks en nuestros proyectos. Nos costaba mucho hacerlo, pero entonces descubrimos cómo lo hace Open iT , y hoy estoy aquí para compartir un poco mi historia y mi experiencia con Open iT , y explicar por qué creo que es útil para otras organizaciones. Otra cosa importante es que nos movemos en un entorno basado en datos y, en Version Bay, necesitamos datos para tomar decisiones. Así pues, el hecho de que pudiéramos optimizar nuestras licencias solo fue posible porque sabíamos exactamente quién estaba utilizando qué y qué cajas de herramientas. De hecho, esto nos llevó a cambiar nuestro modelo de negocio, y hablaré un poco sobre ello más adelante. Y otra cosa es que nos hemos topado por casualidad con Open iT y no mucha gente lo conoce, así que quizá esta sesión os resulte útil para conocer un poco mejor la profundidad y amplitud de las soluciones de Open iTen torno a las herramientas de ingeniería. Y nos dimos cuenta de que lo descubrimos por casualidad debido al problema que tuvimos con MathWorks.

[3:40] Y la forma en que voy a explicaros todo esto hoy es dándoos algunos ejemplos, explicando un poco qué hace Version Bay, cuáles eran nuestras necesidades y cómo utilizamos las soluciones de Open iTpara resolverlas. Pero, para que sepáis quién soy y por qué deberíais escucharme, acabo de decir que soy ingeniero de control de Portugal, aunque he trabajado en Siemens y en Ocean Scan, una pequeña empresa de Escocia. Sin embargo, la mayor parte de mi carrera profesional la he desarrollado en MathWorks, donde he formado parte integral de la empresa y conozco muy bien cómo funciona su sistema de licencias. Mientras tanto, he fundado mi propia empresa, llamada Version Bay, y seguimos utilizando las herramientas de MathWorks, ya que somos consultores de software y colaboramos con el ecosistema de MathWorks; nuestra sede se encuentra aquí, en los Países Bajos.

[4:15] Dicho esto, nuestra misión en Version Bay consiste, en realidad, en capacitar a las personas para que saquen partido de las pilas de software más avanzadas. La cuestión es que, en cierto modo, esto lo empezamos un amigo mío, Yannick, y yo. Nos dimos cuenta de que la gente no siempre utiliza la última versión de las herramientas de MathWorks y nos surgieron dudas del tipo: «¿por qué la gente no utiliza siempre la última versión del software?», ¿verdad? Y hay razones comunes. Es como decir: «si funciona, ¿por qué cambiarlo?». No se sabe cuánto tiempo llevará actualizarlo. MathWorks lanza nuevo software dos veces al año, pero si cambiamos ahora, dentro de seis meses volverá a cambiar; ¿estaremos preparados para ello? Existe el temor a que las cosas no funcionen de la misma manera, y también surge la pregunta: «Bueno, si cambio de versión, ¿tendré que invertir y enseñar a mi equipo a utilizar todas las nuevas funciones?». Así que hay buenas razones por las que las empresas, en realidad, no siempre actualizan automáticamente.

[5:12] Dicho esto, también creo que es útil que la gente sepa que, entre 2019 y 2020, MathWorks lanzó 90 productos nuevos. Cuentan con un total de 117 productos y, si nos fijamos solo en los cambios de software en MATLAB, hay más de 323. Se trata, pues, de cifras elevadas que, por lo general, son positivas, ya que normalmente se paga por este tipo de soporte y desarrollo de MathWorks y se espera que las herramientas mejoren cada vez más. Pero, por otro lado, a medida que las cosas mejoran, hay más opciones y más alternativas, lo que lleva a plantearse cuándo y cómo actualizar. Así pues, la misión de Version Bay consiste realmente en reducir el riesgo y cuantificar el valor de pasar de una versión antigua de MATLAB a una más reciente, y ayudamos a nuestros clientes a lo largo de ese proceso. Los retos que ayudamos a abordar son: cuándo actualizar, quién debe encargarse de ello, cuál es la versión adecuada para su organización, cómo gestionar todas estas versiones y cuál es, en realidad, la versión de referencia.

[6:01] En general, el flujo de trabajo habitual con el que ayudamos a nuestros clientes consiste en lo siguiente: tomamos el código de un cliente que se ejecuta en una versión concreta, escribimos casos de prueba unitarios para él, los almacenamos en una base de datos, ejecutamos el mismo código y las mismas pruebas en varias versiones de las herramientas de MathWorks, almacenamos los resultados y, de este modo, podemos determinar inicialmente si algo deja de funcionar —sí o no— en caso de que se cambie a una nueva versión. Y una vez que se ha configurado todo para una versión, se puede aplicar a varias versiones. Lo que hacemos, en definitiva, es ayudar a los clientes con informes de compatibilidad, cobertura y rendimiento, y podemos determinar dónde dejan de funcionar las cosas. Ahora bien, lo que suele ocurrir es que, si algo no funciona, la mayoría de las veces no se trata de cambios graves; basta con modificar unas pocas líneas de código para que todo vuelva a funcionar correctamente.

[6:51] Dicho esto, a menudo lo que realmente se quiere hacer no es solo asegurarse de que todo funcione con el mínimo cambio en el código, sino aprovechar las novedades. Así que, de vez en cuando, entre estos 323 cambios, hay algunos que son realmente importantes y que resulta útil que tus equipos conozcan, ya que pueden mejorar el rendimiento, la memoria, etc. Así que, en cierto modo, ayudamos a los clientes a escribir código mejor y más sólido, les mostramos las nuevas capacidades y les señalamos lo que podría resultarles útil para su aplicación concreta. MathWorks cuenta con una amplia variedad de clientes, por lo que, a veces, a alguien del sector de la automoción puede que no le interese lo mismo que a alguien del mundo financiero, por ejemplo. Dicho esto, una vez que identificamos estos aspectos, acabamos organizando sesiones de formación internas en las que, al analizar los códigos concretos de cada persona, les explicamos: «Bien, partiendo de este código, así es como puedes mejorarlo y este es el valor que aporta actualizar a una nueva versión». Eso es lo que hacemos como organización.

[7:40] A grandes rasgos, somos una empresa de consultoría que se sustenta en tres pilares de consultores. Un pilar es la consultoría general sobre MATLAB, Simulink y Python. El otro pilar es la consultoría de migración que acabo de explicar. Además, contamos con un equipo especializado en la generación automática de código, es decir, en los productos de MathWorks dedicados a la generación de código, y ayudamos a nuestros clientes a utilizarlo. En resumen, esto es lo que hacemos como empresa, y se puede apreciar que estamos profundamente integrados con las herramientas de MathWorks en nuestro día a día.

[8:04] Permíteme explicar cómo lo utilizamos; básicamente hay dos casos de uso. El primer caso de uso es aquel en el que Version Bay tiene un proyecto para un cliente y este contrata personal de Version Bay. Los consultores de Version Bay trabajan bien in situ, bien de forma remota, y en ese sentido ayudamos con proyectos e implementaciones de MATLAB, así como con las distintas opciones de actualización de versiones antiguas a nuevas; ya sea con la instalación, con consejos y trucos, con la optimización o con la comprensión de pruebas de concepto, por ejemplo, para ver si las cosas funcionan un poco mejor o si, al utilizar una licencia diferente, el resultado sería más satisfactorio. En definitiva, ayudamos con cualquier tema relacionado con MATLAB y Simulink. Ese es el caso de uso número uno. El caso de uso número dos es para pruebas internas. A medida que ayudamos a los clientes a migrar entre diferentes versiones, también probamos por nuestra cuenta diferentes capacidades y características para ampliar nuestro conocimiento sobre cuáles son las características importantes que debemos destacar en cada nuevo lanzamiento.

[9:02] Lo que hacemos es realizar diferentes tipos de pruebas a nivel interno e integrar nuestro sistema de pruebas con Jenkins. Esto significa que, tan pronto como sale una nueva versión de MATLAB, o incluso una versión preliminar, podemos realizar pruebas automáticamente para comprobar si algo va a fallar o si hay aspectos a los que debemos prestar especial atención, en caso de que se trate de una actualización importante de algún tipo. Así pues, en Version Bay tenemos dos grandes casos de uso de MATLAB: uno para nuestros clientes y otro, más bien, para las pruebas internas y el desarrollo de nuestras competencias.

[9:27] El problema al que nos enfrentábamos como organización era el siguiente: vale, tenemos estos dos casos de uso y contamos con varios consultores trabajando. La pregunta que surge ahora es: ¿quién utiliza qué productos y qué versiones en general? Así que nos costaba mucho hacer un seguimiento y saber, por ejemplo, que estábamos trabajando con varias versiones en diferentes fases, y quién utilizaba qué y durante cuánto tiempo. Ese era un problema. El otro problema era que, a veces, los clientes nos preguntaban: «¿Podéis traer vuestras propias licencias?». Ahora bien, si traemos nuestras propias licencias, eso supone un coste para la organización. Así que lo que queríamos hacer era decir: «Vale, si traemos nuestras propias licencias, hay una razón por la que debería ser un poco más caro». Y lo que acabamos haciendo es que queríamos poder hacer un seguimiento del número de horas de uso de las herramientas de MathWorks asociadas a un proyecto concreto y a un cliente concreto. Así, podíamos señalar y decir: «Esto es lo que nos cuesta utilizar nuestras licencias en su proyecto», lo que justificaba un precio diferente. Otra cosa con la que teníamos dificultades era que, a medida que recibimos cada vez más proyectos y Version Bay crece, se vuelve cada vez más importante para nosotros comprender cuánto tiempo dedicamos efectivamente a cada una de las versiones. Forma parte de nuestro modelo de negocio y de nuestra misión mantenernos al día, por lo que debemos asegurarnos de que nuestros consultores dediquen una cantidad significativa de tiempo a las versiones más recientes de las herramientas de MathWorks, de modo que puedan garantizar que están bien informados cuando se reúnen con los clientes.

[10:54] Ese es, en cierto modo, el problema que se nos planteaba y por eso recurrimos a Open iT. Y antes de mostraros la solución concreta con Open iT, quizá convenga recordar a todos que, en lo que respecta a las herramientas de MathWorks, existe una amplia variedad de licencias. Podéis visitar la página web; por lo general, se dividen en estándar, educativa, doméstica y para estudiantes. Me voy a centrar en las licencias estándar y voy a profundizar en las diferencias entre la licencia estándar individual, la de red para usuarios designados y la concurrente.

[11:25] Si entras en la página web de MathWorks, podrás ver cómo funciona la licencia individual; en definitiva, puede ser una licencia perpetua o una licencia anual, y, en la práctica, se asigna a un único usuario designado. Así que esto es bastante sencillo. El usuario designado de red es un poco diferente, ya que la idea es que el usuario inicie sesión y se asocie a su nombre de usuario; de esta forma, siempre que tengas acceso a Internet, podrás utilizar MATLAB con tus credenciales. En realidad, esto requiere un único gestor de licencias de red y, con esa información, puedes empezar a analizar y comprender qué cajas de herramientas están registradas y cuáles están en uso. Sin embargo, hay una lista de usuarios designados para cada producto que hay que gestionar, lo que supone un poco más de trabajo desde el punto de vista de la administración de TI.

[12:08] También es bastante habitual que las empresas acaben utilizando licencias concurrentes. Se trata de un fondo común de licencias que puede variar, de modo que, siempre que alguien de la empresa lo necesite, puede recurrir a este fondo. La licencia concurrente es un poco más cara, pero, en última instancia, ofrece a las empresas —si cuentan con un grupo de usuarios lo suficientemente grande— mayor flexibilidad. Además, desde el punto de vista de TI, se puede gestionar y supervisar la información que proporcionan los servidores de licencias y los archivos de registro para comprender mejor el funcionamiento. Dicho esto, parece muy sencillo y fácil decir «vamos a analizar los archivos de registro», pero, en última instancia, hay que disponer de instantáneas periódicas, realizarlas con regularidad, mantenerlas y configurarlas, lo que en realidad puede llevar mucho tiempo y resultar difícil de mantener. Y siempre surgen esos casos extremos en los que nunca se piensa y que, sin embargo, aparecen. Así que esta es otra cuestión relacionada con la medición de la concurrencia.

[12:58] Pero lo que hicimos en Version Bay fue ponernos en contacto con el equipo de Open iT y, de hecho, utilizamos dos de sus productos. Utilizamos una herramienta que ellos denominanLicenseAnalyzer™2020 de nivel dos y License Planner. En un momento os explicaré un poco qué hacen estas dos herramientas. Pero, desde el punto de vista logístico, acabamos instalando los clientes en todos y cada uno de los ordenadores de nuestros consultores y en nuestros servidores internos. Además, configuramos proyectos de tal forma que cada uno de nuestros consultores, cuando trabaja en un proyecto concreto, indica: «Estoy trabajando en este proyecto», y entonces, junto con el cliente, empezamos a registrar el uso asociado a ese proyecto, lo que luego nos permitiría realizar el reembolso correspondiente. Volviendo a esto, estas son las horas que este consultor ha dedicado a este proyecto. También tomamos la decisión deliberada de almacenar nuestros datos en los servidores de Open iTpara no tener que asumir la carga que supone mantenerlos en nuestras propias instalaciones. Era una opción para nosotros, pero decidimos utilizar los servicios de Open iT. Y utilizamos su infraestructura para crear informes. Lo bueno es que puedes crear tus propios informes y conectarte a los datos de diversas formas. Pero al final utilizamos su infraestructura y lo que hicimos fue configurar la facturación automática para que, si nuestros consultores utilizaban sus propias licencias para los proyectos, pudiéramos generar automáticamente facturas que indicaran: «Mira, esto es lo que le cuesta a Version Bay utilizar las licencias para tu proyecto concreto».

[14:21] Bueno, lo que resulta interesante del nivel dosde LicenseAnalyzer™es que no se limita a analizar qué licencias se utilizan. Es bastante interesante porque permite establecer umbrales para el uso de la CPU, las entradas y salidas (E/S) y, quizá, la interactividad del teclado y el ratón. Así, en la práctica, puedes evitar el debate de si la persona abrió MATLAB y luego se puso a revisar sus correos electrónicos sin volver a tocar MATLAB durante las siguientes seis horas. ¿O la persona estuvo utilizando MATLAB de forma intensiva durante seis horas? Y eso es lo que te ofrece el nivel dos: ese uso intensivo y activo, lo cual es muy potente porque así no se puede engañar a los clientes simplemente diciendo: «Oye, hemos abierto MATLAB y estoy haciendo otra cosa». Así que estamos bastante contentos con esto.

[15:09] Y el resultado que se derivó de esto es que lo que acabamos haciendo es elaborar tablas internamente para indicar que, para los proyectos X, Y, Z, etc., podemos realizar mediciones activas; estas cifras son ficticias, solo para ilustrar mi argumento. Decimos: «Vale, en cuanto al uso de MATLAB, el número de horas para el proyecto X fue de 100». No utilizábamos ninguna de las cajas de herramientas adicionales, y lo que podíamos decir es que, para la versión Bay, el coste anual de tener MATLAB es XYZ; y luego lo que acabamos haciendo es calcular la proporción directa de las 100 horas y qué porcentaje representa eso respecto a XYZ. Y somos muy transparentes con nuestros clientes. Lo que acabamos haciendo fue separar MATLAB y todo lo demás. Se puede entrar en detalle sobre el uso de cada caja de herramientas si se quiere, pero a grandes rasgos, en términos generales, tenemos MATLAB y todo lo demás, y a eso es a lo que alude nuestro proyecto Y. Así que para nosotros esto fue estupendo porque pudimos configurar la facturación automática por proyecto de forma justa y precisa basándonos en el número de horas de uso de las diferentes cajas de herramientas de MathWorks, lo cual es genial.

[16:11] Otro aspecto clave que se ha puesto de manifiesto es que, como la empresa se llama Version Bay, nos enorgullece especialmente estar siempre al día y utilizar la última versión. Lo que podemos empezar a hacer es realizar un seguimiento de nuestro equipo interno para saber, por cada versión de MATLAB, ¿cuántas horas dedica cada uno de nuestros consultores? Y nos sorprendió un poco que, cuando pensábamos que siempre dedicábamos el tiempo adecuado a las versiones más recientes, empezamos a darnos cuenta de que, a medida que nuestros consultores se veían cada vez más ocupados con los proyectos, estos no siempre giraban en torno a la última versión. Así que, en la práctica, nuestros consultores dedicaban más tiempo a las versiones antiguas que a las nuevas. Por eso, desde el punto de vista de la gestión y del modelo de negocio, se hizo más importante para nosotros asegurarnos de que el equipo dedicara un tiempo significativamente mayor —o de que dispusiera de capacidad para hacerlo— a las nuevas versiones, de modo que pudieran seguir mejorando y desarrollando sus habilidades. Así pues, desde la perspectiva de la formación personal y de la disponibilidad del equipo, este fue un dato importante que pudimos utilizar y aprovechar para fortalecer nuestro equipo a medida que pasa el tiempo.

[17:15] Y también hay una pregunta que nos hacen a menudo. Los clientes nos preguntan: «¿Cómo os mantenéis al día?». Pues bien, podemos afirmar con toda claridad que contamos con un proceso para asegurarnos de que todo el mundo utilice la última versión durante un número determinado de horas, la explore y la comprenda adecuadamente. Si pensamos en todos los resultados clave, lo interesante es que, en la práctica, hemos pasado de una situación de total desconocimiento —sin saber quién utilizaba qué, durante cuánto tiempo y qué productos— a una en la que podemos generar facturas automáticamente en función del número de horas de uso de MATLAB y las cajas de herramientas. Hemos conseguido cambiar la forma en que los equipos emplean su tiempo para asegurarnos de que dediquen más tiempo a determinadas versiones de las herramientas de MathWorks. Y luego está también esta idea de que, si la gente no dedica suficiente tiempo a las últimas versiones, podemos poner en marcha actividades adicionales para asegurarnos de que nos mantenemos al día, lo cual es importante para nosotros.

[18:16] Y creo que quizá este sea un cuarto punto, pero quizá más fundamental aún: el hecho de que podamos facturar automáticamente nos permite, de hecho, cambiar nuestro modelo de negocio. Cuando presentamos nuestros precios y a la hora de hablar de aspectos económicos con nuestros clientes, tenemos la posibilidad de decir: «De acuerdo, si queréis que utilicemos nuestras propias licencias, esto es lo que costaría». Y eso es algo que resulta muy transparente y claro. Y creo que este es un problema habitual a la hora de hacer un seguimiento del uso de herramientas caras. Es deseable —quizá no entre dos clientes, pero sí, por ejemplo, entre dos departamentos— contar con un modelo de repercutición de costes justo y preciso basado en el número de horas de uso; creo que es algo realmente interesante. Puedes analizar tus activos, en este caso las licencias de MathWorks, que conllevan un coste asociado. Es importante asegurarse de que, al más alto nivel, se entienda quién las paga, por qué importe, etcétera. Así que es una forma justa y precisa de justificar los costes.

[19:11] Básicamente, esos son los resultados que hemos obtenido con Open iT , y el equipo nos está ayudando muchísimo. Pero quizá te preguntes: «Vale, ¿ya habéis terminado? ¿Eso es todo?». Mentiría si dijera que sí. De hecho, a medida que el equipo crece, estamos pensando en explorar diferentes tipos de licencias. La licencia concurrente que he mencionado es más flexible, pero tiene un coste cuatro veces superior al de las licencias para usuarios individuales. Ahora, debido a la COVID, estamos empezando a ver que los equipos, y sobre todo las personas con familia, trabajan a diferentes horas del día. Ya no es eso de «de nueve a cinco»: a veces la gente se levanta muy temprano y quizá se acuesta muy tarde, y no trabaja tanto durante el día. Así que, si la gente empieza a modificar su horario de trabajo, esta licencia concurrente se vuelve mucho más interesante porque, en la práctica, podemos conseguir que, de media, más de cuatro personas utilicen la misma licencia. Por lo tanto, si se consigue que la utilicen entre seis y diez personas, no hay que pensárselo dos veces: es mucho más conveniente optar por la licencia concurrente en lugar de las licencias individuales.

[20:14] Así pues, lo que estamos analizando es en qué punto Version Bay, como empresa, puede alcanzar ese punto óptimo en el que tenga más sentido pasar de un modelo a otro. Y existen diferentes políticas y enfoques para lograrlo. Pero nuestra filosofía fundamental es que, gracias a los datos, podemos tomar una decisión mucho más fundamentada y acertada al respecto. Además, esto ayuda a justificar el coste de decir: «Vale, habrá un aumento al pasar a la modalidad concurrente, pero en realidad resulta más beneficioso según las necesidades de nuestra empresa». Y creo que ese es un escenario realista para cualquier empresa que esté evolucionando y contratando personal, o quizá cambiando de departamento, etc. Es muy recomendable estar atento a esto para asegurarse de no malgastar dinero. Así, cuando la empresa crece, no se adquiere más de lo necesario, y cuando se reduce, también se puede ser prudente a la hora de decidir qué recortar. Y creo que eso es realmente eficaz. Estos son, pues, los próximos pasos de Version Bay en lo que respecta a las licencias de MathWorks.

[21:10] Creo que, además, como es estupendo que Open iT organice este evento, pensé que estaría bien mostrar un vídeo, así que os voy a enseñar cómo son las herramientas de Open iTy cómo las utilizamos. Se trata de un vídeo muy breve. Los clientes están instalados y funcionan correctamente en nuestros distintos ordenadores de Version Bay, y podéis iniciar sesión en este panel de control desde Open iT. Y es bastante chulo que os ofrezcan unos informes muy útiles desde el primer momento. Además, podéis crear vuestros propios informes; es un poco como una tabla dinámica potenciada, por así decirlo. O como Power BI, un entorno similar en el que podéis arrastrar y soltar elementos para crear vuestros propios informes y tablas, basados en lo que queráis. Así que hacen un seguimiento de un montón de cosas: la aplicación, la caja de herramientas, el país, el paquete, el producto, el usuario, el número de horas, los minutos, el tiempo de inactividad y a qué proyecto están asociados. Prácticamente cualquier cosa que se te ocurra se puede hacer un seguimiento, se pueden generar informes y se pueden obtener esos datos. Y hace que sea muy sencillo y ágil analizar y desglosar los datos. En Version Bay somos un grupo de ingenieros y nos encanta analizar y desglosar datos a nuestro antojo. Así es más o menos como se veLicenseAnalyzer™2020.

[22:21] Creo que, como organización, aprovechamos solo una parte de las capacidades que ofrece Open iT. Es decir, alojamos los datos en sus servidores y no somos demasiado exigentes al respecto. Pero a medida que crezcamos, creemos que podremos sacarle cada vez más partido, y estamos bastante seguros de que disponen de funciones adicionales no solo para el análisis de licencias, sino también para la planificación de proyectos y cosas por el estilo. Esto es, en resumen, lo que ofreceLicenseAnalyzer™2020.

[22:46] Sé que ya he hablado un poco sobre todo esto, pero quería dejar muy claro que las tres cosas que quiero que recordéis son: recopilar los datos de uso de los productos de MathWorks es totalmente posible y, si lo hacéis, ese es el camino para optimizar vuestras licencias. Así pues, medir el uso es un paso absolutamente fundamental para optimizar vuestras licencias. Y resulta que Open iTofrece una solución muy elegante; nos ha impresionado mucho el equipo y la rapidez con la que lo hemos puesto en marcha, y nos han ayudado muchísimo. Y esto es lo que quería compartir con vosotros. Creo que esto es todo por hoy. Quería dar las gracias a todos por vuestro tiempo y atención, pero quizá podáis responder a algunas preguntas, si las hay.

[23:36] Ada: Gracias, Gareth, por esas fantásticas aportaciones; realmente hemos aprendido mucho. Ahora es el momento de pasar a nuestra sesión de preguntas y respuestas, y hemos recibido algunas preguntas. Déjame echarles un vistazo. Muy bien, aquí tengo una pregunta. ¿ Open iT puede leer varios archivos de licencia de MathWorks al mismo tiempo?

[24:14] Gareth: Sí, sí, pueden hacerlo, se les da bastante bien. Así que se adaptan muy bien a la ampliación. Normalmente, en nuestro caso concreto, seguimos siendo una empresa relativamente pequeña, así que todo está bajo un único grupo de licencias. Pero esa fue una de las preguntas que nos hicieron: «¿Cuántos grupos de licencias barajáis? ¿Cuántas licencias?». Y, como he dicho, se adaptan muy bien a la ampliación. De hecho, creo que en el caso de uso que muestran en su página web mencionan las licencias empresariales. Así que se dirigen principalmente a organizaciones más grandes. Creo que Open iT empezó, en realidad, con grandes empresas y poco a poco se está abriendo camino hacia organizaciones más pequeñas. Así que, si eso te preocupaba, la verdad es que se adaptan muy bien a un mayor número de usuarios.

[24:55] Ada: Muy bien, espero que hayamos respondido a esta pregunta. Otra pregunta que tengo es: ¿ Open iT , es capaz de leer y aprovechar la información almacenada en el archivo .opt de MathWorks?

[25:11] Gareth: Tendría que informarme mejor sobre eso, pero creo que quizá sería una buena pregunta para Open iT. No obstante, creo que, tal y como lo hacen actualmente, se basan principalmente en la información que se extrae de los registros del servidor de licencias. Y lo hacen no solo para las herramientas de MathWorks, sino también para ANSYS y prácticamente cualquier herramienta de ingeniería que se te ocurra; su gestor de licencias da cobertura a todo el mundo. Lo que han hecho es adaptarse a todos los archivos de registro de licencias y analizarlos, con todas las excepciones, y puedes configurar la frecuencia con la que se envían solicitudes a los servidores para conocer los estados. Y así es como lo hacen principalmente. Creo que, para ciertos elementos, pueden conectarse con determinados proveedores que ofrecen distintos niveles de soporte, pero para nuestras necesidades no fue necesario profundizar tanto. Aunque quizá sea una buena pregunta para planteárselo a ellos.

[26:02] Ada: Muy bien. Creo que la última pregunta es, Gareth: según tu experiencia, ¿de dónde provienen los ahorros, de tener menos conjuntos de herramientas o de distintos tipos de licencia?

[26:17] Gareth: Sí, ese es un tema interesante. Al principio mencioné que MathWorks tiene unos 100 productos y que siguen añadiendo más. Así que existe una tendencia natural a que, a medida que vas comprando más y más herramientas, a veces acabas con herramientas de las que realmente no sabes para qué sirven, pero cuyo nombre te suena bien. De hecho, en las grandes organizaciones, creo que suelen tener una gran cantidad de herramientas y no estás seguro de si puedes eliminarlas o no, así que simplemente sigues manteniéndolas. Por eso, con el paso del tiempo, creo que es bastante habitual que haya cajas de herramientas que ya no sean necesarias, simplemente porque quizá los proyectos hayan cambiado, los flujos de trabajo hayan cambiado o la persona que dirigía ese proyecto se haya ido. Así que creo que, en ese sentido, sin duda hay una oportunidad para que las organizaciones más grandes se replanteen y evalúen qué conjuntos de herramientas se están utilizando de verdad. Y no solo preguntando al personal interno, ¿verdad? Se puede preguntar: «¿Necesitáis todas estas?», y creo que a la mayoría de los usuarios finales les cuesta saber qué herramientas están utilizando y cuáles no, porque no es parte de su trabajo diario. Así que, en ese sentido, sí creo que se puede ahorrar dinero reduciendo el número de herramientas.

[27:23] Pero también creo que, si lo estás utilizando de forma activa, cambiar el tipo de licencia también es una buena idea. Pasar a una licencia concurrente es un poco más caro, pero a veces hay usuarios que lo utilizan 12 horas al día; quizá no te interese utilizarlo así con una licencia concurrente porque resulta caro. Pero si tienes, por ejemplo, unos 10 usuarios que lo utilizan de vez en cuando, y si tu organización es lo suficientemente amplia y grande, en realidad puedes distribuirlo de una forma mucho más rentable. Así que creo que cambiar de tipo de licencia también puede ser beneficioso. Y otra cosa que creo que a veces la gente pasa por alto es que, normalmente, lo que ocurre en las empresas es que hay un proyecto y se compran las herramientas que se necesitan, y luego, en otro momento, se compran otras para otro proyecto. Así que lo que ocurre es que llegan a MathWorks un montón de órdenes de compra en distintos momentos y la gente no es consciente de que el grupo A está utilizando unas herramientas y el grupo B otras. Por eso, creo que la consolidación entre dos grupos diferentes y, quizá, armonizar los modelos de compra facilita la predicción de los patrones de compra y también permite ver si hay una optimización entre los distintos grupos y departamentos. Además, puede darse el caso de que las necesidades de los proyectos cambien, de modo que un año puedas necesitar, por ejemplo, el Database Toolbox y al año siguiente ya no lo necesites. Así que, en ese sentido, creo que el ahorro proviene de una combinación de ambos aspectos que has mencionado, Ada, pero depende de las necesidades de la organización y de su tamaño.

[28:57] Ada: Muy bien, pues muchas gracias, Gareth, por responder a esas preguntas. ¿Tienes algún consejo adicional para nuestros asistentes o alguna reflexión final?

[29:12] Gareth: Por mi parte, ha sido un honor, así que muchas gracias, Ada. Solo quiero añadir un último comentario: me parece genial que se organice este encuentro y que lo anuncies en LinkedIn como una forma de crear una comunidad en torno a la gestión de activos. Así que me encantaría, y tengo mucha curiosidad, conocer las opiniones y experiencias de los demás. Si hay algún otro tema que debamos tener en cuenta, estaré encantado de participar y ponerme en contacto con vosotros después. Así que gracias por crear y organizar esto, Open iT.

[29:42] Ada: Muchas gracias, Gareth, y a todos los asistentes por acompañarnos hoy. Os recuerdo brevemente que este seminario web se está grabando. Dado que se trata de un evento en directo sin página de inscripción, subiremos la versión grabada a nuestra página web, que se podrá encontrar en www.openit.com/resources/webinars. Si queréis una copia de la presentación de Gareth, podéis acceder a ella en nuestra página web, en www.openit.com/resources/presentations, y también la compartiremos en el hilo de debate de nuestra invitación al evento en LinkedIn. Nos vemos en la próxima sesión. Una vez más, soy Ada, vuestra presentadora de hoy. Gracias y cuidaos mucho.

[30:38] Gareth: Gracias a todos, cuidaos, que paséis un buen día, adiós.