Finden Sie den besten Weg zur Optimierung der MathWorks-Lizenzierung

[0:01] Ada: Hallo zusammen und herzlich willkommen zum Live-Webinar von Open iT zum Thema „So optimieren Sie Ihre MathWorks-Lizenzen am besten“. Ich bin Ada, Ihre Moderatorin für heute, und in Kürze wird Gareth Thomas von Version Bay zu uns stoßen. Bevor wir beginnen, möchte ich Sie daran erinnern, dass sich alle Teilnehmer im reinen Hörmodus befinden und alle Leitungen stummgeschaltet sind. Sie sind jedoch herzlich eingeladen, Fragen zu stellen. Geben Sie Ihre Fragen einfach im Q&A-Bereich dieser Teams-Live-Plattform ein – Sie finden ihn hier, über die kleine Fragezeichen-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke. Gareth wird Ihre Fragen dann in unserer Fragerunde im Anschluss an seinen Vortrag beantworten. Sollten wir nicht alle Fragen beantworten können oder sollten Fragen bestehen, die ohne weitere Recherche nicht sofort beantwortet werden können, können Sie sicher sein, dass die Informationen an Gareth weitergeleitet werden und wir uns per E-Mail bei Ihnen melden, um diese Anfragen zu beantworten.

[1:08] Um den Auftakt zu machen, möchte ich Ihnen unseren heutigen Referenten vorstellen. Gareth Thomas ist Mitbegründer von Version Bay, einem der großartigen Partner von Open iT. Sein Interesse am Erlernen von MATLAB begann, als er 2005 nach seinem Master-Abschluss in Elektrotechnik mit Schwerpunkt Regelungstechnik am Instituto Superior Técnico seine berufliche Laufbahn startete. Während seiner fast zehnjährigen Tätigkeit bei MathWorks baute er sein Fachwissen weiter aus. Ohne weitere Umschweife übergebe ich nun das Wort an Gareth. Gareth, bitte übernehmen Sie.

[1:50] Gareth: Vielen Dank, das ist sehr freundlich von Ihnen allen. Vielen Dank für die wunderbare Einführung. Es ist mir immer eine Freude, hier zu sein. Ich bin heute hier, um ein wenig darüber zu sprechen, wie Version Bay die Tools von Open iT für die Netzwerklizenzierung einsetzt, insbesondere im Hinblick auf die Optimierung der Netzwerklizenzierung. Nur zur Information: Mein Vortrag wird etwa 30 Minuten dauern. Aber ich möchte es Ihnen leicht machen: Es gibt im Grunde drei Dinge, die Sie sich davon mitnehmen sollten. Erstens: Die Erfassung von Nutzungsdaten zu MathWorks-Produkten ist definitiv möglich. Zweitens: Die Messung dieser Daten ist wirklich entscheidend für die Optimierung der Lizenzen. Und drittens: Open iT bietet hierfür eine elegante Lösung.

[2:31] Lassen Sie mich Ihnen also erklären, warum ich möchte, dass Sie sich diese drei Dinge merken. Nun, es hat sich herausgestellt, dass wir bei Version Bay schon seit geraumer Zeit die Nutzung von MathWorks für unsere Projekte nachverfolgen mussten. Wir hatten damit zu kämpfen, bis wir dann zufällig darauf stießen, wie Open iT das löst, und ich bin heute hier, um ein wenig über meine Erfahrungen und meinen Weg mit Open iT zu berichten und zu erklären, warum ich denke, dass es für andere Unternehmen nützlich ist. Ein weiterer Punkt ist, dass wir in einem datengesteuerten Umfeld arbeiten und bei Version Bay Daten benötigen, um Entscheidungen zu treffen. Dass wir unsere Lizenzen optimieren konnten, war nur möglich, weil wir genau wussten, wer was und welche Toolboxen nutzte. Dies führte tatsächlich zu einer Änderung unseres Geschäftsmodells, worauf ich später noch kurz eingehen werde. Außerdem sind wir eher zufällig auf Open iT gestoßen, und da es noch nicht vielen bekannt ist, bietet diese Sitzung euch vielleicht die Gelegenheit, etwas mehr darüber zu erfahren, wie tief und breit die Lösungen von Open iT im Bereich der Engineering-Tools tatsächlich reichen. Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass wir aufgrund des Problems mit MathWorks, mit dem wir konfrontiert waren, darauf gestoßen sind.

[3:40] Und ich werde Ihnen das heute anhand einiger Beispiele erläutern: Ich werde Ihnen ein wenig darüber erzählen, was Version Bay macht, welche Anforderungen wir hatten und wie wir die Lösungen von Open iT genutzt haben, um diese zu erfüllen. Aber damit Sie wissen, wer ich bin und warum Sie mir eigentlich zuhören sollten: Ich habe gerade erwähnt, dass ich Steuerungsingenieur aus Portugal bin, habe aber bei Siemens und bei Ocean Scan, einem kleinen Unternehmen in Schottland, gearbeitet. Den größten Teil meiner beruflichen Laufbahn habe ich jedoch bei MathWorks verbracht, wo ich ein fester Bestandteil des Unternehmens war und die Lizenzierung sehr gut verstehe. Inzwischen habe ich mein eigenes Unternehmen namens Version Bay gegründet, und wir nutzen weiterhin MathWorks-Tools, da wir als Softwareberater tätig sind und das MathWorks-Ökosystem unterstützen. Unser Firmensitz befindet sich hier in den Niederlanden.

[4:15] Vor diesem Hintergrund besteht unsere Mission bei Version Bay darin, Menschen in die Lage zu versetzen, modernste Software-Stacks zu nutzen. Die Sache ist die: Wir haben das Ganze eigentlich mit mir und einem Freund von mir, Yannick, ins Rollen gebracht. Wir haben festgestellt, dass die Leute nicht immer auf die neueste Version der MathWorks-Tools umsteigen, und da stellte sich uns die Frage: Warum nutzen die Leute nicht immer die neueste Version einer Software? Dafür gibt es typische Gründe. Man denkt sich: Es funktioniert doch, warum also wechseln? Man weiß nicht, wie lange das Upgrade dauern wird. MathWorks veröffentlicht zweimal im Jahr neue Software, aber wenn wir jetzt umsteigen, wird sich in sechs Monaten schon wieder etwas ändern – sind wir dann bereit dafür? Es besteht die Befürchtung, dass die Dinge nicht mehr auf die gleiche Weise funktionieren, und es stellt sich auch die Frage: Wenn ich die Version wechsle, muss ich dann investieren und meinem Team beibringen, wie man all die neuen Funktionen nutzt? Es gibt also gute Gründe, warum Unternehmen tatsächlich nicht immer automatisch ein Upgrade durchführen.

[5:12] Dennoch halte ich es für nützlich zu wissen, dass MathWorks zwischen 2019 und 2020 90 neue Produkte auf den Markt gebracht hat. Das Unternehmen verfügt insgesamt über 117 Produkte, und allein bei den Software-Änderungen in MATLAB sind es über 323. Das sind also große Zahlen, die normalerweise großartig sind, denn man bezahlt in der Regel für diese Art von Support und Entwicklung durch MathWorks und erwartet, dass die Tools immer besser werden. Auf der anderen Seite führt die ständige Verbesserung jedoch zu einer größeren Auswahl und mehr Optionen, was wiederum die Frage aufwirft, wann und wie man ein Upgrade durchführen soll. Die Mission von Version Bay besteht also darin, das Risiko zu verringern und den Nutzen des Wechsels von einer älteren MATLAB-Version zu einer neueren zu quantifizieren – und wir begleiten unsere Kunden auf diesem Weg. Zu den Herausforderungen, bei deren Bewältigung wir helfen, gehören die Fragen, wann ein Upgrade erfolgen soll, wer dafür verantwortlich ist, welche Version für Ihr Unternehmen die richtige ist, wie all diese Versionen verwaltet werden sollen und welche Version tatsächlich als Referenz gilt.

[6:01] Im Allgemeinen sieht der übliche Arbeitsablauf, bei dem wir unseren Kunden helfen, folgendermaßen aus: Wir nehmen den Code eines Kunden, der in einer bestimmten Version läuft, schreiben dafür Unit-Testfälle, speichern diese in einer Datenbank, führen denselben Code und dieselben Tests über mehrere Versionen der MathWorks-Tools hinweg aus, speichern die Ergebnisse und können so zunächst feststellen, ob es bei einem Wechsel zu einer neuen Version zu Fehlern kommt – ja oder nein. Und sobald man die Konfiguration für eine Version erstellt hat, kann man sie auf mehrere Versionen anwenden. Letztendlich unterstützen wir Kunden mit Kompatibilitäts-, Abdeckungs- und Leistungsberichten und können so herausfinden, wo es zu Fehlern kommt. Wenn etwas nicht funktioniert, handelt es sich in der Regel nicht um gravierende Änderungen – oft reicht es aus, ein paar Zeilen Code zu ändern, und schon läuft alles wieder reibungslos.

[6:51] Allerdings geht es oft nicht nur darum, sicherzustellen, dass alles mit minimalen Codeänderungen funktioniert, sondern auch darum, die neuen Funktionen zu nutzen. Hin und wieder sind einige dieser 323 Änderungen wirklich wichtig, und es ist für Ihre Teams nützlich, darüber Bescheid zu wissen, da sie die Leistung, den Speicherverbrauch und so weiter verbessern können. Wir helfen unseren Kunden also gewissermaßen dabei, besseren und robusteren Code zu schreiben, zeigen ihnen die neuen Funktionen auf und weisen darauf hin, was für ihre jeweilige Anwendung nützlich sein könnte. MathWorks hat eine große Bandbreite an Kunden, daher ist es möglich, dass beispielsweise jemand aus der Automobilindustrie nicht dasselbe interessant findet wie jemand aus der Finanzwelt. Sobald wir diese Dinge jedoch entdeckt haben, führen wir interne Schulungen durch, bei denen wir uns die jeweiligen Codebasen der Mitarbeiter ansehen und erklären: „Okay, bei dieser Codebasis könnt ihr sie so verbessern, und das ist der Vorteil eines Upgrades auf eine neue Version.“ Das ist also das, was wir als Unternehmen tun.

[7:40] Auf einer übergeordneten Ebene sind wir also ein Beratungsunternehmen, das auf drei Säulen von Beratern basiert. Eine Säule ist die allgemeine Beratung zu MATLAB, Simulink und Python. Der andere Schwerpunkt ist die Migrationsberatung, die ich gerade erläutert habe. Außerdem haben wir ein Team, das bei der automatischen Codegenerierung unterstützt – also bei MathWorks-Produkten, die speziell für die Codegenerierung entwickelt wurden –, und wir helfen unseren Kunden dabei. Das ist im Großen und Ganzen das, was wir als Unternehmen tun, und man sieht, dass wir bei unserer Arbeit eng mit den MathWorks-Tools verzahnt sind.

[8:04] Lassen Sie mich also erläutern, wie wir es einsetzen – im Wesentlichen gibt es zwei Anwendungsfälle. Da ist zum einen Anwendungsfall Nummer eins: Version Bay hat ein Kundenprojekt, und ein Kunde stellt Mitarbeiter von Version Bay ein. Die Berater von Version Bay arbeiten entweder vor Ort oder aus der Ferne. In diesem Zusammenhang unterstützen wir bei MATLAB-Projekten und -Implementierungen sowie bei verschiedenen Arten der Aktualisierung von älteren auf neuere Versionen – sei es bei der Installation, mit Tipps und Tricks, bei der Optimierung oder beim Verständnis von Proof-of-Concepts, um zu prüfen, ob sich durch eine andere Lizenz bessere Ergebnisse erzielen lassen. Wir helfen also bei allem, was mit MATLAB und Simulink zu tun hat. Das ist also Anwendungsfall Nummer eins. Anwendungsfall Nummer zwei betrifft interne Tests. Während wir Kunden bei der Migration zwischen verschiedenen Versionen unterstützen, testen wir auch selbst verschiedene Funktionen und Features, um unser Wissen darüber zu erweitern, welche Funktionen bei jeder neuen Version besonders hervorzuheben sind.

[9:02] Wir führen intern verschiedene Arten von Tests durch und haben unser Testsystem in Jenkins integriert. Das bedeutet: Sobald eine neue Version von MATLAB erscheint – oder auch schon eine Vorabversion –, können wir automatisch testen, ob es zu Fehlern kommt oder ob es Aspekte gibt, auf die wir besonders achten sollten, insbesondere bei größeren Upgrades jeglicher Art. Wir haben also bei Version Bay zwei große Anwendungsfälle für den Einsatz von MATLAB: zum einen für unsere Kunden und zum anderen für interne Tests und die Weiterentwicklung unserer Kompetenzen.

[9:27] Die Problemstellung, mit der wir als Unternehmen konfrontiert waren, lautete: Nun gut, wir haben also diese beiden Anwendungsfälle, und es sind mehrere Berater im Einsatz. Die Frage ist nun: Wer nutzt welche Produkte und welche Versionen insgesamt? Wir hatten also Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten – wer arbeitet in welchen Phasen mit welchen Versionen, und wer nutzt was und wie lange. Das war das eine Problem. Das andere Problem war, dass Kunden manchmal fragten: „Könnt ihr eure eigenen Lizenzen mitbringen?“ Wenn wir nun unsere eigenen Lizenzen mitbringen, entstehen dem Unternehmen tatsächlich Kosten. Wir wollten also klarstellen: „Okay, wenn wir unsere eigenen Lizenzen mitbringen, gibt es einen Grund, warum das etwas teurer sein sollte.“ Letztendlich wollten wir in der Lage sein, die Anzahl der Stunden zu erfassen, in denen MathWorks-Tools im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt und einem bestimmten Kunden genutzt wurden. So konnten wir dann darauf hinweisen und sagen: „So viel kostet es uns, unsere Lizenzen für Ihr Projekt zu nutzen“, was eine andere Preisgestaltung rechtfertigte. Ein weiteres Problem, mit dem wir zu kämpfen hatten, war, dass es mit zunehmender Anzahl an Projekten und dem Wachstum von Version Bay für uns immer wichtiger wird, zu verstehen, wie viel Zeit wir tatsächlich in den einzelnen Versionen verbringen. Es ist Teil unseres Geschäftsmodells und unserer Mission, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Daher müssen wir sicherstellen, dass unsere Berater viel Zeit mit den neueren Versionen der MathWorks-Tools verbringen, damit sie über fundiertes Wissen verfügen, wenn sie mit Kunden sprechen.

[10:54] Das ist also gewissermaßen die Problemstellung, und aus diesem Grund haben wir uns an Open iT gewandt. Bevor ich Ihnen die konkrete Lösung mit Open iT vorstelle, ist es vielleicht sinnvoll, alle daran zu erinnern, dass es bei den MathWorks-Tools eine Vielzahl von Lizenzen gibt. Auf der Website finden Sie eine Übersicht, die im Allgemeinen in Standard-, Bildungs-, Home- und Studentenlizenzen unterteilt ist. Ich werde mich auf die Standardlizenzen konzentrieren und näher auf die Unterschiede zwischen „Standard Individual“, „Standard Network Named User“ und „Concurrent“ eingehen.

[11:25] Wenn Sie also die MathWorks-Website aufrufen, können Sie sehen, wie die Einzellizenz funktioniert. Letztendlich kann es sich dabei um eine unbefristete Lizenz oder um eine Jahreslizenz handeln, die effektiv einem einzelnen namentlich genannten Benutzer zugewiesen ist. Das ist also ziemlich unkompliziert. Bei dem benannten Netzwerkbenutzer ist es etwas anders, denn hier meldet sich ein Benutzer an, und die Lizenz ist mit dem Benutzernamen verknüpft. Auf diese Weise können Sie MATLAB überall dort nutzen, wo Sie Zugang zum Internet haben, indem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden. Dazu ist ein einziger Netzwerk-Lizenzmanager erforderlich, und anhand dieser Informationen können Sie analysieren und nachvollziehen, welche Toolboxen ein- und ausgecheckt sind. Allerdings gibt es für jedes Produkt eine Liste namentlich benannter Nutzer, die Sie verwalten müssen, was aus Sicht der IT-Administration etwas mehr Aufwand bedeutet.

[12:08] Es kommt auch häufig vor, dass Unternehmen letztendlich auf Concurrent-Lizenzen zurückgreifen. Dabei handelt es sich um einen flexiblen Lizenzpool, aus dem jeder im Unternehmen bei Bedarf Lizenzen beziehen kann. Die Concurrent-Lizenz ist zwar etwas teurer, bietet Unternehmen mit einer ausreichend großen Nutzergruppe letztendlich jedoch mehr Flexibilität. Auch aus IT-Sicht kann man die Vorgänge über die Lizenzserver und die Protokolldateien verwalten und überwachen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Allerdings klingt es sehr einfach und unkompliziert, zu sagen: „Na gut, dann analysieren wir doch einfach die Protokolldateien.“ Letztendlich muss man jedoch regelmäßig Momentaufnahmen erstellen, diese pflegen und die entsprechenden Einstellungen vornehmen – was tatsächlich zeitaufwendig und schwer zu verwalten sein kann. Und es gibt immer diese Sonderfälle, an die man nie denkt und die dann doch auftreten. Das ist also ein weiterer Aspekt bei der Messung der gleichzeitigen Nutzerzahlen.

[12:58] Bei Version Bay haben wir uns jedoch an die Leute von Open iT gewandt und tatsächlich zwei Produkte von ihnen eingesetzt. Wir nutzen das, was sie„LicenseAnalyzer™2020 Level 2“ nennen, sowie den „License Planner“. Ich werde Ihnen gleich ein wenig darüber erzählen, was diese beiden Tools leisten. Aus logistischer Sicht haben wir schließlich Clients auf jedem einzelnen Rechner unserer Berater und auf unseren internen Servern installiert. Außerdem haben wir Projekte eingerichtet, sodass jeder unserer Berater, wann immer er an einem bestimmten Projekt arbeitet, angeben kann: „Ich arbeite an diesem Projekt.“ Zusammen mit dem Client beginnen wir dann, die mit diesem Projekt verbundene Nutzung zu protokollieren, was anschließend eine Kostenverrechnung ermöglicht. Um darauf zurückzukommen: Hier sieht man, wie viele Stunden dieser Berater für dieses Projekt aufgewendet hat. Wir haben uns bewusst dafür entschieden, unsere Daten auf den Servern von Open iT zu speichern, um den Aufwand für die Wartung einer lokalen Lösung zu vermeiden. Eine eigene Lösung war zwar eine Option für uns, aber wir haben uns für die Dienste von Open iT entschieden. Und wir nutzen deren Infrastruktur zur Erstellung von Berichten. Es ist praktisch, dass man eigene Berichte erstellen kann und auf vielfältige Weise auf die Daten zugreifen kann. Letztendlich haben wir uns jedoch für die Nutzung ihrer Infrastruktur entschieden und eine automatische Rechnungsstellung eingerichtet. Wenn unsere Berater ihre eigenen Lizenzen für Projekte nutzen, können wir so automatisch Rechnungen erstellen, aus denen hervorgeht: „Sehen Sie, so viel kostet es Version Bay, die Lizenzen für Ihr konkretes Projekt zu nutzen.“

[14:21] Nun, das Interessante anLicenseAnalyzer™Level 2 ist, dass es nicht nur darauf achtet, welche Lizenzen genutzt werden. Es ist ziemlich cool, weil man tatsächlich Schwellenwerte für die CPU-Auslastung, die E/A-Aktivität und vielleicht auch die Interaktivität von Tastatur und Maus festlegen kann. So kann man im Grunde die Diskussion umgehen: Hat die Person MATLAB geöffnet, ist dann zu ihren E-Mails gewechselt und hat MATLAB in den nächsten sechs Stunden nicht mehr angerührt? Oder hat die Person MATLAB tatsächlich sechs Stunden lang intensiv genutzt? Und genau das liefert Ihnen Stufe 2: die intensive und aktive Nutzung. Das ist sehr aussagekräftig, denn auf diese Weise kann man Kunden nicht täuschen, indem man einfach sagt: „Hey, wir haben MATLAB geöffnet, aber ich mache gerade etwas anderes.“ Wir waren also sehr zufrieden damit.

[15:09] Das Ergebnis davon war, dass wir intern Tabellen erstellt haben, aus denen hervorgeht, dass wir für die Projekte X, Y, Z und so weiter aktiv Messungen vornehmen können – das sind nur Beispielzahlen, um meinen Standpunkt zu verdeutlichen. Wir sagen: Okay, die MATLAB-Nutzung belief sich für Projekt X auf 100 Stunden. Wir haben keine der zusätzlichen Toolboxen genutzt, und wir konnten sagen: „Für Version Bay betragen die jährlichen Kosten für MATLAB XYZ.“ Anschließend haben wir den direkten Anteil der 100 Stunden ermittelt und berechnet, auf welchen Prozentsatz sich dieser auf den Betrag XYZ auswirkt. Dabei sind wir gegenüber unseren Kunden sehr transparent. Letztendlich haben wir MATLAB und alles andere voneinander getrennt. Man könnte zwar die Nutzung jeder einzelnen Toolbox im Detail betrachten, wenn man wollte, aber auf einer allgemeinen Ebene unterteilen wir die Kosten in „MATLAB“ und „alles andere“, und genau darauf spielt unser Projekt Y an. Für uns war das sehr praktisch, da wir so eine automatische Rechnungsstellung pro Projekt auf faire und genaue Weise einrichten konnten – basierend auf der Anzahl der Stunden, in denen die verschiedenen Toolboxen von MathWorks genutzt wurden, was ziemlich cool ist.

[16:11] Ein weiterer wichtiger Punkt, der sich daraus ergeben hat: Das Unternehmen heißt „Version Bay“, daher sind wir besonders stolz darauf, stets auf dem neuesten Stand zu sein und die aktuellste Version zu verwenden. Was wir nun tun können, ist, unser internes Team zu beobachten und zu erfassen, wie viele Stunden jeder unserer Berater mit den einzelnen MATLAB-Versionen verbringt. Zu unserer Überraschung mussten wir feststellen: Obwohl wir dachten, wir würden stets ausreichend Zeit für neuere Versionen aufwenden, wurde uns allmählich klar, dass unsere Berater zwar immer mehr mit Projekten beschäftigt waren, diese Projekte sich jedoch nicht immer um die neueste Version drehten. Tatsächlich verbrachten unsere Berater also mehr Zeit mit älteren Versionen als mit neuen. Aus Sicht des Managements und des Geschäftsmodells wurde es für uns daher immer wichtiger, sicherzustellen, dass das Team deutlich mehr Zeit aufbringt – oder dass es über die nötige Kapazität verfügt, sich mit neuen Versionen zu beschäftigen –, damit es seine Fähigkeiten kontinuierlich verbessern und weiterentwickeln kann. Sowohl im Hinblick auf die individuelle Weiterbildung als auch auf die Verfügbarkeit des Teams war dies ein wichtiger Anhaltspunkt, den wir nutzen und gewinnbringend einsetzen konnten, um unser Team im Laufe der Zeit weiter zu stärken.

[17:15] Und es gibt noch eine weitere Frage, die uns häufig gestellt wird. Kunden fragen: „Wie bleibt ihr denn auf dem neuesten Stand?“ Wir können darauf ganz klar antworten, dass wir einen Prozess haben, der sicherstellt, dass jeder die neueste Version für eine bestimmte Anzahl von Stunden nutzt, sich damit auseinandersetzt und sie richtig versteht. Wenn man sich also all die wichtigsten Ergebnisse ansieht, ist es interessant, dass wir effektiv von einer Situation völliger Unübersichtlichkeit – in der wir nicht wussten, wer was, wie lange und welche Produkte nutzt – zu einer Situation gelangt sind, in der wir Rechnungen tatsächlich automatisch auf der Grundlage der Nutzungsstunden von MATLAB und den Toolboxen erstellen können. Es ist uns gelungen, die Art und Weise zu verändern, wie die Teams ihre Zeit nutzen, um sicherzustellen, dass sie mehr Zeit mit bestimmten Versionen der MathWorks-Tools verbringen. Und dann gibt es noch den Ansatz, dass wir, wenn die Mitarbeiter nicht genügend Zeit mit den neuesten Versionen verbringen, zusätzliche Maßnahmen einleiten können, um sicherzustellen, dass wir auf dem neuesten Stand bleiben – was für uns wichtig ist.

[18:16] Und ich denke, das ist vielleicht ein vierter Punkt, der aber noch grundlegender ist: Da wir die Rechnungsstellung automatisieren können, ermöglicht uns das tatsächlich, unser Geschäftsmodell zu ändern. Wenn wir unsere Preise präsentieren und mit unseren Kunden über die wirtschaftlichen Aspekte sprechen, können wir sagen: „Okay, wenn Sie möchten, dass wir unsere eigenen Lizenzen verwenden, würde das so viel kosten.“ Und das wird dadurch sehr transparent und klar. Und ich denke, das ist ein häufiges Problem, wenn es darum geht, die Nutzung teurer Tools nachzuverfolgen. Man möchte – vielleicht nicht zwischen zwei Kunden, aber sagen wir mal zwischen zwei Abteilungen – ein faires und genaues Abrechnungsmodell auf Basis der Nutzungsstunden haben; das finde ich wirklich spannend. Man kann sich sozusagen seine Ressourcen ansehen, in diesem Fall die MathWorks-Lizenzen, mit denen Kosten verbunden sind. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass man auf höchster Ebene versteht, wer dafür bezahlt, in welcher Höhe und so weiter. Es ist also eine faire und genaue Methode, die Kosten zu begründen.

[19:11] Das sind also im Grunde genommen die Ergebnisse, die wir mit Open iT erzielt haben, und das Team ist uns eine große Hilfe. Aber ihr fragt euch vielleicht: „Okay, seid ihr jetzt fertig, war’s das?“ Ich würde lügen, wenn ich mit „Ja“ antworten würde. Was wir also eigentlich im Blick haben, während das Team wächst, ist, vielleicht verschiedene Lizenztypen in Betracht zu ziehen. Die von mir erwähnte Concurrent-Lizenz ist zwar flexibler, kostet aber auch das Vierfache im Vergleich zu Einzelbenutzerlizenzen. Aufgrund von COVID stellen wir nun fest, dass Teams – und insbesondere Menschen mit Familien – zu unterschiedlichen Tageszeiten arbeiten. Es ist also nicht mehr nur die klassische „Nine-to-Five“-Arbeit: Manchmal stehen die Leute sehr früh auf und gehen vielleicht sehr spät ins Bett, während sie tagsüber nicht so viel arbeiten. Wenn die Mitarbeiter also ihre Arbeitszeiten verschieben, wird diese gleichzeitige Lizenz deutlich interessanter, da wir im Durchschnitt effektiv vielleicht mehr als vier Personen mit derselben Lizenz versorgen können. Wenn man also etwa sechs bis zehn Personen damit versorgen kann, ist es ein Kinderspiel, eher die gleichzeitige Lizenz als die Einzellizenzen zu nutzen.

[20:14] Wir prüfen also, an welcher Stelle Version Bay als Unternehmen den optimalen Punkt erreichen kann, an dem es sinnvoller ist, von einem Modell zum anderen überzugehen. Und dafür gibt es verschiedene Strategien und Ansätze. Unsere zentrale Philosophie ist jedoch, dass wir anhand der Daten eine viel fundiertere und bessere Entscheidung in dieser Hinsicht treffen können. Außerdem hilft es dabei, die Kosten zu rechtfertigen – wenn wir sagen: „Okay, der Umstieg auf die gleichzeitige Nutzung bedeutet zwar einen höheren Aufwand, ist aber angesichts unserer Unternehmensanforderungen tatsächlich vorteilhafter.“ Und ich denke, das ist ein realistisches Szenario für jedes Unternehmen, das sich weiterentwickelt, neue Mitarbeiter einstellt oder vielleicht Umstrukturierungen vornimmt und so weiter. Es ist wirklich wichtig, dies im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass man kein Geld verschwendet. Wenn man wächst, kauft man also nicht zu viel, und wenn man schrumpft, kann man auch konservativ vorgehen, was die Reduzierung betrifft. Und ich halte das für sehr wirkungsvoll. Das sind also die nächsten Schritte für Version Bay in Bezug auf die MathWorks-Lizenzierung.

[21:10] Da es toll ist, dass Open iT diese Veranstaltung ausrichtet, dachte ich, es wäre schön, ein Video zu zeigen. Deshalb werde ich euch nun vorstellen, wie die Tools von Open iT aussehen und wie wir sie nutzen. Es handelt sich also um ein sehr kurzes Video. Die Clients sind auf unseren verschiedenen Computern bei Version Bay installiert und funktionieren einwandfrei, und ihr könnt euch über Open iT bei diesem Dashboard anmelden. Es ist ziemlich cool, dass man sofort einige nützliche Berichte zur Verfügung hat. Und ihr könnt eure eigenen Berichte erstellen – es ist sozusagen eine Art Pivot-Tabelle auf Steroiden, wenn man so will. Oder wie Power BI: ein ähnlich aussehender Bereich, in dem ihr per Drag-and-Drop eure eigenen Berichte und Tabellen erstellen könnt, basierend auf den Daten, die euch interessieren. Es werden also eine ganze Reihe von Dingen erfasst: die Anwendung, die Toolbox, das Land, das Paket, das Produkt, der Nutzer, die Anzahl der Stunden, die Minuten, die Leerlaufzeit und das Projekt, zu dem sie gehören. So ziemlich alles, was man sich vorstellen kann, lässt sich erfassen, man kann Berichte erstellen und diese Daten abrufen. Und es ist sehr elegant und einfach, die Daten nach Belieben aufzuschlüsseln. Wir bei Version Bay sind eine Gruppe von Ingenieuren und lieben es, Daten nach Herzenslust aufzuschlüsseln. So siehtLicenseAnalyzer™2020 also in etwa aus.

[22:21] Ich denke, als Unternehmen nutzen wir eher den unteren Bereich der Funktionen von Open iT. Ich meine, wir hosten die Daten auf deren Servern, da sind wir nicht allzu wählerisch. Aber wenn wir weiter wachsen, sind wir davon überzeugt, dass wir immer mehr Funktionen nutzen können, und wir sind ziemlich zuversichtlich, dass es dort weitere Funktionen gibt, die nicht nur der Lizenzanalyse dienen, sondern auch der Projektplanung und ähnlichen Bereichen. Das war also ein kurzer Überblick überLicenseAnalyzer™2020.

[22:46] Ich weiß, dass ich bereits ein wenig darüber gesprochen habe, aber ich möchte noch einmal ganz deutlich machen, dass es drei Dinge gibt, die Sie sich unbedingt merken sollten: Die Erfassung von Nutzungsdaten zu MathWorks-Produkten ist definitiv möglich, und wenn Sie dies tun, ist das der Weg zur Optimierung Ihrer Lizenzen. Die Erfassung der Nutzung ist also ein absolut grundlegender Schritt zur Optimierung Ihrer Lizenzen. Und wie sich herausgestellt hat, bietet Open iT eine sehr elegante Lösung an. Wir waren sehr beeindruckt vom Team und davon, wie schnell wir das System zum Laufen gebracht haben – sie haben uns sehr geholfen. Und genau das wollte ich Ihnen mitteilen. Ich denke, das war mein Beitrag für heute. Ich möchte mich bei allen für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit bedanken, aber vielleicht können Sie noch einige Fragen beantworten, falls welche vorhanden sind.

[23:36] Ada: Vielen Dank, Gareth, für diese tollen Einblicke – wir haben wirklich viel gelernt. Nun ist es an der Zeit, zu unserer Frage-und-Antwort-Runde überzugehen. Wir haben einige Fragen erhalten. Ich schaue mal nach. Gut, hier habe ich eine Frage: Kann Open iT mehrere MathWorks-Lizenzdateien gleichzeitig einlesen?

[24:14] Gareth: Ja, ja, das können sie, darin sind sie ziemlich gut. Sie lassen sich also gut skalieren. In unserem speziellen Fall sind wir derzeit noch ein relativ kleines Unternehmen, daher läuft alles unter einer Lizenzgruppe. Aber das war eine der Fragen, die sie gestellt haben: Wie viele Lizenzpools kommen für euch in Frage, wie viele Lizenzen? Und so lassen sie sich gut skalieren. Und ich glaube, in ihrem Anwendungsbeispiel auf der Website erwähnen sie sogar Enterprise-Lizenzen. Sie richten sich also hauptsächlich an größere Unternehmen. Ich denke, Open iT hat tatsächlich mit größeren Unternehmen angefangen und findet nun langsam den Weg zu kleineren Unternehmen. Wenn das also ein Bedenken war: Die Skalierbarkeit ist wirklich gut.

[24:55] Ada: Gut, ich hoffe, wir haben diese Frage beantwortet. Eine weitere Frage, die ich hier habe, lautet: Kann Open iT die in der MathWorks-.opt-Datei gespeicherten Informationen lesen und nutzen?

[25:11] Gareth: Ich müsste mich da noch genauer informieren, aber ich denke, das wäre vielleicht eine gute Frage an Open iT. Meiner Meinung nach stützen sie sich derzeit in erster Linie auf die Daten aus den Protokollen der Lizenzserver. Und das tun sie nicht nur für MathWorks-Tools, sondern auch für ANSYS und so ziemlich jedes ingenieurtechnische Tool, das man sich vorstellen kann – ihr Lizenzmanager deckt alle ab. Sie haben sich sozusagen auf alle Lizenzprotokolldateien eingestellt und analysieren diese unter Berücksichtigung aller Ausnahmen, und man kann einrichten, wie oft die Server abgefragt werden, um den Status zu ermitteln. Und so gehen sie im Wesentlichen vor. Ich denke zwar, dass sie für bestimmte Elemente Anbindungen an bestimmte Anbieter mit unterschiedlichen Support-Stufen herstellen können, aber für unsere Anforderungen mussten wir nicht so tief in die Materie einsteigen. Aber vielleicht ist das eine gute Frage, die man mit ihnen weiterverfolgen sollte.

[26:02] Ada: Okay. Ich glaube, die letzte Frage lautet: Gareth, wo liegen deiner Erfahrung nach die Einsparungen – bei weniger Toolboxen oder bei anderen Lizenztypen?

[26:17] Gareth: Ja, das ist ein interessanter Punkt. Ich habe ja zu Beginn schon angemerkt, dass es etwa 100 Produkte von MathWorks gibt und ständig neue hinzukommen. Es ist also ganz natürlich, dass man, wenn man immer mehr Tools kauft, manchmal weitere Tools erhält, ohne wirklich zu wissen, was sie leisten – einfach weil der Name gut klingt. Ich denke, große Unternehmen verfügen in der Regel über eine Fülle von Tools, und man ist sich nicht sicher, ob man sie entfernen kann oder nicht, also pflegt man sie einfach weiter. Mit der Zeit kommt es meiner Meinung nach daher häufig vor, dass es Toolboxen gibt, die nicht mehr benötigt werden – vielleicht, weil sich die Projekte geändert haben, die Arbeitsabläufe anders sind oder die Person, die das Projekt vorangetrieben hat, das Unternehmen verlassen hat. Ich denke also, dass es in dieser Hinsicht definitiv eine Chance für größere Unternehmen gibt, vielleicht noch einmal zu überdenken und zu bewerten, welche Toolboxen tatsächlich genutzt werden. Und zwar nicht nur durch Befragungen der internen Mitarbeiter, richtig. Man kann also fragen: „Braucht ihr all diese Toolboxen?“ Und ich denke, die meisten Endnutzer haben Schwierigkeiten zu verstehen, welche Toolboxen sie nutzen und welche nicht, da dies nicht zu ihren täglichen Aufgaben gehört. In diesem Sinne glaube ich also, dass man durch eine Reduzierung der Toolboxen Geld sparen kann.

[27:23] Ich bin aber auch der Meinung, dass es eine gute Idee ist, den Lizenztyp zu ändern, wenn Sie die Software aktiv nutzen. Der Wechsel zu einer Lizenz für gleichzeitige Nutzer ist zwar etwas teurer, aber manchmal gibt es Nutzer, die die Software 12 Stunden am Tag nutzen – vielleicht möchten Sie sie mit einer solchen Lizenz nicht auf diese Weise nutzen, da das kostspielig ist. Wenn Sie jedoch vielleicht 10 Nutzer haben, die das Programm nur ab und zu nutzen, und wenn Ihr Unternehmen groß und breit aufgestellt genug ist, können Sie die Kosten tatsächlich viel kosteneffizienter verteilen. Daher kann ein Wechsel des Lizenztyps meiner Meinung nach ebenfalls von Vorteil sein. Und was meiner Meinung nach manchmal übersehen wird: In der Regel läuft es in Unternehmen so ab, dass für ein Projekt die benötigten Tools gekauft werden und zu einem späteren Zeitpunkt für ein anderes Projekt weitere Tools erworben werden. Das Ergebnis ist, dass eine ganze Reihe von Bestellungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten bei MathWorks eingehen, und den Verantwortlichen ist nicht bewusst, dass Gruppe A bestimmte Tools nutzt, während Gruppe B andere einsetzt. Ich denke daher, dass die Zusammenführung zweier verschiedener Gruppen und die Angleichung der Beschaffungsmodelle die Vorhersage von Kaufmustern erleichtert und es zudem ermöglicht, zu erkennen, ob sich über verschiedene Gruppen und Abteilungen hinweg Optimierungsmöglichkeiten ergeben. Außerdem kann es vorkommen, dass sich die Anforderungen der Projekte ändern – so benötigen Sie beispielsweise in einem Jahr die „Database Toolbox“, im nächsten Jahr jedoch nicht mehr. In diesem Sinne denke ich, dass die Einsparungen aus einer Kombination der beiden von Ihnen, Ada, genannten Punkte resultieren, wobei dies jedoch von den Anforderungen der Organisation und deren Größe abhängt.

[28:57] Ada: Na gut, dann vielen Dank, Gareth, dass du diese Fragen beantwortet hast. Hast du noch weitere Hinweise für unsere Teilnehmer oder möchtest du noch ein paar abschließende Worte sagen?

[29:12] Gareth: Für mich war es eine Ehre, vielen Dank also, Ada. Als letzte Anmerkung von meiner Seite möchte ich noch sagen, dass ich es supercool finde, dass es dieses Meetup gibt und dass du es auf LinkedIn bewirbst, um eine Community rund um das Thema Vermögensverwaltung aufzubauen. Ich würde mich freuen und bin gespannt darauf, die Gedanken und Erfahrungen anderer zu hören. Falls es noch weitere Dinge gibt, die wir beachten sollten, würde ich mich gerne im Anschluss darüber austauschen und Kontakt aufnehmen. Vielen Dank also an Open iT für die Organisation und Ausrichtung dieser Veranstaltung.

[29:42] Ada: Vielen Dank, Gareth, und vielen Dank an alle Teilnehmer, dass ihr heute dabei seid. Nur zur Erinnerung: Dieses Webinar wird aufgezeichnet. Da es sich um eine Live-Veranstaltung ohne Anmeldeseite handelt, werden wir die Aufzeichnung auf unserer Website unter www.openit.com/resources/webinars veröffentlichen. Wenn Sie eine Kopie von Gareths Präsentation wünschen, finden Sie diese auf unserer Website unter www.openit.com/resources/presentations. Außerdem werden wir sie im Diskussionsforum unserer LinkedIn-Veranstaltungseinladung teilen. Wir sehen uns beim nächsten Mal wieder. Noch einmal: Ich bin Ada, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund.

[30:38] Gareth: Vielen Dank an alle, macht’s gut, habt noch einen schönen Tag, tschüss.