Trouver le meilleur moyen d'optimiser les licences MathWorks

[0:01] Ada : Bonjour à tous et bienvenue au webinaire en direct d’Open iT, intitulé « Comment optimiser au mieux les licences MathWorks ? ». Je m’appelle Ada, je suis votre animatrice aujourd’hui, et nous serons rejoints dans quelques instants par Gareth Thomas, de Version Bay. Avant de commencer, je tiens à vous rappeler que tous les participants sont en mode « écoute seule » et que toutes les lignes sont coupées. Mais n’hésitez pas à poser des questions : il vous suffit de les saisir dans la section « Questions-réponses » de cette plateforme Teams en direct, située ici, sur le petit bouton en forme de point d’interrogation dans le coin supérieur droit. Gareth y répondra lors de notre session de questions-réponses après sa présentation. Si nous n’avons pas l’occasion de répondre à toutes les questions, ou si certaines d’entre elles ne peuvent pas recevoir de réponse immédiate sans une analyse plus approfondie, soyez assurés que ces informations seront transmises à Gareth et que nous vous contacterons par e-mail pour y répondre.

[1:08] Pour commencer, permettez-moi de vous présenter notre intervenant du jour. Gareth Thomas est l’un des cofondateurs de Version Bay, l’un des principaux partenaires d’Open iT. Son intérêt pour l’apprentissage de MATLAB remonte au début de sa carrière en 2005, après avoir obtenu un master en génie électrique avec une spécialisation en théorie du contrôle à l’Instituto Superior Técnico. Il a continué à développer son expertise en travaillant chez MathWorks pendant près de 10 ans. Sans plus attendre, je cède la parole à Gareth. Gareth, à vous.

[1:50] Gareth : Merci, c’est très aimable de votre part. Merci pour cette merveilleuse présentation. C’est toujours un plaisir d’être ici. Je suis donc ici aujourd’hui pour vous parler un peu de la manière dont Version Bay utilise les outils d’Open iT pour la gestion des licences en réseau, et plus particulièrement pour optimiser cette gestion. Je tiens à vous prévenir que mon intervention durera environ 30 minutes. Mais pour vous faciliter la tâche, je voudrais que vous reteniez trois points essentiels. Premièrement, il est tout à fait possible de collecter des données d’utilisation sur les produits MathWorks. Deuxièmement, mesurer ces données est essentiel pour optimiser les licences. Et troisièmement, Open iT propose une solution élégante pour y parvenir.

[2:31] Laissez-moi donc vous expliquer pourquoi je tiens à ce que vous reteniez ces trois points. En fait, chez Version Bay, cela fait déjà un certain temps que nous avions besoin de suivre l’utilisation de MathWorks dans le cadre de nos projets. Nous avions du mal à y parvenir, puis nous avons découvert comment Open iT s’y prenait, et je suis ici aujourd’hui pour vous faire part un peu de mon histoire et de mon parcours avec Open iT, ainsi que des raisons pour lesquelles je pense que cet outil est utile pour d’autres organisations. D’autre part, nous évoluons dans un environnement axé sur les données et, chez Version Bay, nous avons besoin de données pour prendre des décisions. Le fait que nous ayons pu optimiser nos licences n’a donc été possible que parce que nous savions exactement qui utilisait quoi et quelles boîtes à outils. Cela nous a d’ailleurs amenés à modifier notre modèle économique, et j’y reviendrai un peu plus tard. Par ailleurs, nous sommes en quelque sorte tombés par hasard sur Open iT, et peu de gens le connaissent ; cette session vous permettra donc peut-être d’en savoir un peu plus sur l’étendue et la profondeur des solutions proposées par Open iT en matière d’outils d’ingénierie. Et nous avons compris que c’est le problème rencontré avec MathWorks qui nous a amenés à découvrir cet outil.

[3:40] Pour vous présenter ce sujet aujourd’hui, je vais vous donner quelques exemples, vous expliquer brièvement ce que fait Version Bay, quels étaient nos besoins et comment nous avons utilisé les solutions d’Open iT pour y répondre. Mais pour vous présenter brièvement et vous expliquer pourquoi vous devriez m’écouter, je viens de dire que je suis ingénieur en automatisme originaire du Portugal, mais j’ai travaillé chez Siemens et chez Ocean Scan, une petite entreprise écossaise. Cependant, j’ai passé la majeure partie de ma carrière chez MathWorks, où j’ai joué un rôle essentiel et où je comprends parfaitement le fonctionnement de leurs licences. Entre-temps, j’ai créé ma propre entreprise, Version Bay, et nous continuons à utiliser les outils MathWorks, car nous sommes des consultants en logiciels et nous contribuons à l’écosystème de MathWorks. Notre siège se trouve ici, aux Pays-Bas.

[4:15] Cela étant dit, notre mission chez Version Bay consiste vraiment à donner aux gens les moyens de tirer parti de piles logicielles de pointe. En fait, nous avons en quelque sorte lancé cette aventure avec un ami à moi, Yannick. Nous avons constaté que les utilisateurs ne passaient pas toujours à la dernière version des outils MathWorks, ce qui nous a amenés à nous demander : pourquoi les gens n’utilisent-ils pas systématiquement la dernière version d’un logiciel ? Il y a des raisons courantes à cela. On se dit : « Ça marche, pourquoi changer ? » On ne sait pas combien de temps prendra la mise à jour. MathWorks publie de nouvelles versions deux fois par an, mais si nous changeons maintenant, dans six mois il y aura une nouvelle mise à jour : serons-nous prêts ? On craint que les choses ne fonctionnent plus de la même manière, et on se demande aussi : si je change de version, vais-je devoir investir et former mon équipe à l’utilisation de toutes les nouvelles fonctionnalités ? Il y a donc de bonnes raisons pour lesquelles les entreprises ne procèdent pas toujours automatiquement à la mise à jour.

[5:12] Cela dit, je pense également qu’il est utile de savoir qu’entre 2019 et 2020, MathWorks a lancé 90 nouveaux produits. L’entreprise propose au total 117 produits et, si l’on considère uniquement les modifications apportées au logiciel MATLAB, on en compte plus de 323. Ce sont donc des chiffres impressionnants, ce qui est en général une bonne chose, car on paie généralement pour ce type d’assistance et de développement de la part de MathWorks et on s’attend à ce que les outils s’améliorent sans cesse. Mais d’un autre côté, à mesure que les choses s’améliorent, les choix et les options se multiplient, ce qui soulève alors la question de savoir quand et comment effectuer la mise à niveau. La mission de Version Bay consiste donc véritablement à réduire les risques et à quantifier la valeur ajoutée du passage d’une ancienne version de MATLAB à une version plus récente, et nous accompagnons nos clients tout au long de ce parcours. Les défis que nous aidons à relever sont les suivants : quand effectuer la mise à niveau, qui doit en être responsable, quelle est la version adaptée à votre organisation, comment gérer toutes ces versions, et laquelle fait réellement office de référence.

[6:01] En général, le processus que nous mettons en place pour aider nos clients consiste à prendre le code d’un client fonctionnant sur une version spécifique, à rédiger des cas de test unitaires pour ce code, à les enregistrer dans une base de données, à exécuter ce même code et ces mêmes tests sur plusieurs versions des outils MathWorks, à stocker les résultats, puis à déterminer dans un premier temps si des dysfonctionnements surviennent ou non en cas de passage à une nouvelle version. Et une fois que la configuration est établie pour une version, vous pouvez l’appliquer à plusieurs versions. En fin de compte, nous aidons nos clients en leur fournissant des rapports de compatibilité, de couverture et de performances, ce qui nous permet d’identifier les points de dysfonctionnement. En général, lorsque des dysfonctionnements surviennent, il ne s’agit pas de modifications majeures : il suffit souvent de modifier quelques lignes de code pour que tout fonctionne à nouveau correctement.

[6:51] Cela dit, souvent, ce que vous souhaitez vraiment, ce n’est pas seulement vous assurer que tout fonctionne avec un minimum de modifications du code, mais aussi tirer parti des nouvelles fonctionnalités. Ainsi, de temps à autre, parmi ces 323 modifications, certaines sont vraiment importantes et il est utile que vos équipes les connaissent, car elles peuvent améliorer les performances, la gestion de la mémoire, etc. Nous aidons donc en quelque sorte nos clients à écrire un code de meilleure qualité et plus robuste, nous leur présentons les nouvelles fonctionnalités et nous mettons en avant ce qui pourrait être utile pour leur application spécifique. MathWorks compte une grande diversité de clients ; ainsi, il arrive parfois qu’un professionnel du secteur automobile ne s’intéresse pas aux mêmes éléments qu’un professionnel du monde de la finance, par exemple. Cela dit, une fois que nous avons identifié ces éléments, nous organisons des sessions de formation en interne afin d’examiner les bases de code spécifiques de chacun et d’expliquer : « D’accord, compte tenu de cette base de code, voici comment vous pouvez l’améliorer et voici l’intérêt de passer à une nouvelle version. » C’est donc ce que nous faisons en tant qu’organisation.

[7:40] D’une manière générale, nous sommes une société de conseil qui s’appuie sur trois piliers de consultants. Le premier pilier concerne le conseil général sur MATLAB, Simulink et Python. Le deuxième pilier concerne le conseil en migration, que je viens d’évoquer. Nous disposons également d’une équipe spécialisée dans la génération automatique de code, c’est-à-dire les produits MathWorks dédiés à la génération de code, et nous aidons nos clients à mettre en œuvre ces solutions. Voilà, en gros, ce que nous faisons en tant qu’entreprise, et vous pouvez constater que nous utilisons les outils MathWorks de manière très intégrée dans notre travail.

[8:04] Permettez-moi donc de vous expliquer comment nous l’utilisons ; il existe essentiellement deux cas d’utilisation. Le premier cas d’utilisation est celui où Version Bay gère un projet client et où ce dernier fait appel à du personnel de Version Bay. Les consultants de Version Bay travaillent soit sur site, soit à distance. Dans ce cadre, nous apportons notre aide pour les projets MATLAB, les implémentations et les différentes étapes de mise à niveau d’anciennes versions vers des versions plus récentes. Il peut s’agir d’installation, de conseils et d’astuces, d’optimisation, ou encore de compréhension des preuves de concept : par exemple, pour déterminer si certaines fonctionnalités sont légèrement améliorées ou si l’utilisation d’une licence différente permettrait d’obtenir de meilleurs résultats. En somme, nous apportons notre aide pour tout ce qui concerne MATLAB et Simulink. Voilà pour le premier cas d’utilisation. Le deuxième cas d’utilisation concerne les tests internes. Tout en aidant nos clients à migrer d’une version à l’autre, nous testons également nous-mêmes différentes capacités et fonctionnalités afin d’affiner notre connaissance des points forts à mettre en avant pour chaque nouvelle version.

[9:02] Concrètement, nous effectuons différents types de tests en interne et nous intégrons notre système de test à Jenkins. Concrètement, cela signifie que dès qu’une nouvelle version de MATLAB sort, ou même une préversion, nous pouvons automatiquement effectuer des tests pour vérifier s’il y a des dysfonctionnements, s’il y a des éléments auxquels nous devons prêter une attention particulière, ou s’il s’agit d’une mise à jour majeure sous une forme ou une autre. Nous avons donc deux grands cas d’utilisation de MATLAB chez Version Bay : le premier concerne nos clients, et le second est dédié aux tests internes et au développement de nos compétences.

[9:27] Le problème auquel nous étions confrontés en tant qu’organisation était le suivant : bon, d’accord, nous avons ces deux cas d’utilisation et plusieurs consultants travaillent sur le projet. La question qui se pose alors est la suivante : qui utilise quels produits et quelles versions à tous les niveaux ? Nous avions donc du mal à y voir clair : nous travaillions avec plusieurs versions à différentes étapes, et nous ne savions pas qui utilisait quoi ni depuis combien de temps. C’était un premier problème. L’autre problème était que parfois, les clients nous demandaient : « Pouvez-vous apporter vos propres licences ? » Or, si nous apportons nos propres licences, cela engendre un coût pour l’entreprise. Nous voulions donc faire valoir que, si nous apportons nos propres licences, il y a une raison pour que cela coûte un peu plus cher. Au final, nous avons cherché à pouvoir suivre le nombre d’heures d’utilisation des outils MathWorks associées à un projet et à un client spécifiques. Nous pouvions alors indiquer : « Voilà ce que cela nous coûte d’utiliser nos licences sur votre projet », ce qui justifiait une tarification différente. L’autre difficulté à laquelle nous étions confrontés était la suivante : à mesure que nous obtenons de plus en plus de projets et que Version Bay se développe, il devient de plus en plus important pour nous de comprendre combien de temps nous passons réellement sur chacune des versions. Rester à la pointe de la technologie fait partie de notre modèle économique et de notre mission ; nous devons donc nous assurer que nos consultants consacrent suffisamment de temps aux versions les plus récentes des outils MathWorks afin d’être parfaitement informés lorsqu’ils s’entretiennent avec les clients.

[10:54] Voilà en gros le problème, et c’est la raison pour laquelle nous avons fait appel à Open iT. Avant de vous présenter la solution précise proposée par Open iT, il est peut-être bon de rappeler à tout le monde que, lorsqu’on parle des outils MathWorks, il existe une grande variété de licences. Vous pouvez vous rendre sur le site web : celles-ci sont généralement classées en quatre catégories : « standard », « éducation », « particulier » et « étudiant ». Je vais me concentrer sur les licences standard et m’attarder sur les différences entre les licences « standard individuelle », « standard réseau à utilisateurs nommés » et « concurrentes ».

[11:25] Si vous vous rendez sur le site Web de MathWorks, vous pourrez voir comment fonctionne la licence individuelle ; en somme, il peut s'agir d'une licence perpétuelle ou d'une licence annuelle, et elle est effectivement attribuée à un seul utilisateur nommé. C'est donc assez simple. Le cas de l’utilisateur nommé en réseau est un peu différent, car le principe est le suivant : un utilisateur se connecte et son accès est associé à son nom d’utilisateur ; ainsi, partout où vous disposez d’un accès à Internet, vous pouvez utiliser MATLAB à l’aide de vos identifiants. Cela nécessite en réalité un gestionnaire de licences réseau unique, et grâce à ces informations, vous pouvez commencer à analyser et à comprendre quelles boîtes à outils sont enregistrées et retirées. Il existe toutefois une liste d’utilisateurs nommés pour chaque produit que vous devez gérer, ce qui représente un peu plus de travail du point de vue de l’administration informatique.

[12:08] Il est également assez courant que les entreprises finissent par utiliser des licences simultanées. Il s'agit donc d'un pool de licences qui peut être partagé : ainsi, dès qu'un collaborateur de l'entreprise en a besoin, il peut puiser dans ce pool. La licence simultanée est un peu plus coûteuse, mais elle offre en fin de compte aux entreprises, si elles disposent d'un nombre d'utilisateurs suffisamment important, davantage de flexibilité. De plus, d’un point de vue informatique, il est possible de gérer et d’analyser les données issues des serveurs de licences et des fichiers journaux pour mieux comprendre ce fonctionnement. Cela dit, il semble très simple et facile de dire « analysons simplement les fichiers journaux », mais en réalité, il faut disposer d’instantanés réguliers, les effectuer régulièrement, les maintenir et les configurer, ce qui peut s’avérer chronophage et difficile à gérer. Et il y a toujours ces cas particuliers auxquels on ne pense jamais et qui finissent par se présenter. C’est donc un autre aspect à prendre en compte concernant la mesure des connexions simultanées.

[12:58] Mais chez Version Bay, nous avons pris contact avec l’équipe d’Open iT et nous avons utilisé deux de leurs produits. Nous utilisons un outil qu’ils appellentLicenseAnalyzer™2020 niveau deux, ainsi que License Planner. Je vais vous expliquer brièvement à quoi servent ces deux outils dans un instant. Mais d’un point de vue logistique, nous avons fini par installer des clients sur chaque machine de nos consultants ainsi que sur nos serveurs internes. Nous avons également mis en place des projets de sorte que chacun de nos consultants, lorsqu’il travaille sur un projet particulier, puisse indiquer : « Je travaille sur ce projet », et qu’ensuite, avec le client, nous commencions à enregistrer l’utilisation associée à ce projet, ce qui permet ensuite de procéder à une refacturation. Pour revenir à cela, voici le nombre d’heures que ce consultant a consacrées à ce projet. Nous avons également pris la décision délibérée de stocker nos données sur les serveurs d’Open iT afin de ne pas avoir à supporter les coûts liés à la maintenance d’une infrastructure sur site. C’était une option pour nous, mais nous avons décidé d’utiliser les services d’Open iT. Et nous utilisons leur infrastructure pour créer des rapports. Il est très pratique de pouvoir créer ses propres rapports et de se connecter aux données sous différentes formes. Mais nous avons finalement opté pour leur infrastructure et avons mis en place une facturation automatique : ainsi, lorsque nos consultants utilisaient leurs propres licences pour des projets, nous pouvions générer automatiquement des factures indiquant le coût pour Version Bay de l’utilisation de ces licences dans le cadre de ce projet spécifique.

[14:21] Ce qui est assez intéressant avec le niveau deuxde LicenseAnalyzer™, c’est qu’il ne se contente pas d’identifier les licences utilisées. C’est plutôt génial, car on peut définir des seuils pour l’utilisation du processeur, les E/S, et peut-être même l’activité du clavier et de la souris. Du coup, on peut éviter le débat : est-ce que la personne a ouvert MATLAB, puis est allée consulter ses e-mails sans plus y toucher pendant les six heures suivantes ? Ou bien cette personne a-t-elle réellement utilisé MATLAB de manière intensive pendant six heures ? C’est précisément ce que vous apporte ce niveau 2 : la détection d’une utilisation intensive et active. C’est un outil très puissant, car il empêche de tromper les clients en prétendant simplement : « J’ai ouvert MATLAB, mais je fais autre chose. » Nous en sommes donc très satisfaits.

[15:09] Et le genre de résultat qui en a découlé, c’est que nous finissons par établir en interne des tableaux indiquant que, pour les projets X, Y, Z, etc., nous pouvons effectuer des mesures concrètes — ce sont là des chiffres fictifs, juste pour illustrer mon propos. Nous disons : « Bon, pour l’utilisation de MATLAB, le nombre d’heures pour le projet X était de 100. » Nous n’utilisions aucune des boîtes à outils supplémentaires, et ce que nous pouvions dire, c’est que, pour Version Bay, le coût annuel de MATLAB s’élève à XYZ ; nous calculons ensuite la proportion directe entre ces 100 heures et le pourcentage que cela représente par rapport à XYZ. Et nous faisons preuve d’une grande transparence envers nos clients. Nous avons donc fini par séparer MATLAB de tout le reste. On peut détailler l’utilisation de chaque boîte à outils si on le souhaite, mais d’un point de vue global, on distingue généralement MATLAB et tout le reste, et c’est ce à quoi fait référence notre projet Y. Pour nous, c’était très pratique, car cela nous a permis de mettre en place une facturation automatique par projet, de manière équitable et précise, en fonction du nombre d’heures d’utilisation des différentes boîtes à outils de MathWorks, ce qui est plutôt sympa.

[16:11] L’autre point clé qui en est ressorti, c’est que notre entreprise s’appelle Version Bay : nous sommes donc particulièrement fiers de rester toujours à la page et d’utiliser la dernière version. Ce que nous pouvons commencer à faire, c’est de suivre notre équipe interne pour déterminer, pour chaque version de MATLAB, combien d’heures chacun de nos consultants y consacre. Et nous avons été quelque peu surpris de constater que, alors que nous pensions consacrer toujours suffisamment de temps aux nouvelles versions, nous avons commencé à réaliser que, à mesure que nos consultants étaient de plus en plus accaparés par leurs projets, ceux-ci ne s’articulaient pas toujours autour de la dernière version. En réalité, nos consultants passaient donc plus de temps sur les anciennes versions que sur les nouvelles. Du point de vue de la gestion et du modèle économique, il est donc devenu plus important pour nous de veiller à ce que l’équipe consacre nettement plus de temps aux nouvelles versions, ou de nous assurer qu’elle dispose de la marge de manœuvre nécessaire pour s’y consacrer, afin qu’elle puisse continuer à améliorer et à développer ses compétences. Du point de vue de la formation individuelle et de la disponibilité de l’équipe, il s’agissait là d’une donnée importante que nous pouvions utiliser et exploiter pour renforcer notre équipe au fil du temps.

[17 h 15] Il y a aussi une question qui nous est souvent posée. Les clients nous demandent : « Comment faites-vous pour rester à jour ? » Nous pouvons donc répondre clairement que nous avons mis en place un processus visant à garantir que chacun utilise la dernière version pendant un certain nombre d’heures, l’explore et la comprenne correctement. Si l’on examine l’ensemble des résultats clés, ce qui est particulièrement intéressant, c’est que nous sommes passés d’une situation de totale opacité – où nous ne savions pas qui utilisait quoi, pendant combien de temps et quels produits – à une situation où nous pouvons désormais générer automatiquement des factures en fonction du nombre d’heures d’utilisation de MATLAB et des boîtes à outils. Nous avons réussi à modifier la manière dont les équipes répartissent leur temps afin de nous assurer qu’elles consacrent davantage de temps à certaines versions des outils MathWorks. Et puis il y a aussi cette idée selon laquelle, si les utilisateurs ne consacrent pas suffisamment de temps aux dernières versions, nous pouvons déclencher des actions supplémentaires pour garantir que nous restions à jour, ce qui est important pour nous.

[18:16] Et je pense que c’est peut-être un quatrième point, mais peut-être plus fondamental encore : le fait de pouvoir facturer automatiquement nous permet en réalité de modifier notre modèle économique. Lorsque nous présentons nos tarifs et que nous abordons les aspects financiers avec nos clients, nous pouvons leur dire : « Bon, si vous souhaitez que nous utilisions nos propres licences, voici ce que cela vous coûterait. » Et cela devient alors très transparent et clair. Et je pense que c’est un problème courant lorsqu’il s’agit de suivre l’utilisation d’outils coûteux. On souhaite, peut-être pas entre deux clients, mais disons entre deux services, disposer d’un modèle de refacturation équitable et précis basé sur le nombre d’heures d’utilisation ; je trouve cela vraiment passionnant. On peut en quelque sorte examiner ses actifs, en l’occurrence les licences MathWorks, qui ont un coût associé. Il est important de s’assurer qu’au plus haut niveau, on comprend bien qui les paie, pour quel montant, etc. C’est donc un moyen équitable et précis de justifier les coûts.

[19:11] Voilà donc en gros les résultats que nous avons obtenus avec Open iT, et l’équipe nous apporte un soutien formidable. Mais vous vous demandez peut-être : « Bon, c’est tout ? C’est fini ? » Je mentirais si je répondais oui. En réalité, à mesure que l’équipe s’agrandit, nous envisageons d’explorer différents types de licences. La licence concurrente dont j’ai parlé offre plus de flexibilité, mais elle coûte quatre fois plus cher que les licences individuelles. À cause du COVID, on commence à constater que les équipes, et en particulier les personnes ayant une famille, travaillent à des moments différents de la journée. Ce n’est plus seulement de 9 h à 17 h : parfois, les gens se lèvent très tôt et se couchent très tard, sans pour autant travailler beaucoup pendant la journée. Ainsi, si les horaires de travail deviennent plus flexibles, cette licence simultanée devient nettement plus intéressante, car elle permet en pratique à plus de quatre personnes en moyenne d’utiliser la même licence. Si l’on parvient à faire en sorte que six à dix personnes l’utilisent, le choix de privilégier la licence simultanée plutôt que les licences individuelles s’impose de lui-même.

[20:14] Ce que nous cherchons donc à déterminer, c’est à quel moment Version Bay, en tant qu’entreprise, peut atteindre ce point optimal où il devient plus judicieux de passer d’un modèle à l’autre. Et il existe différentes stratégies et approches pour y parvenir. Mais notre philosophie principale repose sur le fait que les données nous permettent de prendre une décision bien plus éclairée et judicieuse à ce sujet. Cela aide également à justifier le coût lié au fait de dire : « D’accord, le passage à un modèle simultané va représenter une dépense supplémentaire, mais c’est en réalité plus avantageux au regard des besoins de notre entreprise. » Et je pense que c’est un scénario réaliste pour toute entreprise qui évolue, qui recrute du personnel ou qui modifie peut-être la composition de ses équipes, etc. Il est vraiment judicieux de surveiller cela de près pour s’assurer de ne pas gaspiller d’argent. Ainsi, lorsque vous êtes en phase de croissance, vous n’achetez pas trop, et lorsque vous réduisez vos effectifs, vous pouvez également faire preuve de prudence quant à ce que vous supprimez. Et je pense que c’est vraiment très efficace. Voilà donc les prochaines étapes pour Version Bay en ce qui concerne les licences MathWorks.

[21:10] Je pense aussi que, puisque c’est Open iT qui héberge cet événement, ce serait sympa de vous montrer une vidéo. Je vais donc vous présenter à quoi ressemblent les outils d’Open iT et comment nous les utilisons. Il s’agit d’une vidéo très courte. Les clients sont installés et fonctionnent correctement sur nos différents ordinateurs chez Version Bay, et vous pouvez vous connecter à ce tableau de bord depuis Open iT. C’est plutôt sympa qu’ils vous proposent d’emblée de jolis rapports prêts à l’emploi. Et vous pouvez créer vos propres rapports ; c’est un peu comme un tableau croisé dynamique dopé aux stéroïdes, si vous voulez. Ou comme Power BI : un environnement similaire où vous pouvez glisser-déposer pour créer vos propres rapports et vos propres tableaux, en fonction de ce qui vous intéresse. Ils permettent donc de suivre toute une série d’éléments : l’application, la boîte à outils, le pays, le package, le produit, l’utilisateur, le nombre d’heures, les minutes, le temps d’inactivité, ainsi que le projet auquel ils sont associés. Pratiquement tout ce à quoi vous pouvez penser peut être suivi ; vous pouvez générer des rapports et extraire ces données. Et cela permet de les découper et de les analyser de manière très fluide et simple. Chez Version Bay, nous sommes une équipe d’ingénieurs et nous adorons découper et analyser les données à notre guise. Voilà donc à quoi ressembleLicenseAnalyzer™2020.

[22:21] Je pense qu’en tant qu’organisation, nous utilisons les fonctionnalités les plus basiques d’Open iT. Je veux dire par là que nous hébergeons les données sur leurs serveurs, sans trop nous en soucier. Mais à mesure que nous nous développons, nous pensons pouvoir en tirer de plus en plus parti, et nous sommes assez convaincus qu'ils proposent des fonctionnalités supplémentaires, non seulement pour l'analyse des licences, mais aussi pour la planification de projets et d'autres aspects de ce type. Voilà donc un petit aperçu deLicenseAnalyzer™2020.

[22:46] Je sais que j’ai déjà un peu abordé tout cela, mais je tenais vraiment à insister sur les trois points que je souhaite que vous reteniez : la collecte des données d’utilisation des produits MathWorks est tout à fait possible, et si vous vous y attelez, c’est la voie à suivre pour optimiser vos licences. Mesurer l’utilisation est donc une étape absolument fondamentale pour optimiser vos licences. Il s’avère qu’Open iT propose une solution très élégante ; nous avons été très impressionnés par l’équipe et par la rapidité avec laquelle nous avons pu la mettre en place, et ils nous ont beaucoup aidés. C’est ce que je tenais à partager avec vous. Je pense que c’était tout pour aujourd’hui. Je tiens à remercier tout le monde pour son temps et son attention, mais vous pouvez peut-être répondre à quelques questions s’il y en a.

[23:36] Ada : Merci Gareth pour ces précieuses informations, nous avons vraiment beaucoup appris. Il est maintenant temps de passer à notre session de questions-réponses ; nous avons reçu quelques questions. Laissez-moi les consulter. Très bien, j’ai une question ici. Open iT est-il capable de lire plusieurs fichiers de licence MathWorks en même temps ?

[24:14] Gareth : Oui, oui, c’est possible, ils sont plutôt doués pour ça. Ça s’adapte donc très bien à la croissance. Dans notre cas précis, on est encore une entreprise relativement petite, donc tout est regroupé sous un seul groupe de licences. Mais c’était justement l’une des questions qu’ils nous ont posées : combien de pools de licences envisagez-vous, combien de licences ? Et donc ça s’adapte très bien à la croissance. Et en fait, je crois que dans leur cas d’utilisation présenté sur leur site web, ils mentionnent des licences d’entreprise. Ils s’adressent donc principalement aux grandes organisations. Je pense qu’Open iT a en réalité commencé avec de grandes entreprises et qu’il s’oriente progressivement vers les petites structures. Donc, si c’était une préoccupation, sachez qu’elles s’adaptent très bien à l’évolution des besoins.

[24:55] Ada : Bon, j'espère que nous avons répondu à cette question. J'ai une autre question : Open iT est-il capable de lire et d'exploiter les informations stockées dans le fichier .opt de MathWorks ?

[25:11] Gareth : Il faudrait que je me renseigne davantage là-dessus, mais je pense que ce serait peut-être une bonne question à poser à Open iT. Je crois toutefois que, pour l’instant, leur approche repose principalement sur les informations issues des journaux du serveur de licences. Et ils ne le font pas seulement pour les outils MathWorks, mais aussi pour ANSYS et pratiquement tous les outils d’ingénierie imaginables : leur gestionnaire de licences couvre tout le monde. Concrètement, ils ont mis en place un système qui traite tous les fichiers journaux de licence et les analyse, en tenant compte de toutes les exceptions, et vous pouvez configurer la fréquence à laquelle vous interrogez les serveurs pour connaître leur état. C’est ainsi qu’ils procèdent principalement. Je pense que pour certains éléments, ils peuvent s’intégrer à certains fournisseurs proposant différents niveaux d’assistance, mais pour nos besoins, nous n’avons pas eu besoin d’aller aussi loin. Mais c’est peut-être une bonne question à leur poser.

[26:02] Ada : Très bien. Je crois que la dernière question est la suivante, Gareth : d'après ton expérience, d'où proviennent ces économies ? D'un nombre réduit de boîtes à outils ou de types de licences différents ?

[26:17] Gareth : Oui, c'est un point intéressant. J'ai en quelque sorte souligné au début qu'il existe une centaine de produits MathWorks et qu'ils n'arrêtent pas d'en ajouter. On a donc naturellement tendance, à mesure qu'on achète de plus en plus d'outils, à en accumuler certains sans vraiment savoir à quoi ils servent, simplement parce que leur nom sonne bien. Concrètement, dans les grandes entreprises, je pense qu’on dispose généralement d’une multitude d’outils, et comme on ne sait pas vraiment si on peut s’en débarrasser ou non, on continue simplement à les maintenir. Au fil du temps, il est donc assez courant de se retrouver avec des boîtes à outils qui ne servent plus, simplement parce que les projets ont évolué, que les flux de travail ont changé, ou que la personne qui pilotait ce projet est partie. Je pense donc qu’il y a clairement là une opportunité pour les grandes organisations de reconsidérer et d’évaluer quelles boîtes à outils sont réellement utilisées. Et pas seulement en interrogeant le personnel interne, n’est-ce pas ? On peut se demander : « Avez-vous vraiment besoin de tout cela ? » Je pense que la plupart des utilisateurs finaux ont du mal à savoir quelles boîtes à outils ils utilisent ou n’utilisent pas, car ce n’est pas leur travail quotidien. En ce sens, je suis convaincu qu’il est possible de réaliser des économies en réduisant le nombre de boîtes à outils.

[27:23] Mais je pense également que si vous l’utilisez activement, changer de type de licence est aussi une bonne idée. Passer à une licence par session coûte un peu plus cher, mais parfois, certains utilisateurs s’en servent 12 heures par jour ; vous ne voudrez peut-être pas l’utiliser ainsi avec une licence par session, car cela revient cher. En revanche, si vous avez, disons, une dizaine d’utilisateurs qui s’en servent de temps en temps, et si votre organisation est suffisamment étendue et importante, vous pouvez en réalité répartir cette utilisation de manière bien plus rentable. Je pense donc que changer de type de licence peut également être avantageux. Et l’autre point que les gens ont tendance à négliger, c’est que, généralement, dans les entreprises, on achète les outils nécessaires pour un projet donné, puis, à un autre moment, on en achète pour un autre projet. Vous vous retrouvez donc avec toute une série de bons de commande envoyés à MathWorks à des moments différents, et personne ne se rend compte que le groupe A utilise certains outils tandis que le groupe B en utilise d’autres. Je pense donc que le regroupement de ces deux groupes et, éventuellement, l’harmonisation de vos modèles d’achat facilitent la prévision des tendances d’achat et permettent également de voir s’il est possible d’optimiser les dépenses entre les différents groupes et services. Il se peut également que les besoins des projets évoluent : ainsi, une année, vous pourriez avoir besoin, par exemple, de la « Database Toolbox », tandis que l’année suivante, vous n’en aurez plus besoin. En ce sens, je pense que les économies proviennent d’une combinaison des deux éléments que vous avez mentionnés, Ada, mais cela dépend des besoins de l’organisation et de sa taille.

[28:57] Ada : Très bien, merci beaucoup, Gareth, d’avoir répondu à ces questions. As-tu d’autres conseils à donner à nos participants ou un dernier mot à ajouter ?

[29:12] Gareth : De mon côté, ça a été un honneur, alors merci beaucoup, Ada. Je voudrais juste ajouter une dernière remarque : je trouve ça vraiment génial qu’il y ait cette rencontre et que tu en fasses la promotion sur LinkedIn pour créer une communauté autour de la gestion d’actifs. Je serais donc ravi et curieux d’entendre les réflexions et les expériences des autres participants. S’il y a d’autres points dont nous devrions tenir compte, je serais ravi d’en discuter et de prendre contact avec vous par la suite. Merci donc à Open iT d’avoir organisé cet événement.

[29:42] Ada : Un grand merci à Gareth et à tous les participants de s'être joints à nous aujourd'hui. Je vous rappelle brièvement que ce webinaire est enregistré. Comme il s'agit d'un événement en direct sans page d'inscription, nous mettrons en ligne l'enregistrement sur notre site web, à l'adresse suivante : www.openit.com/resources/webinars. Si vous souhaitez obtenir une copie de la présentation de Gareth, vous pourrez y accéder sur notre site web à l'adresse www.openit.com/resources/presentations. Nous la partagerons également dans le fil de discussion de notre invitation à l'événement sur LinkedIn. À la prochaine fois. Je suis Ada, votre animatrice d'aujourd'hui. Merci et prenez soin de vous.

[30:38] Gareth : Merci à tous, prenez soin de vous, passez une bonne soirée, à bientôt.