Impulsar la eficiencia de las licencias con ServiceNow® SAM Pro y Open iT

[0:01] Nix: Buenos días, buenas tardes o buenas noches a todos. Gracias por estar aquí en la sesión de hoy sobre cómo mejorar la eficiencia en la gestión de licencias con ServiceNow SAM Pro y Open iT. Soy Nix, el presentador de este seminario web. En los próximos 20 minutos, veréis cómo la combinación de ServiceNow Software Asset Management Professional (SAM Pro) y Open iT ofrece una visibilidad completa de vuestro entorno de licencias, transformando los datos brutos de uso en decisiones más inteligentes, una reducción del despilfarro y un retorno de la inversión cuantificable. No dudéis en enviar vuestras preguntas a través del panel de preguntas y respuestas situado en la parte superior de la pantalla.

[0:35] Responderemos a tantas preguntas como podamos durante la sesión en directo y, si es necesario, nos pondremos en contacto con vosotros más tarde. Ahora, permítanme presentaros a la ponente de hoy. Malou es arquitecta de soluciones en la oficina de Noruega de Open iTy cuenta con más de una década de experiencia en desarrollo de software, inteligencia empresarial y gestión de activos de software. Ha trabajado en múltiples sectores para ayudar a las organizaciones a optimizar entornos de software complejos y a convertir los datos de uso en resultados empresariales reales. Demos la bienvenida a Malou.

[1:09] Malou: Gracias, Nix. Y bienvenidos a todos. Hoy me gustaría hablar con vosotros sobre estos temas. El primero es por qué es importante la integración entre ServiceNow, SAM Pro y « Open iT »: es decir, qué tipo de retos empresariales resuelve y qué oportunidades abre. El segundo tema trata sobre el enfoque de las tres visualizaciones: las diferentes formas de ver y utilizar los datos de Open iT dentro de ServiceNow para la toma de decisiones; a continuación, haré una demostración en directo para que podáis ver la integración en acción. También hablaré sobre la normalización y el directorio compartido de activos de software. Haremos un breve resumen y, al final, habrá una ronda de preguntas y respuestas. Muy bien, empecemos.

[2:05] Bien, me gustaría empezar con una situación que creo que muchos de vosotros reconoceréis. En vuestra organización, probablemente utilicéis una combinación de aplicaciones. Ya sabéis, por un lado tenéis las aplicaciones empresariales universales como Microsoft Office, SAP u Oracle, que utiliza casi todo el mundo en la empresa. Y, por otro lado, tenéis las herramientas de ingeniería más especializadas, como MathWorks, Autodesk, ANSYS y otras aplicaciones críticas para el diseño, el desarrollo, etc., ¿verdad? Y para gestionar todas estas aplicaciones, también necesitáis utilizar dos sistemas. Tenéis ServiceNow para tener visibilidad de las aplicaciones empresariales y utilizáisLicenseAnalyzer™de Open iT para tener visibilidad de las aplicaciones de ingeniería, y ambas herramientas son muy potentes. Las dos proporcionan visibilidad, pero también supone un reto porque ambas operan en mundos separados, ¿verdad?

[3:10] Por lo general, los usuarios con conocimientos técnicos se sienten cómodos con Open iT , mientras que los usuarios sin conocimientos técnicos —los responsables, los ejecutivos y el personal de finanzas— pasan su tiempo en ServiceNow y, ya sabes, trabajando con otros clientes. Sabemos que muchas personas de toda la empresa podrían beneficiarse de la información que ofrece Open iT . Pero si no se integra, hay que enfrentarse a dos opciones, ¿verdad? La primera es formar a todo el mundo para que utilice Open iT , lo que supone una inversión adicional en formación, gestión de accesos y soporte técnico; y la segunda es limitar el acceso a la información de Open iT a un pequeño grupo de usuarios técnicos, y ninguna de estas opciones te permitirá sacar el máximo partido a tu inversión.

[4:02] Por lo tanto, lo más lógico es realizar la integración.

[4:08] Ahora, con la integración, lo que nos gustaría es incorporar los datos de Open iT a ServiceNow, lo que significa que, en primer lugar, se podrán ver tanto los aspectos empresariales como los técnicos de la aplicación en una única plataforma. Los datos se pueden combinar con otros datos o información de la empresa que ya se encuentran en ServiceNow, y las distintas partes interesadas —TI, ingeniería, finanzas, la dirección— verán todas la misma visión general en un único sistema que ya están utilizando, sin necesidad de impartirles formación adicional.

[4:43] Vamos a concretar esto, ¿vale? Hoy os voy a mostrar esto y diferentes formas de visualizar los datos de « Open iT » en ServiceNow. La primera es a través de los paneles de control de SAM Pro, que vienen incluidos con SAM Pro, así que si tenéis SAM Pro, ya los tenéis ahí; no necesitáis ninguna configuración ni instalación adicional para disponer del panel de control. Por supuesto, tendremos que instalar la aplicación integradora que recibirá los datos y activará la transformación, pero el panel en sí ya está ahí, y más adelante os mostraré cómo funciona o qué aspecto tiene. Y luego, la segunda opción es utilizar el panel que proporciona Open iT . Lo que ocurre con la primera opción es que os ofrece información a nivel de producto, ¿verdad? Sin embargo, sabemos que también es bueno analizar la información a nivel de funcionalidades. Si solo dispones de la primera opción, siempre puedes volver a nuestra herramienta de informes en Open iT y realizar allí los informes de análisis. Pero, de nuevo, si realmente queremos compartir la información y los informes con más gente, también nos gustaría mostrarles los datos a nivel de características en estos informes. Así que sí, lo tenemos. Está diseñado específicamente para los datos de Open iT .

[6:09] Disponemos de informes a nivel de producto y a nivel de funciones, y están disponibles en el portal Open iT , ¿verdad? Y, por supuesto, la tercera opción es totalmente personalizable por vuestro equipo. Podéis crear vuestro propio panel de control, diseñarlo como queráis, y os ayudaremos a crearlo. Hablad con alguien de nuestro equipo y os ayudará. Ya tenemos un cliente que lo ha hecho todo por su cuenta, o quizá también haya contado con la ayuda del equipo de Open iT .

[6:39] Pues sí, tienes opciones, ¿no? Quizá te interese empezar primero con el panel de control de SAM Pro y luego ampliarlo con otro panel de control de Open iT más personalizado; y, por supuesto, la opción más flexible es crear el tuyo propio. Pero lo que quiero decir es que hables con nosotros y juntos encontraremos cuál es la mejor forma de importar los datos a ServiceNow. Vale. Bueno, pasemos a la demostración.

[7:07] Un momento. Voy a enseñaros cómo se ve ahora mismo en ServiceNow.

[7:20] Así pues, la primera opción, como ya he mencionado, es que, al instalar SAM Pro, dispondrás de un espacio de trabajo. Se trata de este, el espacio de trabajo de activos de software. Y, por supuesto, allí verás todas las demás visualizaciones, que no se limitan únicamente a ingeniería, sino que incluyen todas las demás relacionadas con tus soluciones SaaS u otras aplicaciones, como las aplicaciones empresariales. Pero si vas a… déjame mostrarte esto, «Análisis de activos de software», verás la página correspondiente a la licencia de ingeniería. Allí aparecerá el gasto total, sobre todo si has configurado la información de costes en ServiceNow. Como está disponible allí, el sistema puede conciliar esos datos —los datos de uso que enviamos a ServiceNow—, recopilarlos y conciliarlos con otra información. Así que dispondrás de la información sobre el gasto total y también sobre el ahorro potencial. El ahorro potencial que se muestra aquí se basa en el nivel máximo de uso, y además tienes la tasa de utilización y la relación entre licencias y usuarios. Ahí se ve el editor, el producto, el porcentaje de licencias utilizadas y también la relación entre licencias y usuarios. Por aquí se puede ver el uso de las licencias a lo largo del tiempo. Se puede observar cómo cambia, ¿verdad? La cantidad de licencias que tienes frente al uso. Por supuesto, puedes hacer clic en cualquiera de estos datos y se mostrarán los detalles, ¿verdad? Pero aquí tienes la visión general.

[8:58] También se envía información sobre los rechazos. Así que puedes ver, ya sabes, qué aplicación y qué productos tienen más rechazos o más incidentes de rechazo. Y luego tienes el resumen de la sesión del usuario y también los usuarios con más rechazos.

[9:15] Ahora bien, aparte de este panel de control, también podrás ver los datos en otras páginas, como la que te he mostrado. Además, aquí, en la sección «Discovery», tienes la lista de los servidores de licencias de ingeniería. Así que, ya sabes, puedes ver el estado, por ejemplo, si están activos o no. Se trata de datos de demostración. Por eso, como es lógico, lo tenemos marcado como «false».

[9:36] Pues sí, esto es lo que viene de serie con SAM Pro, más bien en cuanto al uso a nivel de producto. Y si esto es todo lo que instalas, tendrás que ir a Open iT para realizar más análisis. Pero, como mencioné hace un rato, si deseas un análisis más detallado a nivel de características, también puedes instalar este panel de control adicional que ponemos a tu disposición.

[10:07] Así pues, el primero es el producto. Mantenemos ese gasto total junto con los posibles ahorros. Pero hemos añadido algunas visualizaciones adicionales, como la utilización de las licencias, y nos gustaría enumerar las diferentes métricas de licencia y compararlas. Vale, puede que tengas licencias concurrentes, pero también puede que tengas un acuerdo de licencia por usuario designado, un token o quizá un modelo más basado en el consumo por usuario. Así que todos esos tipos de licencias o acuerdos de licencia que tengas aparecerán aquí.

[10:40] Y luego hay otra cosa, y esto es algo que a muchos de nuestros clientes también les gustaría saber, y es, ya sabes, cuál de mis productos es el que más incide en el coste total, ¿no? Pues bien, aquí, por ejemplo, veo que «Power Factory Base» es el que más incide; es el producto más caro que tengo en mi catálogo.

[11:04] Y luego también te interesaría analizar la economía unitaria de esta aplicación. Así que, en este caso, ¿cuál es el coste medio por usuario? Y es muy interesante porque puede que, en la cartera global, no sea la más cara, pero si lo analizas por usuario, puede resultar realmente cara desde ese punto de vista. Exacto, por ejemplo, ANSYS: aquí ocupa el tercer puesto en el ranking general, pero por usuario cuesta más que la segunda de mi lista.

[11:46] Así pues, si empezamos a recibir más demanda por parte de la comunidad de usuarios, cabe esperar que eso influya mucho en los costes totales. Por supuesto, hemos mantenido la tendencia de utilización. Como sabéis, se puede ver el máximo de uso frente al máximo disponible. Esto tendrá aún más sentido si se filtra por editor y por producto, y, por supuesto, aquí está la fecha. Es muy importante mostrar el periodo de tiempo.

[12:16] A continuación, seleccionamos a los usuarios más activos en función del tiempo transcurrido. Y también comparamos el uso activo con el inactivo por editor.

[12:28] Esto es el nivel de producto. Ahora bien, si queréis profundizar en el nivel de funciones, disponemos de un panel de control adicional para ello. Podéis ver las funciones principales según su utilización máxima. Así pues, esta es la lista de las más utilizadas según su nivel máximo. Pero eso también podría significar que, por ejemplo, el paquete ANSYS que vemos aquí acaba de alcanzar su límite máximo durante 5 minutos. No lo sabemos.

[12:54] Así que tienes la opción de, ya sabes, cambiar la agregación de «máximo» a «media». Y ahora ves que, de hecho, según la media, la utilización es solo del 78 % a partir de este momento.

[13:10] Exacto. También incorporamos un mapa de calor al panel de control. Es muy útil para analizar los patrones de uso. Así que, si en tu organización tienes un servidor local y esperas que el horario laboral sea, por ejemplo, de 8 a 4, y ves que en esta aplicación —que es una aplicación de diseño— se produce una salida de datos fuera del horario laboral, ya sabes, a las 12 de la madrugada, por ejemplo, entonces algo no va bien, quizá ahí, así que quizá quieras investigarlo. También es muy útil, ya que te ofrece información valiosa si gestionas una configuración global y te gustaría simular o ver cómo quedaría, ya sabes, porque en Open iT tenemos una forma de simular un acuerdo de licencia global sin modificarlo.

[14:08] Así que, si incorporamos esos datos también aquí, podrás ver cómo se representan en el mapa de calor.

[14:14] Por supuesto, los usuarios con mayor tiempo de uso y también los usuarios con mayor número de denegaciones. Ahora bien, todos estos datos se pueden analizar en profundidad, ¿verdad? Por ejemplo, en este caso, si quieres ver los detalles, solo tienes que hacer clic en uno de los gráficos y verás el uso máximo. Hemos visto que se ha alcanzado la utilización máxima, pero aquí, como sabes, la utilización máxima a veces baja a 40 o a 20 en diferentes fechas.

[14:47] Bueno, aparte de esto, hace un rato mencioné lo de importar los datos que necesitabas, solo para mostrarte cómo queda. Este es un ejemplo. Es un monitor de licencias. Muestra datos casi en tiempo real, ¿verdad? Allí veréis todas las licencias de los proveedores que tenéis, el editor, por supuesto, las características, el nombre del servidor, el daemon, ya sabéis, y también su estado, licencia, fecha de caducidad, etc., que también están disponibles en esta vista. Sí, esas son solo algunas de las opciones para visualizar los datos en este momento.

[15:27] Pero me gustaría volver a mi diapositiva para hablar de algo que considero realmente importante en este contexto, y es la normalización.

[15:43] Vale, creo que la normalización es un concepto fundamental en las aplicaciones de ingeniería, y creo que muchos de los que estáis aquí tenéis experiencia, ya sabéis, con programas como ANSYS.

[16:05] Tomemos este, «Electronics Desktop», como ejemplo, ¿vale? Este puede pertenecer a Prepost, HFSS o SIwave, ya sabes, e imagina que tienes licencias para estos tres productos, ¿vale? Y si utilizas «Electronics Desktop», la pregunta es: ¿qué producto has utilizado realmente? ¿Es este, este o este, ¿verdad? Dado que una característica puede asignarse a más de una aplicación, no podemos limitarnos a renombrarla con un nombre nuevo. Por eso, en Open iT contamos con esta solución consolidada, a la que llamamos «asignación de conjuntos de características». Gestiona la relación «muchos a muchos» de forma clara y precisa. En este momento, para garantizar que el uso se calcule correctamente, la normalización debe realizarse en una fase temprana del procesamiento de datos, no más tarde. Y eso es, por supuesto, algo que teníamos en mente cuando creamos la integración, ¿verdad? Resuelve la asignación de características a productos desde el principio, de modo que los informes de uso posteriores sean claros, coherentes y fiables.

[17:27] Ahora, para ilustrar mejor la importancia de la correspondencia de conjuntos de características, quiero citar este caso práctico real. Tenemos a un cliente que utiliza ANSYS, concretamente HFSS. Y ANSYS —en realidad, el proveedor— calculaba el uso basándose en medias, y según ese cálculo medio necesitaban 17 más. Pero, como mencioné en la diapositiva anterior, ya sabéis que no se puede limitar a hacer promedios porque podrían corresponder a productos diferentes. Así que hay aspectos que hay que tener en cuenta, algo que resuelve la asignación de conjuntos de características. Cuando lo hicimos, aplicamos nuestra asignación de conjuntos de características, nuestro propio algoritmo, y calculamos la eficiencia de las licencias de ejecución simultánea. Vimos que, en realidad, solo necesitaban siete para cubrir el 99 % del tiempo según el uso, lo que les supone este ahorro de costes. Así que me gustaría destacar lo importante que es realizar un cálculo adecuado de la concurrencia, llevar a cabo la asignación correcta y saber cuándo hacerlo.

[18:57] Pues sí, aquí he explicado por qué deberíamos realizar la normalización desde el principio y que Open iT lo gestiona muy bien. Quiero mostraros muy rápidamente cómo fluyen los datos. Vale.

[19:14] Así pues, aquí es donde se lleva a cabo la normalización. Creo que algunos de vosotros ya lo sabéis: recopilamos datos de diferentes fuentes. Procesamos los datos, realizamos la normalización y, a continuación, los enviamos a nuestra aplicación de integración; una vez recibidos, se activa la transformación y la conciliación con otras fuentes de datos. A partir de ahí, los datos estarán disponibles en el panel de control y también se integrarán con las diferentes acciones ya disponibles en ServiceNow. Este es, pues, el flujo de los datos.

[19:53] Ahora bien, hay otra cosa que también me gustaría mencionar. Otro punto clave que quiero destacar es el directorio compartido de activos de software. ¿Qué es y por qué es necesario? He estado hablando de la normalización y, para llevarla a cabo correctamente, necesitamos algún tipo de catálogo central que defina cuáles son los productos, qué contienen, qué características incluyen, qué ejecutables tienen, quién es el proveedor… ese tipo de información. En otras palabras, una especie de registro de productos. En el mundo de la ingeniería llevamos mucho tiempo buscando un catálogo de este tipo, pero la verdad es que no hemos encontrado ninguno que cubra nuestras necesidades específicas en el ámbito de la ingeniería. Hay muchos catálogos disponibles para aplicaciones empresariales, pero para la ingeniería es difícil encontrar uno. Así que decidimos crear el nuestro propio, y ese es el directorio compartido de activos de software que vemos aquí.

[20:50] Almacena información fundamental, como, ya sabes, el nombre del producto que puedes encontrar en la lista de precios. Eso incluye también el nombre de la editorial. También incluye otra información, como la disciplina o el flujo de trabajo. Te proporciona la información ejecutable. También incluimos allí algunos conocimientos que hemos adquirido; por ejemplo, cómo identificar si la aplicación está activa o no, qué tipo de métricas debemos tener en cuenta para determinar ese nivel de actividad. Y además hay información de clasificación, como el UNSPSC. Exacto. Así que sí, y este directorio, por supuesto, se amplía continuamente. Hemos creado un equipo que se encarga de mantenerlo y de seguir descubriendo más cosas.

[21:56] Bueno, vale, en resumen, estas son las cosas que me gustaría destacar. En primer lugar, SAM Pro, que funciona muy bien con aplicaciones empresariales, Open iT , y que funciona muy bien con aplicaciones de ingeniería. Esa es nuestra especialidad. Tenemos que integrarlas para ofrecer una mayor visibilidad a todas las partes interesadas, y de momento disponemos de tres formas de hacerlo. A modo de resumen, ya tenemos disponible este panel de control de SAM Pro. Tenemos un panel de control que podemos facilitar, está disponible en nuestro portal de clientes y, por supuesto, también podéis crear el vuestro propio. Podemos ayudaros con ello. Vale. Y, de hecho, creo que he aprovechado muy bien el tiempo y estamos abiertos a preguntas.

[22:52] Nix: Gracias, Malou, por ese análisis tan claro, perspicaz y profundo. Nos han llegado algunas preguntas estupendas. Así que pasemos a la ronda de preguntas y respuestas.

[23:00] En primer lugar, tenemos esta pregunta: ¿se trataba de informes predeterminados de ServiceNow, como el mapa de calor, o de un complemento de Open iT implementado en ServiceNow?

[23:12] Malou: Sí. Es un complemento. Vale, voy a volver a explicarlo. La configuración predeterminada de SAM Pro se centra más en la información a nivel de producto.

[23:32] Así que esto es lo que viene de serie, ¿no? Se centra más en el nivel del producto. La idea es, en realidad, conciliarlo con la información sobre costes. Y el mapa de calor es una función adicional que ofrecemos. Vale, de hecho estamos intentando publicarlo ahora mismo. Pero ya está disponible a través del portal de clientes que tenemos. Esperamos poder publicarlo pronto también en la aplicación, en la tienda. Ah, se me olvidaba mencionar que la aplicación de la tienda está aquí.

[24:10] Así que, si buscas « Open iT » o«LicenseAnalyzer™», verás la aplicación de integración. Gracias. Espero haber respondido a la pregunta. La respuesta era «no». Es algo adicional. El mapa de calor es algo adicional.

[24:23] Nix: Genial. Gracias, Malou. Pasemos a la siguiente pregunta. ¿Existen requisitos adicionales en materia de licencias o costes para utilizar la aplicación integradora « Open iT »?

[24:33] Malou: Sí. Buena pregunta. Por parte de Open iT , no hay cargos adicionales. Como ves aquí, es gratis y el precio es «gratis». En cuanto a ServiceNow, creo que si tienes SAM Pro, por lo general no hay ningún problema. Pero creo que lo mejor es que lo compruebes con tu gestor de cuentas de ServiceNow para ver si se necesita alguna licencia adicional.

[25:02] Nix: Genial. También tenemos aquí otra pregunta. Nos dan las gracias por la estupenda presentación. Su pregunta es cómo establecer una proporción como 1:7 o 1:5. ¿Cuál es una proporción adecuada para el uso de las licencias?

[25:27] Malou: Ah, el uso de licencias por usuario. Pues depende, ¿no? Si, por ejemplo, compartes licencias simultáneas, creo que depende. Por lo que hemos visto, la proporción suele ser de una a cuatro licencias por usuario, pero también por eso el coste es importante, ¿verdad? Y esto es algo que también hacemos nosotros. Espero que nuestro experto te haya ayudado con eso, porque disponemos de unos informes que, basándonos en el coste, nos permiten decir —¿cómo se llama esto?— que tiene sentido que, por ejemplo, te resulte más barato tener licencias concurrentes porque las comparten cuatro usuarios en lugar de un solo usuario designado. Así que creo que depende, pero es muy útil poder disponer de los datos de costes y simularlo en función del uso, porque tenemos informes que te muestran cuántas licencias tendrías con un modelo de usuario designado, cuántas con un modelo por host o por usuario distinto, y cuántas necesitarías con usuarios simultáneos. Exacto, así que si puedes obtener todo este tipo de informes y luego comparar el coste, ya sabes, podrías saber cuál es la mejor proporción en función del coste.

[27:00] Nix: Gracias, Malou. Y, por último, ¿con qué frecuencia se sincronizan los datos? ¿Se puede ajustar esa frecuencia?

[27:10] Malou: Sí. Vale. Entonces, una vez configurado, los datos se transfieren automáticamente una vez al día, es decir, a diario. Y sí, puedes cambiar la frecuencia, pero en la mayoría de los casos con una vez al día es suficiente.

[27:29] Nix: Gracias, Malou. Y creo que con esto damos por concluida nuestra sesión de preguntas y respuestas. Gracias de nuevo, Malou, por tus respuestas tan esclarecedoras.

[27:39] Antes de terminar, un breve recordatorio. Esta sesión se ha grabado y pronto recibiréis la grabación por correo electrónico. También podéis encontrarla en nuestra página de seminarios web bajo demanda en openit.com.

[27:51] Junto a las grabaciones de los seminarios web encontrarás un enlace a nuestra encuesta. Envíanos tus comentarios y cualquier tema que te gustaría que tratáramos. Además, tenemos previsto otro seminario web con Optimal, uno de nuestros socios, sobre cómo sacar partido al valor oculto mediante la gestión de activos de software. Solo tienes que escanear el código QR que aparece en tu pantalla o visitar la sección de recursos y seminarios web de nuestra página web. Si deseas descubrir cómo Open iT y ServiceNow SAM Pro pueden ayudarte a optimizar la gestión de licencias en tu organización, te ofrecemos una consulta gratuita de 30 minutos con uno de nuestros asesores de soluciones empresariales.

[28:24] Si ya eres cliente de Open iT , ponte en contacto con tu gestor de cuentas para recibir asistencia personalizada o conocer los siguientes pasos a seguir.

[28:32] Gracias de nuevo por acompañarnos hoy. Soy Nix y nos vemos en el próximo seminario web.

[28:39] Malou: Gracias.