3 clés pour une négociation réussie avec les fournisseurs
Tous ceux qui participent à des négociations de plusieurs millions de dollars avec des fournisseurs de logiciels savent que la préparation commence bien avant que les accords de licence ne soient renouvelés.
En l'absence d'informations appropriées sur les besoins réels des entreprises, celles-ci s'exposeraient à des achats excessifs ou à des dépenses pour des produits et des services inutiles.
Il est donc essentiel de disposer des bonnes informations avant les négociations et de les utiliser correctement au cours de celles-ci.
Mais de quelles informations essentielles les négociateurs ont-ils besoin ?
Et comment les obtiennent-ils ?
Utilisation réelle
L'une des informations les plus importantes dont les négociateurs ont besoin est le nombre de licences qu'ils doivent acheter pour chaque application ou paquet.
Toutefois, se contenter de demander à chaque service combien de licences il aurait besoin et additionner ensuite les chiffres fournis est la manière la plus inefficace d'obtenir cette information, car chaque service a tendance à surestimer ses besoins réels, ce qui aboutit à un total bien supérieur aux besoins réels de l'ensemble de l'entreprise.
La meilleure façon d'obtenir cette information est de recourir à un logiciel de mesure de l'utilisation.
Déterminez l'utilisation active réelle pour l'ensemble de l'entreprise et ventilez-la par département.
Consultez le nombre maximum de licences utilisées simultanément et voyez si l'entreprise peut fonctionner efficacement avec moins de licences.
Allez plus loin en prévoyant la croissance (ou la baisse) de l'utilisation des licences au cours des prochains mois à l'aide des données historiques d'utilisation.
Prévoir si l'entreprise aura besoin de licences supplémentaires ou si elle pourra continuer à fonctionner efficacement avec le même nombre de licences, voire moins.
Catégories d'utilisateurs
Les fournisseurs regroupent souvent certaines fonctions et applications et ne fournissent qu'une seule licence pour l'ensemble.
Malheureusement, certains utilisateurs n'utilisent qu'une ou deux de ces fonctions, et la licence finit donc par être utilisée de manière inefficace.
Il serait très avantageux pour l'entreprise de classer les utilisateurs dans différentes catégories en fonction de leur utilisation des logiciels et des types de licences qui conviendraient le mieux à chacun d'entre eux.
Par exemple, si l'utilisateur A n'utilise que l'application 1 et l'application 2 pendant toutes ses heures de travail, il peut être préférable de lui fournir des licences d'utilisateur nommé pour ces applications spécifiques.
Si les utilisateurs B et C utilisent principalement des fonctionnalités de l'ensemble 1, ils sont comptés dans cette catégorie. Et si les utilisateurs D, E et F utilisent des fonctionnalités à la fois de l'ensemble 1 et de l'ensemble 2, ils sont comptés dans ces catégories.
En classant avec précision les utilisateurs selon les types de licences appropriés, l'entreprise serait en mesure de maximiser ses investissements en logiciels.
Types de licences
Les fournisseurs proposent une pléthore de méthodes et d'accords de licence, ce qui peut constituer un véritable casse-tête pour de nombreux gestionnaires de logiciels.
Cependant, avec les bons outils, les entreprises peuvent réellement tirer parti de ces différentes offres.
Souvent, les entreprises choisissent de n'acheter qu'un seul type de contrat afin de simplifier les choses au maximum.
Mais la simplicité n'est pas toujours synonyme d'efficacité. Parfois, trouver la bonne combinaison de LAN, WAN et d'accords de licence pour utilisateurs nommés peut s'avérer être la solution la plus rentable pour une entreprise.
Il serait très utile de pouvoir simuler diverses combinaisons de ces différents accords de licence et de voir ce qui correspondrait le mieux aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Obtenir les informations nécessaires
Toutes les informations critiques ci-dessus et bien d'autres encore commencent par la collecte de données d'utilisation pour une négociation réussie avec le fournisseur.
Grâce à un traitement, une analyse et une présentation appropriés des données, les données d'utilisation brutes peuvent être transformées en un outil de négociation de logiciels des plus efficaces.
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