Déclaration de confidentialité

Nous ne collectons des données personnelles que si cela est nécessaire pour fournir nos produits ou services, remplir nos objectifs commerciaux légitimes et/ou nous conformer aux lois et réglementations en vigueur. En fonction de votre relation avec l'Open iT, nous collectons et traitons vos données personnelles comme suit :

• Produits et services Open iT - coordonnées et identifiants de connexion aux fins principales suivantes : conclure et exécuter des accords avec vous ou votre organisation ; fournir une assistance et des outils pour activer des licences et demander une assistance ; gérer et exécuter des commandes ; déployer et fournir des produits et services ; effectuer des contrôles de qualité ; exploiter et fournir un accès aux portails clients et aux services de gestion hébergés ; consulter ; développer et améliorer nos produits et services ; et assurer la conformité avec les exigences réglementaires.

• Opérations financières - coordonnées, dossiers de bonne réputation et autres informations pertinentes (par exemple, des informations provenant de ressources accessibles au public) aux fins principales suivantes : fournir des services de location, de prêt et d'autres services financiers ; lancer le processus d'approbation de crédit et faciliter l'achat et la revente de logiciels ; et satisfaire aux exigences requises pour le respect de la réglementation.

• Ventes et marketing - coordonnées, informations d'identification, profil, rôle et préférences, identifiants de connexion, informations sur les activités numériques et autres informations pertinentes (par exemple, des informations provenant de sources accessibles au public) aux fins principales suivantes : ventes et marketing, y compris le démarchage téléphonique/par courrier électronique ; publicité ; création et diffusion d'annonces et d'offres ciblées ; réalisation de campagnes de marketing ; gestion des contacts et des préférences ; génération de pistes et d'opportunités ; organisation et gestion de webinaires, de salons professionnels et d'événements ; et interactions avec les médias sociaux.

• Outils de collecte de données en ligne - informations sur l'activité numérique aux fins principales suivantes : permettre une utilisation efficace de nos sites web, produits et services ; collecter des statistiques pour optimiser la fonctionnalité de nos sites web, produits et services ; améliorer l'expérience des utilisateurs et leur fournir un contenu adapté à leurs intérêts ; et améliorer les campagnes de marketing et de publicité.

• Forums et enquêtes en ligne - coordonnées, identifiants de connexion, commentaires et réactions aux fins principales suivantes : dialogue avec des partenaires et des fournisseurs dans le cadre de forums en ligne ; réalisation d'enquêtes de satisfaction et d'engagement des clients.

• Programmes des partenaires et des fournisseurs - coordonnées de contact aux fins principales suivantes : gestion des relations avec les partenaires et les fournisseurs ; engagement et fourniture de produits et de services aux clients, auquel cas nous pouvons recevoir des données à caractère personnel directement de votre part ou de la part de nos partenaires.

• Formation et éducation - coordonnées pour l'objectif principal d'organiser des formations et des programmes d'éducation pour les clients, les partenaires et les fournisseurs.

• Programmes de protection de la marque - coordonnées, identifiants de connexion et autres informations pertinentes (par exemple, des informations provenant de sources accessibles au public) dans le but principal de mener des enquêtes sur la fraude, la conformité, le vol et/ou la contrefaçon liés aux produits Open iT.

• Sécurité et authentification - coordonnées, informations d'identification et images de vidéosurveillance aux fins principales suivantes : assurer la sécurité du personnel et des locaux de l'Open iT ; identifiants de connexion, protéger le réseau de l'Open iT et d'autres actifs numériques ; permettre l'accès à des zones restreintes et à des actifs d'information et protéger les données personnelles d'un accès non autorisé.

• Demandes de renseignements et plaintes - coordonnées et informations incluses dans les demandes de renseignements et les plaintes.

Sites Internet et fonctionnalités de médias sociaux non Open iT. Les sites ou services de l'Open iT peuvent fournir des liens vers des applications, produits, services ou sites Internet de tiers pour votre commodité ou votre information. Nous pouvons également fournir des fonctionnalités de médias sociaux qui vous permettent de partager des informations avec vos réseaux sociaux et d'interagir avec l'Open iT sur divers sites de médias sociaux. L'Open iT ne contrôle pas les sites tiers ni leurs pratiques en matière de protection de la vie privée et nous n'approuvons pas les sites tiers et ne faisons aucune déclaration à leur sujet. Les données personnelles que vous choisissez de fournir à ces tiers ou qui sont collectées ou partagées par ces derniers ne sont pas couvertes par la présente Déclaration de Confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site avec lequel vous interagissez avant d'autoriser la collecte et l'utilisation de vos données personnelles.

L'Open iT ne vend pas, ne loue pas ou ne donne pas en crédit-bail des données à caractère personnel à des tiers, sauf dans les cas décrits dans la présente déclaration de confidentialité. Nous pouvons partager et/ou divulguer vos données personnelles comme suit :

Divulgation au sein du groupe d'entreprises Open iT. Open iT a son siège en Norvège et opère dans le monde entier. L'Open iT peut divulguer vos données personnelles si nécessaire au sein du groupe de sociétés de l'Open iT en relation avec la façon dont nous utilisons vos données personnelles.

Divulgation à des tiers. Open iT fait appel à des fournisseurs et prestataires de services pour gérer ou soutenir ses opérations commerciales, fournir des services professionnels, livrer des produits, des services et des solutions clients et pour aider Open iT dans ses initiatives de marketing et de communication commerciale. Ces tiers peuvent recevoir et traiter vos données à caractère personnel selon des instructions appropriées, dans la mesure où cela est nécessaire pour soutenir et faciliter la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel. Les fournisseurs et prestataires de services sont tenus par contrat de garder confidentielles et sécurisées les informations qu'ils traitent pour le compte de l'Open iT et ne peuvent les utiliser à d'autres fins que l'exécution des services qu'ils fournissent à l'Open iT.

Lorsque l'Open iT s'engage avec des partenaires, des revendeurs et/ou des distributeurs dans le cadre de ses activités commerciales, l'Open iT peut leur communiquer vos données personnelles afin de faciliter la vente et la livraison de ses produits et services. Les partenaires, revendeurs et/ou distributeurs sont tenus par contrat de garder confidentielles et sécurisées les informations reçues de l'Open iT et ne peuvent les utiliser qu'aux fins précitées, sauf autorisation contraire de votre part ou des lois et règlements applicables.

Sauf dans les cas décrits dans la présente déclaration de confidentialité, l'Open iT ne partagera pas vos données personnelles avec des tiers sans votre autorisation, sauf dans les cas suivants :

(i) répondre aux demandes d'information dûment autorisées de la police et des autorités gouvernementales ;
(ii) se conformer à la loi, à la réglementation, à une citation à comparaître ou à une décision de justice ;
(iii) faire respecter/protéger les droits et les propriétés de l'Open iT ; ou
(iv) protéger les droits ou la sécurité personnelle de l'Open iT, de ses employés et des tiers, ou utiliser la propriété de l'Open iT lorsque cela est autorisé, et dans chaque cas conformément à la loi applicable.

Il peut arriver que, pour des raisons stratégiques ou d'autres raisons commerciales, Open iT décide de vendre, d'acheter, de fusionner ou de réorganiser d'une autre manière ses activités dans certains pays. Une telle transaction peut impliquer la divulgation de données à caractère personnel à des acheteurs potentiels ou réels, ou la réception de données de la part des vendeurs. L'Open iT a pour pratique de rechercher une protection contractuelle appropriée pour les données à caractère personnel dans ce type de transactions.

Open iT peut transférer vos données personnelles si nécessaire au sein du groupe de sociétés Open iT et à d'autres tiers. Les destinataires peuvent être situés dans des pays qui n'offrent pas le même niveau de protection des données que le pays dans lequel vous vous trouvez. L'Open iT prendra des mesures pour s'assurer que les données à caractère personnel que nous transférons sont protégées de manière adéquate, comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données. Lorsque la législation locale l'exige, nous vous demanderons votre consentement pour transférer vos données à caractère personnel.

Transferts au sein du groupe de sociétés Open iT. L'Open iT a conclu un accord intra-entreprise sur le transfert et le traitement des données à caractère personnel au sein du groupe d'entreprises de l'Open iT. Open iT s'assure que les données à caractère personnel de l'EEE transférées et traitées par les sociétés Open iT en dehors de l'EEE sont protégées de manière adéquate conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Transferts à des tiers. En ce qui concerne les transferts à des tiers situés dans des pays qui n'offrent pas un niveau adéquat de protection des données, Open iT prendra les mesures de protection appropriées.

QUI EST UN TIERS EXTERNE

En ce qui concerne le système de gestion de la sécurité de l'information de l'Open iT, un tiers externe est défini comme toute société, entité juridique ou personne qui ne fait pas partie de l'Open iT.

Pour les sociétés et les personnes morales, il s'agit de toute société et/ou personne morale qui n'est pas détenue ou contrôlée directement ou indirectement par l'Open iT. Et pour les personnes, il s'agit de toute personne, agissant en son nom propre, qui n'est pas liée à l'Open iT en tant qu'employé, directeur général ou membre du conseil d'administration.

LORSQUE LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT MANIPULÉES/TRAITÉES PAR UN TIERS EXTERNE

Les situations dans lesquelles des données à caractère personnel peuvent être traitées par des tiers externes peuvent varier considérablement. Il s'agit notamment de toute situation dans laquelle un tiers externe.. :

• l'accès aux données à caractère personnel de l'Open iT, même s'ils n'ont aucun droit ou possibilité de modifier les données à caractère personnel,
• la collecte de données à caractère personnel pour le compte de l'Open iT (par exemple, dans le cadre d'activités de recrutement),
• modifier, utiliser, analyser, divulguer, partager ou transférer des données à caractère personnel au nom de l'Open iT,
• fournir des installations de stockage (par exemple des serveurs d'hébergement) pour les données à caractère personnel de l'Open iT,
• l'exécution de processus commerciaux externalisés spécifiques pour le compte de l'Open iT, par exemple la paie, le recrutement, les enquêtes, les ressources humaines ou autres, et
• l'administration et/ou la maintenance de systèmes informatiques, de solutions en nuage pour le compte d'Open iT.

Open iT peut vous fournir des informations qui complètent nos produits et services et/ou des communications sur nos nouveaux produits, services et offres. Si vous ou votre organisation avez acheté nos produits ou services, vous pouvez recevoir des alertes, des mises à jour de logiciels ou des réponses à des demandes de support qui font partie de nos produits et services. Si vous choisissez de recevoir les communications de l'Open iT, vous pouvez également choisir de vous abonner pour recevoir des bulletins d'information et des publications spécifiques. Dans certains cas, vous pouvez également choisir de recevoir les informations et les communications par e-mail, par téléphone ou par courrier.

Si votre demande d'exclusion ou de désinscription n'a pas été résolue en temps voulu, veuillez contacter le délégué à la protection des données de l'Open iT en indiquant votre nom, vos coordonnées et la description des communications que vous ne souhaitez plus recevoir de la part de l'Open iT.

Veuillez noter que ces options ne s'appliquent pas aux communications relatives à l'administration des commandes, des contrats, de l'assistance, des avertissements sur la sécurité des produits ou d'autres avis administratifs et transactionnels, lorsque l'objectif principal de ces communications n'est pas de nature promotionnelle.

Comment l'Open iT utilise les outils de collecte automatique de données. Les sites web de l'Open iT peuvent utiliser des cookies, des balises web et d'autres technologies similaires (collectivement, les Outils de Collecte Automatique de Données), pour mémoriser les données de connexion, collecter des statistiques afin d'optimiser les fonctionnalités du site, améliorer votre expérience d'utilisateur et fournir un contenu adapté à vos centres d'intérêt.

Des cookies peuvent également être utilisés lorsque vous partagez des informations à l'aide d'un bouton de partage de médias sociaux sur nos sites web. Le réseau social enregistrera votre action et pourra utiliser ces informations pour vous envoyer des publicités ciblées. Les types de cookies utilisés par ces sociétés et la manière dont elles utilisent les informations sont régis par leurs politiques de confidentialité.

Lorsque vous saisissez vos coordonnées dans un formulaire sur un site web de l'Open iT afin de vous abonner à un service, de télécharger un livre blanc ou de demander des informations sur les produits et services de l'Open iT, vos coordonnées peuvent être stockées dans un cookie sur votre appareil. Ces informations peuvent ensuite être consultées lors de visites ultérieures sur les sites Internet de l'Open iT, ce qui nous permet de suivre et d'enregistrer les sites que vous avez visités et les liens sur lesquels vous avez cliqué afin de mieux personnaliser votre expérience en ligne et les communications futures de l'Open iT.

Si vous choisissez de recevoir des courriers électroniques de marketing ou des lettres d'information de l'Open iT, nous pouvons savoir si vous avez ouvert ces messages et si vous avez cliqué sur les liens contenus dans ces messages grâce à l'utilisation de balises web et d'URL personnalisées intégrées dans ces communications. Cela permettra à l'Open iT de mieux personnaliser les communications futures et de limiter ces communications aux sujets qui vous intéressent.

Choix concernant la collecte automatique de données et le suivi en ligne. Bien que les sites web de l'Open iT ne reconnaissent pas à l'heure actuelle les signaux automatisés des navigateurs concernant les mécanismes de suivi, tels que les instructions " ne pas suivre ", vous pouvez généralement exprimer vos préférences en matière de confidentialité concernant l'utilisation de la plupart des cookies et des technologies similaires par l'intermédiaire de votre navigateur web. Dans la plupart des cas, vous pouvez configurer votre navigateur de manière à ce qu'il vous avertisse avant que vous ne receviez un cookie, vous donnant ainsi la possibilité de l'accepter ou non. Vous pouvez aussi généralement configurer votre navigateur pour qu'il désactive les cookies. Toutefois, étant donné que les cookies vous permettent de profiter de certaines fonctions de nos sites web, nous vous recommandons de les laisser activés. Si vous bloquez, désactivez ou rejetez nos cookies, certaines pages web peuvent ne pas s'afficher correctement ou vous ne pourrez pas, par exemple, utiliser les services du site web qui exigent que vous vous identifiiez.

Certains de nos sites web peuvent utiliser des cookies Google Analytics. Les informations collectées par les cookies de Google Analytics seront transmises et stockées par Google sur des serveurs situés aux États-Unis d'Amérique, conformément à ses pratiques en matière de confidentialité. Pour obtenir une vue d'ensemble de la protection de la vie privée chez Google et de son application à Google Analytics, consultez le site https://www.google.com/policies/privacy/. Vous pouvez désactiver le suivi par Google Analytics en visitant https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Open iT s'efforce de conserver l'exactitude de vos données personnelles. Nous avons mis en place des technologies, des processus de gestion et des politiques pour aider à maintenir l'exactitude des données. Conformément aux lois applicables, l'Open iT fournit aux individus un accès raisonnable aux données personnelles qu'ils fournissent à l'Open iT et la possibilité raisonnable de les examiner et de les corriger.

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prendrons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos données personnelles. L'accès, la mise à jour ou la suppression de vos données peut nécessiter une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement (passeport ou permis de conduire) et une preuve de résidence (par exemple, copie d'une facture de services publics, d'une facture de téléphone ou d'une preuve de résidence délivrée par le gouvernement). Pour consulter et mettre à jour les données personnelles que vous avez fournies directement à l'Open iT, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l'Open iT.

L'Open iT prend au sérieux la confiance que vous lui accordez pour protéger vos données personnelles. Afin de protéger vos données personnelles contre la perte, l'utilisation, l'accès ou la divulgation non autorisés, l'Open iT utilise des procédures physiques, techniques et administratives raisonnables et appropriées pour sauvegarder les informations que nous collectons et traitons.

Lors de la collecte ou du transfert d'informations sensibles, nous utilisons une série de technologies et de procédures de sécurité supplémentaires pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. Les données personnelles que vous nous fournissez sont stockées sur des systèmes informatiques verrouillés dans des installations contrôlées dont l'accès est limité. L'accès à vos informations est limité aux employés d'Open iT ou aux tiers autorisés qui ont besoin de connaître ces informations afin de les traiter pour nous, et qui sont soumis à des obligations de confidentialité strictes. Lorsque nous transmettons des informations sensibles sur Internet, nous les protégeons par l'utilisation d'un système de cryptage, tel que Transport Layer Security (TLS), Internet Protocol Security (IPSec) ou Secure Socket Layer (SSL).

En règle générale, nous conservons les données à caractère personnel pendant la durée de toute relation contractuelle et, dans la mesure où les lois applicables le permettent, après la fin de cette relation, aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente déclaration de confidentialité, pour protéger l'Open iT contre les actions en justice et pour gérer notre entreprise. Lorsque nous n'avons plus besoin d'utiliser les données personnelles, nous les supprimons de nos systèmes et dossiers ou prenons des mesures pour les rendre anonymes, sauf si nous devons les conserver plus longtemps pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur nos politiques de conservation des données, veuillez contacter le délégué à la protection des données de l'Open iT.

Nos pratiques en matière de confidentialité sont alignées sur les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Si vous êtes situé dans l'Union européenne (UE), l'Espace économique européen (EEE) ou la Suisse, ces informations supplémentaires peuvent être pertinentes et applicables pour vous.

Responsables du traitement. Les sociétés du Groupe Open iT peuvent agir en tant que responsables du traitement de vos données à caractère personnel pour le traitement des données à caractère personnel décrit dans la présente Déclaration de confidentialité. Vous pouvez trouver la liste actualisée des sociétés du Groupe Open iT en cliquant ici. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur l'entité de l'Open iT qui agit en tant que responsable du traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données de l'Open iT.

Délégué à la protection des données. Open iT a désigné un délégué à la protection des données (DPD) afin de se conformer au GDPR. Vous pouvez contacter le DPD en remplissant le formulaire disponible ici ou en écrivant à :

OPEN IT NORGE AS
Office of Legal & Administrative Affairs - ATTENTION DATA PROTECTION OFFICER
Karoline Kristiansens v. 5
N-0661 Oslo, Norvège
Téléphone : +47 22 20 40 50 +47 22 20 40 50

Base juridique du traitement des données à caractère personnel. Nous traitons vos données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :

• Intérêt légitime. Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel si cela est nécessaire pour poursuivre nos intérêts commerciaux légitimes (à condition que les intérêts ou les droits des personnes concernées ne l'emportent pas). En particulier, pour gérer, développer et améliorer nos produits et services ; soutenir nos clients et nos opérations de vente ; protéger notre personnel et nos actifs ; communiquer des informations qui complètent nos produits et services et assurer la conformité avec les lois et règlements.

• Exécution d'un accord. Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour conclure ou exécuter des accords avec vous ou vos organisations, y compris pour fournir et gérer nos produits et services et permettre à nos clients d'utiliser nos produits, services et outils d'assistance.

• Obligation légale. Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel pour nous conformer aux lois et réglementations applicables, pour établir ou exercer nos droits légaux. Par exemple, en relation avec des réclamations légales, à des fins de conformité, de réglementation et d'enquête.

• Consentement. Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel lorsque vous avez donné votre consentement. En particulier, lorsque nous ne pouvons pas nous appuyer sur une autre base juridique ou que nous sommes tenus par la loi de demander votre consentement dans le cadre de certaines de nos activités de vente et de marketing, d'outils de collecte de données en ligne ou d'enquêtes. A tout moment, vous avez le droit de retirer votre consentement en modifiant vos choix de communication, en vous désabonnant des communications de l'Open iT ou en contactant le délégué à la protection des données de l'Open iT.

Vos droits concernant vos données à caractère personnel. Vous avez les droits suivants

• Demander l'accès ou des copies des données à caractère personnel qu'Open iT traite à votre sujet ;

• Rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;

• supprimer vos données à caractère personnel, sauf exception. Par exemple, il se peut que nous devions conserver vos données personnelles pour nous conformer à une obligation légale ;

• restreindre le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. Par exemple, si vous contestez l'exactitude de vos données personnelles, vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles le temps de vérifier l'exactitude de vos données personnelles ;

• la portabilité des données, dans certaines circonstances. Par exemple, vous pouvez nous demander de transmettre certaines de vos données personnelles à une autre organisation si le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat ;

• S'opposer au traitement de vos données personnelles, dans certaines circonstances. Par exemple, vous pouvez vous opposer au marketing direct, y compris à l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de profilage pour le marketing direct, ou lorsque nous traitons vos données à caractère personnel parce que nous avons un intérêt légitime à le faire.

Ces droits peuvent être limités dans certaines situations, par exemple lorsque l'Open iT peut démontrer que l'Open iT a une obligation légale ou un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter en remplissant le formulaire disponible ici ou en écrivant au DPD à l'adresse indiquée dans la section Délégué à la protection des données ci-dessus.

Plainte auprès d'une autorité de contrôle. Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint le GDPR, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle dans le pays où vous vivez ou travaillez, ou dans lequel vous estimez que les règles de protection des données ont été enfreintes.

Si l'Open iT traite vos données personnelles pour le compte d'un client de l'Open iT, nous transmettrons, dans un premier temps, votre plainte à notre client pour qu'il la traite.

Votre avis nous intéresse. Si vous avez des questions sur notre déclaration de confidentialité, des préoccupations ou des plaintes concernant la collecte et l'utilisation de vos données personnelles ou si vous souhaitez signaler une éventuelle violation de votre vie privée, veuillez contacter le délégué à la protection des données de l'Open iT ou nous écrire à l'adresse appropriée ci-dessous. Nous traiterons vos demandes et plaintes de manière confidentielle. Notre représentant vous contactera dans un délai raisonnable après réception de votre plainte afin de répondre à vos préoccupations et de vous présenter les options possibles pour les résoudre. Nous nous efforcerons de faire en sorte que votre plainte soit résolue de manière opportune et appropriée.

Canada, Amérique latine et États-Unis :

OPEN IT, INC.
Office of Legal & Administrative Affairs - ATTENTION DATA PROTECTION OFFICER
Deux Park Ten Place
16300 Katy Freeway
Houston, TX 77094
Téléphone : 281-599-3400
Fax : 707-760-4575

EMEA

OPEN IT NORGE AS
Office of Legal & Administrative Affairs - ATTENTION DATA PROTECTION OFFICER
Karoline Kristiansens v. 5
N-0661 Oslo, Norvège
Téléphone : +47 22 20 40 50 +47 22 20 40 50

APAC

OPENIT PHILIPPINES, INC.
Office of Legal & Administrative Affairs - ATTENTION DATA PROTECTION OFFICER
Boulevard Doña Aurora
Gulang-Gulang
Lucena City 4301
Philippines
Tel : +63 42 710 8566