Alors que l'empressement initial à se conformer aux obligations gouvernementales en matière de travail à domicile commence à se calmer, les gestionnaires d'actifs pourraient vouloir se concentrer à nouveau, avec une diligence accrue, sur l'inventaire des actifs informatiques.
Alors que la vision du fonctionnement des organisations dans la "nouvelle normalité" est encore en cours de définition, l'impact significatif de la COVID-19 sur les besoins immédiats de l'organisation a nécessité de nouvelles approches sur la manière de gérer les décisions plus urgentes en matière d'inventaire à court terme.
Dans un effort pour créer une main-d'œuvre productive en FMH, les organisations ont connu une augmentation immédiate des coûts de matériel et de logiciel.
Et même si la transition est achevée, les employés peuvent avoir trouvé des équipements ou des technologies supplémentaires pour maintenir leur productivité, ce qui entraîne des coûts supplémentaires, souvent sans avoir contacté le service informatique.
En outre, compte tenu de la récession économique actuelle, on peut s'attendre à ce que les fournisseurs augmentent leurs efforts en matière d'audit de conformité. Toutes les organisations insistant sur la nécessité de réduire les coûts et de préserver les liquidités disponibles, les gestionnaires de parc informatique doivent faire leur part pour être prêts.
Voici quelques éléments à prendre en compte par les entreprises pour leur liste de contrôle de l'inventaire :
Réduction des effectifs à court et à long terme
L'organisation a-t-elle connu des licenciements ou des suppressions de postes ? En fonction de la durée de la réduction du personnel, il peut être utile d'évaluer les licences logicielles déployées.
Récupérer les licences orphelines et les réaffecter peut aider l'organisation à réaliser des économies immédiates. Des gains à plus long terme peuvent être obtenus en réduisant complètement le nombre de licences disponibles.
Envisager d'éventuelles redondances d'applications
Recherchez les différents logiciels qui remplissent une fonction similaire et déterminez si certains d'entre eux peuvent être retirés.
Si plusieurs outils de collaboration sont utilisés, tels que Teams, GoToMeeting, WebEx ou même Zoom, déterminez lequel est le plus couramment utilisé ou le plus rentable, et envisagez de supprimer les redondances inutiles.
Éliminer les applications non essentielles
Dans certains cas, à mesure que les conditions de travail évoluent, il se peut que certaines applications ne soient plus du tout utilisées, soit en raison d'un changement ou d'une suppression de fonction, soit parce qu'une application a été remplacée par une solution équivalente, traditionnelle ou basée sur l'informatique en nuage.
Le moment est venu de récupérer ces applications inutilisées alors qu'elles sont le moins utilisées.
Maîtriser la prolifération des SaaS
Au début de la pandémie, les organisations se sont précipitées, des achats hors budget ont été effectués pour couvrir les besoins immédiats, et l'utilisation de multiples applications SaaS a augmenté du jour au lendemain.
Lorsque les dépenses liées à la crise ralentissent, c'est le moment idéal pour optimiser les besoins en licences achetées et potentielles à court terme, et pour traiter les achats de licences mensuelles non utilisées, ce qui permet d'économiser des fonds budgétaires cruciaux.
Le moment est venu
Selon Gartner, il est urgent de réduire les coûts dans une perspective à plus court terme.
"Recherchez les coûts qui peuvent être influencés immédiatement. Pensez ici en termes d'impact en cours d'année. Éliminez, réduisez ou suspendez les éléments qui auront un impact dans un, six ou même neuf mois, et non dans plusieurs années."
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