Au-delà de la gestion traditionnelle des actifs logiciels, l'optimisation des licences logicielles constitue la justification commerciale la plus immédiate de l'acquisition d'outils avancés de gestion des logiciels d'ingénierie.
Toutefois, il s'agit d'un processus continu qui doit toujours commencer par une compréhension totale de l'utilisation réelle de vos licences logicielles.
La complexité des droits d'utilisation des logiciels et des environnements informatiques des entreprises internationales augmentant, il devient de plus en plus difficile de déterminer l'utilisation réelle des licences.
Il faut tenir compte de la véritable simultanéité de l'utilisation sur différents fuseaux horaires.
Une distinction doit être faite entre l'utilisation active et inactive des licences. Le comportement de l'utilisateur doit être examiné. Et de nombreux autres facteurs doivent être pris en compte avant de pouvoir déterminer l'utilisation réelle des licences.
Voici cinq rapports qui pourraient vous aider à mieux connaître l'utilisation réelle des licences de votre entreprise.
I. Vue d'ensemble de l'entreprise
Une vue d'ensemble de l'entreprise donne un aperçu de l'utilisation totale des licences pour toutes les applications logicielles dans l'ensemble de l'entreprise.
Une comparaison rapide entre le nombre maximum de licences disponibles et le nombre maximum de licences utilisées simultanément donnerait une idée des besoins réels en matière de licences.
L'examen du nombre maximum de licences utilisées et sa comparaison avec le temps total écoulé peuvent montrer quelles applications sont fréquemment consultées et lesquelles sont utilisées pendant des périodes plus longues.
La prise en compte du nombre d'utilisateurs distincts et du nombre de refus pourrait indiquer la popularité de l'application.
La comparaison entre le nombre d'utilisateurs distincts et le nombre maximal de licences utilisées peut mettre en évidence des problèmes potentiels de comportement des utilisateurs.
Cependant, les aperçus d'entreprise ne peuvent pas tout dire. Pour cela, nous devons approfondir et décomposer l'information.
II. Ventilation au niveau des caractéristiques
Si la vue d'ensemble du produit présente des chiffres intéressants, il peut être nécessaire d'approfondir les caractéristiques spécifiques de ce produit pour voir ce qui est à l'origine de l'anomalie.
Une ventilation au niveau des fonctionnalités devrait présenter les mêmes mesures, mais celles-ci sont ventilées en fonction de chaque fonctionnalité spécifique de l'application.
Certaines fonctions peuvent être très utilisées. Cependant, il peut également y avoir des fonctionnalités qui n'ont jamais été utilisées.
Et si l'entreprise paie des licences pour des fonctions qui ne sont pas utilisées, il peut être préférable de réaffecter le budget à l'achat de licences supplémentaires pour des fonctions très utilisées.
Ou, si ces fonctions devraient être utilisées, il peut être prudent de chercher à savoir pourquoi elles ne le sont pas.
D'un autre côté, si une fonctionnalité est utilisée de manière inattendue, il serait également judicieux d'examiner plus en détail son utilisation afin de déterminer pourquoi et comment elle est utilisée.
III. Utilisation quotidienne
L'analyse de l'utilisation quotidienne peut révéler les pics et les creux de l'utilisation des licences.
Par exemple, les rapports peuvent indiquer que le nombre maximum de licences utilisées pour une fonction était de 200, mais pour une année entière, cela n'a pu se produire qu'une seule fois.
Il s'agit donc d'une exception et l'achat de licences supplémentaires n'est peut-être pas encore nécessaire.
Toutefois, si la tendance d'utilisation quotidienne est constamment élevée et que le nombre de licences disponibles est constamment épuisé, en plus d'un grand nombre de refus pour avoir vérifié toutes les licences disponibles, il est peut-être temps d'envisager l'achat de plus de licences pour la fonctionnalité en question.
Toutefois, avant de décider d'acheter plus de licences, il serait judicieux d'examiner d'abord l'efficacité de la licence pour la fonction.
IV. Efficacité des licences
IV. Efficacité des licences
Même si le nombre de licences disponibles est souvent maximal, il est possible que ce ne soit que pour une période minuscule.
L'efficacité des licences indique la durée pendant laquelle un certain nombre de licences ont été consultées simultanément.
Par exemple, si les rapports indiquent que le nombre de licences disponibles est au maximum, mais que le graphique d'efficacité des licences montre que ce n'est le cas que pendant 0,05 % du temps, l'achat de licences supplémentaires n'est peut-être pas encore nécessaire.
En fait, si le tableau d'efficacité des licences montre que moins de licences sont nécessaires dans 99 % ou 95 % des cas et qu'il est acceptable d'essuyer quelques refus, il peut même être judicieux de réduire le nombre de licences pour cette fonction afin de réaliser des économies.
En outre, il peut s'avérer nécessaire d'approfondir l'utilisation inefficace des licences afin de trouver d'autres moyens de réduire les coûts. À cet égard, les rapports au niveau de l'utilisateur peuvent aider à découvrir d'autres domaines d'amélioration.
V. Ventilation au niveau de l'utilisateur
L'analyse approfondie de l'utilisation au niveau de l'utilisateur peut révéler d'éventuels comportements de camping et d'accaparement de licences.
Si certains utilisateurs retirent plus d'une licence à la fois alors qu'ils ne sont pas censés le faire, il peut être nécessaire d'attirer leur attention sur ce comportement et de le corriger.
Il en va de même pour les utilisateurs qui ne libèrent pas les licences après avoir terminé leur journée ou leur week-end.
S'ils ne sont pas corrigés, ces comportements risquent de priver d'autres utilisateurs de la fonction et de gonfler artificiellement les besoins en licences.
En fait, si les utilisateurs utilisent les licences disponibles de manière plus efficace, l'entreprise peut se rendre compte qu'elle a besoin de moins de licences.
Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer. - Peter Drucker
Si vous ne connaissez pas l'utilisation réelle de votre licence, vous ne pourrez pas l'optimiser.
Comprendre l'utilisation réelle de vos licences est la première étape vers l'optimisation des licences logicielles, qui à son tour conduit à l'optimisation des coûts et à des économies considérables.
Le niveau de connaissance et de compréhension dicte souvent le niveau d'optimisation que vous pouvez mettre en œuvre et les économies que vous pouvez en tirer.
Pour en savoir plus sur l'utilisation réelle de votre licence.
Laissez-nous vous guider dans votre démarche d'optimisation des licences logicielles.
