Dans le11e épisode de Talk iT : A SAM for Engineering Podcast, Ace Lopez, consultant en solutions d'affaires d'Open iT, a partagé cinq éléments à surveiller dans le cadre d'un programme optimisé de gestion des actifs logiciels (SAM).
Si vous n'avez pas encore écouté l'épisode, nous avons résumé la discussion dans cet article.
Éviter ces 5 pièges de la gestion des actifs logiciels (SAM)
1. Ne pas choisir le bon outil de gestion des actifs logiciels
Le premier écueil à éviter est la sélection d'un outil SAM qui n'est pas adapté à votre environnement technique et qui ne vous fournit pas les données dont vous avez réellement besoin.
Tout comme il existe différentes chaussures pour différentes occasions, il existe différents outils SAM qui gèrent différents types d'applications - il n'existe pas d'outil unique qui puisse gérer de manière égale et efficace différents types de logiciels.
Par exemple, la solution SAM que vous utilisez pour vos applications générales, comme Microsoft ou Zoom, n'est peut-être pas la plus efficace pour vos applications d'ingénierie, comme AutoCAD et MATLAB.
Ces deux types de logiciels nécessitent des analyses et des approches différentes en raison des différences de coûts, de modèles de licence, d'attentes et de seuils d'utilisation des logiciels, ainsi que de la complexité des accords conclus avec les fournisseurs.
Points d'action :
- Passez en revue les exigences de votre projet. Dressez la liste des applications considérées comme prioritaires et énumérez les difficultés liées à la gestion de leurs licences logicielles.
- Vous vous souvenez du principe de Pareto ? Selon Investopedia, 80 % des conséquences découlent de 20 % des causes. Par conséquent, lorsque vous choisissez un outil SAM, recherchez-en un qui résout 80 % des problèmes en ciblant 20 % de la source.
2. Absence de services professionnels
Le deuxième écueil est le manque de reconnaissance des avantages que les services professionnels peuvent apporter à votre organisation. En termes simples, les outils ne peuvent pas remplacer la valeur des connaissances d'un expert.
Même avec le bon outil, vous pourriez ne pas être en mesure de maximiser les données d'utilisation des logiciels que vous avez collectées sans savoir comment analyser et interpréter ces données. Certains fournisseurs de services gérés proposent des services professionnels et des progiciels qui peuvent compléter votre programme ITAM actuel.
Points d'action :
- Faites le point sur les choses que votre équipe peut et ne peut pas faire seule.
- Recherchez des fournisseurs qui proposent des services professionnels et tirez parti de leur expertise.
3. Tomber dans la complaisance en ce qui concerne les processus et les politiques internes
Le troisième point de la liste est la complaisance à l'égard des processus internes et de la mise en œuvre des politiques de SAM.
Par exemple, certains responsables peuvent se précipiter sur un processus pour mettre en œuvre une décision spontanée sans communiquer correctement les changements aux autres parties prenantes.
Cela peut provoquer des frictions car les employés s'efforcent de suivre les changements. Les décisions de dernière minute concernant la réorganisation des licences peuvent également entraîner la perte d'opportunités de négociation.
Points d'action :
- Assurez-vous d'avoir une visibilité sur l'ensemble de votre parc informatique. Sachez ce qu'il advient de vos licences et comment elles sont utilisées.
- Adoptez une approche proactive. Utilisez les données en temps réel et les données historiques pour optimiser activement les actifs existants et vous préparer aux défis potentiels.
- Encourager l'adhésion des parties prenantes en utilisant les données d'utilisation collectées pour les aider à se familiariser avec le paysage.
4. Penser en SAM basse résolution
Le quatrième écueil consiste à ne voir que la forêt, mais pas les arbres. Certaines organisations se contentent d'acquérir une vue d'ensemble de leurs actifs logiciels.
Cependant, la visibilité ne se limite pas à cela. Pour obtenir des informations précieuses sur l'utilisation de vos licences logicielles et découvrir leur impact sur vos résultats, vous devez aller au-delà de la surface et plonger dans les détails.
Points d'action :
- L'un des exercices que vous pouvez faire consiste à définir qui sont les utilisateurs les plus performants. Générez un rapport au niveau de l'utilisateur pour chaque application ou fonction afin de déterminer les employés qui utilisent activement l'application.
- Recherchez également les personnes qui s'adonnent à la chasse aux permis de conduire ou les campeurs de permis. Utilisez une carte thermique pour découvrir l'utilisation en dehors des heures de travail normales.
5. Ne pas négocier efficacement avec les fournisseurs de logiciels
Le cinquième piège consiste à aborder une négociation avec un fournisseur sans y être préparé ou en ne négociant pas autant qu'il le faudrait.
Certaines personnes disposent des outils, des connaissances et de l'état d'esprit nécessaires pour créer une stratégie SAM efficace. Cependant, tout cela ne sert à rien si vous ne les utilisez pas pour négocier.
Points d'action :
- Essayez de demander à vos fournisseurs de logiciels si vous pouvez échanger vos licences inutilisées contre des services professionnels, contre une autre fonction ou un autre package, ou contre un modèle de licence différent. Étayez votre position de négociation en collectant le bon type de données et la bonne quantité de données.
- Soyez persévérant et prenez l'initiative. Les négociations avec les fournisseurs peuvent être délicates. Toutefois, avec suffisamment de préparation et d'expérience, vous serez finalement en mesure d'établir une bonne relation avec votre fournisseur et de parvenir à un accord avantageux pour les deux parties.
Conclusion
"Sans une bonne compréhension de ce qui a été historiquement de mauvaises pratiques, faire mieux dans cette nouvelle ère de SAM n'est qu'un vœu pieux".
Ace Lopez, consultant en solutions d'affaires Open iT
L'optimisation de tout processus nécessite un examen approfondi et cohérent des processus existants afin de déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui doit être modifié.
Afin de répondre aux derniers défis qui apparaissent dans le domaine de la gestion des actifs logiciels, il est important que les entreprises déploient le bon outil, fassent appel à des services professionnels si nécessaire, adoptent un état d'esprit proactif et ciblé, et utilisent les ressources existantes au bon moment.
Solutions et services Open iT
Que vous recherchiez une solution complète pour mesurer vos applications d'ingénierie et d'entreprise ou que vous soyez à la recherche de services professionnels pour optimiser vos stratégies SAM actuelles, nos consultants en solutions d'entreprise peuvent vous aider à atteindre vos objectifs.
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