L'amélioration de la productivité est l'un des meilleurs moyens de réussir dans les affaires, en particulier dans cet environnement économique difficile où les licenciements sont de plus en plus fréquents.
Accroître la productivité n'est pas une tâche facile.
C'est pourquoi les dirigeants recherchent souvent de nouvelles méthodes et de nouveaux outils de diagnostic pour aider les employés à travailler plus rapidement, plus intelligemment et de manière plus compétitive.
Les entreprises sous-utilisent souvent les informations relatives aux habitudes d'utilisation des applications par les employés.
Ce que certaines entreprises ignorent peut-être, c'est que les avantages du suivi de l'utilisation des logiciels ne se limitent pas à une meilleure efficacité de l'utilisation des licences ; il peut également être utilisé pour améliorer le comportement et la productivité des employés.
Comment faire ?
L'utilisation des logiciels peut être suivie à l'aide d'outils de contrôle précis.
Vous aurez besoin d'un outil puissant et facile à utiliser qui permette de mesurer avec précision l'utilisation du logiciel.
Approches et avantages
Voici quelques-unes des façons dont le suivi de l'utilisation des logiciels peut profiter à votre entreprise :
1. Suivre le nombre de licences de logiciels utilisées par chaque employé
Découvrez les "licenciés" et les "campeurs de licence" dans l'environnement.
Une personne qui utilise inutilement plusieurs licences en même temps.
Dans certains secteurs, il existe des raisons valables d'utiliser plus d'une licence à la fois.
Toutefois, si ce type de comportement de l'utilisateur est contraire à la politique de votre entreprise, vous voudrez peut-être y remédier.
Il y a aussi des utilisateurs qui vérifient souvent une licence de logiciel le matin, sans autre raison que de s'assurer qu'une licence sera disponible plus tard dans la journée, lorsqu'ils pourraient en avoir besoin.
Ce type d'utilisateur est qualifié de "campeur de licence".
Un autre scénario courant qui peut empêcher l'utilisation maximale d'un logiciel est celui des utilisateurs qui négligent de fermer une application après avoir terminé une tâche, et qui ouvrent ensuite une autre instance de la même application pour effectuer une autre tâche.
L'utilisation abusive de licences et les campeurs dans l'environnement peuvent entraîner des refus et des plaintes de la part des utilisateurs. En l'absence de rapports d'utilisation précis, les responsables informatiques peuvent supposer à tort qu'il est nécessaire d'acheter des licences supplémentaires.
Toutefois, un suivi efficace de l'utilisation des logiciels permet de détecter facilement les accapareurs de licences et les campeurs.
En outre, des informations précises sur l'utilisation permettent de sensibiliser les employés aux avantages d'une utilisation efficace des applications.
Bien que l'historique de l'utilisation des logiciels puisse être très utile pour identifier les comportements indésirables des utilisateurs, un outil de surveillance qui affiche les informations relatives à l'utilisation des licences logicielles en temps réel peut être encore plus utile pour entraver le comportement au moment où il se produit.
Un tel outil permet aux administrateurs de voir combien de licences sont actuellement utilisées pour une fonction, l'heure à laquelle les licences ont été retirées et qui sont les utilisateurs de ces licences.
2. Vérifier si les employés utilisent ou non le logiciel
Un outil de mesure et de reporting puissant et flexible, qui permet aux administrateurs de créer des rapports avec différentes mesures pour une analyse complète des données, peut aider à déterminer si les employés utilisent réellement le logiciel ou non.
Ces rapports comporteraient une mesure du temps écoulé pour permettre aux administrateurs de voir combien de temps les utilisateurs se servent d'une certaine application.
Dans le rapport ci-dessus, plusieurs utilisateurs ont non seulement très peu de temps écoulé, mais ils n'ont pas non plus accédé au logiciel depuis plus de trois semaines.
Il s'agit d'une information précieuse pour optimiser l'utilisation des licences.
En outre, il est possible que certains utilisateurs n'aient pas besoin d'être nommés et que leurs licences soient libérées pour une meilleure utilisation.
3. Suivre l'adoption des nouvelles applications par les utilisateurs
Un outil qui compare l'utilisation de différentes versions des mêmes applications peut être très utile pour déterminer l'adoption des nouvelles applications par les utilisateurs.
Le graphique ci-dessus est un exemple de rapport montrant la comparaison de l'utilisation dans le temps de deux versions d'une application.
Ce rapport vous permet de découvrir les besoins en matière d'assistance et de formation et de trouver des moyens d'améliorer l'adoption et la productivité des utilisateurs.
Pour tirer pleinement parti de la surveillance de l'utilisation des logiciels, choisissez des outils qui collectent des informations précises et complètes sur l'utilisation des logiciels, ce qui vous permet de comprendre l'utilisation réelle des logiciels de votre organisation afin d'optimiser vos investissements en logiciels et en maintenance et d'améliorer la productivité de votre personnel.
En savoir plus sur l'augmentation de la productivité grâce à une mesure et une analyse efficaces de l'utilisation des logiciels.
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