Dans cet article, nous répondrons à certaines des questions les plus fréquemment posées concernant la gestion des actifs informatiques.
Quels sont les différents types de biens informatiques ?
Les actifs informatiques sont des ressources matérielles et immatérielles de votre environnement qui stockent, traitent et transmettent les informations nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
Il suffit de jeter un coup d'œil à votre poste de travail actuel pour constater qu'il existe différentes formes d'actifs informatiques.
- Logiciel
- Matériel
- Nuage
- Dispositifs
- Actifs numériques
Qu'il s'agisse d'une PME ou d'une multinationale, certaines entreprises négligent l'importance et les avantages d'une gestion active de leurs actifs informatiques.
On pourrait penser qu'il suffit de permettre aux employés d'accéder à ces ressources et d'avoir un registre des actifs attribués à chacun. Cependant, tirez-vous le meilleur parti de vos ressources informatiques ?
Vos employés respectent-ils vraiment la politique de l'entreprise en matière d'utilisation de ces technologies ? Si vous hésitez sur ces questions, vous devez peut-être repenser votre stratégie ITAM.
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Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques ?
La gestion des actifs informatiques est une pratique commerciale qui vise à optimiser l'utilisation de vos actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie en combinant des stratégies et des informations provenant de différents domaines, tels que la gestion financière, la gestion des risques, l'approvisionnement, les ressources humaines et la gestion stratégique, entre autres.
Chaque entreprise a ses propres objectifs qu'elle fixe avant de mettre en œuvre un programme ITAM.
Quelles que soient leurs motivations, s'ils mettent en place une stratégie ITAM efficace, ils pourront en récolter les fruits, notamment en garantissant le respect de leurs accords de licence, en éliminant les actifs inutilisés et en réduisant les coûts, ainsi qu'en maintenant un inventaire organisé grâce à une visibilité complète de leur environnement informatique.
Qu'est-ce que le processus de gestion des actifs informatiques ?
Matériel de mesure, logiciels et utilisation de l'informatique en nuage
Il s'agit de suivre les entrées et sorties et l'utilisation active de vos licences logicielles et SaaS, de contrôler l'utilisation de l'unité centrale, de la mémoire, du disque et de la bande passante, ainsi que le stockage, la session moyenne et l'utilisation du réseau dans votre environnement en nuage, entre autres mesures.
Suivi du cycle de vie des actifs informatiques
ITAM prend en charge les différentes phases du cycle de vie des actifs.
La gestion des actifs logiciels vous permet de prendre des décisions plus avisées sur l'achat et le déploiement des actifs logiciels en surveillant les tendances actuelles et historiques de l'utilisation de vos licences.
Dans le cadre de la gestion des actifs matériels, vous pouvez optimiser la phase de maintenance en planifiant des analyses ou en tenant à jour un plan d'amortissement et une liste des dates d'expiration de vos équipements. L'ITAM facilite également la prise de décision lors de la mise au rebut des actifs informatiques.
En mesurant l'utilisation de vos actifs, vous pouvez identifier ceux qui sont sous-utilisés et ceux qui sont totalement inutilisés.
Prêt de dispositifs de repérage/équipement
Il s'agit de dresser la liste des appareils attribués à chaque personne.
C'est important, surtout depuis que l'on est passé d'un environnement en face à face à une configuration de travail hybride/à distance dans laquelle les employés ramènent à la maison les écrans, ordinateurs portables, téléphones mobiles et même imprimantes qui leur ont été fournis par l'entreprise.
Le suivi de la propriété de ces actifs est également important, en particulier lorsqu'un employé est transféré dans un autre service ou si quelqu'un quitte l'entreprise. Cela permet d'éviter les utilisations non autorisées et le vol de biens.
Comprendre les garanties, les accords de licence de logiciel et les contrats de cloud computing
L'ITAM apporte également des réponses à des questions telles que : Vos employés utilisent-ils vos logiciels dans le respect des conditions de vos accords de licence ?
Savez-vous quels équipements approchent de l'expiration de leur garantie et doivent être immédiatement vérifiés ? Savez-vous où votre fournisseur de services en nuage stockera vos données ?
Optimiser le retour sur investissement/le coût des actifs informatiques
Grâce à l'ITAM, vous pouvez collecter et combiner différentes formes de données pour aider votre entreprise à maximiser l'utilisation de vos ressources ou à trouver une opportunité de réduire les coûts.
Par exemple, vous pouvez trouver la meilleure combinaison de modèles de licence en suivant efficacement l'utilisation de vos logiciels.
En suivant le cycle de vie de votre équipement, vous pouvez réduire les coûts de maintenance en identifiant les actifs à mettre hors service ou à éliminer.
Vous pouvez également surveiller votre utilisation du cloud pour déterminer le modèle de coût du cloud le plus rentable en fonction de l'activité réelle de vos utilisateurs.
Quelle est la différence entre ITAM et la gestion des services informatiques (ITSM) ?
Ces deux pratiques sont similaires. Pour les distinguer, il faut commencer par identifier la différence entre un bien et un service.
Un actif, qu'il soit matériel ou immatériel, est une ressource qui a de la valeur pour une entreprise ou une organisation.
Un service, quant à lui, est l'application de l'expertise et l'utilisation des actifs de l'entreprise pour fournir une valeur à une organisation ou à un individu.
Dans le cadre de l'ITAM, vous établissez des processus et des politiques afin de maximiser vos ressources.
Par exemple, votre équipe informatique suivra l'utilisation de vos logiciels et analysera les cas de refus de licence afin d'élaborer des stratégies qui optimiseront l'utilisation de vos licences.
Ils vérifieront aussi régulièrement si l'équipement est défectueux, contrôleront la disponibilité des serveurs et mettront en place un processus de réservation des actifs afin de maintenir la productivité sur le lieu de travail.
D'autre part, l'ITSM - tel que défini par Atlassian - traite de la "fourniture de bout en bout de services informatiques aux clients".
Grâce à l'ITSM, vous vous assurez que vous avez la capacité de fournir un service demandé (par exemple, répondre à un ticket déposé), de revoir le déroulement des processus et la conception de vos services pour améliorer la productivité et gérer les risques, de définir l'accord sur le niveau de service, de créer une base de connaissances et de maintenir la continuité des services informatiques, entre autres.
Quelle est la différence entre un logiciel de gestion des actifs informatiques et une base de données de gestion des configurations (CMDB) ?
Une base de données de gestion de la configuration (CMDB) est un référentiel d'informations et d'éléments de configuration de votre infrastructure informatique.
Vous pouvez ajouter des données à la CMDB en les saisissant manuellement ou en automatisant le processus de découverte. Outre son rôle d'inventaire des actifs informatiques, la CMDB permet également d'identifier les relations et les interdépendances entre ces actifs.
En tant que tel, il est considéré comme une composante majeure de l'ITSM.
Il prend en charge les processus de gestion des incidents et des changements, car il fournit un journal des actifs que vous introduisez dans votre système, de la documentation et des processus impliqués dans la fourniture d'un service particulier - ce qui facilite l'analyse des causes profondes et minimise les temps d'arrêt.
En revanche, le logiciel ITAM se concentre sur l'optimisation de chaque actif et la gestion de son cycle de vie. L'ITAM peut être intégré à une CMDB afin d'éviter la duplication des enregistrements et de fournir une vue d'ensemble de votre paysage informatique.
Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel ITAM ?
Collecte et organisation des données
Par exemple, votre outil de gestion des actifs matériels devrait, au minimum, être en mesure de fournir une interface qui non seulement montre l'utilisation de vos ressources, mais peut également assurer le suivi de la propriété des actifs et créer une base de données de codes-barres, de modèles et d'informations sur la location et la garantie de vos actifs. Pour la gestion des actifs logiciels, vous devez être en mesure de collecter des données d'utilisation indépendamment des modèles de licence sur une grande variété de plates-formes.
L'optimisation de vos actifs informatiques devient également plus facile si vous disposez d'un système centralisé où vous pouvez accéder à ces données et les gérer.
Capacités analytiques avancées
Beaucoup de logiciels ITAM sur le marché n'offrent que des fonctionnalités de base de suivi et de reporting - et c'est tout à fait normal si ces fonctionnalités peuvent répondre à vos besoins actuels.
Pourtant, certaines entreprises sont à la recherche d'une solution capable d'analyser en profondeur leurs données et de fournir des informations détaillées sur la manière de maximiser leur retour sur investissement. Votre logiciel peut-il aller au-delà des données d'enregistrement et de sortie ? Peut-il prévoir l'utilisation et détecter les anomalies ?
Pouvez-vous cartographier la relation entre un équipement et les autres actifs ? Peut-il analyser les conteneurs et les microservices ?
Disponibilité de rapports types et personnalisés
Pour aller de l'avant avec de nouvelles initiatives, les responsables informatiques doivent consulter leurs employés et présenter des arguments convaincants à leurs supérieurs.
Le meilleur moyen d'y parvenir est de raconter des histoires à partir de données. Même si vous disposez de la meilleure narration, il sera difficile de convaincre les parties prenantes concernées sans visualiser l'impact d'une certaine stratégie sur l'entreprise.
Il est donc indispensable d'avoir accès à une grande variété de modèles prêts à l'emploi, ainsi qu'à des rapports et tableaux de bord personnalisables, afin de s'assurer que votre intention est communiquée correctement à votre public.
Facile à installer, facile à utiliser
Pouvez-vous naviguer facilement dans votre logiciel ?
Pouvez-vous générer des rapports automatiquement ?
L'installation de votre logiciel ITAM nécessite-t-elle une personnalisation importante de votre environnement ?
Voici quelques-unes des questions que vous pourriez vouloir explorer.
Tous les nouveaux programmes ont une courbe d'apprentissage ; toutefois, si cette courbe d'apprentissage est trop prononcée et que les résultats ne sont plus fiables, vous devriez peut-être envisager de chercher une nouvelle solution.
Conclusion
Il existe plusieurs stratégies pour atteindre l'efficacité opérationnelle, atténuer les risques et réduire les dépenses de l'entreprise.
La gestion des actifs informatiques est l'une de ces stratégies.
Si vous ne l'avez pas encore fait, il n'est pas trop tard pour commencer. Si vous avez déjà mis en place un programme ITAM, il est toujours possible de l'optimiser. Si vous ne savez pas par où commencer, nos Business Solutions Consultants sont à votre disposition pour vous guider et vous aider à atteindre vos objectifs.
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