Si vous avez récemment renégocié votre contrat avec l'un de vos principaux fournisseurs de logiciels, vous vous sentez probablement un peu meurtri. Alors que les négociations avec les fournisseurs semblent amicales pour l'observateur occasionnel, il s'agit plutôt d'une guerre froide - vous voulez garantir une utilisation optimale du logiciel à un coût minimal, tandis que votre fournisseur cherche à augmenter ses revenus.
Pour toute entreprise, le renouvellement d'un contrat de logiciel est une source de douleur fréquente et nécessaire. Si vous travaillez dans le domaine de la science ou de l'ingénierie, la douleur est multipliée car vous dépendez d'un grand nombre de logiciels spécialisés et coûteux, tels que les outils de CAO, de BIM, d'AEF et de SIG.
La plupart de ces logiciels sont dotés d'outils d'analyse intégrés qui mesurent l'utilisation du point de vue du fournisseur. Toutefois, se fier à l'analyse d'un fournisseur sur la manière dont vous avez utilisé ses produits au cours des 12 derniers mois revient à laisser le loup surveiller les moutons. Outre le fait que vous n'avez aucun pouvoir de négociation, vous ne pouvez en aucun cas vous fier à des feuilles de calcul pour extraire des données d'utilisation.
Sans compter qu'il vous faudrait toute une équipe de ressources pour y parvenir.
SLM : la clé d'un renouvellement réussi des contrats de logiciels
La gestion des licences logicielles (SLM) est une composante essentielle de tout effort de renouvellement de contrat logiciel. Parce que les solutions SLM offrent une vue d'ensemble de l'utilisation des licences de votre entreprise, leur adoption n'a cessé de croître. De plus, les SLM peuvent vous aider à mettre en œuvre une politique solide et efficace qui couvre toutes les bases de l'accès et du droit aux logiciels, ce qui est essentiel pour garantir des contrats de logiciels avec les accords de licence les plus optimaux.
Voici quelques règles d'or pour une gestion rigoureuse des licences logicielles :
- Documenter tous les logiciels utilisés dans l'entreprise et les gérer dans un lieu centralisé. Il est surprenant de constater à quel point les unités opérationnelles acquièrent souvent des logiciels sans passer par les services informatiques (ITS) pour une évaluation et un achat adéquats. Veillez à ce qu'une politique interdise cette pratique.
- Éliminez tous les logiciels "d'étagère", c'est-à-dire les licences de logiciels qui ont été achetées mais qui ne sont pas utilisées. Il n'est pas souhaitable de renouveler ces licences. C'est souvent le cas dans les entreprises d'ingénierie et de construction lorsqu'un grand projet est entrepris, car les logiciels requis pour le projet sont intégrés dans le coût total. À la fin du projet, les licences logicielles sont généralement conservées, bien qu'elles ne soient plus utilisées. Veillez à ce que l'ITS soit tenu au courant de la clôture du projet, de sorte que les licences puissent être supprimées ou intégrées dans le pool de licences existant.
- Mettre en place un système de rétrofacturation, dans lequel les unités opérationnelles sont responsables de l'utilisation des logiciels et des coûts qui y sont liés. C'est l'un des meilleurs moyens de s'assurer que les coûts sont maîtrisés, car les responsables des unités opérationnelles savent maintenant que ces coûts s'ajoutent à leurs dépenses de fonctionnement mensuelles et ils agiront rapidement pour les réduire.
Vous avez peut-être déjà atteint ce niveau de maturité SAM, mais il vous reste encore quelques astuces à maîtriser.
- Connaissez votre utilisateur (KYU) et éduquez-le. Si vous n'avez pas encore mis en place la rétrofacturation, faites-le gentiment, en expliquant aux gestionnaires et à leur personnel comment tirer le meilleur parti de leur logiciel au moindre coût.
- Renforcez cette pratique avec la récolte de licences, en l'introduisant à nouveau par l'éducation et une politique documentée qui stipule combien de minutes une licence est inactive avant d'être récoltée et réintégrée dans le pool de licences.
Besoins des utilisateurs : Les fondements des contrats de logiciels
Votre solution de gestion des licences logicielles est essentielle pour trouver un équilibre entre le nombre d'utilisateurs et le nombre de licences, comme vous le verrez dans le rapport illustré ci-dessous, qui analyse le nombre minimum de licences dont vous avez besoin pour les pics d'utilisation.
Anticiper vos besoins en logiciels pour l'année à venir ou au-delà est une entreprise difficile. Des facteurs tels que les projets imminents, les fusions ou acquisitions potentielles et les prévisions de croissance compliquent encore la tâche.
La pierre angulaire d'un renouvellement de contrat de logiciel réussi réside dans une véritable compréhension des besoins uniques de vos utilisateurs. D'un côté, vous avez les utilisateurs intensifs, qui dépendent de certains outils pour la majorité de leurs tâches quotidiennes. D'autre part, il y a les utilisateurs occasionnels qui n'ont besoin de certaines applications que par intermittence.
Obtenir des informations sur les schémas et les durées d'utilisation est inestimable. Cela vous permet non seulement de négocier avec les fournisseurs de logiciels, mais aussi de concevoir un contrat de licence de logiciel adapté aux besoins exacts de votre organisation.
Licences pour utilisateurs désignés : Une option de choix pour les utilisateurs expérimentés
Pour les utilisateurs chevronnés qui utilisent fréquemment des logiciels spécifiques dans le cadre de leurs fonctions quotidiennes, la licence d'utilisateur nommé apparaît comme un choix approprié. En termes simples, une licence d'utilisateur nommé est attribuée à une personne en particulier, et non à un appareil. Ainsi, ces super utilisateurs ont toujours un accès transparent à leurs outils essentiels, quel que soit l'endroit où ils se trouvent - que ce soit au bureau, à la maison ou en déplacement.
L'intégration de licences d'utilisateurs nommés lors du renouvellement de votre contrat de logiciel exige de la prévoyance. Demandez aux fournisseurs de logiciels d'intégrer dans l'accord de licence des dispositions relatives aux changements de statut de l'utilisateur. Ces dispositions peuvent faciliter la résiliation ou la transition de la licence lorsque l'utilisateur désigné quitte l'entreprise ou change de rôle.
Donnez un coup de pouce à vos utilisateurs de base
Lorsque vous envisagez de renouveler vos contrats de logiciels, pensez à proposer aux utilisateurs de base une offre complète. Par exemple, votre personnel administratif n'a peut-être pas besoin d'Access dans sa suite Microsoft Office ; l'offre de base peut suffire. Cependant, l'intégration de quelques outils avancés peut améliorer considérablement leurs capacités.
Opter pour l'offre Premium, qui coûte quatre fois plus cher que l'offre de base, peut s'avérer excessif pour eux. Toutefois, l'ajout de certaines fonctionnalités avancées à leur offre de base peut améliorer leur flux de travail et leur productivité.
Explorer d'autres options de licences logicielles
Un autre type de licence que vous pouvez envisager est une licence liée à une machine particulière. Cette licence conviendrait à un environnement dans lequel un utilisateur utilise occasionnellement des fonctions spéciales, auxquelles il peut accéder via un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable d'usage courant.
Cela n'épuise en rien les combinaisons de types de licences qui peuvent être disponibles, et ce qui conviendrait le mieux dépend en grande partie de votre modèle d'entreprise et de votre architecture.
Si vous êtes une entreprise multinationale, une licence globale est coûteuse mais peut s'avérer plus avantageuse que plusieurs contrats avec des fournisseurs partenaires dans des régions telles que l'EMEA et les pays de l'ANASE.
Nous n'avons même pas abordé la question du SaaS, car il s'agit d'un sujet à part entière, bien que nous soyons conscients que vous pouvez très bien avoir un mélange de licences sur site et de licences en nuage.
Renouveler les contrats de logiciels avec Open iT
Chez Open iT, nous avons constaté qu'un grand nombre de nos clients nous consultent lorsqu'il s'agit de renouveler des contrats de logiciels, même s'ils disposent d'un environnement ITAM et SAM mature.
La raison en est que nous disposons d'un avantage majeur, à savoir la surveillance et la connaissance historique des produits des fournisseurs et des accords de licence dans un large éventail de secteurs, allant de l'énergie et de l'électronique à l'automobile et à l'aérospatiale et la défense, sur la base d'expériences antérieures avec notre base de clients existante.
Avez-vous besoin d'informations complètes pour préparer vos prochaines négociations avec les fournisseurs ? N'hésitez pas à nous poser des questions sur nos produits et solutions - contactez-nous dès aujourd'hui !
