Le Department of Government Efficiency (DOGE) a récemment affirmé que de nombreuses agences fédérales détenaient plus de licences logicielles qu'elles n'avaient d'employés, et que nombre d'entre elles restaient inutilisées. Il ne s'agit pas seulement d'un gaspillage, mais aussi d'une occasion manquée d'optimiser les logiciels gouvernementaux à grande échelle.
En l'absence d'un contrôle centralisé, d'une visibilité sur l'utilisation ou d'une stratégie d'optimisation claire, les agences risquent de dépenser trop, de sous-utiliser leurs actifs et de ne pas se conformer à la réglementation. Une approche moderne et fondée sur les données de l'optimisation des logiciels gouvernementaux peut aider les agences à réduire le gaspillage, à améliorer leur posture en matière de cybersécurité et à réorienter les ressources informatiques vers les priorités essentielles à la mission.
Cet article décrit le coût de l'optimisation manquée, les obstacles auxquels les agences sont confrontées et les mesures pratiques qu'elles peuvent prendre pour apporter des changements mesurables.
Le coût des occasions manquées dans l'optimisation des logiciels
Les données sont alarmantes : un rapport du Government Accountability Office (GAO) a révélé que seules deux des 24 principales agences fédérales disposaient d'une politique solide de gestion des licences logicielles. Par conséquent, les agences achètent souvent trop de licences, paient pour des logiciels inutilisés ou violent sans le savoir les exigences de conformité, encourant ainsi des pénalités substantielles.
Au ministère de la défense, un examen a révélé une sous-utilisation importante des outils sous licence, contribuant à une perte de productivité estimée à 2,5 milliards de dollars. La NASA a été confrontée à des problèmes similaires. En l'absence d'un cadre d'optimisation centralisé, l'agence a perdu 35 millions de dollars en valeur à cause de la non-conformité et de logiciels inutilisés liés à des opérations critiques.
Ces cas ne sont pas des exceptions - ils reflètent un défi à l'échelle du système. Sans une optimisation proactive des logiciels gouvernementaux, les agences continueront à gaspiller l'argent des contribuables et à ne pas respecter les normes modernes d'efficacité informatique.
Les licences logicielles ne sont pas seulement des outils opérationnels, ce sont des actifs stratégiques. Leur optimisation est essentielle à la responsabilité fiscale, à la résilience de la cybersécurité et à la préparation des missions.
Ce que permet une optimisation efficace des logiciels
- Réduction des coûts : L'élimination des licences inutilisées, la consolidation des logiciels redondants et la négociation de contrats plus intelligents avec les fournisseurs permettent de récupérer des millions de dollars sur les dépenses fédérales.
- Amélioration de la conformité : En évitant les sanctions et en garantissant le respect des accords de licence, on réduit les risques financiers et juridiques.
- Sécurité renforcée : Les licences de logiciels obsolètes ou inutilisées peuvent exposer les agences à des cybermenaces.
- Optimisation des ressources informatiques : Une vision précise de l'utilisation des logiciels permet aux agences d'allouer leurs ressources de manière efficace.
Si les avantages sont évidents, leur concrétisation n'est pas toujours simple. De nombreuses agences se heurtent encore à plusieurs obstacles qui les empêchent de mettre en place une gestion efficace des licences logicielles.
Ce qui retient les agences d'optimiser leurs logiciels
- Accords de licence complexes : Les agences ont souvent du mal à déchiffrer les conditions complexes des fournisseurs, ce qui entraîne des achats excessifs ou une sous-utilisation.
- Absence de contrôle centralisé : L'acquisition de logiciels se fait souvent en vase clos, les différents services agissant de manière indépendante et ne disposant pas d'une visibilité totale sur l'utilisation à l'échelle de l'entreprise.
- Mécanismes de suivi inadéquats : En l'absence d'outils automatisés, les agences ne peuvent pas évaluer avec précision l'utilisation des licences, ce qui entraîne des dépenses inutiles.
- Des paysages informatiques en évolution : Le passage à l'informatique en nuage et aux modèles d'abonnement pose de nouveaux défis en matière de gestion et d'optimisation des actifs logiciels.
Comment les agences peuvent-elles accélérer l'optimisation des logiciels ?
Les agences fédérales doivent agir de manière décisive pour rompre le cycle du gaspillage de logiciels. Les stratégies suivantes peuvent les aider à reprendre le contrôle et à réaliser des investissements logiciels plus judicieux :
Mise en place d'un cadre centralisé de gestion des licences
Une stratégie unifiée de gestion des actifs logiciels est essentielle. Les agences doivent créer une autorité centrale chargée de superviser l'acquisition des licences, le suivi de l'utilisation et l'optimisation continue.
Tirer parti de l'automatisation pour un suivi en temps réel
Le suivi manuel est à la fois chronophage et source d'erreurs. Les agences devraient mettre en place des systèmes automatisés offrant une vision en temps réel de l'utilisation des logiciels, révélant des possibilités de réduction des coûts et d'amélioration de la conformité.
Effectuer des audits réguliers et des examens de licence
Des audits périodiques permettent aux agences d'identifier les licences inutilisées, de maintenir la conformité et de renégocier les accords avec les fournisseurs afin de s'aligner sur les demandes réelles de logiciels.
Former les équipes chargées des technologies de l'information et des achats
Une main-d'œuvre bien informée est essentielle. La formation des équipes aux meilleures pratiques de gestion des actifs logiciels les aide à prendre des décisions d'achat fondées sur des données et à éviter les dépenses inutiles.
Adopter une approche "intelligente" de l'informatique en nuage
Alors que les logiciels basés sur le cloud se généralisent, les agences devraient évaluer rigoureusement les modèles de licence en termes de rentabilité et d'évolutivité. Pour moderniser l'infrastructure informatique fédérale, il est essentiel de ne payer que pour ce qui est utilisé, plutôt que de conserver des licences statiques inutilisées.
Le rôle de la politique dans l'optimisation des logiciels gouvernementaux
La proposition de loi SAMOSA (Strengthening Agency Management and Oversight of Software Assets) vise à renforcer le contrôle et la responsabilité en matière de dépenses logicielles. Si elle est adoptée, elle rendra obligatoire l'établissement de rapports détaillés sur l'acquisition, l'utilisation et l'optimisation des licences logicielles, garantissant ainsi que l'argent du contribuable est dépensé de manière judicieuse.
Pourquoi les fournisseurs certifiés par la GSA sont-ils essentiels à l'optimisation des logiciels ?
Une approche efficace pour les agences fédérales afin de renforcer leur gestion des licences logicielles consiste à s'associer avec des fournisseurs agréés par la GSA et spécialisés dans l'optimisation des licences. Des sociétés telles qu'Open iT fournissent des outils avancés et de l'expertise pour aider les agences :
- Obtenir une visibilité complète sur l'utilisation des logiciels et les risques de non-conformité
- Identifier et éliminer les dépenses inutiles en logiciels
- Optimiser les accords de licence en nuage et sur site pour les aligner sur les besoins réels
- Automatiser la préparation des rapports et des audits pour garantir la conformité réglementaire
Pourquoi il est temps d'optimiser les logiciels des administrations publiques
Les agences fédérales ne peuvent plus considérer la gestion des licences logicielles comme une préoccupation administrative. Chaque dollar perdu en raison de licences inutilisées ou mal gérées est un dollar détourné des priorités essentielles à la mission.
Pour aller de l'avant, les agences doivent
- Renforcer la surveillance par le biais de politiques et de processus
- Adopter des outils qui offrent une visibilité en temps réel de l'utilisation
- Promouvoir l'obligation de rendre compte dans tous les services
Il ne s'agit pas seulement d'une question de technologie de l'information, mais aussi de responsabilité fiscale, d'efficacité opérationnelle et de confiance du public. La voie de l'élimination du gaspillage de logiciels commence maintenant, avec des décisions éclairées et des actions mesurables.
Open iT, un fournisseur de gestion de licences logicielles certifié par la GSA, est spécialisé dans le suivi, l'analyse et l'optimisation des actifs logiciels techniques et d'ingénierie. En se concentrant sur les applications d'ingénierie clés, telles que les outils de CAO, de PLM, d'IAO, de BIM, de FAO, de jumeau numérique et de modélisation des données, Open iT offre aux entreprises une visibilité approfondie de l'utilisation des logiciels, ce qui leur permet de réduire les coûts inutiles et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
Avec plus de 25 ans d'expérience dans l'industrie, Open iT a toujours fourni des solutions éprouvées aux entreprises du Fortune 500 et aux secteurs critiques, y compris l'ingénierie, l'énergie, l'automobile, la fabrication, l'aérospatiale, la défense et le gouvernement.
