Les entreprises du monde entier se sont rapidement empressées d'adopter des solutions de travail à distance en raison des nombreuses contraintes liées à la pandémie mondiale.
Ce changement soudain a non seulement modifié la façon dont les entreprises gèrent leurs activités courantes, mais aussi la façon dont leurs outils sont utilisés.
Une partie de cette solution consiste à se tourner vers les logiciels en tant que service (SaaS) afin d'obtenir des options plus flexibles pour répondre aux différents besoins des entreprises.
Le SaaS est devenu une norme en termes de fourniture d'applications en raison des multiples avantages qu'il peut offrir. Parmi les exemples, on peut citer la réduction de la dépendance à l'égard des fournisseurs, l'accélération de la valeur ajoutée et l'amélioration de l'accessibilité, de la productivité et de l'évolutivité.
Mais comme de plus en plus d'entreprises souhaitent adopter cette solution, les défis liés à sa gestion augmentent également. C'est ce que l'on appelle le "SaaS sprawl".
Qu'est-ce que le SaaS Sprawl ?
Une prolifération de SaaS se produit lorsqu'un certain nombre d'applications en nuage de tiers utilisées sur un réseau ne peuvent plus être gérées efficacement par ses responsables.
Ce phénomène se produit souvent lorsque plusieurs équipes et utilisateurs individuels téléchargent des applications pour répondre à des demandes immédiates.
Cela se fait sans l'accord préalable du service informatique de l'entreprise et peut entraîner des risques pour la sécurité.
L'utilisation non surveillée des applications en nuage peut perturber l'efficacité du flux de travail de votre entreprise.
C'est pourquoi il est important de surveiller ces activités à l'aide de logiciels de mesure de l'utilisation ou d'autres outils connexes. Cela peut contribuer à améliorer la sécurité globale de vos réseaux et à réduire les risques d'attaques du système.
9 façons de surmonter et de prévenir la prolifération des SaaS
Les solutions SaaS étant de plus en plus répandues dans de nombreux secteurs d'activité, il est important de savoir comment en assurer la gestion. Voici quelques moyens de surmonter et d'éviter la prolifération des solutions SaaS.
- Découvrez toutes les applications SaaS utilisées
Créez un inventaire de toutes les applications actuelles utilisées par les différentes équipes de projet et les utilisateurs individuels dans les différents départements. Vous aurez ainsi une idée précise de la taille de votre catalogue et des applications approuvées par votre service informatique. L'utilisation d'outils de gestion des actifs logiciels peut également vous aider à créer un audit complet.
- Suivre et évaluer les coûts et l'utilisation de l'application
Déterminez les coûts que chaque application utilise sur l'ensemble de votre réseau. Vous pourrez ainsi identifier les applications qui utilisent bien leur budget et celles qui ne le font pas. Certaines entreprises peuvent s'apercevoir qu'elles paient des licences supplémentaires alors qu'une application est rarement utilisée. L'inverse peut également se produire.
- Utiliser la gestion des licences logicielles (SLM)
Lorsque plusieurs applications en nuage de tiers sont utilisées simultanément, la gestion manuelle de toutes les données et de tous les contrôles de sécurité connexes peut s'avérer fastidieuse et écrasante.
Cependant, en utilisant des outils de gestion des licences logicielles, vous pouvez effectivement mieux contrôler votre réseau.
- Rendre votre équipe informatique accessible et collaborative
Pour gérer efficacement toutes les applications SaaS, toutes les équipes doivent collaborer davantage et s'efforcer de comprendre les besoins de chacun. Pour gérer efficacement toutes les applications SaaS, toutes les équipes doivent collaborer davantage et s'efforcer de comprendre les besoins des autres, notamment en créant un environnement plus accueillant qui encourage les travailleurs à contacter leur division informatique en cas de besoin.
- Améliorer les programmes d'intégration des employés
Les nouveaux employés qui entrent dans votre organisation ont besoin de programmes d'intégration appropriés qui les aideront à se familiariser avec votre flux de travail. Vous devez les aider à mieux comprendre comment vous utilisez vos outils afin d'éviter les risques inutiles.
- Automatiser tous les renouvellements et les flux de travail
Le suivi de chaque période de renouvellement des différentes licences peut s'avérer une tâche ardue lorsque plusieurs applications SaaS sont utilisées. Toutefois, l'utilisation d'un outil de gestion de logiciels peut faciliter cette tâche en automatisant le processus lorsque cela est nécessaire.
- Normaliser toutes les applications utilisées
Déterminez les différents besoins de chaque département et dressez une liste des applications SaaS qui répondent le mieux à ces exigences. Une fois cette liste établie, fixez une règle obligatoire selon laquelle ces applications doivent être utilisées pour des tâches spécifiques et rien d'autre. Cela permettra d'éviter le problème des applications en double, qui peut entraîner des risques pour la sécurité.
- Planifier le processus d'acquisition de SaaS
Planifiez un processus d'acquisition de SaaS dans lequel seuls les départements ou le personnel autorisés peuvent accorder l'accès à l'utilisation de l'application. Vous aurez ainsi une meilleure idée de l'évolution de votre empreinte SaaS, ce qui en facilitera le suivi et la gestion.
- Utiliser la formation des employés
Formez vos employés à l'utilisation correcte de chaque application SaaS et à ses limites. Ils auront ainsi une meilleure compréhension de chaque outil et des risques liés à l'utilisation d'applications non autorisées.
La sécurité grâce à des solutions de gestion intelligentes
Il n'est pas simple d'adapter les activités de votre entreprise aux nouveaux défis posés par la pandémie. C'est pourquoi votre entreprise s'est peut-être tournée vers les solutions SaaS afin d'obtenir des moyens plus souples de répondre à ses besoins, même dans des lieux éloignés.
Mais avant de l'introduire dans votre flux de travail, il est important d'utiliser des méthodes, telles que la gestion des actifs informatiques, pour mieux faire face aux défis qui en découlent.
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