Ficamos frequentemente surpreendidos com o número de organizações que confiam no software de gestão de licenças fornecido pelos fornecedores para gerir a sua carteira de software. Em primeiro lugar, estas aplicações são concebidas para maximizar o rendimento do fornecedor e não para minimizar o desperdício e as despesas do cliente. A IBM chama mesmo a atenção dos clientes do Maximo para este facto, afirmando que o IBM LUM "não impede a utilização excessiva de licenças e não substitui o processo de auditoria de licenças IBM".
Em segundo lugar, a maioria dos nossos clientes está nos sectores da engenharia, ciência e ciências da vida, onde estão completamente dependentes de uma vasta gama de ferramentas de software especializadas. Os fornecedores destas aplicações utilizam uma vasta gama de sistemas de gestão de licenças, tais como Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp e outros produtos Sentinel, LS-DYNA e muitos outros. Isto significa que o seu administrador de licenças tem de conhecer todas as variações destes gestores de licenças e passar o dia a interrogar cada um deles para obter uma visão global da sua carteira. Se a única ferramenta de elaboração de relatórios disponível for folhas de cálculo do Excel, isto apenas aumenta a carga de trabalho. Esta é também uma abordagem de gestão muito reactiva, quando na verdade é necessário ser proactivo.
Claramente, esta não é uma forma viável de gerir e acompanhar as licenças de software. O que precisa é de um gestor de licenças de software versátil que possa interagir com a maioria ou todos os gestores de licenças de fornecedores no mercado e dentro da sua organização. O LicenseAnalyzer®é o principal produto da Open-iT e é a primeira escolha dos principais intervenientes nas indústrias automóvel, da saúde, do petróleo e do gás, entre outras.
O que revela o controlo da utilização de licenças
Saber como e quando, ou mesmo se, as suas licenças estão a ser utilizadas pode revelar-se muito valioso. Estima-se que, em média, uma empresa gasta mais de 30% do seu orçamento em licenças por várias razões. Ao mesmo tempo, poderá ter utilizadores que recebem recusas quando querem consultar uma aplicação ou software vital. Esta situação deixa os utilizadores insatisfeitos e reduz a produtividade.
A reação imediata é obter mais licenças, mas o que precisa é de visibilidade e transparência quanto à forma como o conjunto de licenças existentes está a ser acedido, por quem e se estão realmente a utilizar o software. É aqui que o LicenseAnalyzer pode ajudar. Relatórios abrangentes sobre vários produtos de software, servidores de licenças e utilização estão disponíveis num único painel de controlo. Aqui estão apenas alguns exemplos do que o rastreio detalhado de licenças pode revelar:
- Uma licença que foi verificada e não foi libertada quando o utilizador terminou de a utilizar, criando assim uma escassez artificial de licenças e resultando numa recusa para alguém que precisa de utilizar o software. Isto também pode ser um problema quando se tem uma presença global, em que o tempo de utilização de um utilizador deve ser limitado ao horário de trabalho local.
- Um produto de software da carteira de um fornecedor que não é utilizado, embora esteja a ser pago. Isto é comum em fornecedores como a Autodesk.
- Software antigo que está prestes a entrar em desuso e deve ser retirado e substituído ou eliminado.
- Licenças BYOD (bring your own device). Pode ter contratantes no local que tenham as suas próprias licenças de software, que estão a utilizar na sua rede. Isto pode constituir uma infração ao seu contrato de licença com esse fornecedor e levar a sanções.
A possibilidade de ver quem utilizou uma licença durante quanto tempo, os mapas de calor que revelam a utilização máxima e o momento em que ocorreu, o número de recusas de um produto e um gráfico da utilização real do software são apenas alguns dos relatórios disponíveis para o administrador de licenças. Estes relatórios estão disponíveis para servidores, fornecedores, produtos e até funcionalidades de um produto de software. As diferenças nos tipos de licenças, desde licenças de utilizador nomeado a software baseado em tokens, são geridas pela ferramenta de gestão de licenças de software. Isso inclui até mesmo licenças baseadas em hardware em dongles, como o Wibu CodeMeter.
Também será capaz de identificar funções de utilizador específicas e quais os direitos de software adequados, por exemplo, que trabalhos necessitam de uma licença completa do Visio ou é suficiente um Viewer? Isto também se aplica a outros produtos comuns, como o Adobe Acrobat. Quando se trata de software especializado e dispendioso, como o Aris, o Catia ou o PTC Creo, basta eliminar uma ou duas licenças excedentárias para aliviar o orçamento anual de software.
Obter os benefícios de uma monitorização eficaz do software
É claro que, embora os relatórios revelem onde pode melhorar a utilização de licenças, ainda há trabalho a fazer para analisar onde podem ser aplicadas poupanças e eficiências. Deverá ser possível obter pelo menos 10% de poupança no seu software mais crítico, mas isso exige uma negociação com o fornecedor. Agora também tem uma ferramenta de negociação viável para a sua próxima renovação de contrato, sem estar dependente da visão do seu fornecedor sobre a utilização do software. A ansiedade das auditorias e verificações de software desaparece, uma vez que está agora em controlo e tem provas documentadas da utilização do software.
Alcançar as eficiências reveladas pelo seu gestor de licenças de software não acontece de um dia para o outro. Poderá ter de rever as suas políticas, processos e procedimentos, bem como educar os utilizadores para que estejam conscientes dos custos em que estão a incorrer. Existem práticas, como a recolha de licenças, que são muito eficazes, mas primeiro é necessário percorrer o caminho do controlo de software antes de poder correr.
A gestão eficaz de licenças de software é uma jornada
Acompanhar as suas licenças de software é um bom começo no roteiro para a maturidade da gestão de activos de software (SAM). Existem vários modelos de maturidade SAM à escolha, desde o abrangente mas complexo ISO/IEC 19770-1 da ISO até ao SOM (Software Optimization Model) da Microsoft, que tem 4 fases. No modelo SOM, se estiver a seguir os activos, já começou a passar para a segunda fase. No entanto, existem outros requisitos que devem ser cumpridos para que se possa subir a esse degrau da escada, como por exemplo, garantir que as políticas e processos para SAM estejam em vigor. Entre em contato com um representante de vendas da Open iT para iniciar sua jornada de maturidade do SAM.
Também será capaz de identificar funções de utilizador específicas e direitos de software adequados. Por exemplo, quais as funções que necessitam de uma licença completa do Visio, ou se um Viewer é suficiente.
