- O acompanhamento das licenças de software permite às organizações controlar a utilização, a disponibilidade e os custos de licenciamento.
- O acompanhamento das licenças pode revelar ativos subutilizados, tendências de utilização, recusas e necessidades de renovação.
- Acompanhar as posições do iT como base para uma gestão e otimização mais eficazes das licenças de software.
As licenças de software são valiosas, dispendiosas e fáceis de perder de vista — e o desperdício resultante da falta de gestão das licenças tende a aumentar mais rapidamente do que o orçamento de aquisição de que a organização dispõe para o absorver. O acompanhamento sistemático das licenças proporciona às organizações visibilidade sobre os padrões de utilização, o panorama de custos subjacente e as oportunidades de otimização que a maioria dos ambientes de licenças não revela por si só. A Open iT posiciona o LicenseAnalyzer como a plataforma que permite às organizações assumir o controlo do seu parque de licenças, acompanhando o que está efetivamente a ser utilizado — o pré-requisito para todas as decisões de custos a jusante.
We are frequently surprised by the number of organizations who rely on license management software supplied by vendors to manage their software portfolio. First of all, these applications are designed to maximize income for the vendor, not minimize wastage and spend for the customer. IBM even draws Maximo customers’ attention to this, stating that IBM LUM “does not prevent overuse of licenses and does not replace the IBM license auditing process”.
Em segundo lugar, a maioria dos nossos clientes está nos sectores da engenharia, ciência e ciências da vida, onde estão completamente dependentes de uma vasta gama de ferramentas de software especializadas. Os fornecedores destas aplicações utilizam uma vasta gama de sistemas de gestão de licenças, tais como Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp e outros produtos Sentinel, LS-DYNA e muitos outros. Isto significa que o seu administrador de licenças tem de conhecer todas as variações destes gestores de licenças e passar o dia a interrogar cada um deles para obter uma visão global da sua carteira. Se a única ferramenta de elaboração de relatórios disponível for folhas de cálculo do Excel, isto apenas aumenta a carga de trabalho. Esta é também uma abordagem de gestão muito reactiva, quando na verdade é necessário ser proactivo.
Claramente, esta não é uma forma viável de gerir e acompanhar as licenças de software. O que precisa é de um gestor de licenças de software versátil que possa interagir com a maioria ou todos os gestores de licenças de fornecedores no mercado e dentro da sua organização. O LicenseAnalyzer®é o principal produto da Open-iT e é a primeira escolha dos principais intervenientes nas indústrias automóvel, da saúde, do petróleo e do gás, entre outras.
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O que revela o controlo da utilização de licenças
Knowing how and when, or even if, your licenses are being used can prove very valuable. It is estimated that the average company overspends 30% of their budget on licenses for a variety of reasons. At the same time, you may have users who are receiving denials when they want to check out a vital application or software. This makes for unhappy users and reduces productivity.
The kneejerk reaction is to obtain more licenses.However, what you need is visibility and transparency as to how the existing license pool is being accessed, by whom and whether they are actually using the software. This is where LicenseAnalyzer can come to the rescue. Comprehensive reporting across various software products, license servers, and usage is available on a single dashboard. Here are only a few examples of what detailed license tracking can reveal:
- Uma licença que foi verificada e não foi libertada quando o utilizador terminou de a utilizar, criando assim uma escassez artificial de licenças e resultando numa recusa para alguém que precisa de utilizar o software. Isto também pode ser um problema quando se tem uma presença global, em que o tempo de utilização de um utilizador deve ser limitado ao horário de trabalho local.
- Um produto de software da carteira de um fornecedor que não é utilizado, embora esteja a ser pago. Isto é comum em fornecedores como a Autodesk.
- Software antigo que está prestes a entrar em desuso e deve ser retirado e substituído ou eliminado.
- Licenças BYOD (bring your own device). Pode ter contratantes no local que tenham as suas próprias licenças de software, que estão a utilizar na sua rede. Isto pode constituir uma infração ao seu contrato de licença com esse fornecedor e levar a sanções.
A possibilidade de ver quem utilizou uma licença durante quanto tempo, os mapas de calor que revelam a utilização máxima e o momento em que ocorreu, o número de recusas de um produto e um gráfico da utilização real do software são apenas alguns dos relatórios disponíveis para o administrador de licenças. Estes relatórios estão disponíveis para servidores, fornecedores, produtos e até funcionalidades de um produto de software. As diferenças nos tipos de licenças, desde licenças de utilizador nomeado a software baseado em tokens, são geridas pela ferramenta de gestão de licenças de software. Isso inclui até mesmo licenças baseadas em hardware em dongles, como o Wibu CodeMeter.
What you will also be able to identify are specific user roles and which software entitlements are appropriate, for instance, what jobs need a full Visio license, or is a Viewer sufficient? This can also apply to other common products like Adobe Acrobat. When it comes to specialized and expensive software like Aris, Catia, or PTC Creo, just shedding one or two surplus licenses eases the annual software budget.
Obter os benefícios de uma monitorização eficaz do software
É claro que, embora os relatórios revelem onde pode melhorar a utilização de licenças, ainda há trabalho a fazer para analisar onde podem ser aplicadas poupanças e eficiências. Deverá ser possível obter pelo menos 10% de poupança no seu software mais crítico, mas isso exige uma negociação com o fornecedor. Agora também tem uma ferramenta de negociação viável para a sua próxima renovação de contrato, sem estar dependente da visão do seu fornecedor sobre a utilização do software. A ansiedade das auditorias e verificações de software desaparece, uma vez que está agora em controlo e tem provas documentadas da utilização do software.
Alcançar as eficiências reveladas pelo seu gestor de licenças de software não acontece de um dia para o outro. Poderá ter de rever as suas políticas, processos e procedimentos, bem como educar os utilizadores para que estejam conscientes dos custos em que estão a incorrer. Existem práticas, como a recolha de licenças, que são muito eficazes, mas primeiro é necessário percorrer o caminho do controlo de software antes de poder correr.
A gestão eficaz de licenças de software é uma jornada
Tracking your software licenses is a good start on the roadmap to software asset management (SAM) maturity. There are several SAM Maturity models to choose from, ranging from ISO’s comprehensive but complex ISO/IEC 19770-1 to Microsoft’s SOM (Software Optimization Model), which has 4 stages. In the SOM Model, if you are tracking assets, you have started moving to the second stage. But there are other requirements you have to meet to get a secure foothold on that rung of the ladder, such as ensuring that policies and processes for SAM are in place. Get in touch with an Open iT sales representative to start your SAM maturity journey.
Também será capaz de identificar funções de utilizador específicas e direitos de software adequados. Por exemplo, quais as funções que necessitam de uma licença completa do Visio, ou se um Viewer é suficiente.
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