Softwarelizenzierung bei Fusionen und Übernahmen: Strategien für nahtlose Übergänge 

Fusionen und Übernahmen verändern Unternehmen, aber ohne diszipliniertes Software Asset Management können sie auch Risiken und Verschwendung vergrößern

Fusionen und Übernahmen (M&A) stellen Wendepunkte dar, an denen Unternehmen nicht nur Vermögenswerte und Mitarbeiter, sondern auch Technologien konsolidieren. Eine der am meisten unterschätzten Komplexitäten in diesem Prozess ist die Softwarelizenzierung. Ingenieurs- und Spezialanwendungen - wie die von Autodesk, MathWorks, Dassault Systèmes, Siemens, PTC, Ansys, Bentley und SAP - sind geschäftskritisch, von hohem Wert und werden oft zu Bedingungen lizenziert, die nie für die strukturellen Umwälzungen einer M&A ausgelegt waren.

Für Unternehmen in ingenieurintensiven Branchen kann die Nichtberücksichtigung von Software Asset Management (SAM) bei Fusionen und Übernahmen zu Compliance-Risiken, unnötigen Kosten, Streitigkeiten mit Lieferanten und betrieblichen Verzögerungen führen. Open iT verfügt über jahrzehntelange Erfahrung in der Optimierung von Engineering- und Spezialsoftware-Umgebungen und bietet bewährte Strategien, um diese riskanten Übergänge sicher zu meistern.

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5 Schlüsselherausforderungen bei der Softwarelizenzierung während M&A

1. Vertragliche Einschränkungen und Übertragbarkeit: Viele Lizenzen für Ingenieurssoftware sind nicht übertragbar oder an bestimmte Unternehmen, Standorte oder Regionen gebunden. So können Verträge beispielsweise die Nutzung auf eine einzige juristische Person beschränken, was bedeutet, dass Lizenzen des übernommenen Unternehmens nicht einfach auf die Muttergesellschaft „übertragen“ werden können. Ohne eine proaktive Überprüfung laufen Unternehmen Gefahr, gegen Vertragsbedingungen zu verstoßen oder Lizenzansprüche zu verlieren.
2. Sich überschneidende und redundante Vereinbarungen: Wenn zwei Unternehmen fusionieren, kommt es häufig vor, dass doppelte Verträge für denselben Anbieter vorliegen – beispielsweise zwei Autodesk-Unternehmensverträge oder mehrere MathWorks-Toolboxen, die unter unterschiedlichen Bedingungen lizenziert sind. Eine Konsolidierung ohne Transparenz führt zu redundanten Ausgaben und verpassten Verhandlungsmöglichkeiten.
3. Compliance-Risiken und Lieferantenprüfungen: Anbieter von Engineering-Software sind dafür bekannt, bei Fusionen und Übernahmen strenge Prüfungsverfahren anzuwenden. Lizenzübertragungen, eine wachsende Nutzerbasis oder die Nutzung in neuen Regionen können jeweils Anlass für Prüfungen geben. Ohne einen klaren Überblick über Nutzungsdaten und Lizenzbestände sind Unternehmen einem erhöhten Risiko von Strafen im Rahmen von Prüfungen ausgesetzt.
4. Daten- und Tool-Fragmentierung: Jedes Unternehmen verfügt möglicherweise über unterschiedliche SAM-Tools, Berichtsprozesse oder Messsysteme. Die Zusammenführung dieser Elemente zu einer einheitlichen Sichtweise ist oft einer der zeitaufwändigsten Aspekte der Integration. Ein Mangel an zuverlässigen Daten beeinträchtigt die Entscheidungsfindung und verzögert die Konsolidierungsbemühungen.
5. Komplexitäten bei der Cloud- und Hybrid-Lizenzierung: Da Anbieter wie Dassault Systèmes, Siemens und PTC zunehmend auf Abonnement- und Cloud-basierte Modelle umstellen, werfen Fusionen und Übernahmen Fragen dazu auf, wie diese Abonnements neu zugewiesen, zusammengeführt oder gekündigt werden können. Hybridumgebungen – in denen unbefristete Lizenzen, Abonnements und tokenbasierte Modelle nebeneinander bestehen – sorgen für zusätzliche Komplexität. Die Cloud-Lizenzierung bringt weitere Herausforderungen hinsichtlich Compliance und Optimierung mit sich.

7 Best Practices für die Verwaltung der Softwarelizenzierung bei Fusionen und Übernahmen

1. Frühzeitige Einbindung von SAM in die Due Diligence: Die Softwarelizenzierung muss als zentraler Bestandteil der Due Diligence betrachtet werden und darf nicht erst nachträglich berücksichtigt werden. Durch die frühzeitige Einbindung von SAM-Experten können vertragliche Einschränkungen, Compliance-Risiken und Optimierungsmöglichkeiten bereits vor Beginn der Integration identifiziert werden. Open iT unterstützt Unternehmen dabei, bereits zu Beginn des Prozesses Daten zu Lizenzansprüchen, Nutzungsberichten und Lieferantenverträgen zu erfassen, und ermöglicht so eine fundierte Entscheidungsfindung.
2. Erstellung einer einheitlichen Bestands- und Nutzungsbasis: Der erste Schritt zur Rationalisierung besteht darin, einen umfassenden Überblick über alle Lizenzen, Berechtigungen und die Nutzung in beiden Unternehmen zu erstellen. Die fortschrittlichen Mess- und Berichtslösungen von Open iT liefern detaillierte Einblicke – bis hin zur Nutzung auf Funktionsebene, Leerlaufzeiten und Benutzeraktivitäten –, sodass Teams zwischen kritischen Lizenzen und redundanten oder nicht ausreichend genutzten Lizenzen unterscheiden können.
3. Compliance und Governance priorisieren: Bei einer Fusion oder Übernahme (M&A) nehmen Compliance-Risiken zu. Unternehmen sollten Governance-Kontrollen einführen, um sicherzustellen, dass Lizenzen gemäß den Vereinbarungen mit den Anbietern genutzt werden. Open-iT-Lösungen ermöglichen eine Echtzeitüberwachung und die Erstellung von Berichten über den bisherigen Verlauf. So wird gewährleistet, dass die Nutzung den vertraglichen Bedingungen entspricht, und es stehen im Falle von Anbieterprüfungen stichhaltige Daten zur Verfügung.
4. Optimierung und Konsolidierung von Lieferantenverträgen: Anhand klarer Nutzungsdaten können Unternehmen ihre Lieferantenverträge strategisch konsolidieren. Anstatt beispielsweise zwei sich überschneidende Verträge mit Ansys oder Autodesk aufrechtzuerhalten, können Unternehmen einen konsolidierten Rahmenvertrag mit besseren Konditionen aushandeln. Dieser Ansatz senkt nicht nur die Kosten, sondern stärkt auch die Verhandlungsposition gegenüber den Lieferanten.
5. Auslastung optimieren für mehr Kosteneffizienz: Über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinaus bieten Fusionen und Übernahmen die Chance, die Auslastung im gesamten neuen Unternehmen zu optimieren. Durch die Analyse des tatsächlichen Bedarfs, der Spitzenauslastung und der Lizenzeffizienz hilft Open iT Unternehmen dabei, zu ermitteln, wo Lizenzen neu zugewiesen, reduziert oder erweitert werden sollten. So wird sichergestellt, dass das fusionierte Unternehmen nur für das bezahlt, was es tatsächlich benötigt, während die Verfügbarkeit für wichtige Nutzer gewährleistet bleibt.
6. Planung für das Lizenzmanagement in Cloud- und Hybridumgebungen: Abonnement- und Token-Modelle bringen bei der Integration neue Aspekte mit sich. Unternehmen sollten proaktiv prüfen, wie Cloud-Lizenzen in Autodesk-, PTC- oder Siemens-Umgebungen neu zugewiesen, gebündelt oder gekündigt werden können. Open iT Analyzer for Cloud Licensing bietet Transparenz über diese Modelle und gewährleistet so eine nahtlose Verwaltung in hybriden Umgebungen.
7. Proaktiver Umgang mit Anbietern: Anbieter nutzen M&A-Vorgänge häufig als Gelegenheit, um Audits, Upgrades oder restriktivere Konditionen durchzusetzen. Mit präzisen Nutzungs- und Berechtigungsdaten ausgestattet, können Unternehmen bei Verhandlungen aus einer Position der Stärke heraus agieren. Open iT liefert Unternehmen fundierte Erkenntnisse, um proaktiv mit Anbietern zu verhandeln, Risiken zu minimieren und gleichzeitig günstige Konditionen zu sichern.

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Strategie der Lizenzkonsolidierung bei Fusionen und Übernahmen

DIE AUFZEICHNUNG ANSEHEN

5 Strategische Ergebnisse von effektivem SAM bei M&A

Wenn die Softwarelizenzierung bei Fusionen und Übernahmen strategisch gehandhabt wird, können Unternehmen davon profitieren:

1. Kostensynergien: Vermeiden Sie überflüssige Ausgaben, indem Sie sich überschneidende Verträge zusammenfassen und Lizenzportfolios optimieren.
2. Betriebskontinuität: Stellen Sie sicher, dass wichtige technische Anwendungen den Benutzern während der gesamten Umstellungsphase weiterhin zur Verfügung stehen.
3. Risikominderung: Verringern Sie das Risiko von Bußgeldern aufgrund von Prüfungsfeststellungen und Vertragsverletzungen durch ein datengestütztes Compliance-Management.
4. Stärkere Verhandlungsposition: Nutzen Sie die gebündelte Nachfrage und genaue Erkenntnisse zur Nutzung, um bessere Konditionen mit Anbietern auszuhandeln.
5. Langfristige Effizienz: Schaffen Sie die Grundlage für ein optimiertes, governance-gesteuertes SAM-Framework in der Organisation nach der Fusion.

Software-Lizenzen: Wichtiger Hebel für den M&A-Erfolg

Fusionen und Übernahmen verändern Unternehmen, aber ohne diszipliniertes Software Asset Management können sie auch Risiken und Verschwendung vergrößern. Technische und spezielle Anwendungen gehören zu den teuersten und geschäftskritischsten Anlagen in den Büchern. Wenn sie während der Integration nicht richtig verwaltet werden, führt dies nicht nur zu Compliance-Problemen oder überflüssigen Kosten. Es gefährdet die Produktivität, verzögert Innovationen und untergräbt genau die Synergien, die durch Fusionen und Übernahmen geschaffen werden sollen.

Erfolgreich sind die Unternehmen, die SAM als strategische Säule der M&A-Ausführung betrachten. Durch einen umfassenden Einblick in die Berechtigungen und die Nutzung, die Durchsetzung von Governance und die Optimierung von Portfolios können Unternehmen die Herausforderungen bei der Lizenzierung in Kosteneinsparungen, betriebliche Stabilität und einen stärkeren Einfluss auf die Anbieter verwandeln.

Open iT bietet die Klarheit und Kontrolle, die an diesem kritischen Punkt erforderlich sind. Mit präzisen Messungen, fortschrittlichen Berichten und Optimierungsstrategien, die speziell für Engineering- und Spezialsoftware entwickelt wurden, stellen wir sicher, dass Software-Assets bei Fusionen nicht als Hindernis, sondern als Ermöglicher wirken.

Überlassen Sie die Softwarelizenzierung bei Ihrer nächsten M&A nicht dem Zufall. Wenden Sie sich noch heute an Open iT und vereinbaren Sie einen Termin für ein Readiness Assessment, um den vollen Wert Ihrer Software-Investitionen zu sichern.

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