Strategie der Lizenzkonsolidierung bei Fusionen und Übernahmen

[0:02] Nix: Guten Morgen, guten Nachmittag oder guten Abend, wo auch immer Sie gerade zuschauen. Herzlich willkommen. Dies ist das Webinar von Open iT zum Thema „Strategie zur Lizenzkonsolidierung bei Fusionen und Übernahmen“. Ich bin Nix, Ihr Moderator für heute. Fusionen und Übernahmen sind an sich schon komplex, aber wenn es um Softwarelizenzen geht, kann es richtig chaotisch werden. Sich überschneidende Verträge, doppelte Tools, isolierte Daten – das summiert sich schnell. In den nächsten 20 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Sie eine intelligente, datengestützte Strategie zur Lizenzkonsolidierung entwickeln, um Ordnung in dieses Chaos zu bringen. Wie immer laden wir Sie ein, Ihre Fragen über das Q&A-Feld oben auf Ihrem Bildschirm einzureichen. Wir werden während der Live-Sitzung so viele wie möglich beantworten und bei Bedarf anschließend nachhaken.

[0:41] Nix: Und nun möchten wir Ihnen unseren heutigen Referenten vorstellen. David verfügt über 25 Jahre Führungserfahrung in der Öl- und Gasbranche bei ConocoPhillips und BP und verbindet fundierte Branchenkenntnisse mit Fachwissen im Bereich digitaler Produkte und strategischem Anlagenmanagement. Darüber hinaus hat er Unternehmen bei großen Umstrukturierungen begleitet und sie dabei unterstützt, Daten für fundiertere IT-Entscheidungen zu nutzen – insbesondere in Zeiten des Wandels wie bei Fusionen und Übernahmen. Bitte heißen Sie alle David herzlich in dieser Sitzung willkommen.

[1:17] David: Vielen Dank. Vielen Dank, Nix, und herzliche Grüße aus Schottland. Ich gehe einfach mal davon aus, dass ihr mich hören könnt. Letzte Woche habe ich ein Webinar gehalten, und da gab es einen dieser reizenden Momente, in denen mein Mikrofon ausgefallen ist. Ich gehe also davon aus, dass ihr mich hören könnt. Herzliche Grüße aus Schottland, von wo aus ich gerade zu euch spreche. Hier ist es ein herrlicher Herbsttag.

[1:35] David: Heute werde ich also über Fusionen und Übernahmen sprechen und ein wenig über Joint Ventures. Was Fusionen und Übernahmen angeht, wissen die Leute mehr oder weniger, worum es dabei geht, aber Joint Ventures liegen gewissermaßen zwischen diesen beiden Konzepten. Dabei arbeiten zwei Unternehmen bei bestimmten Aktivitäten zusammen, wobei viele der Herausforderungen und Strategien jedoch gemeinsam sind. Deshalb werde ich wahrscheinlich auch ein wenig auf das Thema Joint Ventures eingehen. Vor diesem Hintergrund werde ich nun darüber sprechen, wie Open iT eine wirklich fundierte Entscheidungsfindung im Bereich des Software-Asset-Managements unterstützen kann und wie Sie Ihre zukünftigen Pläne umsetzen können – sei es mit einem veräußerten Unternehmen oder einem neu fusionierten Unternehmen. Ich werde einige Beispiele anführen und taktische Strategien erläutern, wie man dies in die Praxis umsetzen kann.

[2:24] David: Ich wollte aber noch auf Fusionen eingehen, auf Fusionen und Übernahmen aus einer breiteren Perspektive, und ich habe schon einige davon miterlebt. Ich war an der Fusion mit ConocoPhillips beteiligt, die Anfang der 2000er Jahre stattfand, und das war wirklich eine Fusion zweier Giganten, die auch mit einigen kulturellen Veränderungen einherging. Wissen Sie, Unternehmenskulturen prallen aufeinander. Es müssen immer Entscheidungen darüber getroffen werden, wer was in Zukunft leiten wird. Es ist eine Zeit großer Unsicherheit. Die Menschen werden unsicher und sind nervös – und das zu Recht. Fusionen bedeuten oft, dass Menschen ihre Positionen verlieren. Und alles, was ich sage, steht gewissermaßen vor diesem Hintergrund. Ich war schon in der Situation, in der man mit Menschen über ihre Software, ihre Daten oder ihre IT-Nutzung spricht. Aber im Vordergrund ihrer Gedanken steht die Frage: Habe ich in der neuen Organisation noch eine Position? Das sollte man meiner Meinung nach immer im Hinterkopf behalten. Aber zumindest wenn man diese Gespräche führt und über die bestmöglichen Daten verfügt, kann man rational versuchen, eine gewisse Klarheit in eine Zeit zu bringen, die ziemlich unsicher und beunruhigend ist und in der sich alle darauf freuen, dass sich die Lage irgendwie klärt.

[3:36] David: Warum sollte man das also im Bereich Fusionen und Übernahmen tun? Das liegt ziemlich auf der Hand. Wie Sie wissen, stellen Lizenzen für Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor im IT-Bereich dar, insbesondere im Ingenieurwesen oder in Branchen wie Öl und Gas, Automobilindustrie und Luft- und Raumfahrt – dort sind die Kosten sehr hoch. Und bei allen allgemeinen Kosten sucht man bei einer Fusion stets nach Effizienzsteigerungen: Man möchte überhöhte Ausgaben vermeiden, aber auch Verstöße gegen Vorschriften verhindern. Man will also sein Budget nicht überschreiten und sich damit potenziellen rechtlichen Schritten aussetzen. Das ist ein entscheidender Punkt. Man muss also immer abwägen. Man will nicht überlizenziert sein. Man will aber auch nicht unterlizenziert sein. Außerdem will man Verschwendung vermeiden. Die Steigerung der Effizienz ist der entscheidende Faktor.

[4:35] David: Das ist also ein kompliziertes Diagramm, das einem in gewisser Weise alles verdeutlicht, denn es beschreibt die verschiedenen Arten von Lizenzierungsmethoden und die unterschiedlichen Herausforderungen, mit denen wir bei unbefristeten Lizenzen im Vergleich zu zeitbasierten Lizenzen konfrontiert sind. Hier geht es um nutzungsbasierte Lizenzen. Haben Sie in unbefristete Lizenzen investiert? Zahlen Sie Wartungsgebühren dafür, oder handelt es sich um einen Abonnementvertrag, der nach einer bestimmten Zeit ausläuft? Zahlen Sie pro Benutzer? Zahlen Sie pro Gerät? Sind die Lizenzen an bestimmte Geräte gebunden („Node-Locked“)? Sind sie frei einsetzbar („Floating“)? Sind sie global gültig? Sind sie regional begrenzt? Stellen Sie Ihre Anwendungen über SaaS bereit? Oder erfolgt dies lokal? Das ist ziemlich kompliziert. Daher werde ich hier nicht allzu sehr ins Detail gehen. Und ich denke, die Tatsache, dass dieses Diagramm so komplex ist, sagt schon alles, denn es gibt dort viele verschiedene Ebenen.

[5:23] David: In der Regel ist eine Anwendung nicht einfach nur eine Anwendung, insbesondere im Ingenieursbereich. Es handelt sich um eine Suite von Anwendungen. Es ist eine Suite von Tools für verschiedene Funktionen. Experten nutzen bestimmte Funktionen des Tools, die Mitarbeiter im Support jedoch nicht. Sie müssen also bedenken, dass Sie möglicherweise über viele Basislizenzen verfügen, aber weniger von diesen komplexeren und teureren Speziallizenzen. Bezahlen Sie nach Zeit, Stunde, Tag, Monat, Quartal oder Jahr? Das ist sehr komplex, aber Open iT kann Ihnen dabei helfen.

[5:54] David: Eine kurze Zusammenfassung dessen, was Open iT leistet und warum es dabei hilft, diese Entscheidungen zu untermauern. Open iT basiert auf drei Ebenen. Die einfachste ist, dass es nach außen greifen kann. Es überprüft Ihre Lizenzserver. Es zeigt Ihnen, wer Ihre Anwendungen nutzt, wann und wie lange sie genutzt werden, wo sich die Nutzer befinden und wie viel Sie das kostet. Diese grundlegende Ebene befasst sich mit den Lizenzservern.

[6:22] David: Darüber hinaus können Sie jedoch einen Agenten einsetzen, der sowohl auf Desktops als auch in der Cloud läuft. In dieser Hinsicht ist er sozusagen plattformunabhängig. Und er liefert Ihnen Informationen zur Auslastung. Vielleicht glauben Sie, dass eine Anwendung genutzt wird. Die Lizenz ist zwar ausgeliehen, aber wird sie auch tatsächlich genutzt? Dieser Agent gibt Ihnen darüber Auskunft.

[6:43] David: Und diese Strategie kann bei einer Fusion sehr wertvoll sein, da man es – sozusagen per Definition – mit einer unbekannten IT-Landschaft zu tun hat und es äußerst wertvoll sein kann, sich hier schnell einen Überblick zu verschaffen, selbst wenn dies bereits vor dem ersten Tag geschieht. Ich meine, bei all diesen Fällen gibt es immer eine rechtliche Definition dafür, wann das neue Unternehmen seine Tätigkeit aufnimmt. Oft werden jedoch bereits viele Vorarbeiten dafür geleistet, bevor Systeme und Prozesse offiziell zusammengeführt werden können.

[7:15] David: Hinzu kommt die tatsächliche aktive Nutzung, also die Unterscheidung zwischen Leerlaufzeit und Inaktivitätszeit. Das lässt sich tatsächlich steuern, und das bedeutet: Wenn Lizenzen ausgeliehen, aber nicht genutzt werden, kann man sie zurückholen und wieder in den Pool einbringen. Das kann in einem großen, dezentralen Unternehmen oder bei einer Fusion sehr wirkungsvoll sein. So etwas kommt häufig vor. Möglicherweise verwalten Sie Ressourcen oder sind dafür verantwortlich, Ressourcen zu verwalten, die sich an Standorten und in Gebieten befinden, mit denen Sie nicht vertraut sind. Daher kann eine solche Bestandsaufnahme sehr wertvoll sein, und diese Art der Rückgewinnung kann Ihnen erhebliche Effizienzgewinne bringen.

[7:53] David: Die Anwendung liefert Ihnen also die Antworten, die Sie brauchen. Wer nutzt die Anwendung? Wer nutzt sie gerade? Und wie sah ihr Nutzerprofil in der Vergangenheit aus? Wie viele Stunden haben sie insgesamt genutzt? Wer sind diese Nutzer? Wo sitzen sie? Und welche Funktion haben sie? Wie lautet ihre Berufsbezeichnung? Die Integration mit Active Directory liefert Ihnen viele dieser Informationen. Dazu kommen natürlich auch modulare Details über die gesamte Suite hinweg. Bei der einfachsten Art von Anwendung haben Sie vielleicht ein breites Profil, bei komplexeren Anwendungen sind die Details jedoch spezialisierter und differenzierter. Es ist sehr hilfreich zu wissen, wo Leerlaufzeiten bestehen und wo Sie Lizenzen zurückgewinnen können, um den Nutzern bei einer Fusion Flexibilität und Freiheit zu gewähren.

[8:38] David: Wisst ihr, wer das leiten wird? Wer dafür verantwortlich ist? Es geht um das Veränderungsmanagement. Das ist kein „Business as usual“. Es ist ein Projekt. Es geht um das Veränderungsmanagement. Wer wird das übernehmen? Ob es nun ein Produktteam, ein Change-Management-Team oder ein Übergangsteam ist – sie alle tragen die Verantwortung dafür.

[8:54] David: Und dieses Dreieck, das ich euch gerade zeige – das ist mein neues Lieblingsdiagramm. Ich muss allerdings zugeben, dass ich es mir von einem Kollegen ausgeliehen habe, nämlich von Mark Hessa von EVC Enterprise Value Consulting. Letzte Woche haben wir ein Webinar darüber abgehalten, wie man innerhalb einer Organisation vorgeht, um Zustimmung und die Befugnis zu erhalten, Änderungen im Produktmanagement durchzuführen. Dabei haben wir darüber gesprochen, dass die Geschäftsbereiche, die den Wandel vorantreiben, eure Kernnutzer sind. Sie legen die Strategie fest. Sie sind die Leute, die die Arbeit erledigen. Dann gibt es die Finanzabteilung, die das Augenmerk auf den Gewinn und die Kassen richtet. Und schließlich die IT, die sich darum kümmert, wie das Ganze umgesetzt werden muss. Sie braucht einen Ort, an dem sie Ihre Systeme betreiben kann. Zwischen diesen drei Bereichen müssen Sie also abwägen, was Sie bereitstellen wollen und wie Sie es bereitstellen können, um alle drei Seiten zufrieden zu stellen. Und typischerweise hat das Produktteam in der Mitte möglicherweise nicht die nötige Entscheidungsgewalt. Es verfügt nicht über ein eigenes Budget. Es legt nicht die Geschäftsstrategie fest. Es ist nicht dafür zuständig, Rechenressourcen zu beschaffen, aber es ist dafür verantwortlich, diesen Wandel zu steuern und die richtigen Werkzeuge für die Zukunft des Unternehmens bereitzustellen.

[10:12] David: Deshalb gefällt mir dieses Diagramm so gut, denn wir bei Open iT wollen genau die Verantwortlichen in der Mitte stärken, die alle drei Seiten des Dreiecks unter einen Hut bringen müssen. Der Workflow zur Produktoptimierung, den man durchläuft, um auf eine neue Konfiguration umzustellen, umfasst im Grunde dieselben Schritte wie bei einer Verlängerung. Man muss sich fragen: Was soll man ausgeben? Wie sieht Ihr Lizenzmonitor aus? Gibt es Ablehnungen? Wie hoch ist Ihre Kapazität? Wer nutzt die Lizenzen? Wer sind Ihre Top-Nutzer? Man muss eine Einigung erzielen und diese dann umsetzen.

[10:47] David: Stellen Sie sich folgende Fragen: Wer sind die Entscheidungsträger? Wer sind die besten Anbieter für die Zukunft? Denn eine Fusion oder Übernahme ist eine Chance für Veränderungen, und es kann durchaus sein, dass das übernommene Unternehmen tatsächlich über bessere Praktiken und bessere Vertragsbedingungen verfügt als das übernehmende Unternehmen. Es ist zwar naheliegend anzunehmen, dass das übernehmende Unternehmen eher den Standard und die Richtlinien festlegt, aber das muss nicht unbedingt der Fall sein. Gute Informationen sind entscheidend für diese Entscheidungen, die für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens von Vorteil sein könnten. Die Lizenzüberwachung, die Ablehnungen, die Kapazitäten und die Top-Nutzer sind wichtige Aspekte dieses Prozesses, bei denen Open iT als Spezialist zur Seite steht.

[11:42] David: Ein weiterer wichtiger Aspekt, den du hier berücksichtigen musst. Du befindest dich dort in der Mitte des Dreiecks. Du musst diesen Übergang bewältigen. Du musst dir deine Verträge ansehen, und das kann ziemlich entmutigend sein, weil du die Verträge beider Unternehmen prüfen musst und dabei sehr ins Detail gehen musst. Sind diese Verträge mit der lokalen Niederlassung dieses Unternehmens geschlossen? Sind sie regional? Sind sie regional gültig? Es kann also sein, dass du einen Vertrag mit einer regionalen Niederlassung hast, aber es gibt eine Einschränkung hinsichtlich der Nutzung. Möglicherweise darfst du ihn nur lokal nutzen. Und man könnte meinen, es sei großartig, diese Lizenzen globalisieren zu können. Man könnte sie in einer großen fusionierten Organisation einsetzen, aber das ist möglicherweise nicht der Fall, und man muss sich die Verträge genau ansehen, um zu verstehen, dass es möglicherweise Altverträge gibt und Anbieter unterschiedliche Eigentumsverhältnisse und unterschiedliche Markenauftritte durchlaufen haben – und es ist durchaus möglich, dass der eine oder andere Vertrag aufgrund historischer Gründe und der Beziehung, die das Unternehmen damals hatte, Vorzugskonditionen enthält. Und es ist wirklich wichtig, das aufzudecken. Verlängerungstermine: Wann verlängert sich der Vertrag, und kann dies jetzt geändert werden? Das kann eine schwierige Frage sein. Wir müssen uns dessen sehr bewusst sein. Auch, ob dort etwaige Änderungsstrafen vorgesehen sind. Ein weiterer entscheidender Punkt – und darauf werde ich im Zusammenhang mit Joint Ventures noch einmal eingehen – ist, dass der Vertrag idealerweise eine Klausel enthält, die es dem ausgegliederten Unternehmen ermöglicht, dieselben Geschäftsbedingungen wie die Muttergesellschaft in Anspruch zu nehmen. Nun möchte ein Anbieter dies möglicherweise nicht öffentlich machen oder in den Verhandlungen nicht erwähnen. Daher ist es wichtig, den Vertrag genau zu kennen und jene kleinen Klauseln zu finden, die besagen, dass diese Bedingungen gelten, wenn eine hundertprozentige Tochtergesellschaft dieses Produkt übernimmt.

[13:34] David: Okay. Open iT liefert also Informationen darüber, wie viele Lizenzen nach einer Fusion oder einer Ausgliederung möglicherweise benötigt werden. Man kann sehen, wer die Software nutzt, und ermitteln, in welchen Projekten sie zum Einsatz kommen wird. Die Ermittlung der benötigten Lizenzanzahl nach einer Fusion oder einer Ausgliederung ist also sozusagen die grundlegende Aufgabe, die erledigt werden muss. Was können Sie unternehmensweit tun, um das Beste herauszuholen? Ich werde nun ein recht einfaches Beispiel durchgehen. Wenn Sie an die erste Folie mit der Komplexität der Lizenzierung denken, können Sie sich vorstellen, dass diese Komplexität in der Praxis noch zunimmt und viele Module zu berücksichtigen sind – vereinfacht ausgedrückt ist dies jedoch der Prozess, den Sie durchlaufen.

[14:18] David: Dieses Unternehmen hat also eine Fusion durchlaufen, sodass es nun eine US-Niederlassung und eine Niederlassung in Bangalore, Indien, gibt, und Sie möchten diese Lizenzen gemeinsam nutzen. Wenn man also einfach nur betrachten würde, wie hoch die Spitzenauslastung in der US-Niederlassung und wie hoch die Spitzenauslastung in der indischen Niederlassung ist, käme man in diesem Fall auf 166 – aber das ist nicht die tatsächliche Auslastung. Wenn man beide zusammenfasst und die Auslastung der AnmeldungenEin- und Auscheckvorgänge über Zeitzonen hinweg betrachtet, ist die Auslastung deutlich geringer – nur 108, wenn man die Spitzenauslastung betrachtet, auf die man achten muss, um diese Entscheidung treffen zu können. Das Ergebnis wären also 93 Lizenzen weniger – und genau diese Art von Effizienz ist es, nach der Sie suchen sollten. Dies ist jedoch sehr vereinfacht dargestellt, und Sie müssten diesen Vorgang für alle Module und verschiedenen Aspekte einer Software, die Sie möglicherweise nutzen, um ein Vielfaches wiederholen.

[15:17] David: Das ist eine Open iT-Heatmap. Eine meiner Lieblingsansichten, und sie hilft einem wirklich bei der Planung dieser Konsolidierung, da man sofort erkennen kann, wo die Nutzung stattfindet. In dieser Ansicht sieht man also einen großen Nutzungsanstieg in den frühen Morgenstunden. Die Nutzer dafür befinden sich also wahrscheinlich an einem anderen geografischen Standort als die Lizenzserver, aber man erkennt sofort, dass dort die gesamte Nutzung stattfindet – wenn es zwei Spitzen gibt, sieht man das ganz deutlich.

[15:49] David: Dann kann man also sehen, welche Software in den einzelnen Unternehmen eingesetzt wird. Anschließend muss man aber auch herausfinden: Wir sehen zwar, um welche Software es sich handelt und wer sie nutzt, aber wofür wird sie genutzt und wird sie aus den richtigen Gründen eingesetzt? Ein Beispiel dafür ist ein Projekt, an dem ich gearbeitet habe, als ConocoPhillips Burlington Resources übernahm. ConocoPhillips war damals ein multinationales Öl- und Gasunternehmen mit Vermögenswerten auf der ganzen Welt. Burlington Resources hatte seine Kernvermögenswerte hauptsächlich an Land in den USA, und da es sich bei beiden um Öl- und Gasunternehmen handelte, dachte man natürlich, das würde hervorragend passen.

[16:39] David: Bei ConocoPhillips war ein Großteil der Technologie auf die Exploration in tiefen Gewässern sowie auf komplexe geologische und geophysikalische Szenarien ausgerichtet – also auf die Herausforderungen bei der Arbeit im Golf von Mexiko, in der Nordsee oder in Alaska. Burlington hingegen war ein Onshore-Unternehmen, das wesentlich einfachere Software einsetzte. Es wäre also falsch gewesen, die Technologie von ConocoPhillips auf die Mitarbeiter von Burlington Resources anzuwenden, da sie dafür viel zu überdimensioniert war. Was die Mitarbeiter von Burlington für ihre Auswertungen nutzten, war für die von ihnen benötigten Aufgaben absolut perfekt geeignet. Es ist also entscheidend zu wissen, wofür die Anwendungen genutzt werden, und es wäre ein großer Fehler gewesen, alles auf alle anzuwenden; stattdessen entschieden sie sich für eine kombinierte Lösung, was viel sinnvoller war. Das ist wirklich eine Art Aha-Erlebnis.

[17:48] David: Bei Veräußerungen sieht die Sache also wieder etwas anders aus. Veräußerungen können aus vielen Gründen erfolgen: Unternehmensstrategie, der Wunsch, sich aus bestimmten Bereichen zurückzuziehen, oder die Zusammenarbeit mit anderen. Ein aktuelles Beispiel: Ein Öl- und Gasunternehmen, für das ich kürzlich tätig war, wollte seinen nordafrikanischen Geschäftsbereich veräußern, diesen jedoch gleichzeitig mit einem anderen Betreiber fusionieren, um eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der beiden Muttergesellschaften zu schaffen. Das Unternehmen war sehr daran interessiert zu verstehen, welche Ressourcen dafür erforderlich waren, und Open iT war dafür perfekt geeignet.

[18:33] David: Wenn man verschiedene Regionen betrachtet, könnte man einen Bericht erstellen, um zu sehen: Okay, hier sind alle meine Nutzer in einem bestimmten Gebiet. In diesem Fall den Golf von Mexiko, die Nordsee, das Kaspische Meer und die „Lower 48“. In jenem Fall war es Nordafrika. Man würde einfach ihren Standort ermitteln und könnte eine Hierarchie der von ihnen genutzten Anwendungen erstellen – angefangen bei den größten und teuersten –, und das ginge extrem schnell. Und das hat die Finanzabteilung sehr erfreut, denn sie verfügte über fundierte Informationen und konnte genau vorhersagen, wie hoch die Kosten für die ausgegliederte Organisation sein würden.

[19:12] David: Wir könnten mit den Vertragsverhandlungen mit den Anbietern fortfahren, bei denen es im Wesentlichen darum ging: „Sehr geehrter Anbieter, können Sie uns einen Kostenrahmen für diese Anzahl an Lizenzen für die ausgegliederte Organisation nennen? Und könnten wir bitte die gleichen Geschäftsbedingungen wie bei der Muttergesellschaft erhalten?“ Und dann gehen Sie natürlich ähnlich vor, um diese Lizenzen aus dem Kernpool zu entfernen. Diese Daten zu haben, ist also absolut unerlässlich und hilft einem wirklich schon vor dem ersten Tag, denn all diese Arbeit wird bereits vor dem ersten Tag der Ausgliederung erledigt, um den Übergang reibungslos zu gestalten.“

[19:59] David: Das ist lediglich eine andere Darstellung derselben Art von Informationen. Die vorherige betraf eine Anwendung im Bereich der Geowissenschaften. Diese hier bezieht sich auf Bentley, eine weit verbreitete Anwendung im Ingenieurwesen. Man kann jedoch eine Vielzahl von Zeitzonen überblicken. Man sieht, wie die Nutzung aussieht, und kann erkennen, in welchem Gebiet sie stattfindet. Im Grunde handelt es sich um dieselben Informationen.

[20:22] David: Das ist wieder ein recht einfaches Beispiel dafür, was man mit der Veräußerung machen kann. Dieses Unternehmen wollte seinen Standort in Lagos aus Nigeria veräußern. Lagos verfügte also bereits über eine große europäische Basis. Lagos und Houston. Daher wurden bei dieser Veräußerung Überschneidungen in der europäischen Zeitzone geprüft. Es reicht also nicht aus, nur die Spitzenauslastung zu betrachten. Man muss auch den Standort mit einbeziehen. Und wieder konnte man sehen, dass man durch das Herausgreifen und Darstellen dieser Nutzung aus Lagos einen Anteil der Lizenzen aus dem Pool entnehmen und diesen der Veräußerung zuordnen konnte. Das ist zwar ein relativ kleines Beispiel, aber wenn man es auf alle Produkte hochrechnet, könnte dies zu erheblichen Einsparungen für die Muttergesellschaft führen und vor allem viel Klarheit darüber schaffen, was die veräußerte Organisation nutzen möchte.

[21:28] David: Ähnlich könnte man diese Aufschlüsselung der Informationen auch für technische Teams vornehmen. Wer sind sie? Man kann sagen: Nun, nicht, wo sie sitzen. Man kann fragen: Welche Berufsbezeichnung oder welche Funktion haben sie? Und vielleicht möchten Sie dies für ein Joint Venture nutzen. Stellen Sie sich ein Joint Venture also als etwas Ähnliches wie eine Ausgliederung vor, mit dem Unterschied, dass die Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten, bei der Muttergesellschaft bleiben, aber für diese separate wirtschaftliche Einheit tätig sind. Sie müssen also genau wissen, was sie tun und wann sie es tun.

[22:08] David: Ein Beispiel dafür, warum man dies tun möchte, ist, dass Öl- und Gasunternehmen offensichtlich einem bestimmten Steuerregime unterliegen. Ihre Besteuerung richtet sich nach dem jeweiligen Produktionsaufwand. Die Erzeugung erneuerbarer Energien, die CO₂-Abscheidung, Windkraft und Geothermie unterliegen jedoch einem anderen Steuerregime. Unternehmen möchten daher unbedingt wissen, wann sie hybride Mitarbeiter haben, die einen Teil ihrer Arbeitszeit im Kerngeschäft verbringen, einen anderen Teil jedoch für ein Joint Venture aufwenden, da sie diese Kosten unter einem anderen steuerlichen Regime abrechnen können. Ein Joint Venture ist also wie eine kleine Fusion, bei der das Unternehmen zwar nicht als eigenständiges Unternehmen ausgegliedert wird, aber einen von der Muttergesellschaft getrennten rechtlichen Status hat, den man berücksichtigen und für den man die richtigen Informationen bereitstellen muss.

[23:06] David: Open iT kann also in all diesen Situationen helfen. Und wie ich bereits zu Beginn angesprochen habe: Mit Open iT können Sie sich von Ihrem Agenten die aktiven und inaktiven Zeiten anzeigen lassen. Das kann sehr wertvoll sein, da Sie so Anwendungen zurückgewinnen können, die zwar ausgeliehen, aber nicht aktiv genutzt werden. Sie können also ein Kriterium festlegen und sagen: „Okay, wenn die Lizenz nach dieser Zeitspanne nicht genutzt wurde, bringen Sie sie bitte zurück in den Pool.“

[23:50] David: Dieses Diagramm zeigt Ihnen nicht nur die Nutzung, sondern auch alle zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeliehenen Sitzungen – und zwar, wie viele davon aktiv und wie viele angehalten sind. Ein fusioniertes Unternehmen ist in der Regel viel größer und schwieriger zu kontrollieren, da es aus sehr unterschiedlichen Teilen besteht. Daher ist die Möglichkeit, Anwendungen von überall auf der Welt zu erfassen und sie wieder einem Pool zuzuweisen, eine sehr effektive Methode, um einen großen Lizenzpool innerhalb einer Organisation zu verwalten und Effizienzgewinne zu erzielen.

[24:23] David: Um das Ganze noch einmal zusammenzufassen – und ich komme wieder auf mein Lieblingsdreieck zurück –, geht es darum, dass Sie das Team in der Mitte, das diesen Übergang leitet, stärken. Dadurch sind sie in der Lage, die Geschäfts-, Finanz- und IT-Abteilungen darüber zu informieren, wie deren Strategien aussehen sollten und könnten. Sie können diese Handlungsmacht nutzen und so wirklich das beste Ergebnis für das Unternehmen erzielen. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass der Einsatz von Open iT offensichtlich eine fantastische taktische Entscheidung ist, um Ihnen die Informationen zu liefern, die Sie benötigen. Sie müssen unbedingt Ihre Verträge lesen und sicherstellen, dass Sie alle Details von beiden Seiten kennen – was im Vertrag steht und wie Sie vorgehen können. Sie beziehen Ihre Anwender mit ein. Sie besprechen die Situation mit ihnen, so wie ich es im Beispiel mit Burlington und ConocoPhillips beschrieben habe. Wenn Sie nicht auf die Anwender zugehen und sie fragen würden, warum sie dieses Tool nutzen, oder ihr Geschäftsfeld nicht verstehen würden, würden Sie zu einer falschen Schlussfolgerung gelangen. Das müssen Sie also ebenfalls einbeziehen. So treffen Sie eine fundierte Entscheidung, um dann voranzukommen, diese Verträge zu verlängern, die Gespräche mit dem Anbieter fortzusetzen und die beste Lösung zu finden. Das sind also die wichtigsten Erkenntnisse für Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen, die Bündelung von Ressourcen, datengestützte Klarheit sowie im Idealfall niedrigere Kosten und eine höhere Compliance.

[25:53] Nix: Vielen Dank für diesen aufschlussreichen Vortrag, David. Es sind einige interessante Fragen eingegangen. Lassen Sie uns also mit der Fragerunde beginnen. Die erste Frage, die wir hier haben, lautet: Funktionieren diese Strategien auch bei benutzerbasierten Lizenzen?

[26:10] David: Ja. Ich habe mich auf die concurrent-Lizenzierung konzentriert, aber es gibt keinen Grund, warum Open iT Ihnen nicht alle Details liefern sollte, die Sie für die Named-User-Lizenzierung und komplexere Lizenzkonfigurationen oder benutzerbasierte Konfigurationen benötigen, bei denen es sich beispielsweise um ein Pay-as-you-go-Modell handeln könnte, bei dem manche Benutzer mehr Zugriff auf Funktionen haben als andere. Auf jeden Fall.

[26:46] Nix: Super. Vielen Dank dafür, David. Als Nächstes haben wir diese Frage: Welche anderen Bereiche einer Organisation können wertvolle Zusatzinformationen liefern?

[27:01] David: Ein Bereich, der oft übersehen wird und hier wirklich nützlich ist, ist das Datenmanagement. Denn man weiß vielleicht, was die Leute nutzen und welche Tools sie verwenden, aber wenn man die Daten einbeziehen kann, auf die sie zugreifen, kann das sehr aussagekräftig sein. Wenn man also eine große SQL-Datenbank hat, auf die jeder zugreift, um seine Engineering-Software auszuführen – ich habe das schon einmal gemacht –, dann kombiniert man einfach die Nutzungsdaten. Man fragt sich: „Kann ich eine einfache Abfrage erstellen, die mir den Standort der Nutzer und die Daten angibt, auf die sie zugreifen?“ So erkennt man, wenn sich Nutzer an einem geografischen Standort befinden, aber auf Daten an einem anderen zugreifen, weil sie Experten sind und ihr Wissen an anderen Orten anwenden. Das ist also ein fehlendes Puzzleteil, das Ihnen möglicherweise fehlt, denn Sie wollen diese Mitarbeiter ja nicht abschneiden oder falsch zuweisen. Daher kann es für das Datenmanagement von unschätzbarem Wert sein, wenn Ihre Kollegen aus dem Datenmanagement einige SQL-Skripte ausführen, um festzustellen, wo die Mitarbeiter sitzen und auf welche Arten von Daten sie zugreifen.

[28:10] Nix: Gute Argumente. Vielen Dank, David. Und zum Schluss haben wir hier noch eine weitere Frage. Wie geht man am besten mit Gesprächen mit Lieferanten um?

[28:15] David: Seid gut vorbereitet. Lest euch die Verträge durch, macht euch klar, was das Unternehmen tut, und macht dem Anbieter deutlich, dass es sich um eine Partnerschaft handelt. Ich glaube, viele Anbieter sind bereit, auch geringere Einnahmen in Kauf zu nehmen, wenn ihr ihnen fundierte Informationen darüber vorlegt, wer ihr Produkt nutzt und warum. Ihr könnt dann argumentieren: „Es ist besser, diese solide Partnerschaft für die Zukunft zu haben, die wir verstehen, auch wenn die Einnahmen etwas geringer ausfallen, als gar keinen Fortschritt zu erzielen.“ Ich denke also, dass gute Informationen und der Nachweis, dass Sie verstehen, wie deren Tools genutzt werden, von unschätzbarem Wert sind, wenn es darum geht, mit Anbietern zu sprechen – ebenso wie ein gut markierter Vertrag mit Haftnotizen, der für dieses Gespräch bereitliegt.

[29:12] Nix: Toller Rat, David. Wir haben hier noch eine Anschlussfrage. Wie geht Open iT in einer Zeit, in der Softwareanbieter ihre SaaS-Umgebungen anbieten, damit um, und wie helfen die Open iT-Tools den Lizenznutzern im Vergleich zu diesen SaaS-Umgebungen?

[29:34] David: In Ordnung, eine hervorragende Frage. Technisch gesehen gibt es hier also keine Hindernisse. Open iT-Tools können in einer SaaS-Umgebung eingesetzt werden, vorausgesetzt, die vertraglichen Hürden sind überwunden. Für Open iT spielt es keine Rolle, woher die Informationen stammen. Es spielt auch keine Rolle, wo die Anwendung läuft. Oftmals hängen wir uns also zu sehr an einer SaaS-Umgebung oder einer lokalen Umgebung auf, aber solange die vertraglichen Hürden für die Überwachung mit Open iT-Technologie beseitigt sind, gibt es keine technischen Hindernisse, die verhindern würden, dass Sie dasselbe Niveau an Analysen und Schlussfolgerungen erzielen, wie wenn Sie eine SaaS- oder Cloud-Umgebung für Ihr technisches Rechnen nutzen würden.

[30:28] Nix: Vielen Dank, David. Damit ist unsere Fragerunde beendet. Nochmals vielen Dank für die hilfreichen Antworten. Bevor wir zum Ende kommen, noch eine kurze Erinnerung: Diese Sitzung wurde aufgezeichnet, und Sie erhalten die Aufzeichnung in Kürze per E-Mail. Sie finden sie außerdem auf unserer Seite „Webinare auf Abruf“ unter openit.com. Neben den Webinar-Aufzeichnungen finden Sie dort einen Link zu unserer Umfrage. Senden Sie uns Ihr Feedback und teilen Sie uns mit, welche Themen Sie gerne von uns behandelt sehen würden. Außerdem steht ein weiteres Webinar zum Thema „Effizienzsteigerung im Lizenzmanagement mit ServiceNow SAM Pro und Open iT“ an. Scannen Sie einfach den QR-Code auf Ihrem Bildschirm oder besuchen Sie den Bereich „Webinare“ auf unserer Website. Und wenn Sie eine Fusion oder Übernahme planen oder gerade durchlaufen und Hilfe bei der Konsolidierung Ihrer Lizenzumgebung benötigen, bieten wir Ihnen eine kostenlose 30-minütige Beratung mit einem unserer Business-Solution-Berater an. Sind Sie bereits Kunde? Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, um maßgeschneiderte Unterstützung zu erhalten. Nochmals vielen Dank, dass Sie heute dabei waren. Ich bin Nix und wir sehen uns beim nächsten Webinar.