Über das Dashboard hinaus: Entwicklung von Software in ServiceNow

[00:00] Moderator: Willkommen bei „Beyond the Dashboard: Software-Transparenz mit ServiceNow und Open iT“. Am Ende gibt es eine Live-Fragerunde, also stellen Sie gerne schon während der Veranstaltung Ihre Fragen. Die Referenten des heutigen Tages sind: Evan, Senior Advisory Solution Consultant für Asset Management bei ServiceNow; Jatin, Senior Product Manager bei ServiceNow; und Malou, Solutions Architect bei Open iT.

[01:03] Moderator: Tagesordnung: Zunächst einmal, warum es schwieriger ist, Transparenz bei Engineering-Software zu schaffen, als es auf den ersten Blick scheint. Anschließend, wie Open iT die Nutzung von Nutzungsdaten löst und wie ServiceNow SAM Governance und Maßnahmen einbringt. Danach eine Live-Demo von Malou und Jatin sowie eine Frage-und-Antwort-Runde.

[02:03] Evan: Eine kurze Umfrage, bevor wir loslegen: Wie verwalten Sie derzeit Engineering-Software in Ihrer SAM-Umgebung? (Ergebnisse: Die Antworten verteilen sich ziemlich gleichmäßig auf die Optionen „Verwaltung außerhalb von ServiceNow“, „derzeit noch in der Evaluierungsphase“, „separate Verwaltung“ und „Nutzung von ServiceNow in Kombination mit einem weiteren Tool“.)

[04:01] Evan: Bei Engineering-Software gibt es nicht nur ein einziges Lizenzmodell. Es gibt Netzwerk-, Concurrent-, Floating- und SaaS-Lizenzen bei verschiedenen Anbietern und für unterschiedliche Technologien (Flex LM, DSLS, IBM LUM, Sentinel, Bentley). Die eigentliche Frage ist nicht, bei wem die Software installiert ist, sondern wer gerade eine Lizenz nutzt, wie lange und ob jemand anderem gerade der Zugriff verweigert wurde.

[04:43] Evan: Stellen Sie sich eine „Design-Freeze“-Woche vor: Der Bentley-Pool eines Teams ist voll ausgelastet und die Entwickler stoßen an ihre Grenzen, während ein paar Stockwerke höher der Bentley-Pool eines anderen Teams zu 40 % ungenutzt bleibt, da dessen Projekt bereits vor zwei Wochen abgeschlossen wurde. Auf dem Lizenz-Dashboard erscheinen beide als „aktiv“. Nichts verbindet die beiden, bis Monate später das Gespräch über die Verlängerung stattfindet.

[05:54] Evan: Dahinter verbergen sich vier Reibungspunkte: Die Nachfrage ist schwankend, sodass der gestrige Durchschnittswert keinen Rückschluss auf den morgigen Bedarf zulässt; der Zugriff ist eingeschränkt, sodass ein erschöpfter Pool zur Ablehnung von Anfragen führt; die Daten sind fragmentiert, da Lizenzmanager Daten zu Nutzung und Ablehnungen verwalten, während SAM-Teams die Berechtigungen und Verträge verwalten; und die Maßnahmen erfolgen weiterhin manuell, sodass selbst ein klares Muster erst von jemandem in eine Entscheidung umgesetzt werden muss.

[07:00] Evan: Genau diese Lücke schließt Open iT auf der Ebene der Nutzungsdaten und liefert Unternehmen durch umfassende Erfassung, Optimierung und normalisierte Einblicke ein realistisches Bild (nicht nur, was installiert ist, sondern was genutzt wird, von wem, wann und von wo aus). Open iT sammelt Daten von Lizenzmanagern, Hosts, Dongles, Anbieter-Clouds und SaaS-Plattformen, normalisiert diese und stellt sie über Berichte, BI-Tools und Integrationen wie ServiceNow bereit.

[08:41] Evan: Warum brauchen Sie also immer noch ServiceNow SAM? Nutzungsdaten allein sagen Ihnen nicht, welche Kosten damit verbunden sind oder wie Sie weiter vorgehen sollen. SAM bietet den Überblick (über Ihre gesamte Software-Landschaft, nicht nur den Entwicklungsbereich), die Handlungsmöglichkeiten (die Umwandlung von Nutzungsdaten in eine Verlängerung, Rückforderung oder Genehmigung) und die Governance (ein einziges System als Referenz und Prüfpfad). Open iT und ServiceNow erfüllen unterschiedliche Aufgaben – Sie benötigen beide, um aus den Nutzungsdaten eine fundierte Entscheidung zu treffen.

[10:03] Evan: Bei dieser Partnerschaft geht es um Tiefe und Kontext: Open iT erfasst die detaillierten technischen Signale, ServiceNow führt sie in das SAM-System ein und verknüpft sie mit Nutzungsrechten, Verträgen und Ausgaben. Das Ziel ist nicht ein weiteres Dashboard, sondern entscheidungsreife Informationen für Vertragsverlängerungen, Prognosen, Compliance und Optimierung. Schauen wir uns das nun an: Malou wird über Open iT sprechen, anschließend wird Jatin auf ServiceNow eingehen.

[11:33] Malou: Im Open iT License Monitor-Portal erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick über die Auslastung Ihres gesamten Engineering-Portfolios, unabhängig von der Quelle. Für MATLAB/Simulink zum Beispiel: 102 verfügbare Lizenzen, 84 in Nutzung, 18 verfügbar. Sie können genau nachverfolgen, wer was, von wo aus und wie lange nutzt, und Warnmeldungen (beim Erreichen der Obergrenze, bei übermäßiger Lizenznutzung, bei Ablauf) für sich selbst, Ihr Team oder sogar die Endnutzer einrichten.

[14:49] Malou: Anhand historischer Daten lässt sich erkennen, ob Sie Ihre Lizenzen tatsächlich effizient nutzen. Bei Simulink deckten 84 Lizenzen 99 % des Bedarfs ab, 47 Lizenzen deckten 95 % ab. Ein Kunde nutzte diese Erkenntnis für Neuverhandlungen: Er behielt 47 Lizenzen, erhielt aber für gelegentliche Spitzenauslastungen eine Überziehungsmöglichkeit, die stundenweise abgerechnet wurde.

[17:15] Malou: Bei Abonnement- oder benutzergebundenen Lizenzen (z. B. Autodesk AEC) können Sie sehen, dass 23 von 26 Lizenzen zugewiesen, aber nur 11 tatsächlich genutzt werden. Anschließend können Sie genauer untersuchen, welche benutzergebundenen Lizenzen aktiv sind und welche nie genutzt wurden, und die Lizenzen entsprechend neu zuweisen.

[19:43] Malou: Bei verbrauchs- bzw. kreditbasierten Vereinbarungen wie den Token-Pools von Bentley lässt sich die Sitzungsdauer analysieren. Wir haben viele sehr kurze Sitzungen festgestellt; bei der Filterung von Sitzungen unter 15 Minuten zeigte sich ein Rückgang des Token-Verbrauchs um 12 %, was für Neuverhandlungen nützlich ist.

[21:05] Malou: Open iT zentralisiert zudem die Verwaltung des Lizenzservers (zentrale Übersicht, semantischer Vergleich und Versionskontrolle bei Änderungen an Lizenzdateien) und standardisiert komplexe Daten zu technischen Lizenzen mithilfe der „True Use“-Engine, sodass Funktionen korrekt dem richtigen Produkt zugeordnet werden. Das ist die Grundlage; ServiceNow ergänzt dies um den umfassenderen SAM-Kontext. Nun übergebe ich das Wort an Jatin.

[23:29] Jatin: Das ist Caseys ServiceNow-Startseite als Software-Asset-Managerin, gefiltert nach Autodesk und Bentley. Sie sieht den Compliance-Status, ein KI-gesteuertes Aktivitätscenter, das Rückforderungsregeln und 600 Kandidaten für die Deinstallation kennzeichnet, sowie anstehende Verlängerungen (Microsoft- und Autodesk-Produkte, die Ende August fällig sind), und legt daher Erfolgsziele fest, um die Arbeit zu verfolgen.

[27:08] Jatin: Im Bereich der Lizenzkonformität überprüft Casey Bentley (Abrechnung nach Spitzenauslastung): Für CivilStorm verfügt sie über zwei Lizenzen für Geräte mit Spitzenauslastung, doch die Auslastung lag in den letzten 30 Tagen bei drei – eine Lücke, die sie nun beheben muss.

[29:11] Jatin: Für Autodesk ist Compliance nicht das Problem – sondern die Optimierung. Sie stellt bei Produkten wie Inventor eine Überbelegung fest und bestätigt, dass Suite-Bündel (wie die AEC Collection) korrekt zugeordnet sind. Bei genauerer Betrachtung der Autodesk-Optimierung ermittelt sie potenzielle Einsparungen in Höhe von etwa 6.980 US-Dollar durch unzureichend genutzte Abonnements, aufgeschlüsselt nach Produkten (zum Beispiel vier Kandidaten mit geringer Nutzung bei 3ds Max im Wert von etwa 800 US-Dollar).

[33:14] Jatin: Das Dashboard „Engineering License Overview“ spiegelt wider, was Malou in Open iT gezeigt hat, allerdings in der zentralen Übersicht von ServiceNow: Gesamtausgaben, Produkte mit den meisten Ablehnungen, Produkte mit geringer Auslastung sowie die Nutzung nach Benutzer und Abteilung. So kann Casey Rückverrechnungen planen und erkennen, wo Lizenzen hinzugefügt oder zurückgefordert werden müssen. Sie schließt ihre Erfolgsziele ab und exportiert Compliance-Berichte für die Beteiligten. Zurück zu Ian und Kevin.

[38:02] Ian: Abschlussumfrage: Was wäre der größte Mehrwert einer Integration der Nutzungsdaten aus dem Engineering in ServiceNow? (Ergebnisse: Die Meinungen teilen sich auf zwischen einer einheitlichen Übersicht über Eigentumsverhältnisse und Nutzung einerseits und besseren Daten für Prognosen, Budgetierung, Kostenverrechnung und Vertragsverlängerungen andererseits.) Nun zur Frage-und-Antwort-Runde.

[40:11] Ian: Kann ServiceNow die Kostenverrechnung auf Basis der Nutzung automatisieren? Jatin: Ja – man erhält einen Überblick über Benutzer, Abteilungen und Kostenstellen und kann Berichte für die Kostenverrechnung erstellen.

[40:59] Ian: Was ist für die Integration erforderlich? Jatin: Eine spezielle Store-App für Engineering-Anwendungen sowie ServiceNow SAM und eine Datenquelle wie Open iT. Für die vollständige Unterstützung von Abonnementlizenzen ist die Australien-Version erforderlich.

[42:32] Ian: Welche Unternehmen nutzen beide Plattformen? Malou: Ich kann keine Namen öffentlich nennen, aber zu unseren Kunden zählen Unternehmen aus den Bereichen Fertigung, Energie, Automobilindustrie und Luft- und Raumfahrt – hauptsächlich große Konzerne. Wenden Sie sich bitte direkt an uns, wenn Sie Referenzen wünschen.

[43:57] Kevin: (Der Ton ist mitten in der Frage zum Einbinden von Nutzungsdaten in ein anderes Tool ausgefallen; der Name ist in der Aufnahme nicht deutlich zu verstehen.) Die Podiumsteilnehmer boten an, per E-Mail nachzufragen, anstatt zu raten.

[45:01] Kevin: Kurzer Hinweis: Die Nexus-Veranstaltung von ServiceNow findet vom 7. bis 8. Oktober in Santa Clara statt – zwei Tage mit Roadmaps und Demos, der Eintritt ist frei (Reisekosten nicht inbegriffen), es werden über 300 Kunden und 17 Sponsorenpartner erwartet, darunter Open iT.

[46:21] Ian: Die restlichen Fragen werden per E-Mail beantwortet, und die Präsentation wird an alle Teilnehmer verschickt. Vielen Dank für Ihre Teilnahme.