Fusionen, Übernahmen und Veräusserungen (MAD)

[0:00] Mae: Guten Morgen, guten Nachmittag und guten Abend. Dies ist das Webinar von Open iT mit dem Titel „Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen“. Mein Name ist Mae und ich werde heute Ihre Moderatorin sein. Dieses Webinar konzentriert sich auf den entscheidenden Aspekt der Softwarelizenzierung im Zusammenhang mit Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen, um die Herausforderungen und Komplexitäten anzugehen, mit denen große Unternehmen während dieser Prozesse konfrontiert sind. Unser Webinar legt den Schwerpunkt auf die Analyse von Anbietern, die Optimierung der Softwareausgaben und die Gewährleistung der Betriebskontinuität. Die Veranstaltung zielt darauf ab, umsetzbare Erkenntnisse und Methoden für die effiziente Verwaltung von Lizenzen für Engineering-Software zu vermitteln und so reibungslosere Transaktionen bei Unternehmensumstrukturierungen zu ermöglichen. Falls Sie Fragen haben, können Sie diese an webinars@openit.com senden – noch einmal: webinars@openit.com. Wir werden versuchen, diese während der Fragerunde zu beantworten oder uns per E-Mail bei Ihnen zu melden.

[1:02] Unsere Referentin ist seit 2014 als Fachreferentin tätig und lebt in Houston. Sie ist eine dynamische Beraterin auf Führungsebene mit mehr als 35 Jahren vielfältiger Erfahrung in der Technologiebranche. Sie ist eine bewährte Führungskraft, die bereits in kleinen und großen Unternehmen ein breites Spektrum an Aufgaben übernommen hat und sich mit Leidenschaft für den Aufbau erfolgreicher Unternehmen einsetzt. Derzeit unterstützt sie Kunden bei der Lösung ihrer geschäftlichen Probleme im Bereich der Softwarelizenzierung. Meine Damen und Herren, bitte begrüßen Sie Linda Cole.

[1:34] Linda: Vielen Dank, Mae. Ich freue mich sehr über die Einführung und heiße alle herzlich zu unserem Webinar heute Vormittag willkommen, in dem wir einen allgemeinen Überblick über die Herausforderungen im Zusammenhang mit Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen geben werden. Jede dieser Transaktionen birgt ganz eigene Herausforderungen – lassen Sie uns heute Vormittag gleich eintauchen in das Thema.

[2:04] Eine der häufigsten Rückmeldungen, die ich von Kunden höre, ist, dass in ihrem Unternehmen etwas passiert – sei es eine Fusion, eine Übernahme oder eine Veräußerung –, und sie sagen dann, die größte Herausforderung sei gewesen, dass sie nicht einbezogen wurden, dass sie weder an der Due-Diligence-Prüfung noch an der Vermögensübertragung beteiligt waren. Vielleicht wurden sie um eine Liste gebeten, je nachdem, ob es sich um eine Fusion, eine Übernahme oder eine Veräußerung handelte. Vielleicht wurden sie um eine Liste der verwendeten Software oder Ähnliches gebeten, aber sie waren wirklich nicht in den gesamten Prozess eingebunden. Und dann wird der Deal abgeschlossen, und es bleibt nur sehr wenig Zeit, um zu reagieren. Das stellt also wirklich eine große Herausforderung dar, und natürlich ist es am häufigsten so, dass man im Vorfeld nichts weiß. Daher ist Transparenz absolut die größte Herausforderung, von der mir Kunden berichten, dass sie damit konfrontiert sind.

[2:54] Und dann geht es im Grunde genommen um die Transparenz all dieser Dinge, richtig? Gibt es derzeit Prüfungen, die sich auf die Anwendungen beziehen, die entweder veräußert oder neu eingeführt werden? Welche Sicherheitsbedenken bestehen? Das kann je nach Ihrer Umgebung unterschiedlich sein. Wenn also zwei sehr große Organisationen fusionieren, haben sie wahrscheinlich unterschiedliche Sicherheitsrichtlinien, und es gilt, diese zusammenzuführen, während bei der Übernahme eines kleineren Unternehmens durch ein größeres Unternehmen möglicherweise gar keine oder nicht das gleiche Sicherheitsniveau vorhanden ist. Und wieder hängt alles von dieser Dokumentation ab, nicht wahr? Sie kann digital sein, sie kann auf Papier vorliegen. Was mir Kunden berichten, ist, dass es immer eine Mischung ist – es ist nicht alles digital, es ist nicht so, dass man einfach einen schnellen Bericht erhält, der zeigt, was man entweder erwirbt oder was abfließt. Das sind also einige der Herausforderungen, die damit verbunden sind.

[4:00] Also, als erster Schritt: Was müssen wir tun? Zunächst einmal benötigen Sie eine Bestandsaufnahme. Unabhängig davon, ob Sie einen Veräußerungsprozess durchführen – Sie benötigen eine Bestandsaufnahme dessen, was im Rahmen dieser Veräußerung abläuft –, oder ob Sie eine Übernahme oder Fusion planen – Sie benötigen eine Bestandsaufnahme dessen, was in das Unternehmen einfließt. Und dann bin ich wirklich der Meinung, dass Sie aus Sicht der Best Practices in der Lage sein müssen, zu unterscheiden, was dringend ist und was wichtig ist. Eine Rangfolge nach Ablaufdatum, Vertragswert und höchsten Anwendungskosten hilft Ihnen wirklich dabei, den Überblick zu gewinnen und zu entscheiden: Okay, woran muss ich zuerst arbeiten? Denn auch hier besteht die bewährte Vorgehensweise darin, eine Matrix zu erstellen. Ich beobachte oft, dass Leute einen Teil davon richtig machen – sie sagen: „Okay, ich habe diese Anbieter, diese Anwendungen“ –, aber sie führen den Prozess nicht bis zum Ende durch. Mit anderen Worten: Enthält dieser Vertrag eine Abtretungsklausel – ja oder nein? Und dann natürlich die Details dazu: Gibt es echte Nachberechnungen? Denn oft schauen sie nur auf die Vertragsdaten und nicht auf diese zwischenzeitlichen Nachberechnungstermine. Handelt es sich um einen Direktvertrag mit dem Softwareanbieter oder läuft er über einen Wiederverkäufer? Welche Art von Lizenzierung gibt es – solche Dinge. Wenn Sie diese Matrix erstellen, erhalten Sie damit sozusagen eine Art Strategieplan sowie eine Checkliste.

[5:18] Ich empfehle euch, das hier zusammenzustellen, euch dabei aber nicht in den Details zu verlieren. Mit anderen Worten: Tragt so viele Informationen wie möglich ein, und wenn ihr etwas nicht wisst oder weitere Recherchen erforderlich sind, lasst die Felder einfach leer und weist diese dann anderen Personen zu. Was ich oft beobachte und was die Arbeit in solchen Umgebungen wirklich umständlicher macht, ist, dass sich die Leute auf die Top 10 konzentrieren und es nie schaffen, die gesamte Liste abzuarbeiten, weil es so zeitaufwändig ist, alle benötigten Daten zu beschaffen. Füllen Sie also einfach aus, was Sie können, und beauftragen Sie dann später andere Personen damit, die Lücken zu füllen. Die Vorteile davon liegen wohl auf der Hand: Es hilft, Risiken zu minimieren, die Kontinuität der Dienstleistungen sicherzustellen und die Kosten wirklich zu optimieren. Insbesondere wenn Sie im Rahmen einer Fusion oder Übernahme neue Systeme integrieren, müssen Sie wahrscheinlich einige Analysen durchführen, um zu prüfen: Habe ich genügend Lizenzen, habe ich zu viele, kann ich diese Verträge zusammenlegen, kann ich ihre Laufzeiten angleichen, und wie sieht die beste Vorgehensweise für diese verschiedenen Anwendungen in Zukunft aus? Diese Matrix bietet Ihnen also eine Checkliste für alle Ihre Aktivitäten und hilft Ihnen, diesen Prozess zügiger zu durchlaufen. Außerdem bietet sie Ihnen die Möglichkeit, aus der Dashboard-Perspektive einen Überblick für das Management zu erstellen.

[7:00] Compliance ist ein Aspekt, den wir nicht wirklich… er ist zwar vorhanden, spielt aber eine untergeordnete Rolle. Auch dies hängt wieder von Ihrer Organisation ab. Haben Sie Mitarbeiter, die sich ausschließlich um Compliance kümmern, oder liegt die Verantwortung dafür bei den Lizenzadministratoren, oder gibt es ein kombiniertes Anbietermanagement und Compliance? Diese Dinge sind also von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es geht jedoch darum, wirklich zu verstehen, wie es um die Übertragbarkeit steht, wo die Einschränkungen liegen, wie die Nutzungsrechte aussehen und was installiert ist im Vergleich zu dem, was tatsächlich genutzt wird. Es gilt, diese Kommunikation zu etablieren: Zunächst erfolgt die offizielle Mitteilung an den Anbieter darüber, was bei dieser Transaktion geschehen ist; anschließend werden Besprechungen anberaumt, um erneut mit ihm zu erörtern, wie die Verlängerungen aussehen, welche Optionen zur Neuverhandlung bestehen und wie die Vereinbarungen zeitlich aufeinander abgestimmt werden können. Wenn Sie das schaffen, erleichtert es Ihnen das Leben erheblich. Und dann müssen natürlich eine Bestandsaufnahme und eine Prüfung dessen erfolgen, was tatsächlich übernommen wurde.

[8:11] Es sind also nicht alle Verträge übertragbar. Hoffentlich wurden diese Aspekte im Rahmen der Due Diligence geprüft, aber auch hier geben Kunden an, dass dies möglicherweise geschehen ist – oder auch nicht. Man muss sich jedoch bewusst sein, dass es Verträge geben kann, die nicht übertragbar sind, und dass man mit diesen dann anders umgehen muss. Was verlangen die Anbieter hinsichtlich dieser Kommunikation, dieser Klausel zum Kontrollwechsel? Gibt es Abtretungsbeschränkungen? Wie sehen diese Nutzungsrechte aus? Man kann zwar genau dieselben Anwendungen haben, aber sie sind auf völlig unterschiedliche Weise lizenziert. Auch in diesem Beispiel handelt es sich vielleicht um ein größeres Unternehmen, das ein kleineres Unternehmen, eine kleinere Gruppe oder einen Geschäftsbereich übernimmt, und die Situation kann völlig anders sein. Daher ist es entscheidend, sich damit auseinanderzusetzen und all diese Einschränkungen und Nutzungsrechte zu verstehen. Handelt es sich um ein Abonnement oder um eine unbefristete Lizenz? Wie sehen Wartung und Support aus?

[9:20] Ich möchte noch auf einen Punkt hinweisen, der oft übersehen wird: Wenn in dieser Matrix Anpassungstermine oder vertragliche Ablaufdaten aufgeführt sind, sollten Sie unbedingt auch die Kündigungsklauseln prüfen. In so vielen Verträgen, insbesondere im Ingenieursbereich, sehen bestimmte Anbieter Kündigungsfristen vor. Um den Vertrag zu kündigen oder den Vertragswert gemäß diesen Klauseln zu reduzieren, sind bei einigen eine Frist von 60 Tagen erforderlich, bei anderen 90 – ich habe sogar schon Fristen von 180 Tagen gesehen. Wenn Sie das also nicht in Ihrer Matrix erfassen, könnten Sie diesen Kündigungstermin verpassen und dann ein ganzes Jahr lang nichts unternehmen können. Deshalb ist es so wichtig, diese Matrizen zu erstellen und zu verstehen, was nicht nur zum Ablaufdatum geschieht, sondern wie eine Kündigung aussieht oder wie sich eine Änderung der Lizenzsituation auswirkt. In der Regel kann man natürlich immer Lizenzen hinzufügen; diese Fristen spielen jedoch vor allem dann eine Rolle, wenn wir versuchen, Lizenzen zu reduzieren und zu optimieren, um eine bessere Lizenzsituation zu erreichen. Natürlich ist es auch entscheidend, die anwendbare Rechtsordnung und die Datensicherheit zu berücksichtigen.

[10:37] Bei einer Veräußerung ist es also umgekehrt, wenn Sie das veräußernde Unternehmen sind. Sie sind dafür verantwortlich, festzustellen, welche Anwendungen übertragbar sind und welche Lizenzen übertragen werden sollen. Auch hier gilt: Möglicherweise sind Sie in diesen ersten Schritt eingebunden, vielleicht aber auch nicht – vielleicht haben Sie lediglich eine Tabelle oder einen Bericht aus Ihrem Software-Asset-Management-Tool verschickt. Wenn Sie jedoch Nutzungsdaten haben, ist das entscheidend, denn dann können Sie zu den Verantwortlichen gehen und sagen: „Genau das wird von den Mitarbeitern, der Gruppe, dem Geschäftsbereich oder der Abteilung genutzt, die veräußert werden – das gehört uns.“ Ich werde Ihnen dazu einige Beispiele zeigen. Viele kommen mit der Einstellung in diese Situation und sagen: „Oh, ich bin gut aufgestellt, ich habe mein Software-Asset-Management-Tool, das mir sagt, welche Verträge ich habe und wann sie auslaufen.“ Aber hoffentlich zeige ich Ihnen hier, dass Sie Nutzungsdaten benötigen, dass Sie diese zusätzlichen Details brauchen, die vielleicht in Ihrem SAM-Tool enthalten sind oder auch nicht, um erneut zu verstehen: Ist es übertragbar? Wie lauten die Klauseln? Wie sehen die Kündigungsfristen oder die Kündigungsfristen aus, und was ist der Vorteil, die Anwendungen oder die Software zu behalten, im Vergleich zur Übertragung dieser Lizenzen?“

[12:13] Lassen Sie mich Ihnen also nur ein paar Beispiele für Berichte nennen, die sehr grundlegend und allgemein gehalten sind. Das erste Szenario: Ein Unternehmen hat einen seiner kleineren Geschäftsbereiche einschließlich aller Vermögenswerte verkauft. Daher musste es ermitteln, was genutzt wurde, Bestände überprüfen usw. Dies ist zwar nur ein Beispiel für einen einzelnen Anbieter, aber in diesem Fall handelt es sich um den Softwarehersteller ANSYS, und dies ist die Gesamtsumme – wir sehen hier jedoch verschiedene Geschäftsbereiche, und das Unternehmen kann die jeweiligen Kosten einsehen. Mit anderen Worten: Hier werden die Kosten der Anwendung den Nutzungskosten gegenübergestellt. In diesem Szenario wird also der Geschäftsbereich 2 veräußert, und das macht die Sache einfach, oder? Es ist in etwa dasselbe. Und ich werde Ihnen in einer weiteren Folie zeigen, dass die Nutzerzahlen, die maximale Auslastung und solche Dinge sehr ähnlich sind.

[13:07] Da wir im Engineering-Bereich wissen, dass es so viele verschiedene Lizenzmodelle gibt, sind die Zeiten vorbei, in denen alles einfach eine schöne unbefristete Concurrent-Lizenz war. Man hat es also mit all diesen Komplexitäten zu tun. Aber lassen Sie uns kurz darüber sprechen: Was wäre, wenn es sich um Abteilung drei handelte? Was wäre, wenn diese hier betroffen wäre? Hier betrachten wir also die Zuordnung: Wie viele Lizenzen wurden gekauft und wie viele wurden tatsächlich genutzt? Dann wird es zu einer unternehmerischen Entscheidung: Werden Sie die gesamten Kosten weitergeben, oder nur das, was tatsächlich genutzt wurde? Wird das kaufende Unternehmen diese Kosten übernehmen – wird es, wenn man so will, diese ineffizienten Lizenzen übernehmen? Wie sieht dieser Aspekt aus? Aber im heutigen Beispiel ist es wieder ähnlich; dieses hier ist ein ziemlich einfaches Beispiel, es handelt sich um eine kleinere Abteilung. Man sieht, dass es wichtig ist, über diese Datenpunkte zu verfügen, um zu ermitteln, wie hoch die Kosten pro Gruppe, pro Geschäftsbereich und sogar aufgeschlüsselt nach Anwendungen sind. All diese Arten von Kennzahlen stehen zur Verfügung und sind ein enormer Vorteil in einem Umfeld von Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen, sodass man diese Informationen den beteiligten Personen schneller und einfacher zur Verfügung stellen kann.

[14:44] Mit einem Tool zur Nutzungserfassung können Sie noch tiefer in die Details einsteigen und prüfen, wie viele einzelne Nutzer wir haben, und dies mit der Anzahl der Lizenzen vergleichen, die sie gemeinsam nutzen. Das ist hier sehr praktisch, nicht wahr? Bei diesem speziellen Portfolio betrachten wir wieder nur ein Beispiel, um Ihnen einen Eindruck zu vermitteln. Die Anzahl der Lizenzen – also die maximal genutzte Anzahl – entspricht in diesem speziellen Fall der Anzahl der Personen, die zu dieser Gruppe oder Abteilung gehören. Wenn wir das jedoch mit den anderen vergleichen, werden Sie feststellen, dass die Anzahl der einzelnen Nutzer unterschiedlich ist. Bei einer gemeinsam genutzten Lizenz für gleichzeitige Nutzer haben Sie in der Regel eine größere Anzahl einzelner Nutzer als Lizenzen. Es ist jedoch wichtig, dies visuell zu erkennen, schnell Berichte darüber zu erstellen und dann wiederum zu prüfen, wie sich das pro Anwendung darstellt, da man sich nicht nur auf die Portfolioebene beschränken kann. Wir wollen das zwar auf einer übergeordneten Ebene betrachten, aber auch in die Tiefe gehen und uns die maximale Auslastung, die Ablaufzeit usw. ansehen. Hoffentlich erkennen Sie die Vorteile davon.

[15:57] Hier ist ein weiteres Beispiel, bei dem es zu einer Übernahme kam – wir bewegen uns also in die entgegengesetzte Richtung –, aber nicht die gesamte Software war darin enthalten. Und wie Sie wissen, wenn Sie in Ihrem Unternehmen dafür verantwortlich sind, sind einige Ihrer Lizenzansprüche und Nutzungsrechte an einen physischen Standort gebunden, nicht wahr? Was mache ich nun also, wenn ich die Compliance prüfen möchte – wie kann ich das bewerkstelligen? Nun, wenn wir diese Nutzung sowie die Nutzer und deren Standorte korrekt erfassen können, dann lassen sich ganz einfach Dashboards erstellen, um zu sehen, wie es um die Compliance steht. Hier sehen wir also den Standort der Nutzer, ihre Nutzer-IDs und die Server, über die sie diese Lizenzen ausleihen. Wir können hier also erkennen, dass Joseph Lizenzen ausleiht – er befand sich physisch in Houston und leiht Lizenzen aus Los Angeles aus. Da Sie Lizenzen in Houston haben, handelt es sich hierbei möglicherweise um ein Problem mit der Optionsdatei oder um ein Schulungsproblem – je nachdem, ob Sie Failover-Lösungen usw. einsetzen. Um jedoch den Gesamtzusammenhang von Grund auf zu verstehen, benötigen Sie so viele verschiedene Datenpunkte aus dieser Nutzungserfassung, dass Sie damit eine Fusion, eine Übernahme oder eine Veräußerung bewältigen können, um schneller zu erkennen, was vor sich geht, und diese Fragen beantworten zu können.

[17:26] Und wie ich bereits sagte: Das, was ich am allerhäufigsten höre, ist, dass die Teams nicht einbezogen werden – sie sind nicht an der Due Diligence beteiligt. Nur eine sehr kleine Gruppe von Personen ist daran beteiligt, und vielleicht werden sie um einen Bericht gebeten, erhalten aber nicht einmal den Kontext, wofür dieser gedacht ist. Daher ist es wirklich wichtig, eine entsprechende Lösung parat zu haben. Und selbst wenn Sie heute noch keine haben, wird Ihnen dies dabei helfen, innerhalb Ihres Unternehmens einen Business Case zu erstellen, der verdeutlicht, warum Sie eine Lösung benötigen – nicht nur, um den täglichen Betrieb auch ohne Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen zu verwalten und eine effektivere Lizenzsituation zu erreichen, sondern insbesondere, wenn Sie sich in einer Akquisitionsphase befinden. Wir haben viele Kunden, die erheblich wachsen und dieses Wachstum durch Übernahmen erzielen; daher ist dies ein sehr häufiges Phänomen. Je nach Ihrer Organisation ist es also wichtig – aber auch ohne solche Aktivitäten –, Ihr gesamtes Portfolio an Engineering-Lizenzen zu verwalten.

[18:39] Wir haben das also auf einer übergeordneten Ebene betrachtet, aber unterm Strich sind die Daten zur Nutzungsmessung entscheidend, und diese Matrix ist wirklich sehr, sehr wichtig als Checkliste. Sie hilft einem wirklich dabei, zu unterscheiden, was dringend und was wichtig ist. Man könnte also einen kleinen Vertrag haben – denn das habe ich auch schon erlebt –, einen kleineren, der es zwar nicht in die Top 10 geschafft hat, aber bald ausläuft und eine Verlängerungsklausel enthält, die eine Laufzeit von weiteren drei Jahren vorsieht – es ist also nicht nur ein Jahr, richtig? Sie müssen also schnell erkennen können, was Sie zuerst tun müssen, um künftig keinen dieser Termine zu verpassen. Und auch hier bietet Ihnen das Dashboard eine Übersicht, mit der Sie Ihren Fortschritt überwachen und den Verantwortlichen Bericht erstatten können. Ebenso wichtig ist es, unnötige Neuanschaffungen zu vermeiden. Wenn Sie also gerade Lizenzen erwerben, haben Sie Ihren normalen Arbeitsablauf, um zusätzliche Lizenzen auf Anfrage des Endnutzers über die Abteilungen usw. zu kaufen – das mag zwar ablaufen und alle Hürden nehmen, aber Sie erwerben, was Sie erworben haben, und verfügen über überschüssige Lizenzen. Das meine ich also mit „unnötige Käufe vermeiden“. Und noch einmal das andere Beispiel, das ich genannt habe: eine Evergreen-Verlängerungsklausel, die in Kraft getreten ist, weil Sie einen Benachrichtigungstermin oder ein Ablaufdatum versäumt haben.

[20:18] Ich weiß, dass es heute Morgen etwas kurz war – Sie befinden sich in einem sehr komplexen Umfeld bzw. einer sehr komplexen Situation –, aber wir versuchen lediglich, Ihnen zu verdeutlichen, welchen Nutzen die Erstellung dieser Matrizen hat, indem wir Nutzungsdaten heranziehen und diese durch Ihre Vertragsinformationen ergänzen, um Ihnen dabei zu helfen, diese Herausforderungen bei Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen zu meistern. An dieser Stelle möchten wir nun die Diskussion eröffnen; wir wollten noch ein paar Minuten Zeit für Fragen einplanen.

[20:49] Mae: Ja, vielen Dank, Linda, für deinen sehr aufschlussreichen Vortrag. Wir können nun mit der Frage-und-Antwort-Runde beginnen. Ja, ich habe hier tatsächlich einige Fragen an dich.

[21:05] Linda: Super.

[21:05] Mae: Beginnen wir mit der Frage: Wie kann Open iT bei Verhandlungen mit Lieferanten nach einer Fusion helfen?

[21:12] Linda: Das ist eine tolle Frage. Wir verfügen hier über viele verschiedene Kompetenzen. Manche Kunden bitten uns um Unterstützung bei der Datenanalyse, weil ihnen einfach die Kapazitäten fehlen oder weil sie vielleicht Anbieter übernommen haben, mit denen sie bisher noch keine Erfahrung hatten. Deshalb bieten wir professionelle Dienstleistungen und Beratungsleistungen an, die eine eingehende Analyse umfassen, um Ihnen dabei zu helfen, die effektivste Lizenzstrategie zu ermitteln. Außerdem bitten uns manche Kunden sogar, an den Verhandlungen oder den Diskussionen über die Übertragung teilzunehmen – solche Dinge eben. Wir bieten also zahlreiche professionelle Dienstleistungen und Beratungsleistungen in diesem Bereich an, die sich auf die Analyse und das gründliche Verständnis von Verträgen konzentrieren. Wir sind sogar in der Lage, die Verträge physisch zu übernehmen und die entsprechende Matrix für Sie zu erstellen. Eine tolle Frage also. Ich würde sagen: Wenn Sie eines dieser Anliegen haben, rufen Sie uns einfach an, dann können wir Ihre konkrete Situation oder die Gegebenheiten in Ihrem Umfeld genauer besprechen.

[22:24] Mae: Danke, Linda. Hier ist eine zweite Frage: Kann Open iT Berichte über gekaufte Software erstellen, die im Rahmen einer Veräußerung nicht ungenutzt geblieben ist, also nicht genutzt wurde?

[22:47] Linda: Ja, die Antwort lautet „Ja“, und das ist ein wirklich guter Punkt. Berichte über Nullnutzung sind also für Ihren täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung, insbesondere aber in diesem Umfeld. Und noch einmal: Wenn es sich um eine Veräußerung handelt, trifft zwar jemand anderes diese Entscheidung, aber die Möglichkeit, darüber Bericht zu erstatten, ist entscheidend. Und ich möchte noch hinzufügen, dass man auch die Kosteninformationen benötigt. Wenn man sich also diesen Bericht über nicht genutzte Anwendungen ansieht: Sind damit Kosten verbunden? Denn es gibt viele Anwendungen oder Funktionen, die im Portfolio enthalten sind, wenn man verschiedene Anwendungen kauft, und um die muss man sich keine Gedanken machen. Wenn man also eine Liste mit hundert nicht genutzten Anwendungen oder Funktionen hat, fallen für vielleicht die Hälfte davon gar keine Kosten an – diese kann man einfach beiseite lassen und ignorieren, um sich dann auf die Anwendungen zu konzentrieren, mit denen Kosten verbunden sind.

[23:52] Je nachdem, um welche Art von Lizenzierung es sich handelt, und abhängig von verschiedenen Faktoren, könnte man seine Lizenzposition vielleicht komplett abbauen. Ich würde jedoch sagen, dass es – wiederum abhängig von der Art der Lizenzierung – üblicher ist, insbesondere bei unbefristeten Lizenzen, eine „Keep-One“-Strategie zu verfolgen. Das bedeutet: Okay, wir haben diese Lizenz irgendwann in der Vergangenheit genutzt, wir könnten sie noch brauchen, wir besitzen sie bereits – also können wir einfach eine unbefristete Lizenzposition beibehalten und müssen nicht unbedingt Wartungsgebühren zahlen oder zahlen diese nur im Rahmen dieser „Keep-One“-Strategie.

[24:33] Mae: Gute Frage. Und hier unsere dritte Frage: Welche Best Practices empfiehlt Open iT für die Einhaltung von Softwarelizenzen bei einer Übernahme?

[24:43] Linda: Die Einhaltung von Vorschriften ist also immer eine Herausforderung, bei einigen der gängigeren Geschäftsanwendungen ist sie sogar noch größer. Aber es gibt bestimmte Anbieter, zum Beispiel Autodesk, die in Sachen Audits wohl am bekanntesten sind. Die bewährte Vorgehensweise lautet daher: Wenn Sie eine Veräußerung planen – befinden Sie sich derzeit in einem Audit oder gab es bereits erste Gespräche dazu? Manchmal lassen Anbieter mündlich durchblicken: „Hey, wir möchten vorbeikommen und uns das ansehen.“ All diese Informationen sind entscheidend, um sie an die Personen weiterzugeben, die an dieser Veräußerung beteiligt sind und die entsprechenden Entscheidungen treffen. Wenn Sie in ein Unternehmen einsteigen – also bei einer Fusion oder einer Übernahme –, ist dies eine der Fragen, die Sie stellen sollten. Man könnte meinen, es wäre normal, dass man Ihnen das mitteilt, aber ich kann Ihnen versichern, dass das nicht der Fall ist. Eine der Fragen, die Sie der übernehmenden Organisation stellen sollten, ist daher: Fragen Sie sie im Vorfeld – Sie müssen so schnell wie möglich wissen, ob Prüfungen anstehen. Oder Sie können nach der Compliance fragen, aber die Frage nach den Prüfungen ist wirklich entscheidend: Wollen Sie dieses Risiko eingehen? Meiner Meinung nach hätte das im Rahmen der Due Diligence geschehen müssen, aber selbst wenn nicht, könnte es in diesem Zeitfenster noch zur Sprache gekommen sein. Die beste Vorgehensweise ist es also, konkret danach zu fragen, damit diese Informationen offengelegt werden müssen oder noch vor Abschluss der Transaktion offengelegt werden – denn Sie wollen für Ihr Unternehmen kein unnötiges Risiko eingehen.

[26:40] Mae: Gibt es noch weitere Fragen? Ja, Linda, ich glaube, wir haben hier noch eine. Können Sie erläutern, welche Bedeutung Nutzungsdaten bei der Verwaltung von Softwarelizenzen im Rahmen von Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen haben?

[26:56] Linda: Nun, ich glaube, genau darüber haben wir heute eigentlich die ganze Zeit gesprochen. Wenn man nur weiß, was man gekauft hat, hat man nicht wirklich genügend Datenpunkte, um eine Entscheidung treffen zu können. Okay, das ist die einfachste Ebene. Man übernimmt dieses Unternehmen, und es stellt einem die gekauften Anwendungen zur Verfügung – aber übernimmt man dabei auch Ineffizienzen, wie in dem Beispiel, das ich mit der großen Abteilung genannt habe, wo hohe Kosten für diese Anwendungen anfielen, diese aber nicht wirklich effizient waren, da nur sehr wenige davon tatsächlich genutzt wurden? Daher ist es entscheidend, sich die Nutzungsinformationen anzusehen, um zu verstehen, was man veräußern möchte oder was hinzukommt und welche Auswirkungen – sowohl das Risiko, über das wir gesprochen haben, als auch die finanziellen Auswirkungen – damit verbunden sein werden. Was die Nutzungsdaten angeht, haben wir gerade nur einige Punkte angesprochen, aber es gibt so viele – nun, das hängt davon ab, welche Lösung man nutzt. Über unsere Lösung kann ich sprechen, denn damit kenne ich mich am besten aus. Je mehr Datenpunkte, desto besser – man erhält einen umfassenderen 360-Grad-Überblick über die Situation. Man betrachtet also nicht nur, wie viele Lizenzen man besitzt und wie viele man genutzt hat, sondern auch, wie viel Zeit im Rahmen dieser Lizenzen tatsächlich genutzt wurde. Selbst wenn man 100 Lizenzen besitzt und 100 genutzt hat: In welchem Umfang wurden diese 100 Lizenzen tatsächlich genutzt? Nutzungsdaten sind unserer Meinung nach daher entscheidend. Aber es gibt so viele verschiedene Vorteile – wenn Sie also noch keine Lösung haben oder mit Ihrer aktuellen nicht zufrieden sind, würde ich einfach sagen: Kontaktieren Sie uns, dann können wir näher darauf eingehen. Heute ging es darum, etwas Transparenz zu schaffen und Denkanstöße zu geben, wie Ihr Unternehmen damit umgeht.

[28:48] Mae: Vielen Dank, Linda, dass du dein Fachwissen bei der Beantwortung dieser Fragen mit uns geteilt hast. Hast du zum Abschluss dieses Webinars noch ein paar abschließende Worte an unsere Zuschauer?

[28:55] Linda: Ich würde einfach sagen: Fangt früh an und lasst euch nicht aufhalten. Das sind meine abschließenden Worte. Verliert euch nicht darin, alle Lücken auszufüllen – füllt alles aus, was ihr könnt, und geht dann zurück und füllt die Lücken aus.

[29:11] Mae: Vielen Dank, Linda, das war sehr aufschlussreich. Und vielen Dank auch an alle Teilnehmer, die heute an unserem Webinar teilgenommen haben. Zur Erinnerung: Dieses Webinar wird aufgezeichnet und kann unmittelbar nach dem Live-Stream erneut angesehen werden; wir werden es aber auch auf unserer Website hochladen. Wir haben neue Blogbeiträge zu diesem Webinar veröffentlicht, die Sie lesen können, insbesondere „Fusionen und Übernahmen: Die Bedeutung der Konsolidierung von Lizenzservern“. Schauen Sie sich auch unsere Infografik zum Thema „IT-Asset-Management nach Fusionen und Übernahmen: Die 5S-Methode“ an. Wir bedanken uns herzlich für Ihre Teilnahme an diesem Webinar. Bei Fragen oder Anliegen können Sie uns gerne eine E-Mail an webinars@openit.com senden. Besuchen Sie unsere Website unter openit.com und folgen Sie Open iT, Inc. in den sozialen Medien. Nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Lösungsberater auf und beginnen Sie Ihre Reise zur Softwareoptimierung. Noch einmal: Hier ist Mae, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund. Vielen Dank an alle.