Seminarios web a la carta

Fusiones, adquisiciones y desinversiones (MAD)

Open iTLinda Cole, arquitecta de soluciones de [nombre de la empresa], aborda la importancia de las licencias de software en las fusiones, adquisiciones y desinversiones (MAD). Analiza los retos a los que se enfrentan las grandes organizaciones, centrándose en el análisis de proveedores, la optimización de costes y la continuidad operativa. Esta sesión ofrece estrategias prácticas para que los responsables de TI gestionen las licencias de software de forma eficaz, lo que permite transiciones más fluidas y reduce los riesgos durante la reestructuración empresarial.

  • Retos de la gestión de activos de software (SAM) en fusiones, adquisiciones y desinversiones: Identificar los principales retos de la gestión de activos de software durante las fusiones, adquisiciones y desinversiones, incluidos los contratos con proveedores, el cumplimiento de las licencias y los problemas de integración de sistemas.
  • Repercusiones operativas: comprender cómo los problemas relacionados con las licencias afectan a las operaciones, la productividad y los costes tras una fusión o adquisición
  • Estrategias de mitigación de riesgos: Analizar enfoques para minimizar los riesgos, optimizar los costes y garantizar una transición e integración fluidas de las licencias de software.

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En este seminario web

La gestión de licencias de software en fusiones, adquisiciones y desinversiones (MAD) consiste en la práctica de inventariar, valorar y transferir los derechos de licencia de software cuando las organizaciones se fusionan, se separan o cambian de titularidad. En este seminario web bajo demanda de 30 minutos, Linda Cole, arquitecta de soluciones de « Open iT », muestra a los equipos de TI y de gestión de activos de software cómo elaborar una matriz de prioridades de proveedores y licencias, aplicar los datos de uso a las decisiones de desinversión y adquisición, y gestionar el riesgo de cumplimiento normativo, las cláusulas de transferibilidad y los plazos de preaviso de rescisión antes de que se cierre una operación.

Lo que aprenderás

  • Retos de la gestión de activos de software (SAM) en fusiones, adquisiciones y desinversiones: cómo identificar los principales problemas relacionados con la gestión de activos de software durante estos procesos, incluidos los contratos con proveedores, el cumplimiento de las licencias y la integración de sistemas.
  • Repercusiones operativas: cómo los problemas relacionados con las licencias afectan a las operaciones, la productividad y los costes tras una fusión o adquisición.
  • Estrategias de mitigación de riesgos: enfoques para minimizar el riesgo, optimizar los costes y garantizar una transición e integración fluidas de las licencias de software.

Marcas de tiempo de los capítulos

00:00 Bienvenida e introducción

01:02 Sobre la presentadora Linda Cole

02:04 Por qué la visibilidad es el principal reto del MAD

04:00 Creación de un inventario de software y una matriz de prioridades

07:00 Cumplimiento normativo, transferibilidad y derechos de uso

09:20 Cláusulas de rescisión y plazos de notificación

10:37 Desinversión: identificación de licencias transferibles

12:13 Caso práctico: venta de una división, comparación entre costes y uso por proveedor

14:44 Análisis detallado de usuarios individuales frente al número de licencias

15:57 Caso práctico: cumplimiento normativo en materia de adquisiciones y ubicación

18:39 Conclusión: la matriz como lista de comprobación

20:49 Sesión de preguntas y respuestas

[0:00] Mae: Buenos días, buenas tardes y buenas noches. Este es el seminario web de « Open iT» titulado «Fusiones, adquisiciones y desinversiones». Me llamo Mae y seré vuestra anfitriona hoy. Este seminario web se centrará en el aspecto crucial de las licencias de software en el contexto de las fusiones, adquisiciones y desinversiones, con el fin de abordar los retos y las complejidades a los que se enfrentan las grandes organizaciones durante estos procesos. Nuestro seminario web hace hincapié en el análisis de proveedores, la optimización del gasto en software y la garantía de la continuidad de las operaciones. La sesión tiene como objetivo proporcionar conocimientos prácticos y metodologías para gestionar de forma eficiente las licencias de software de ingeniería, facilitando así unas transacciones más fluidas durante los procesos de reestructuración corporativa. Si tienen alguna pregunta, pueden enviarla a webinars@openit.com; repito, webinars@openit.com, e intentaremos responderla durante la ronda de preguntas o les contestaremos por correo electrónico.

[1:02] Nuestra ponente lleva desde 2014 impartiendo conferencias en el sector y reside en Houston. Es una consultora de alto nivel, llena de energía, con más de 35 años de experiencia en diversos ámbitos del sector tecnológico. Es una líder contrastada que ha desempeñado una combinación única de responsabilidades tanto en pequeñas como en grandes empresas, y le apasiona crear negocios de éxito. En la actualidad, ayuda a sus clientes a resolver sus problemas empresariales relacionados con las licencias de software. Señoras y señores, den la bienvenida a Linda Cole.

[1:34] Linda: Gracias, Mae. Te agradezco mucho la presentación y doy la bienvenida a todos a nuestro seminario web de esta mañana, en el que vamos a abordar a grandes rasgos los retos que plantean las fusiones, las adquisiciones y las desinversiones. Todas ellas plantean retos específicos, así que vamos a profundizar en el tema esta mañana.

[2:04] Una de las cosas que más me comentan los clientes es que ocurre algo en la organización —ya sea una fusión, una adquisición o una desinversión— y dicen que el mayor reto fue que no se les involucró, que no se les incluyó en la diligencia debida ni en la transferencia de activos. Quizás se les pidió una lista, dependiendo de si se trataba de una fusión, una adquisición o una desinversión. Quizá se les pidió una lista del software utilizado o algo por el estilo, pero en realidad no participaron en el proceso en su totalidad. Y entonces lo que ocurre es que se cierra el acuerdo y queda muy poco tiempo para reaccionar. Así que realmente supone un reto y, por supuesto, lo más habitual es no tener nada con antelación. Por lo tanto, la visibilidad es, sin duda, el principal reto al que se enfrentan los clientes, según me cuentan.

[2:54] Y, a partir de ahí, se trata de la visibilidad de todo esto, ¿no? ¿Se están llevando a cabo auditorías relacionadas con las aplicaciones que se están vendiendo o que se están incorporando? ¿Cuáles son los problemas de seguridad? Esto puede variar en función de tu entorno. Así que, cuando se fusionan dos organizaciones muy grandes, probablemente tengan políticas de seguridad diferentes y haya que intentar armonizarlas; mientras que, si una empresa grande adquiere una más pequeña, quizá no haya realmente ninguna seguridad o no sea del mismo nivel. Y, de nuevo, todo gira en torno a este papeleo, ¿no? Puede ser digital o en papel. Lo que me dicen los clientes es que siempre se trata de una combinación: no todo es digital, no es como para decir «oye, puedo obtener un informe rápido que me muestre lo que estoy adquiriendo o lo que se está cediendo». Así que estos son algunos de los retos que surgen en este contexto.

[4:00] Así que, como primer paso, ¿qué tenemos que hacer? Lo primero es que necesitas un inventario. Tanto si vas a desinvertir, como si vas a adquirir o fusionarte, necesitas un inventario de lo que implica esa desinversión o de lo que va a incorporarse a la organización. Y luego, desde el punto de vista de las mejores prácticas, creo que es fundamental que seas capaz de distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. Así pues, clasificar por fecha de vencimiento, valor del contrato o coste de las aplicaciones principales te ayuda mucho a obtener esa visibilidad para saber: «Vale, ¿en qué tengo que trabajar primero?». Porque, de nuevo, la mejor práctica es crear una matriz. Veo a gente que hace parte de esto bien: dicen «vale, tengo estos proveedores, estas aplicaciones», pero no llevan el proceso hasta el final. En otras palabras: ¿tiene ese contrato una cláusula de cesión? Sí o no. Y luego, por supuesto, entrando en los detalles: ¿hay ajustes de pago? Porque muchas veces solo se fijan en las fechas del contrato y no en esas fechas intermedias de ajuste. ¿Se trata de un contrato directo con el proveedor de software o es a través de un distribuidor? ¿Qué tipo de licencia? Ese tipo de cosas. Al crear esta matriz, lo que se consigue es disponer de una especie de plan de acción, por así decirlo, además de una lista de comprobación.

[5:18] Te recomiendo que elabores esto, pero sin perderte en los detalles. En otras palabras, rellena toda la información que puedas y, si hay algo que no sabes o que requiere más investigación, déjalo en blanco y luego asigna esos espacios en blanco a otras personas. Lo que veo que hace la gente y que realmente complica las cosas en estos entornos es que se centran en los 10 primeros, empiezan a centrarse en ellos y nunca llegan al final de la lista porque lleva muchísimo tiempo intentar recopilar todos los datos necesarios. Así que simplemente rellena lo que puedas y luego vuelve atrás y asigna a otras personas la tarea de completar los espacios en blanco. Las ventajas de esto son probablemente obvias: ayudan a minimizar el riesgo, a garantizar la continuidad del servicio y a optimizar realmente los costes. Así que, especialmente si estás incorporando una empresa —por ejemplo, en una fusión o adquisición—, probablemente tendrás que realizar algunos análisis para ver si tienes suficientes licencias, si tienes demasiadas, si puedes fusionar estos contratos, si puedes hacer que venzan al mismo tiempo, y cuál es la mejor estrategia de cara al futuro para estas diversas aplicaciones. Así pues, esa matriz te proporcionará una lista de comprobación para todas tus actividades y te ayudará a avanzar en este proceso con mayor rapidez. Además, te ofrece un espacio para crear un panel de control destinado a la dirección.

[7:00] El cumplimiento normativo es un aspecto que, en realidad, no… está ahí, pero es secundario. Una vez más, esto dependerá de tu organización. ¿Tienes personal dedicado exclusivamente al cumplimiento normativo o recae todo en los administradores de licencias? ¿O existe una gestión de proveedores que incluye el cumplimiento normativo? Estas cuestiones varían de una empresa a otra. Pero lo importante es comprender realmente cuál es la transferibilidad, cuáles son las limitaciones, cuáles son los derechos de uso y qué está instalado frente a lo que se está utilizando. Establecer esa comunicación: en primer lugar, la comunicación oficial al proveedor sobre lo que ha ocurrido en esa transacción; pero luego hay que concertar esas reuniones para volver a hablar con ellos sobre cómo son las renovaciones, cuáles son mis opciones de renegociación y hacer que esos acuerdos tengan la misma fecha de vencimiento. Esto es algo que te facilita mucho la vida si puedes hacerlo. Y luego, por supuesto, realizar un inventario y una auditoría de lo que realmente se ha transferido.

[8:11] Así pues, no todos los contratos son transferibles. Es de esperar que durante el proceso de diligencia debida se hubieran analizado estos aspectos, pero, de nuevo, los clientes indican que eso puede haber ocurrido o no. No obstante, hay que tener en cuenta que puede haber algunos contratos que no sean transferibles y que, en ese caso, habrá que tratarlos de forma diferente. ¿Qué exigen los proveedores en relación con esa cláusula de cambio de control? ¿Existen restricciones a la cesión? ¿Cuáles son esos derechos de uso? Es posible que se disponga exactamente de las mismas aplicaciones, pero que su licencia se gestione de una forma completamente diferente. Así pues, de nuevo, en ese ejemplo, tal vez se trate de una empresa más grande que adquiere una entidad más pequeña, o un grupo o división más pequeño, y la situación podría ser completamente diferente en cuanto a lo que está ocurriendo. Por eso, es fundamental poder profundizar en ello y comprender todas esas restricciones y derechos de uso. ¿Se trata de una suscripción o de una licencia perpetua? ¿Cómo son el mantenimiento y la asistencia técnica?

[9:20] Te diré algo que también se suele pasar por alto: en esa matriz, si hay fechas de ajuste o de vencimiento contractual, otro aspecto muy importante que hay que tener en cuenta son las cláusulas de rescisión. En muchos contratos, especialmente en el ámbito de la ingeniería, determinados proveedores tienen requisitos de notificación. Así que, para rescindir o reducir el valor del contrato según esas cláusulas, algunos exigen un plazo de 60 días, otros de 90; incluso he visto algunos en los que el plazo es de 180 días. Por lo tanto, si no se recoge eso en la matriz, se podría pasar por alto esa fecha de notificación y, entonces, no poder hacer nada durante un año entero. Por eso es fundamental crear esas matrices y comprender no solo lo que ocurre en la fecha de vencimiento, sino también cómo funciona la rescisión, o incluso un cambio en la situación de las licencias. Por lo general, claro está, siempre se puede añadir algo; es precisamente cuando intentamos reducir y optimizar esas licencias y alcanzar una mejor situación en materia de licencias cuando esas fechas cobran importancia. Por supuesto, también es fundamental tener en cuenta la legislación aplicable y la seguridad de los datos.

[10:37] Así que, en una desinversión, si eres la empresa que se desprende de activos, es más o menos al revés, ¿no? Eres responsable de identificar qué aplicaciones son transferibles y qué licencias deben transferirse. De nuevo, puede que participes o no en esa fase inicial; quizá solo hayas enviado una hoja de cálculo o un informe generado por tu herramienta de gestión de activos de software. Pero si dispones de datos de uso, eso es fundamental, porque ahora puedes acudir a quienes se encargan de ello y decir: «Esto es exactamente lo que están utilizando las personas, el grupo, la división o el departamento que se va a vender; esto es lo que nos pertenece». Y te mostraré algunos ejemplos de ello. Pero al poder disponer de esa visibilidad, mucha gente se adentra en este proceso y dice: «Oh, estoy bien, tengo mi herramienta de gestión de activos de software, que me indica qué contratos tengo y la fecha de vencimiento». Pero espero que lo que os estoy mostrando aquí es que necesitáis datos de uso, necesitáis ese detalle adicional que puede estar o no en vuestra herramienta de SAM para comprender, de nuevo, si es transferible, cuáles son esas cláusulas, cuáles son esas fechas de rescisión o de notificación que se aplican, y cuál es la ventaja de conservar las aplicaciones o el software frente a la transferencia de esas licencias.

[12:13] Permíteme darte un par de ejemplos de informes; son muy básicos y a gran escala. El primer caso es simplemente el de una empresa que vendió una de sus divisiones más pequeñas, incluidos todos sus activos. Por lo tanto, necesitaban identificar qué se estaba utilizando, validar los recuentos, etc. Ahora bien, esto es solo un ejemplo para un único proveedor, pero lo que estamos viendo aquí es que el editor del software es ANSYS y este es el total combinado; sin embargo, podemos ver que hay diferentes divisiones y que pueden ver cuál es el coste. En otras palabras, esto muestra el coste de la aplicación frente al coste de uso. Así pues, en este caso se está vendiendo la división 2 y esto lo hace sencillo, ¿verdad? Es más o menos lo mismo. Y en otra diapositiva les mostraré que el número de usuarios, el máximo de usuarios activos y ese tipo de datos son muy similares.

[13:07] Como en el ámbito de la ingeniería sabemos que hay muchísimos tipos diferentes de derechos de licencia, los días en los que todo era una bonita licencia perpetua concurrente han quedado atrás. Así que te encuentras con todas estas complejidades. Pero hablemos un momento: ¿y si fuera la división tres? ¿Y si esta estuviera en marcha? Lo que estamos analizando aquí es cuál era su asignación, comparando el número de licencias que habían adquirido con las que realmente estaban utilizando. Entonces se convierte en una decisión empresarial: ¿vas a transferir todo este coste o solo vas a transferir lo que realmente han utilizado? La empresa que compra, ¿va a asumir eso?, ¿va a hacerse cargo de esas licencias ineficientes, por así decirlo? ¿Cómo se presenta esta situación? Pero en el ejemplo de hoy, de nuevo, es más o menos lo mismo; este es bastante sencillo, se trata de una división más pequeña. Es importante disponer de estos datos para poder analizar cuál es mi coste por grupo, por división e incluso desglosar ese coste por aplicación. Todos estos tipos de métricas están disponibles y suponen una gran ventaja cuando te encuentras en un entorno de fusiones, adquisiciones o desinversiones, ya que te permiten facilitar esta información de forma más rápida y sencilla a las personas implicadas.

[14:44] Puedes profundizar aún más en este tema con una herramienta de medición de uso y ver cuántos usuarios distintos tenemos, y comparar esa cifra con el número de licencias que comparten. Esto está muy bien, ¿verdad? En esta cartera en concreto, de nuevo, solo estamos viendo un ejemplo para que te hagas una idea. Así pues, el número de licencias, el máximo que se utiliza, es el mismo que el número de personas que hay en ese grupo o división, en este caso concreto. Pero si lo comparamos con los demás, veréis que el número de usuarios distintos es diferente. Y, de nuevo, normalmente, en una licencia concurrente compartida, el número de usuarios distintos será mayor que el número de licencias. Pero el simple hecho de poder verlo de forma visual, generar informes rápidamente y, a continuación, analizar de nuevo cuáles son las cifras por aplicación, ya que no basta con fijarse solo en el nivel de la cartera. Queremos analizarlo a alto nivel, pero también queremos poder profundizar en los datos y examinar, de nuevo, el máximo de usuarios en uso, el tiempo transcurrido, etc. Espero que podáis apreciar las ventajas que esto supone.

[15:57] Aquí tenemos otro caso en el que se produjo una adquisición, así que vamos en la dirección contraria, pero no se incluyó todo el software. Y, como sabrás si eres el responsable de esto en tu organización, algunos de tus derechos de licencia y de uso están vinculados a una ubicación física, ¿verdad? Entonces, ¿qué hago ahora cuando analizo el cumplimiento normativo? ¿Cómo voy a poder hacerlo? Pues bien, si somos capaces de medir correctamente ese uso, a los usuarios y sus ubicaciones, entonces puedes obtener fácilmente unos paneles de control para ver cuál es tu situación de cumplimiento. Así que aquí tenemos la ubicación de los usuarios, sus ID y los servidores que están utilizando para obtener esas licencias. Podemos ver aquí que Joseph está obteniendo licencias; se encontraba físicamente en Houston y está obteniendo licencias desde Los Ángeles. Ahora bien, dado que tienes licencias en Houston, esto podría deberse a un problema con el archivo de opciones o a una cuestión de formación, dependiendo de si dispones de conmutación por error, etc. Pero, para comprenderlo de principio a fin, necesitas muchos puntos de datos diferentes en esa medición del uso que te ayuden a afrontar una fusión, una adquisición o una desinversión, de modo que puedas ver más rápidamente qué está pasando y ser capaz de responder a esas preguntas.

[17:26] Y, como he dicho, lo que más oigo es que los equipos no participan, no se les involucra en el proceso de diligencia debida. Solo un número muy reducido de personas participa en ello, y quizá se les pida un informe, pero ni siquiera se les explica en qué contexto se inscribe. Por eso, es realmente importante contar con una solución en marcha. E incluso si hoy por hoy no dispones de una, esto te ayudará a elaborar un caso de negocio dentro de tu organización que explique por qué necesitas una solución, no solo para gestionar el día a día —incluso sin fusiones, adquisiciones ni desinversiones— y conseguir una gestión de licencias más eficaz, sino también, sobre todo, si te encuentras en esa fase de adquisiciones; tenemos muchos clientes que están creciendo de forma sustancial y lo hacen a través de adquisiciones, por lo que es algo muy habitual. Así que, dependiendo de su organización, pero incluso sin eso, es importante gestionar toda su cartera en torno a esas licencias de ingeniería.

[18:39] Así que lo hemos abordado a grandes rasgos, pero, en resumen, los datos de uso medidos son fundamentales y esa matriz es realmente muy importante como lista de comprobación. Te ayuda mucho a distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. Así que podrías tener un contrato pequeño —porque también he visto que esto ocurre—, uno más modesto, es decir, que no figure entre tus 10 principales, pero que esté a punto de vencer y tenga una cláusula de renovación automática, y esa cláusula te cubre otros tres años, no solo uno, ¿verdad? Así que tienes que ser capaz de identificar rápidamente qué debes hacer primero para no perderte ninguna de estas fechas de aquí en adelante. Y, de nuevo, esto te proporcionará un panel de control que te ayudará a supervisar tu progreso; podrás informar a los responsables. También es fundamental evitar cualquier nueva compra innecesaria. Así que, si te encuentras en fase de adquisición, sigues tu flujo de trabajo habitual para comprar licencias adicionales según lo soliciten los usuarios finales a través de los departamentos, etc.; es posible que ese proceso siga su curso y supere todos los controles, pero estás adquiriendo lo que has adquirido y te sobran licencias. A esto me refiero con «evitar compras innecesarias». Y, de nuevo, el otro ejemplo que he puesto es el de una cláusula de renovación automática que se ha activado porque se te pasó una fecha de notificación o una fecha de vencimiento.

[20:18] Sé que esta mañana ha sido un poco rápido; es un entorno o una situación muy compleja en la que os encontráis, pero solo intentamos ayudaros a comprender la importancia de crear estas matrices, utilizando datos de uso y complementándolos con vuestra información contractual para ayudaros a afrontar estos retos en las fusiones, adquisiciones y desinversiones. Así que, en este momento, vamos a open it , queríamos dejar unos minutos para poder responder a vuestras preguntas.

[20:49] Mae: Sí, gracias, Linda, por tu presentación tan esclarecedora. Ya podemos pasar a la ronda de preguntas y respuestas. Sí, tengo algunas preguntas que hacerte.

[21:05] Linda: Genial.

[21:05] Mae: Para empezar: ¿cómo puede Open iT ayudar en las negociaciones con los proveedores tras una fusión?

[21:12] Linda: Es una pregunta estupenda. Bueno, aquí contamos con muchas capacidades diferentes. Algunos clientes nos piden ayuda para analizar los datos porque simplemente no disponen de los recursos necesarios, o quizá han adquirido algunos proveedores con los que no tenían experiencia previa. Por eso, ofrecemos servicios profesionales y de consultoría centrados en realizar un análisis en profundidad para ayudarte a determinar cuál es la estrategia de licencias más eficaz. Además, algunos clientes incluso nos piden que participemos en esas negociaciones o en las conversaciones sobre transferencias, ese tipo de cosas. Así que contamos con muchos servicios profesionales y de consultoría en torno a eso, en torno al análisis y a la comprensión real de los contratos. Incluso tenemos la capacidad de tomar físicamente los contratos y crear esa matriz por ti. Así que, gran pregunta. Yo diría que, si tienes alguna de esas necesidades, simplemente llámanos y podremos entrar en más detalles sobre tu situación específica o sobre lo que está pasando en tu entorno.

[22:24] Mae: Gracias, Linda. Aquí va una segunda pregunta: ¿puede Open iT informar sobre el software adquirido que no se ha utilizado en una desinversión, es decir, que no se ha utilizado?

[22:47] Linda: Sí, la respuesta es sí y es una observación muy acertada. Los informes de uso nulo son fundamentales en las operaciones diarias, pero especialmente en este contexto. Y, de nuevo, si se trata de una desinversión, es otra persona la que toma esa decisión, pero poder informar al respecto es clave. Y voy a añadir que también se necesita la información sobre los costes. Así que, cuando se analiza ese informe de uso nulo, ¿hay algún coste asociado a él? Porque hay muchas aplicaciones o funciones que vienen incluidas en una cartera cuando se adquieren diversas aplicaciones y de las que no hay que preocuparse. Así que, si tienes una lista de cien aplicaciones o funciones que no se utilizan, quizá la mitad de ellas ni siquiera tengan un coste asociado, por lo que puedes dejarlas a un lado e ignorarlas para centrarte en aquellas aplicaciones que sí tienen un coste asociado.

[23:52] Dependiendo del tipo de licencia de que se trate, y en función de varios factores, quizá decidas eliminar por completo tu posición de licencia; aunque diría que lo más habitual —de nuevo, depende del tipo de licencia—, pero especialmente en el caso de las licencias perpetuas, es posible que optes por una estrategia de «conservar una», es decir: «vale, la hemos utilizado en algún momento en el pasado, puede que la necesitemos, ya la tenemos, así que podemos simplemente mantener una posición perpetua y no tener que pagar necesariamente el mantenimiento, o pagar el mantenimiento solo en el marco de esa estrategia de “conservar una”».

[24:33] Mae: Buena pregunta. Y nuestra tercera pregunta es: ¿cuáles son las mejores prácticas que recomienda Open iT para garantizar el cumplimiento de las licencias de software durante una adquisición?

[24:43] Linda: El cumplimiento normativo siempre supone un reto, y es un reto aún mayor en algunas de las aplicaciones empresariales más habituales. Pero hay ciertos proveedores, como Autodesk, por ejemplo, que probablemente sean los más conocidos en lo que respecta a las auditorías. Por eso, la mejor práctica es que, si estás llevando a cabo una desinversión, te preguntes: ¿te estás sometiendo actualmente a una auditoría? ¿O has tenido siquiera alguna conversación preliminar al respecto? A veces, los proveedores te comentan de pasada algo como: «Oye, queremos venir a echar un vistazo a esto». Toda esa información es fundamental para poder comunicársela a las personas que participan en esa desinversión y que toman esas decisiones. Si estás entrando en una empresa —es decir, en una fusión o una adquisición—, esa es una de las preguntas que debes hacer. Parecería normal que te lo dijeran, pero te aseguro que no es así. Por eso, una de las preguntas que debes plantear a la organización que se va a incorporar es preguntárselo desde el principio: necesitas saber lo antes posible si hay alguna auditoría prevista. O puedes preguntar sobre el cumplimiento normativo, pero lo de la auditoría es lo más importante, porque ¿quieres asumir ese riesgo? En mi opinión, eso debería haberse hecho durante la diligencia debida, pero, aunque no fuera así, quizá en ese intervalo de tiempo se haya puesto de manifiesto. Así que la mejor práctica es preguntar específicamente para que tengan que revelar esa información o para que se revele antes de que la operación sea definitiva, porque no quieres asumir riesgos innecesarios para tu organización.

[26:40] Mae: ¿Alguna pregunta más? Sí, Linda, creo que tenemos otra aquí. ¿Podrías explicar la importancia de los datos de uso medidos a la hora de gestionar las licencias de software durante las fusiones, adquisiciones y desinversiones?

[26:56] Linda: Bueno, creo que eso es más o menos de lo que hemos estado hablando durante toda la sesión de hoy. Si solo sabes lo que has comprado, eso no te proporciona realmente suficientes datos para poder tomar una decisión. Vale, ese es el nivel más sencillo. Estás adquiriendo esta empresa y te van a entregar estas aplicaciones que se compraron, pero, de nuevo, ¿estás asumiendo ineficiencias como en el ejemplo que puse de la gran división, donde tenían un gasto elevado en esas aplicaciones pero no eran realmente eficientes, ya que en realidad no utilizaban muchas de ellas? Por eso, analizar la información de uso es fundamental para comprender, una vez más, de qué quieres deshacerte o qué vas a incorporar, y cuál será el impacto, tanto el riesgo del que hemos hablado como el impacto financiero. En cuanto a los datos de uso, solo hemos mencionado algunos puntos, pero hay muchísimos; bueno, depende de la solución que utilices. En cuanto a nuestra solución, puedo hablar de ella, que es lo que mejor conozco. Cuantos más puntos de datos haya, mejor, ya que se obtiene una visión más completa y de 360 grados de lo que está sucediendo. Así que no solo te fijas en «vale, ¿cuántas tengo y cuántas he usado?», sino en «¿cuánto tiempo de vigencia he consumido?». Incluso si tienes 100 licencias y has usado las 100, ¿cuánto tiempo de vigencia se ha consumido con esas 100 licencias? Por eso, en nuestra opinión, los datos de uso son fundamentales. Pero hay tantas ventajas diferentes que, si no tienes una solución o no estás satisfecho con la que tienes, te diría que te pongas en contacto con nosotros y te lo explicaremos con más detalle. El objetivo de hoy era aportar algo de visibilidad y algunos aspectos en los que reflexionar sobre cómo lo está gestionando tu organización.

[28:48] Mae: Muchísimas gracias, Linda, por compartir tus conocimientos al responder a esas preguntas. Antes de dar por concluido este seminario web, ¿tienes alguna palabra de despedida para nuestros espectadores?

[28:55] Linda: Solo diría que hay que empezar pronto y no atascarse. Esas serán mis palabras de despedida. No os atascéis intentando rellenar todos los espacios en blanco; rellenad todo lo que podáis y luego volved atrás y completad los que falten.

[29:11] Mae: Muchísimas gracias, Linda, ha sido muy enriquecedor. Y gracias también a todos los asistentes por participar hoy en nuestro seminario web. Os recordamos brevemente que este seminario web se graba y se podrá volver a ver inmediatamente después de la retransmisión en directo, aunque también lo subiremos a nuestra página web. Tenemos nuevas entradas de blog relacionadas con este seminario web que podéis leer, en concreto «Fusiones y adquisiciones: la importancia de la consolidación de servidores de licencias». También podéis echar un vistazo a nuestra infografía sobre la gestión de activos de TI tras una fusión o adquisición: «El método 5S». Agradecemos vuestra asistencia a este seminario web. Para cualquier pregunta o consulta, podéis enviarnos un correo electrónico a webinars@openit.com. Visitad nuestra página web en openit.com y seguid a « Open iT, Inc.» en las redes sociales. Poneros en contacto con uno de nuestros asesores de soluciones y comenzad vuestro proceso de optimización de software. Una vez más, soy Mae, vuestra presentadora de hoy. Gracias y cuídense. Gracias a todos.

Sobre el Presentadores

Linda Cole

Linda Cole

Arquitecto de soluciones

Linda Cole es ponente especializada en el sector desde 2014 y reside en Houston. Se define a sí misma como una profesional con más de 35 años de experiencia en diversos ámbitos del sector tecnológico y, en la actualidad, ayuda a sus clientes a resolver problemas empresariales relacionados con las licencias de software.

Mae

Mae

Presentador del seminario web

Mae fue la anfitriona y moderadora de la sesión, presentó a Linda Cole y dirigió la ronda de preguntas y respuestas en directo.

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