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Fusões, aquisições e alienações (MAD)
- 20 de março de 2024
- 30 minutos
A arquiteta de soluções da Open iT, Linda Cole, aborda a importância do licenciamento de software em fusões, aquisições e alienações (MAD). Ela aborda os desafios enfrentados pelas grandes organizações, com destaque para a análise de fornecedores, a otimização de custos e a continuidade operacional. Esta sessão apresenta estratégias práticas para que os gestores de TI possam gerir as licenças de software de forma eficaz, permitindo transições mais harmoniosas e reduzindo os riscos durante a reestruturação empresarial.
- Desafios da SAM no contexto de fusões, aquisições e alienações: Identificar os principais desafios da gestão de ativos de software durante fusões, aquisições e alienações, incluindo contratos com fornecedores, conformidade de licenças e questões relacionadas com a integração de sistemas
- Impacto operacional: Compreender de que forma os desafios relacionados com o licenciamento afetam as operações, a produtividade e os custos após uma fusão ou aquisição
- Estratégias de mitigação de riscos: Explorar abordagens para minimizar riscos, otimizar custos e garantir transições e integrações de licenças de software sem complicações
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Acesso imediato — sem esperas. Também lhe enviaremos por e-mail uma cópia dos slides.
Neste webinar
O licenciamento de software em fusões, aquisições e alienações (MAD) consiste na prática de inventariar, avaliar e transferir direitos de licença de software à medida que as organizações se fundem, se separam ou mudam de propriedade. Neste webinar sob demanda com duração de 30 minutos, a arquiteta de soluções da Open iT, Linda Cole, mostra às equipas de TI e de gestão de ativos de software como criar uma matriz de prioridades de fornecedores e licenças, aplicar dados de utilização às decisões de alienação e aquisição e gerir o risco de conformidade, as cláusulas de transferibilidade e os prazos de pré-aviso de rescisão antes da conclusão de uma transação.
O que vais aprender
- Desafios da SAM no contexto de fusões, aquisições e alienações: como identificar as principais questões relacionadas com a gestão de ativos de software durante fusões, aquisições e alienações, incluindo contratos com fornecedores, conformidade de licenças e integração de sistemas.
- Impacto operacional: como os desafios relacionados com o licenciamento afetam as operações, a produtividade e os custos após uma fusão ou aquisição.
- Estratégias de mitigação de riscos: abordagens para minimizar os riscos, otimizar os custos e garantir transições e integrações harmoniosas das licenças de software.
Marcas temporais dos capítulos
00:00 Boas-vindas e introdução
01:02 Sobre a apresentadora Linda Cole
02:04 Por que razão a visibilidade é o principal desafio do MAD
04:00 Criação de um inventário de software e de uma matriz de prioridades
07:00 Conformidade, transferibilidade e direitos de utilização
09:20 Cláusulas de rescisão e prazos de notificação
10:37 Alienação: identificação de licenças transferíveis
12:13 Estudo de caso: venda de uma divisão, custo vs. utilização por fornecedor
14:44 Análise detalhada do número de utilizadores distintos em comparação com o número de licenças
15:57 Estudo de caso: aquisição e conformidade baseada na localização
18:39 Conclusão: a matriz como lista de verificação
20:49 Sessão de perguntas e respostas
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[0:00] Mae: Bom dia, boa tarde e boa noite. Este é o webinar da Open iT intitulado «Fusões, Aquisições e Alienações». Chamo-me Mae e serei a vossa anfitriã hoje. Este webinar irá centrar-se no aspeto crucial do licenciamento de software no contexto das fusões, aquisições e alienações, como forma de abordar os desafios e as complexidades enfrentados pelas grandes organizações durante estes processos. O nosso webinar dá ênfase à análise de fornecedores, à otimização das despesas com software e à garantia da continuidade das operações. A sessão tem como objetivo fornecer insights práticos e metodologias para a gestão eficiente de licenças de software de engenharia, facilitando assim transações mais harmoniosas durante processos de reestruturação empresarial. Se tiverem alguma dúvida, podem enviá-la para webinars@openit.com — repito, webinars@openit.com — e tentaremos respondê-la durante a sessão de perguntas e respostas ou entraremos em contacto convosco por e-mail.
[1:02] A nossa apresentadora é oradora no setor desde 2014 e está sediada em Houston. É uma consultora sénior cheia de energia, com mais de 35 anos de experiência diversificada no setor da tecnologia. É uma líder comprovada, com uma combinação única de responsabilidades em pequenas e grandes empresas e uma paixão pela criação de negócios de sucesso. Atualmente, está a ajudar os clientes a resolver os seus problemas empresariais relacionados com o licenciamento de software. Senhoras e senhores, dêem as boas-vindas a Linda Cole.
[1:34] Linda: Obrigada, Mae. Agradeço imenso a apresentação e dou as boas-vindas a todos ao nosso webinar desta manhã, onde vamos debater, de forma geral, os desafios relacionados com fusões, aquisições e alienações. Todos estes processos apresentam desafios únicos e vamos então aprofundar o assunto esta manhã.
[2:04] Uma das coisas que mais ouço dos clientes é que algo acontece na organização — mais uma vez, uma fusão, aquisição ou alienação — e eles dizem que o maior desafio foi não terem sido envolvidos, não terem sido incluídos na due diligence ou na transferência de ativos. Talvez lhes tenham pedido uma lista, dependendo se se tratava de uma fusão, aquisição ou alienação. Talvez lhes tenham pedido uma lista do software utilizado ou algo do género, mas, na verdade, não estiveram envolvidos no processo na sua totalidade. E então o que acontece é que o negócio é fechado e há um prazo muito curto para reagir. Por isso, representa realmente um grande desafio e, claro, o mais comum é não ter nada com antecedência. Assim, a visibilidade é, sem dúvida, o principal desafio que os clientes me dizem que enfrentam.
[2:54] E, depois disso, trata-se da visibilidade de todas estas questões, certo? Estão a decorrer auditorias relacionadas com as aplicações que estão a ser vendidas ou que estão a ser adquiridas? Quais são as preocupações em termos de segurança? Isto pode variar consoante o vosso ambiente. Assim, quando duas organizações muito grandes se fundem, provavelmente têm políticas de segurança diferentes e, por isso, é preciso tentar harmonizá-las; já quando uma empresa maior adquire uma empresa mais pequena, talvez não haja realmente qualquer segurança ou não haja o mesmo nível de segurança. E, mais uma vez, tudo depende desta documentação, certo? Pode ser digital, pode ser em papel. O que os clientes me dizem é que é sempre uma combinação; não é tudo digital, não é como se pudesse obter um relatório rápido que me mostrasse o que estou a adquirir ou o que está a sair. Portanto, estes são alguns dos desafios que se colocam neste contexto.
[4:00] Então, como primeiro passo, o que precisamos de fazer? A primeira coisa é fazer um inventário. Independentemente de estar a alienar ativos, é necessário fazer um inventário do que está a ser afetado por essa alienação; ou, se estiver a adquirir ou a fundir-se, do que está a entrar na organização. E, depois, penso sinceramente que, do ponto de vista das melhores práticas, é preciso ser capaz de distinguir o que é urgente do que é importante. Por isso, classificar por data de validade, valor do contrato e custo das principais aplicações ajuda imenso a obter essa visibilidade para decidir: «Muito bem, em que é que preciso de trabalhar primeiro?» Porque, mais uma vez, a melhor prática é criar uma matriz. Vejo pessoas que fazem parte disto bem — dizem: «Tenho estes fornecedores, estas aplicações» —, mas não levam o processo até ao fim. Por outras palavras: esse contrato tem uma cláusula de cessão? Sim ou não? E, claro, entrando nos pormenores disso, há ajustamentos de preços? Porque, muitas vezes, limitam-se a olhar para as datas do contrato e não para essas datas intermédias de ajustamento. Trata-se de um contrato direto com o fornecedor de software ou é através de um revendedor? Que tipo de licenciamento, esse tipo de coisas. Quando se cria esta matriz, o que ela faz é fornecer-lhe uma espécie de plano de ação, se assim se quiser, bem como uma lista de verificação.
[5:18] Recomendo que organizem isto, mas sem se perderem nos pormenores. Por outras palavras, preencham o máximo de informação que puderem e, se não souberem ou se for necessário investigar mais, deixem esse campo em branco e, depois, atribuam esses campos em branco a outras pessoas. O que vejo as pessoas a fazerem, e que torna tudo mais complicado nestes contextos, é que se concentram nos 10 primeiros itens, começam a focar-se nisso e nunca chegam ao fim da lista, porque é muito demorado tentar obter todos os dados necessários. Por isso, basta preencher o que puder e, depois, voltar atrás e designar pessoas para preencher os espaços em branco. As vantagens disto são provavelmente óbvias: ajudam a minimizar o risco, a garantir a continuidade do serviço e a otimizar realmente os custos. Por isso, especialmente se estiver a integrar uma empresa — no âmbito de uma fusão ou aquisição —, provavelmente terá de fazer alguma análise para verificar: «Tenho licenças suficientes? Tenho licenças a mais? Posso fundir estes contratos? Posso fazer com que tenham o mesmo prazo de validade? Qual é a melhor estratégia a seguir para estas diversas aplicações?» Mais uma vez, essa matriz fornecerá uma lista de verificação para todas as suas atividades e ajudá-lo-á a avançar neste processo mais rapidamente. Também lhe oferece um espaço para criar uma perspetiva de painel de controlo para a gestão.
[7:00] A conformidade é uma componente que, na verdade, não é propriamente prioritária — existe, mas é secundária. Mais uma vez, isto vai depender da vossa organização. Têm pessoal dedicado à conformidade, ou tudo recai sobre os administradores de licenças, ou existe uma gestão de fornecedores que inclui a conformidade? Portanto, estas questões variam de empresa para empresa. Mas é fundamental compreender qual é a transferibilidade, quais são as limitações, quais são os direitos de utilização e o que está instalado em comparação com o que está a ser utilizado. Estabelecer essa comunicação: primeiro, a comunicação oficial ao fornecedor sobre o que aconteceu nessa transação; depois, marcar reuniões para voltar a falar com eles sobre como serão as renovações, quais são as minhas opções de renegociação e fazer com que esses acordos tenham a mesma data de término. Isto é algo que facilita muito a sua vida, se conseguir fazê-lo. E, claro, fazer um inventário e uma auditoria do que realmente foi transferido.
[8:11] Portanto, nem todos os contratos são transferíveis. Espera-se que, durante a due diligence, esses aspetos tenham sido analisados, mas, mais uma vez, os clientes indicam que isso pode ou não ter acontecido. No entanto, é importante compreender que podem existir alguns contratos que não são transferíveis e que, nesse caso, é necessário tratá-los de forma diferente. O que exigem os fornecedores relativamente a essa comunicação, à cláusula de mudança de controlo? Existem restrições à cessão? Quais são esses direitos de utilização? Pode ter exatamente as mesmas aplicações, mas estas estão licenciadas de uma forma completamente diferente. Assim, mais uma vez, nesse exemplo, talvez se trate de uma empresa de maior dimensão a adquirir uma entidade mais pequena, ou um grupo ou divisão mais pequena, e a situação pode ser completamente diferente em termos do que se passa. Por isso, é fundamental ser capaz de aprofundar essa questão e compreender todas essas restrições e direitos de utilização. Trata-se de uma subscrição, é uma licença perpétua? Como é que funcionam a manutenção e o suporte?
[9:20] Vou dizer-vos uma coisa que também costuma ser ignorada: nessa matriz, se houver datas de reajuste ou datas de vencimento contratual, outro aspeto muito importante a ter em conta são as cláusulas de rescisão. Muitos contratos, especialmente na área da engenharia, têm requisitos de notificação por parte de determinados fornecedores. Assim, para rescindir ou reduzir o valor do contrato ao abrigo dessas cláusulas, alguns exigem um prazo de 60 dias, outros de 90; já vi alguns que chegam aos 180 dias. Portanto, se não registar isso na sua matriz, pode deixar passar a data de notificação e, consequentemente, não poder fazer nada durante um ano inteiro. É por isso que é importante criar essas matrizes e compreender o que está a acontecer, não apenas na data de vencimento, mas também como funciona a rescisão ou mesmo uma alteração na situação das licenças. Normalmente, é claro que pode sempre adicionar licenças, mas é quando estamos a tentar reduzir e otimizar essas licenças e alcançar uma situação mais vantajosa que essas datas entram em jogo. É claro que analisar a legislação aplicável e a segurança dos dados também é fundamental.
[10:37] Assim, numa alienação, se for a empresa que está a alienar, é mais ou menos o contrário, certo? É responsável por identificar quais as aplicações que são transferíveis e quais as licenças que devem ser transferidas. Mais uma vez, pode ou não estar envolvido nessa fase inicial do processo; talvez tenha apenas enviado uma folha de cálculo ou um relatório a partir da sua ferramenta de gestão de ativos de software. Mas se tiver dados de utilização, isso é fundamental, porque agora pode dirigir-se às pessoas responsáveis por esse processo e dizer: «Eis exatamente o que está a ser utilizado pelas pessoas, pelo grupo, pela divisão ou pelo departamento que está a ser vendido; eis o que nos pertence.» E vou mostrar-vos alguns exemplos disso. Mas, ao ter essa visibilidade, muitas pessoas abordam esta situação e dizem: «Estou bem, tenho a minha ferramenta de gestão de ativos de software, que me indica quais são os contratos que tenho e as datas de validade.» Mas espero que o que vos estou a mostrar aqui seja que precisam de dados de utilização, precisam desses detalhes adicionais que podem ou não estar na vossa ferramenta de SAM para compreender, mais uma vez, se é transferível, quais são essas cláusulas, quais são as datas de rescisão ou as datas de notificação que surgem, e qual é a vantagem de manter as aplicações ou o software em vez de transferir essas licenças.»
[12:13] Deixem-me apresentar-vos apenas alguns exemplos de relatórios, que são muito básicos e de nível geral. O primeiro cenário é simplesmente o de uma empresa que vendeu uma das suas divisões mais pequenas, incluindo todos os seus ativos. Por isso, precisavam de identificar o que estava a ser utilizado, validar as quantidades, etc. Ora, este é apenas um exemplo para um único fornecedor, mas o que estamos a ver aqui é que o editor do software é a ANSYS e este é o total combinado; no entanto, podemos ver que existem diferentes divisões e que é possível verificar qual é o custo. Por outras palavras, isto mostra o custo da aplicação em comparação com o custo de utilização. Assim, neste cenário, a divisão 2 está a ser vendida e isto facilita as coisas, certo? É praticamente o mesmo. E vou mostrar-vos noutro slide que o número de utilizadores, o número máximo em utilização e esse tipo de dados são muito semelhantes.
[13:07] Porque no setor da engenharia sabemos que existem tantos tipos diferentes de direitos de licença que os tempos em que tudo era uma licença perpétua e simultânea já lá vão. Por isso, temos todas estas complexidades a surgir. Mas vamos pensar por um momento: e se fosse a divisão três? E se esta estivesse a funcionar? Aqui, o que estamos a analisar é a sua alocação, comparando o número de licenças que adquiriram com o que estavam efetivamente a utilizar. Assim, torna-se uma decisão empresarial: vai transferir todo este custo, ou vai transferir apenas o que eles realmente utilizaram? A empresa que está a comprar, vai assumir isso, vai assumir essas licenças ineficientes, por assim dizer? Como é que esta parte se apresenta? Mas, no exemplo de hoje, mais uma vez, é mais ou menos a mesma coisa; este é um caso bastante simples, trata-se de uma divisão mais pequena. É importante dispor destes dados para poder analisar qual é o meu custo por grupo, por divisão e até mesmo desagregar esse custo por aplicação. Todos estes tipos de métricas estão disponíveis e representam uma enorme vantagem quando se está num ambiente de fusão, aquisição ou alienação, para que se possa fornecer esta informação de forma mais rápida e fácil às pessoas envolvidas.
[14:44] É possível aprofundar ainda mais esta análise com uma ferramenta de medição de utilização e verificar quantos utilizadores distintos temos, comparando esse número com o número de licenças que partilham. Aqui é interessante, não é? Neste portfólio específico, estamos apenas a analisar um exemplo para vos dar uma ideia. Assim, o número de licenças, o máximo que está a ser utilizado, é igual ao número de pessoas que integram esse grupo ou divisão, neste caso específico. Mas se compararmos isso com os outros, verão que os números de utilizadores distintos são diferentes. E, mais uma vez, normalmente, numa licença simultânea partilhada, terão um número de utilizadores distintos maior do que o número de licenças. Mas o simples facto de poderem ver isto visualmente, gerar rapidamente um relatório sobre o assunto e, depois, analisar novamente como isso se distribui por aplicação, porque não se pode limitar a olhar apenas ao nível do portfólio. Queremos analisar isso a um nível geral, mas queremos poder aprofundar a análise e, mais uma vez, observar o número máximo em utilização, o tempo de caducidade, etc. Esperamos que consigam perceber as vantagens disto.
[15:57] Aqui está outro caso em que houve uma aquisição, pelo que estamos a seguir na direção oposta, mas nem todo o software foi incluído. E, como sabe, se for responsável por isto na sua organização, alguns dos seus direitos de licença e de utilização estão vinculados a uma localização física, certo? Então, agora, o que faço quando analiso a conformidade? Como é que vou conseguir fazer isso? Bem, se conseguirmos medir essa utilização, os utilizadores e as suas localizações, então pode facilmente obter alguns painéis para ver como está a minha conformidade. Aqui temos a localização dos utilizadores, os seus IDs e os servidores que estão a utilizar para aceder a essas licenças. Podemos ver aqui que o Joseph está a aceder às licenças, estava fisicamente em Houston e está a aceder a licenças a partir de Los Angeles. Agora, isto, como tem licenças em Houston, pode ser um problema relacionado com um ficheiro de opções ou com a formação, dependendo de ter ou não failovers, etc. Mas, para compreender o processo de cima a baixo, precisa de muitos pontos de dados diferentes nessa medição de utilização para o ajudar a passar por uma fusão, uma aquisição ou uma alienação, de modo a poder perceber mais rapidamente o que se está a passar e responder a essas questões.
[17:26] E, tal como disse, o que ouço com muito, muito mais frequência é que as equipas não estão envolvidas, não participam na due diligence. Apenas um número muito restrito de pessoas está envolvido nesse processo e, talvez, lhes seja pedido um relatório, mas nem sequer lhes é explicado o contexto para o qual se destina. Por isso, é realmente importante ter uma solução implementada. E mesmo que ainda não tenha uma hoje, isto irá ajudá-lo a elaborar um caso de negócio dentro da sua organização, explicando por que precisa de uma solução não só para gerir as operações do dia-a-dia — mesmo sem fusões, aquisições e alienações —, de modo a obter uma gestão de licenças mais eficaz, mas também, especialmente se estiver numa fase de aquisições; temos muitos clientes que estão a crescer substancialmente e que o fazem através de aquisições, pelo que é uma situação muito comum. Portanto, dependendo da vossa organização, mas mesmo sem isso, é importante gerir todo o vosso portfólio de licenças de engenharia.
[18:39] Então, abordámos o assunto a um nível geral, mas, em conclusão, os dados de utilização medidos são fundamentais e essa matriz é realmente muito importante para servir de lista de verificação. Ajuda imenso a determinar o que é urgente em comparação com o que é importante. Por isso, pode ter um contrato pequeno — porque já vi isso acontecer também —, pode ter um contrato mais pequeno, o que significa que não entrou no seu top 10, mas está a expirar e tem uma cláusula de renovação automática, e essa cláusula é válida por mais três anos, não é apenas por um ano, certo? Por isso, tem de ser capaz de identificar rapidamente o que precisa de fazer primeiro, para não perder nenhuma destas datas daqui para a frente. E, mais uma vez, isto irá fornecer um painel de controlo para o ajudar a monitorizar o seu progresso; pode apresentar relatórios às entidades responsáveis. Também é fundamental evitar quaisquer novas aquisições desnecessárias. Portanto, se estiver na fase de aquisição, tem o seu fluxo de trabalho normal para adquirir licenças adicionais, conforme solicitado pelo utilizador final, passando pelos departamentos, etc., o que pode estar a decorrer e a passar por todas as etapas, mas está a adquirir o que já adquiriu e fica com licenças em excesso. É isto que quero dizer com «evitar compras desnecessárias». E, mais uma vez, o outro exemplo que dei de uma cláusula de renovação automática que foi invocada porque falhou uma data de notificação ou uma data de validade.
[20:18] Sei que foi tudo muito rápido esta manhã; é um ambiente ou uma situação muito complexa em que se encontram, mas estamos apenas a tentar ajudá-los a compreender a importância de criar estas matrizes, utilizando dados de utilização e complementando-os com as vossas informações contratuais, para vos ajudar a superar estes desafios no âmbito de fusões, aquisições e alienações. Por isso, neste momento, vamos abrir o debate; queríamos reservar alguns minutos para que possam colocar as vossas perguntas.
[20:49] Mae: Sim, obrigada, Linda, pela tua apresentação tão esclarecedora. Podemos agora dar início à sessão de perguntas e respostas. Sim, tenho aqui algumas perguntas para te fazer.
[21:05] Linda: Ótimo.
[21:05] Mae: Para começar: de que forma é que o Open iT pode ajudar nas negociações com os fornecedores após a fusão?
[21:12] Linda: Essa é uma excelente pergunta. Temos aqui muitas capacidades diferentes. Alguns clientes pedem-nos para os ajudar a analisar os dados, porque simplesmente não têm recursos suficientes para o fazer, ou talvez tenham adquirido alguns fornecedores com os quais ainda não tinham experiência. Por isso, dispomos de serviços profissionais e de consultoria que envolvem uma análise aprofundada para o ajudar a determinar qual é a posição de licenciamento mais eficaz. Além disso, alguns clientes chegam mesmo a pedir-nos para participar nessas negociações ou discussões sobre transferências, esse tipo de coisas. Por isso, dispomos de muitos serviços profissionais e de consultoria nesta área, relacionados com a análise e a compreensão aprofundada dos contratos. Temos até a capacidade de analisar fisicamente os contratos e criar essa matriz para si. Excelente pergunta. Diria que, se tiver alguma dessas necessidades, basta ligar-nos e podemos aprofundar mais a sua situação específica ou o que se passa no seu ambiente.
[22:24] Mae: Obrigada, Linda. Eis uma segunda pergunta: o Open iT consegue gerar relatórios sobre software adquirido que não tenha sido incluído numa alienação e que não tenha sido utilizado?
[22:47] Linda: Sim, a resposta é sim e essa é uma observação muito pertinente. Portanto, os relatórios de utilização zero são fundamentais nas vossas operações do dia-a-dia, mas especialmente neste contexto. E, mais uma vez, se se tratar de uma alienação, é outra pessoa que toma essa decisão, mas ser capaz de apresentar um relatório sobre isso é essencial. E vou acrescentar que também é necessário dispor de informações sobre os custos. Assim, ao analisar esse relatório de utilização nula, existe algum custo associado a ele? Porque há muitas aplicações que vêm incluídas ou funcionalidades que fazem parte de um portfólio quando se adquirem várias aplicações diferentes, e não é preciso preocupar-se com elas. Portanto, se tiver uma lista de cem aplicações ou funcionalidades que não estão a ser utilizadas, talvez metade delas nem sequer tenha um custo associado, pelo que pode simplesmente deixá-las de lado e ignorá-las, concentrando-se depois nas aplicações que têm um custo associado.
[23:52] Dependendo do tipo de licença em questão e de vários fatores, talvez opte por eliminar completamente a sua posição de licença; embora eu diria que o mais comum — mais uma vez, depende do tipo de licença —, especialmente no caso das licenças perpétuas, seja adotar uma estratégia de «manter uma», ou seja, «ok, já utilizámos isto em algum momento no passado, podemos vir a precisar dele, já o possuímos, por isso podemos simplesmente manter uma posição perpétua e não pagar necessariamente a manutenção, ou pagar a manutenção apenas ao abrigo dessa estratégia de “manter uma”».
[24:33] Mae: Boa pergunta. E eis a nossa terceira pergunta: quais são as melhores práticas que a Open iT recomenda em matéria de conformidade de licenças de software durante uma aquisição?
[24:43] Linda: Portanto, a conformidade é sempre um desafio, sendo um desafio ainda maior em algumas das aplicações empresariais mais comuns. Mas há certos fornecedores, como a Autodesk, por exemplo, que são provavelmente os mais conhecidos no que diz respeito a auditorias. Por isso, a melhor prática é: se estiver a alienar um ativo, se está atualmente a ser alvo de uma auditoria ou se já houve alguma discussão preliminar? Por vezes, os fornecedores sugerem verbalmente: «Queremos ir lá dar uma vista de olhos.» Toda essa informação é fundamental para poder comunicar às pessoas envolvidas nessa alienação que estão a tomar essas decisões. Se estiver a entrar, ou seja, numa fusão ou aquisição, essa é uma das perguntas que deve fazer. Parece que seria normal que eles lhe dissessem isso, mas garanto-lhe que não é o caso. Por isso, uma das perguntas a fazer à organização que está a entrar é perguntar-lhes logo de início: é preciso saber o mais rapidamente possível se há alguma auditoria prevista. Ou pode perguntar sobre conformidade, mas a questão da auditoria é a mais importante, porque: quer assumir esse risco? Na minha opinião, isso deveria ter sido feito durante a due diligence, mas, mesmo que não tenha sido, talvez nessa janela de tempo a informação tenha surgido. Portanto, a melhor prática aqui é perguntar especificamente, de forma que eles sejam obrigados a divulgar essa informação ou que ela seja divulgada antes de a transação ser finalizada, porque não quer assumir riscos desnecessários para a sua organização.
[26:40] Mae: Mais alguma pergunta? Sim, Linda, acho que temos mais uma aqui. Podes explicar a importância dos dados de utilização medidos na gestão de licenças de software durante fusões, aquisições e alienações?
[26:56] Linda: Bem, acho que foi mais ou menos disso que falámos durante toda a conversa de hoje. Se só souberes o que compraste, isso não te dá, na verdade, dados suficientes para poderes tomar uma decisão. Está bem, esse é o nível mais simples e básico. Estás a adquirir esta empresa e eles vão entregar-te estas aplicações que foram compradas, mas, mais uma vez, estás a assumir ineficiências como no exemplo que dei da grande divisão, onde tinham uma despesa avultada com essas aplicações, mas elas não eram realmente eficientes, pois não estavam a utilizar muitas delas. Por isso, analisar as informações de utilização é fundamental para compreender, mais uma vez, o que se pretende alienar ou o que está a entrar e qual será o impacto — tanto o risco de que falámos como o impacto financeiro. Quanto aos dados de utilização, abordámos apenas alguns pontos, mas há tantos... bem, depende da solução que estiver a utilizar. No que diz respeito à nossa solução, posso falar sobre ela, pois é o que conheço melhor. Quanto mais pontos de dados tiver, melhor: obtém-se uma visão de 360 graus mais abrangente do que se está a passar. Assim, não se trata apenas de ver «quantas licenças tenho e quantas utilizei», mas sim «quanto tempo de validade utilizei?» Mesmo que tenha 100 licenças e tenha utilizado 100, qual foi a utilização dessas 100 licenças? Por isso, na nossa opinião, os dados de utilização são fundamentais. Mas há tantos benefícios diferentes que, se não tiver uma solução ou não estiver satisfeito com a que tem, diria simplesmente para nos contactar, para que possamos aprofundar o assunto. O objetivo de hoje era trazer alguma visibilidade ou alguns aspetos para refletir sobre a forma como a sua organização está a lidar com isto.
[28:48] Mae: Muito obrigada, Linda, por partilhares os teus conhecimentos ao responder a essas perguntas. Antes de encerrarmos este webinar, tens alguma mensagem de despedida para os nossos espectadores?
[28:55] Linda: Gostaria apenas de dizer para começarem cedo e não se deixarem travar. Estas serão as minhas palavras de despedida. Não se deixem travar a preencher todos os espaços em branco; preencham tudo o que puderem e, depois, voltem atrás e preencham os espaços em branco.
[29:11] Mae: Muito obrigada, Linda, foi muito enriquecedor. E obrigada também a todos os participantes por se terem juntado ao nosso webinar hoje. Um breve lembrete: este webinar está a ser gravado e poderá ser revisto imediatamente após a transmissão em direto, mas também o iremos disponibilizar no nosso site. Temos novos artigos no blogue relacionados com este webinar que podem ler, nomeadamente «Fusões e Aquisições: A Importância da Consolidação do Servidor de Licenças». Podem também consultar o nosso infográfico sobre a «Gestão de Ativos de TI após Fusões e Aquisições: O Método 5S». Agradecemos a vossa participação neste webinar. Para quaisquer perguntas ou dúvidas, podem enviar-nos um e-mail para webinars@openit.com. Visitem o nosso site em openit.com e sigam a Open iT, Inc. nas redes sociais. Entrem em contacto com um dos nossos consultores de soluções e comecem a vossa jornada de otimização de software. Mais uma vez, sou a Mae, a vossa anfitriã de hoje. Obrigada e fiquem bem. Obrigada a todos.
Sobre os oradores

Linda Cole
Arquiteto de Soluções
Linda Cole é oradora no setor desde 2014 e reside em Houston. Ela descreve-se como tendo mais de 35 anos de experiência diversificada no setor da tecnologia e, atualmente, ajuda os clientes a resolver questões empresariais relacionadas com o licenciamento de software.

Mae
Apresentador do webinar
A Mae foi a anfitriã e moderadora da sessão, apresentou a Linda Cole e conduziu a sessão de perguntas e respostas ao vivo.
Perguntas mais frequentes
A Open iT oferece serviços profissionais e de consultoria para analisar dados relativos a fornecedores e licenças, o que se revela útil quando uma empresa adquire fornecedores com os quais não tem experiência prévia. A Open iT também pode participar diretamente em negociações ou discussões sobre a transferência de licenças e pode elaborar uma matriz completa de fornecedores e licenças em nome do cliente.
Sim. O Open iT pode gerar relatórios de utilização nula, que devem ser cruzados com dados relativos aos custos, para que uma organização que pretenda alienar ou adquirir ativos possa dar prioridade às aplicações e funcionalidades que acarretam custos reais, em vez de tratar todas as licenças não utilizadas da mesma forma.
Pergunte diretamente à organização adquirida ou à que está a alienar, e o mais cedo possível, se estão em curso auditorias de conformidade a fornecedores ou se estas foram sequer mencionadas de forma informal. Certos fornecedores, entre os quais a Autodesk®, são conhecidos por realizarem auditorias, e esse risco deve ser identificado antes da conclusão da transação, em vez de ser descoberto posteriormente.
Saber quais os softwares que foram adquiridos não é, por si só, suficiente. Os dados de utilização medidos, incluindo o tempo de utilização efetivo e não apenas o número de licenças, revelam se um portfólio adquirido é verdadeiramente eficiente ou se apresenta ineficiências ocultas, proporcionando uma visão mais completa tanto do risco como do impacto financeiro de uma fusão, aquisição ou alienação.
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Veja os relatórios no ecrã — eficiência das licenças, análise de impacto, faturação de estornos.

