Restriktive Software-Lizenzierung: Überwindung herstellerbedingter Hindernisse für den Erfolg der Cloud auf Bundesebene

Die Umstellung der US-Regierung auf Cloud-basierte Infrastrukturen und Anwendungen hat sich erheblich beschleunigt. Ein aktueller Bericht des U.S. Government Accountability Office (GAO) weist jedoch auf erhebliche Herausforderungen hin, die sich aus restriktiven Softwarelizenzierungspraktiken der Anbieter ergeben.

Diese Einschränkungen hindern Bundesbehörden daran, Cloud-basierte Lösungen in vollem Umfang zu nutzen, was zu unnötigen Kostenüberschreitungen, geringerer betrieblicher Effizienz und suboptimaler Ressourcennutzung führt. Ohne einen strukturierten Ansatz zur Abmilderung dieser Einschränkungen riskieren die Behörden weitere Kostensteigerungen und betriebliche Ineffizienzen.

Die Kosten der restriktiven Lizenzierung für Cloud-Investitionen der Bundesregierung

Es wird erwartet, dass die Bundesbehörden bis 2025 8,3 Milliarden Dollar für Cloud Computing und die damit verbundenen Ausgaben für Softwarelizenzen ausgeben werden. Trotz dieser beträchtlichen Ausgaben für solch risikoreiche Investitionen stoßen viele Behörden bei der Optimierung ihrer Cloud-Einführungsstrategien auf anhaltende Hindernisse.

Jahrelang waren eine effektive Cloud-Migration und -Nutzung aufgrund der von den Anbietern auferlegten Lizenzierungsbeschränkungen eine nicht realisierte Priorität. Das GAO stellte fest, dass die restriktive Softwarelizenzierung mehrere Bundesbehörden beeinträchtigt hat, darunter das Justizministerium (DOJ), das Verkehrsministerium (DOT), das Ministerium für Veteranenangelegenheiten (VA), die National Aeronautics and Space Administration (NASA) und die Social Security Administration (SSA).

Das GAO skizzierte sechs primäre restriktive Softwarelizenzierungspraktiken, die zu Ineffizienzen bei der Cloud-Einführung auf Bundesebene beitragen:

1. Erfordernis des Rückkaufs von Lizenzen: Die Anbieter verpflichten die Behörden, bestehende Softwarelizenzen für die Cloud-Bereitstellung neu zu erwerben, was die Gesamtbetriebskosten erhöht.
2. Cross-Cloud-Zuschlag: Zusätzliche Gebühren werden erhoben, wenn die Software in einer Cloud-Infrastruktur eines anderen Anbieters bereitgestellt wird.
3. Gebühren für die Cloud-Migration: Bei der Umstellung von On-Premises-Lizenzen auf Cloud-Umgebungen fallen für die Agenturen überhöhte Umstellungsgebühren an.
4. Bevorzugte Cloud-Infrastruktur des Anbieters: Software-Anbieter verlangen von den Behörden oder schaffen Anreize, Anwendungen ausschließlich in dem herstellereigenen Cloud-Ökosystem bereitzustellen, und verstärken damit die Herstellerbindung.
5. Kosten für die Rückführung von Daten: Die Agenturen müssen Gebühren zahlen, um bei Vertragsbeendigung wieder Zugriff auf ihre eigenen Daten zu erhalten, was die Datenübertragbarkeit einschränkt.
6. Einschränkungen bei der Interoperabilität: Private Cloud-Anbieter vor Ort verbieten die Integration von Drittanbietersoftware, was die Anbieterabhängigkeit weiter verstärkt.

Eine dreifache Lücke in Bezug auf Leitlinien, Governance und Fachwissen

Trotz des aggressiven Vorstoßes der US-Regierung zur Einführung der Cloud arbeiten viele Bundesbehörden ohne einen strukturierten Rahmen, um restriktive Softwarelizenzierungspraktiken zu identifizieren, zu analysieren und proaktiv zu entschärfen.

Jahrelang war eine effektive Cloud-Migration und -Nutzung aufgrund von herstellerbedingten Lizenzierungsbeschränkungen eine nicht realisierte Priorität.

Mangel an zugewiesener Verantwortung

Ein kritischer Punkt, den das Government Accountability Office (GAO) hervorgehoben hat, ist die Tatsache, dass keine der überprüften Behörden die Verantwortung für die Verwaltung restriktiver Genehmigungspraktiken vollständig übertragen hat. Dieses Fehlen einer Aufsicht führt zu:

• Unkoordinierte Softwarebeschaffung und Vertragsverhandlungen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Behörden ungünstige Bedingungen akzeptieren.
• Inkonsistente Durchsetzung von Richtlinien, die dazu führt, dass die verschiedenen Abteilungen ungleichmäßig von den Beschränkungen des Anbieters betroffen sind.
• Verpasste Gelegenheiten für eine proaktive Neuverhandlung von Lizenzen, die die Agenturen zu kostspieligen Verlängerungen zwingen, ohne alternative Lizenzstrukturen umfassend zu prüfen.

Restriktives Lizenzmanagement hat keine Priorität

Viele Agenturen versäumen es, dem Umgang mit restriktiven Lizenzierungspraktiken Priorität einzuräumen, oft aus folgenden Gründen:

• Die Bemühungen zur Cloud-Migration konzentrieren sich in erster Linie auf die Modernisierung der Infrastruktur und weniger auf die Optimierung von Lizenzvereinbarungen.
• Begrenztes Bewusstsein für finanzielle und betriebliche Risiken im Zusammenhang mit restriktiven Verkäuferpraktiken.
• Mangel an spezialisierten Werkzeugen und Fachkenntnissen innerhalb der IT-Beschaffungsteams, um Lizenzbeschränkungen auf einer detaillierten Ebene zu bewerten.

Dies hat zur Folge, dass die Agenturen eher reaktiv als proaktiv vorgehen und restriktive Genehmigungsfragen oft erst dann erkennen, wenn Haushaltsüberschreitungen oder betriebliche Ineffizienzen auftreten.

Mangel an qualifiziertem IT-Personal

Verschärft wird das Problem durch den zunehmenden Mangel an qualifiziertem IT-Personal, das in der Lage ist, Cloud-basierte Software-Assets effektiv zu verwalten. Viele Behörden verfügen nicht über Software Asset Manager und Lizenzierungsspezialisten mit dem entsprechenden Fachwissen:

• Auslegung komplexer Lizenzvereinbarungen und Aufdeckung versteckter Einschränkungen.
• Führen Sie eine detaillierte Nutzungsanalyse durch, um optimale Lizenzierungsstrukturen zu ermitteln.
• Gewährleisten Sie die Einhaltung der Software-Beschaffungsrichtlinien des Bundes und sichern Sie sich gleichzeitig flexible, kosteneffiziente Anbieterbedingungen.

Ohne diese Fachkenntnisse sind die Behörden auf manuelle, fragmentierte Prozesse zur Verfolgung und Optimierung von Softwarelizenzen angewiesen, was das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, betrieblicher Ineffizienzen und unnötiger Ausgaben erhöht.

Ein zweigleisiger Ansatz: Software-Lizenzmanagement und SAM Managed Services

Als GSA-zertifizierter Anbieter von Software License Management (SLM)-Lösungen und SAM Managed Services, Open iT hilft Bundesbehörden, restriktive Softwarelizenzen zu lösen und die Kontrolle über Cloud-basierte Ausgaben wiederzuerlangen.

Software-Lizenzmanagement: Datengestützte Optimierung

SLM gibt Agenturen einen detaillierten Echtzeit-Einblick in die Nutzung von Softwarelizenzen und ermöglicht es ihnen,:

• Analysieren Sie die tatsächlichen Nutzungsmuster, um zwischen kritischen und nicht ausgelasteten Lizenzen zu unterscheiden.
• Identifizieren und eliminieren Sie überflüssige oder übermäßige Lizenzen, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.
• Optimieren Sie Ihre Beschaffungsstrategien, indem Sie den Kauf von Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf anpassen, anstatt ihn zu hoch anzusetzen.
• Verfolgen Sie die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen, um unerwartete Gebühren oder Strafen bei übermäßiger Nutzung zu vermeiden.
• Unterstützen Sie die kosteneffiziente Planung der Cloud-Migration, indem Sie bestimmen, welche Lizenzen übertragen, konsolidiert oder stillgelegt werden sollen.

Durch den Einsatz der fortschrittlichen SLM-Lösungen von Open iT können Behörden den Wert ihrer bestehenden Software-Investitionen maximieren und gleichzeitig verschwenderische Ausgaben für restriktive Lizenzierungsmodelle reduzieren.

SAM Managed Services: Kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften und Fachwissen bei der Verhandlung mit Anbietern

Während SLM den Behörden datengestützte Entscheidungsfindungsinstrumente zur Verfügung stellt, bieten die SAM Managed Services das kontinuierliche Fachwissen und die Unterstützung, die für die Durchsetzung von Richtlinien, die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Sicherstellung der Compliance erforderlich sind. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Proaktive Lizenzverwaltung: Kontinuierliche Überwachung von Softwarelizenzverträgen, um potenzielle Einschränkungen durch den Anbieter frühzeitig zu erkennen.
• Analyse von Anbieterverträgen und Unterstützung bei Verhandlungen: Wir stellen sicher, dass Agenturen flexible, kosteneffiziente Lizenzbedingungen aushandeln und die Bindung an einen bestimmten Anbieter vermeiden.
• Prüfungsvorbereitung und Risikominderung: Unterstützung der Agenturen bei der Vorbereitung auf Lieferantenprüfungen und Verringerung des Risikos von Verstößen gegen die Vorschriften.
• Automatisierte Durchsetzung von Richtlinien: Implementierung von Best Practices im Software Asset Lifecycle Management, einschließlich Lizenzverlängerungen, -kündigungen und -neuzuweisungen.
• Strategische Kostenkontrolle und -prognose: Die Bereitstellung prädiktiver Analysen hilft Agenturen, Trends bei den Softwareausgaben zu erkennen und langfristige Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Befreien Sie sich von restriktiver Software-Lizenzierung

Ohne klare Rechenschaftspflicht, strukturierte Richtlinien und spezielles Fachwissen bleiben die Bundesbehörden anfällig für die finanziellen und betrieblichen Fallstricke einer restriktiven Softwarelizenzierung. Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert einen systematischen, datengesteuerten Ansatz, der restriktive Praktiken identifiziert, analysiert und entschärft und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und Kosteneffizienz gewährleistet.

Wenden Sie sich noch heute an Open iT und erfahren Sie, wie ein kombiniertes Framework aus Softwarelizenzmanagement und SAM Managed Services Ihrer Behörde helfen kann, herstellerbedingte Einschränkungen zu überwinden, Cloud-Investitionen zu optimieren und eine nachhaltige, zukunftsfähige IT-Infrastruktur aufzubauen.