La transición de la Administración estadounidense a infraestructuras y aplicaciones basadas en la nube se ha acelerado considerablemente. Sin embargo, un reciente informe de la Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de Estados Unidos (GAO) pone de relieve importantes retos derivados de las prácticas restrictivas de concesión de licencias de software impuestas por los proveedores.
Estas restricciones impiden que los organismos federales aprovechen al máximo las soluciones basadas en la nube, lo que conlleva sobrecostes innecesarios, una menor eficiencia operativa y una utilización de los recursos inferior a la óptima. Sin un enfoque estructurado para mitigar estas limitaciones, las agencias gubernamentales corren el riesgo de aumentar aún más los costes y la ineficacia operativa.
El coste de las licencias restrictivas en las inversiones federales en la nube
Se prevé que los organismos federales destinen 8.300 millones de dólares a la computación en nube, incluidos los gastos relacionados con licencias de software, de aquí a 2025. A pesar de este importante gasto en inversiones de tan alto riesgo, muchos organismos encuentran obstáculos persistentes a la hora de optimizar sus estrategias de adopción de la nube.
Durante años, la migración y utilización efectivas de la nube han seguido siendo una prioridad no realizada debido a las restricciones de licencias impuestas por los proveedores. La GAO identificó que las licencias de software restrictivas han afectado negativamente a múltiples agencias federales, incluidos el Departamento de Justicia (DOJ), el Departamento de Transporte (DOT), el Departamento de Asuntos de Veteranos (VA), la Administración Nacional de Aeronáutica y del Espacio (NASA) y la Administración de la Seguridad Social (SSA).
La GAO esbozó seis prácticas restrictivas principales de concesión de licencias de software que contribuyen a la ineficacia en la adopción de la nube federal:
- Requisito de recompra de licencias: Los proveedores obligan a los organismos a recomprar las licencias de software existentes para la implantación en la nube, lo que aumenta el coste total de propiedad.
- Recargo entre nubes: Se imponen tasas adicionales cuando el software se despliega en una infraestructura de nube que no es del proveedor.
- Tasas de migración a la nube: Las agencias incurren en tasas de conversión excesivas cuando realizan la transición de licencias locales a entornos en la nube.
- Infraestructura de nube preferida por el proveedor: Los proveedores de software exigen o incentivan a las agencias a desplegar aplicaciones exclusivamente dentro del ecosistema de nube propietario del proveedor, reforzando así la dependencia del proveedor.
- Costes de repatriación de datos: Las agencias deben pagar tasas para recuperar el acceso a sus propios datos tras la rescisión del contrato, lo que restringe la portabilidad de los datos.
- Restricciones de interoperabilidad: Los proveedores de nubes privadas locales prohíben la integración de software de terceros, lo que refuerza aún más la dependencia del proveedor.
Una triple brecha de orientación, gobernanza y experiencia
A pesar del agresivo impulso del gobierno de EE.UU. hacia la adopción de la nube, muchas agencias federales operan sin un marco estructurado para identificar, analizar y mitigar proactivamente las prácticas restrictivas de licencias de software.
Durante años, la migración y utilización efectivas de la nube han seguido siendo una prioridad no realizada debido a las restricciones de licencias impuestas por los proveedores.
Falta de asignación de responsabilidades
Una cuestión crítica destacada por la Government Accountability Office (GAO) es que ninguno de los organismos examinados había asignado plenamente la responsabilidad de gestionar las prácticas restrictivas de concesión de licencias. Esta ausencia de supervisión conduce a:
- Descoordinación en la adquisición de software y en las negociaciones de contratos, lo que aumenta la probabilidad de que las agencias acepten condiciones desfavorables.
- Aplicación incoherente de las políticas, lo que crea una exposición desigual a las restricciones impuestas por los proveedores en los distintos departamentos.
- Oportunidades perdidas de renegociación proactiva de licencias, obligando a las agencias a costosas renovaciones sin explorar plenamente estructuras alternativas de concesión de licencias.
No se da prioridad a la gestión de licencias restrictivas
Muchos organismos no dan prioridad a la gestión de las prácticas restrictivas de concesión de licencias, a menudo debido a:
- Los esfuerzos de migración a la nube se centran principalmente en la modernización de la infraestructura más que en la optimización de los acuerdos de licencia.
- Conocimiento limitado de los riesgos financieros y operativos asociados a las prácticas restrictivas de los proveedores.
- Falta de herramientas especializadas y de conocimientos en los equipos de adquisición de TI para evaluar las limitaciones de las licencias a un nivel granular.
Como resultado, las agencias adoptan un enfoque reactivo en lugar de proactivo, y a menudo identifican los problemas de concesión de licencias restrictivas sólo cuando surgen excesos presupuestarios o ineficiencias operativas.
Escasez de personal informático cualificado
La creciente escasez de personal informático cualificado capaz de gestionar eficazmente los activos de software basados en la nube agrava aún más el problema. Muchos organismos carecen de gestores de activos de software y especialistas en licencias con los conocimientos necesarios:
- Interpretar complejos acuerdos de licencia y descubrir restricciones ocultas.
- Realice un análisis granular del uso para determinar las estructuras óptimas de concesión de licencias.
- Garantice el cumplimiento de las políticas federales de adquisición de software a la vez que se asegura unas condiciones de proveedor flexibles y rentables.
Sin estos conocimientos especializados, los organismos dependen de procesos manuales y fragmentados para el seguimiento y la optimización de las licencias de software, lo que aumenta el riesgo de incumplimiento, la ineficacia operativa y los gastos innecesarios.
Un enfoque doble: Gestión de licencias de software y servicios gestionados SAM
Como proveedor certificado por la GSA de soluciones de gestión de licencias de software (SLM) y servicios gestionados SAM, Open iT ayuda a las agencias federales a hacer frente a las restrictivas licencias de software y a recuperar el control sobre los gastos basados en la nube.
Gestión de licencias de software: Optimización basada en datos
SLM proporciona a las agencias información detallada y en tiempo real sobre la utilización de las licencias de software, lo que les permite:
- Analice los patrones de uso reales para diferenciar las licencias críticas de las infrautilizadas.
- Identificar y eliminar las licencias redundantes o excesivas para evitar gastos innecesarios.
- Optimice las estrategias de adquisición ajustando las compras de licencias a la demanda real en lugar de sobreestimarlas.
- Controle el cumplimiento de los acuerdos de licencia para evitar tasas inesperadas o sanciones por uso excesivo.
- Ayude a planificar de forma rentable la migración a la nube determinando qué licencias deben transferirse, consolidarse o retirarse.
Aprovechando las avanzadas soluciones SLM de Open iT, las agencias pueden maximizar el valor de sus inversiones en software existentes, al tiempo que reducen el gasto inútil en modelos de licencia restrictivos.
Servicios gestionados SAM: Cumplimiento continuo y experiencia en negociación con proveedores
Mientras que SLM proporciona a los organismos herramientas de toma de decisiones basadas en datos, los servicios gestionados de SAM ofrecen la experiencia y el apoyo continuos necesarios para aplicar las políticas, gestionar las relaciones con los proveedores y garantizar el cumplimiento. Las principales ventajas son:
- Gestión proactiva de licencias: Supervisión continua de los acuerdos de licencia de software para identificar a tiempo posibles restricciones impuestas por el proveedor.
- Análisis de contratos de proveedores y apoyo a la negociación: Garantizar que las agencias negocien condiciones de licencia flexibles y rentables y eviten la dependencia de un proveedor.
- Preparación para auditorías y mitigación de riesgos: Ayudar a los organismos a prepararse para las auditorías de proveedores y reducir la exposición a infracciones de la normativa.
- Aplicación automatizada de políticas: Aplicación de las mejores prácticas en la gestión del ciclo de vida de los activos de software, incluidas las renovaciones, rescisiones y reasignaciones de licencias.
- Control y previsión estratégicos de costes: Proporcionar análisis predictivos para ayudar a las agencias a anticipar las tendencias de gasto en software y optimizar las estrategias de adquisición a largo plazo.
Libérese de las restrictivas licencias de software
Sin una rendición de cuentas clara, políticas estructuradas y conocimientos especializados, las agencias federales seguirán siendo vulnerables a los riesgos financieros y operativos de las licencias de software restrictivas. Superar estos retos exige un enfoque sistemático y basado en datos que identifique, analice y mitigue las prácticas restrictivas al tiempo que garantiza el cumplimiento y la rentabilidad.
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