Optimierung der SaaS-Kosten durch Analyse der Lizenznutzungsdaten 

Software-as-a-Service (SaaS) ist zur Grundlage moderner Unternehmensanwendungsumgebungen geworden. Branchenübergreifend stellen Unternehmen zunehmend von unbefristeten Softwarelizenzen auf abonnementbasierte Bereitstellungsmodelle um, die eine schnelle Bereitstellung, kontinuierliche Updates und flexible Skalierbarkeit ermöglichen. 

Diese Umstellung bringt jedoch eine neue operative Herausforderung mit sich: die Steuerung der SaaS-Ausgaben in Umgebungen, in denen sich die Lizenznutzung nur schwer messen lässt. 

Branchenanalysten gehen davon aus, dass sich die weltweiten SaaS-Ausgaben bis 2030 auf fast 900 Milliarden US-Dollar belaufen werden, angetrieben durch die breite Einführung in allen Unternehmensbereichen – von Kollaborationsplattformen und Kundenbeziehungsmanagementsystemen bis hin zu fortschrittlichen Engineering-Tools und KI-gestützten Designplattformen. 

In spezialisierten Bereichen wie dem Ingenieurwesen, der Simulation und der digitalen Produktentwicklung schreitet die Einführung von SaaS noch schneller voran. In diesen Umgebungen kommen häufig hochwertige technische Anwendungen zum Einsatz – Digital-Twin-Plattformen, fortschrittliche Simulationssoftware und KI-gestützte Konstruktionssysteme –, für die hohe Abonnementpreise verlangt werden. 

Mit dem Wachstum der SaaS-Portfolios sehen sich Unternehmen zunehmend mit Fragen wie den folgenden konfrontiert: 

• Wie viele Lizenzen werden tatsächlich benötigt? 

• Welche Nutzer benötigen tatsächlich Premium-Abonnements? 

• Sind die Lizenzen auf Spitzenlasten ausgelegt, die nur selten auftreten? 

Ohne klare Antworten laufen Unternehmen Gefahr, systematisch zu viel zu beschaffen und für ungenutzte Lizenzen, nicht genutzte Funktionen oder überflüssige Kapazitäten zu bezahlen. 

Für Technologieführer und Software-Asset-Management-Teams (SAM) geht es bei der SaaS-Kostenoptimierung nicht mehr nur darum, die Ausgaben zu senken. Vielmehr geht es darum, SaaS-Investitionen auf den tatsächlichen betrieblichen Bedarf und einen messbaren geschäftlichen Nutzen abzustimmen. 

Diese Ausrichtung erfordert eine entscheidende Funktion: eine detaillierte Analyse der Lizenznutzung.

WEBINAR: Lizenzmodelle entwickeln sich zunehmend in Richtung Abonnement- und nutzungsbasierter Preisgestaltung. Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar„Vorbereitung auf cloudbasierte und SaaS-Lizenzmodelle“an, um zu erfahren, wie Sie die SaaS-Nutzung verwalten, den Bedarf prognostizieren und überhöhte Ausgaben vermeiden können. Hier finden Sie Ihre Einladung zum Ansehen der Aufzeichnung. 

Echte Nutzungsmuster verstehen 

Eine der häufigsten Herausforderungen beim SaaS-Lizenzmanagement ist die Annahme, dass die Nutzung bei allen Benutzern einheitlich ist. In Wirklichkeit variiert die Nutzung von Unternehmenssoftware je nach Rolle, Projekt und Geschäftszyklus erheblich. 

Manche Nutzer greifen möglicherweise täglich auf Anwendungen zu, während andere nur in bestimmten Projektphasen oder bei gelegentlichen Arbeitsabläufen mit ihnen interagieren. 

Viele SaaS-Management-Plattformen stützen sich auf einfache Kennzahlen wie „aktive Nutzer“ – also darauf, ob sich ein Konto während eines Abrechnungszeitraums angemeldet hat. Diese Kennzahl ist zwar als allgemeiner Indikator nützlich, erfasst jedoch oft keine aussagekräftigen Unterschiede in der Nutzungsintensität. 

Zum Beispiel: 

• Ein Nutzer, der sich einmal im Monat anmeldet, kann als aktiv eingestuft werden. 

• Ein weiterer Nutzer, der die Plattform täglich für geschäftskritische Aufgaben nutzt, wird ebenfalls so eingestuft. 

Diese Unterscheidungen spielen eine Rolle, wenn Unternehmen versuchen, ihre SaaS-Kosten zu optimieren. 

Eine detaillierte Analyse der Lizenznutzung bietet einen tieferen Einblick in die Nutzungsmuster und ermöglicht es Unternehmen, zwischen folgenden Punkten zu unterscheiden: 

• Vorübergehende Inaktivitätaufgrund von Projektwechseln, Urlaub oder Änderungen der Aufgabenbereiche 

• Strukturelle Unterauslastung, bei der Lizenzen über längere Zeiträume ungenutzt bleiben 

• Legitime Spitzenauslastungszeiten, die eine höhere Anzahl an Lizenzen rechtfertigen 

In technischen Umgebungen – wie beispielsweise bei der technischen Konstruktion oder in Simulationsabläufen – erfolgt die Nutzung häufig in Spitzenzeiten, die an Entwicklungsmeilensteine geknüpft sind. Teams sind während Konstruktionssprints und Simulationsläufen möglicherweise stark auf Software angewiesen, worauf Phasen mit geringerer Aktivität zwischen den einzelnen Projektphasen folgen. 

Ohne einen Überblick über die Nutzung im Zeitverlauf behalten Unternehmen häufig statische Abonnementvolumina bei, die den tatsächlichen betrieblichen Bedarf übersteigen. 

Die Nutzungsanalyse macht dieses undurchsichtige Umfeld messbar und ermöglicht es Entscheidungsträgern, die Lizenzvergabe an das tatsächliche Nutzungsverhalten anzupassen. 

SPRECHEN SIE MIT UNS: Optimieren Sie Ihre SaaS-Ausgaben mithilfe von Nutzungsdaten.

Optimierung auf Funktionsebene und Rationalisierung der Ebenen 

Ein weiterer wichtiger Faktor für überhöhte SaaS-Ausgaben ist die weit verbreitete Einführung gestaffelter Preismodelle. 

Die meisten SaaS-Plattformen bieten mehrere Abonnementstufen an, wobei mit jeder Stufe zunehmend erweiterte Funktionen freigeschaltet werden. Um Funktionseinschränkungen zu vermeiden, entscheiden sich Unternehmen häufig dafür, für große Nutzergruppen standardmäßig Abonnements der höheren Stufen bereitzustellen. 

Die Nutzungsanalyse zeigt jedoch häufig, dass viele Nutzer die mit den Premium-Tarifen verbundenen erweiterten Funktionen nur selten nutzen. 

Mithilfe von Nutzungsanalysen auf Funktionsebene können Unternehmen: 

• Ermitteln Sie Nutzer, die Premium-Funktionen aktiv nutzen 

• Erkennen Sie Benutzer, denen Abonnements der höchsten Stufe zugewiesen sind, die jedoch nur selten auf erweiterte Funktionen zugreifen 

• Nutzer, deren Anforderungen mit kostengünstigeren Abonnementstufen übereinstimmen, auf ein niedrigeres Abonnement umstellen 

• Premium-Lizenzen an Power-User neu zuweisen, die diese benötigen 

Dieser Prozess, der oft als „Tier-Rationalisierung“ bezeichnet wird, stellt sicher, dass die Abonnementstufen den tatsächlichen Nutzungsanforderungen entsprechen und nicht auf allgemeinen Zugangsrichtlinien basieren. 

In komplexen SaaS-Umgebungen können Analysen auf Funktionsebene erhebliche Einsparungen bewirken, ohne dass dabei die Produktivität beeinträchtigt wird. Power-User behalten die Tools, die sie benötigen, während Unternehmen keine Kosten für Premium-Funktionen tragen müssen, die nicht genutzt werden. 

Plattformen zur Analyse der Lizenznutzung wie Open iT liefern detaillierte Einblicke in die Nutzungsmuster von Funktionen und ermöglichen es Unternehmen so, ihre Abonnementstufen auf der Grundlage des nachgewiesenen Nutzungsverhaltens optimal anzupassen. 

Spitzenbedarf vs. Durchschnittsverbrauch: Überdimensionierung vermeiden 

Viele Unternehmen stellen SaaS-Lizenzen auf der Grundlage vonWorst-Case-Szenarien oder Szenarien mit Spitzenauslastung bereit. Dieser Ansatz verringert zwar das Risiko von Zugriffsbeschränkungen, führt jedoch häufig zu einer anhaltenden Überdimensionierung. 

Das Ergebnis ist ein in SaaS-Umgebungen häufig auftretendes Problem:Die vertraglich vereinbarte Lizenzkapazität übersteigt die durchschnittliche Auslastung bei weitem. 

Mithilfe von Nutzungsanalysen können Unternehmen wichtige Nachfragekennzahlen messen, wie zum Beispiel: 

• Spitzenwert der gleichzeitigen Lizenznutzung 

• Durchschnittlicher Tages- und Monatsverbrauch 

• Saisonale oder projektbedingte Nachfrageschwankungen 

Wenn Unternehmen den Unterschied zwischen Spitzenbedarf und Durchschnittsverbrauch verstehen, können sie fundiertere Entscheidungen hinsichtlich der Lizenzierung treffen. 

Zum Beispiel: 

• Wenn Spitzenauslastungen nur während kurzer Zeiträume auftreten, können Unternehmen flexible Abonnementmodelle aushandeln. 

• Wenn die durchschnittliche Auslastung dauerhaft unter der vertraglich vereinbarten Kapazität liegt, kann die Anzahl der Lizenzen bei Vertragsverlängerungen reduziert werden. 

• Bei starken Schwankungen der Nachfrage können dynamische Zuteilungsstrategien Lizenzen unter den Teams neu verteilen. 

Dieser datengestützte Ansatz zur Kapazitätsplanung ermöglicht es Unternehmen, überhöhte SaaS-Ausgaben zu reduzieren und gleichzeitig auch in Zeiten hoher Nachfrage einen unterbrechungsfreien Zugriff zu gewährleisten. 

Verwaltungsmäßige Verlängerungen als Optimierungsmöglichkeiten 

SaaS-Vertragsverlängerungen werden oft als reine Verwaltungsaufgabe betrachtet, die in erster Linie von Haushaltszyklen oder Personalprognosen bestimmt wird. Ohne empirische Nutzungsdaten führen Verlängerungsentscheidungen häufig dazu, dass bestehende Ineffizienzen noch verstärkt werden. 

Nutzungsanalysen machen Vertragsverlängerungen zu strategischen Entscheidungspunkten. 

Anhand historischer Nutzungsdaten können Unternehmen: 

• Überprüfen Sie, ob die Anzahl der aktuellen Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf entspricht 

• Anpassung der Abonnementstufen entsprechend der tatsächlichen Nutzung der Funktionen 

• Ermitteln Sie nicht ausreichend genutzte Lizenzen, die gekündigt oder neu zugewiesen werden können 

• Prognose der künftigen Lizenzanforderungen auf der Grundlage historischer Trends 

Am wichtigsten ist vielleicht, dass Nutzungsdaten die Verhandlungsposition gegenüber den Anbietern stärken. 

Wenn Unternehmen mit empirischen Belegen zur Nutzung in Vertragsverlängerungsgespräche gehen, verschaffen sie sich damit Verhandlungsmacht, um: 

• unnötige Sitzplatzerweiterungen in Frage stellen 

• Abonnementstufen neu verhandeln 

• flexiblere Lizenzmodelle fordern 

Für Unternehmen, die umfangreiche SaaS-Portfolios verwalten – insbesondere solche mit hochwertigen Entwicklungs- oder Spezialtools –, können datengestützte Vertragsverlängerungen zu messbaren Kosteneinsparungen und einer besseren vertraglichen Abstimmung führen. 

Kontinuierliche Optimierung: Ein Prozess, kein Projekt 

Die Optimierung der SaaS-Kosten ist keine einmalige Maßnahme. Die Nutzungsmuster entwickeln sich weiter, wenn sich Teams verändern, Projekte voranschreiten und sich geschäftliche Prioritäten verschieben. Eine Langzeitanalyse ermöglicht es Unternehmen: 

• Anhaltende Verschwendung und sich abzeichnende Ineffizienzen aufdecken 

• Die Lizenzzuweisungen kontinuierlich anpassen 

• Reagieren Sie schnell auf sich änderndes Nutzungsverhalten 

Unternehmen mit ausgereiften Programmen zur Nutzungsanalyse integrieren die kontinuierliche Optimierung in ihre Arbeitsabläufe in den Bereichen Beschaffung, Vertragsverlängerung und Governance – und stellen so sicher, dass die SaaS-Ausgaben während des gesamten Abonnement-Lebenszyklus an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst bleiben. 

Für Unternehmen, die bereit sind, ihre SaaS-Kostenmanagementstrategie auf ein neues Niveau zu heben, bietet Open iT die erforderlichen Nutzungsdaten, um die Optimierung in einen dauerhaften Wettbewerbsvorteil zu verwandeln. Kontaktieren Sie Open iT, um mehr zu erfahren. 

Nehmen Sie Kontakt mit einem Berater von Open iT Business Solutions auf.