Software Asset Management (SAM) erklärt

Wenn Ihr Unternehmen nach verschiedenen Möglichkeiten sucht, Kosten zu sparen und Risiken zu mindern, empfehlen wir Ihnen, sich mit Software Asset Management (SAM) zu befassen.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Software-Asset ist, was Software-Asset-Management ist und warum es wichtig ist. Außerdem stellen wir einige bewährte Verfahren vor, die Sie in Ihrem Unternehmen einführen können.

Was ist ein Software-Asset?

Wenn wir von Software-Assets sprechen, gehören dazu die Software, ihre Lizenz, die von der Software gesammelten Daten, z. B. Berichte und Debug-Protokolle, sowie die zugehörige Dokumentation, z. B. der Software-Lizenzvertrag und der Wartungsvertrag.

Was ist Software Asset Management (SAM)?

Software Asset Management ist ein Teilbereich des IT Asset Management. Dabei handelt es sich um eine Geschäftspraxis, die Strategien zur Maximierung des Werts Ihrer Software-Assets und zum Umgang mit Risiken aufgrund der Nichteinhaltung von Lizenzvereinbarungen umfasst.

Capterra hat 5 Phasen im Lebenszyklus des IT-Asset-Managements identifiziert, die Hardware, Software und Ausrüstung umfassen.

Hier sind einige Fragen für jede Phase, die ein effektives SAM-Programm beantworten kann.

1. Akquisitions-/Kaufphase

  • Welche Anwendungen und Funktionen benötigen Sie für dieses spezielle Projekt?
  • Welche und wie viele Daten benötigen Sie für die Prognose des Einkaufsbedarfs?
  • Verfügen Sie über eine ausreichende Anzahl von Lizenzen?
  • Ist Ihr aktueller Lizenzvertrag die kostengünstigste Option?

2. Phase des Einsatzes

  • Sind Ihre Aufzeichnungen geordnet, und verwenden Sie leicht lesbare Etiketten, um die Daten zur Softwarenutzung leicht wiederzufinden?
  • Gibt es fehlerhafte Lizenzserver, die zu Lizenzverweigerungen führen können?
  • Haben Sie Schwellenwerte und Richtlinien eingerichtet, um die Lizenznutzung zu optimieren?

3. Nutzung der Phase

  • Halten Sie sich an die Lizenzvereinbarung?
  • Werden Ihnen Lizenzen verweigert, die den Zugang zu bestimmten Anwendungen beeinträchtigen?
  • Können Sie nachverfolgen, wer, wann, wo und wie lange jede Lizenz verwendet wird?

4. Phase der Überwachung/Wartung

  • Welche Lizenzvereinbarungen laufen demnächst aus?
  • Gibt es Anomalien oder Lücken in den erfassten Daten, z. B. Lizenzen, die außerhalb der normalen Werte liegen?

5. Entsorgungsphase 

  • Reduzieren Sie die richtigen Anwendungen und Funktionen auf der Grundlage der Softwarenutzung?
  • Können Sie die Lizenzen zwischen den Projekten wiederverwenden?
  • Können Sie die Lizenzen zwischen den Projekten wiederverwenden?

Was sind die Vorteile von Software Asset Management?

Nun, da Sie eine Vorstellung davon haben, was Software Asset Management (SAM) ist, wollen wir uns ansehen, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

1. Sichtbarkeit

Wie oft haben wir schon gesagt, dass Daten König sind? Nun, weil sie es sind!

Ohne einen Überblick über Ihre Software-Assets lässt sich nur schwer beurteilen, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen wirklich genutzt werden, welche Benutzer ein Abonnement für Einzelbenutzer im Gegensatz zu einer Token-Lizenz benötigen oder wie viel der Kosten einer bestimmten Abteilung oder Niederlassung auf der Grundlage der Softwarenutzung zugewiesen werden sollte.

2. Risikominderung

Risiken kommen in verschiedenen Formen vor. Im Bereich SAM können sie in Form von Strafen und Rufschädigung aufgrund eines überraschenden - und fehlgeschlagenen - Lieferantenaudits auftreten.

Sie kann auch in Form von unberechtigtem Zugriff auftreten. Wenn Sie z. B. Nutzungsdaten gesammelt und auf einer Heatmap dargestellt haben, werden Sie feststellen, ob es Zugriffe gibt, die ungewöhnlich erscheinen.

Eine andere Form des Risikos sind die Verluste, die durch einen fehlenden kontinuierlichen Zugriff auf ein wichtiges Programm entstehen können, insbesondere wenn Ihre Ingenieure unter Zeitdruck arbeiten.

Sie riskieren nicht nur, dass Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind, sondern auch, dass der Projektfortschritt beeinträchtigt wird.

3. Kostenoptimierung

Haben Sie schon einmal erlebt, dass Sie jemanden in ein schickes Buffetrestaurant einladen, der dann während Ihres gesamten Aufenthalts nur einen Teller isst? Eine ziemliche Verschwendung, oder?

Nun, in einigen Unternehmen gibt es Nutzer, die teure Lizenzen erhalten, die sie nicht voll ausschöpfen - sie nutzen sie nur ein paar Stunden pro Woche.

Mit der Software-Asset-Verwaltung können Sie verschiedene Lizenzierungsmodelle simulieren, um die Lizenzen auf der Grundlage des tatsächlichen Nutzerbedarfs richtig zu dimensionieren.

4. IT-Modernisierung

Eine wirksame SAM-Politik hilft Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Initiativen zur digitalen Transformation.

Ganz gleich, ob Sie über eine Migration in die Cloud nachdenken oder einfach nur Ihre Aufzeichnungen prüfen wollen, um zu sehen, ob Ihre Mitarbeiter die neueste Version der Anwendung verwenden, die Analyse Ihrer Softwarenutzung kann Ihnen helfen, die richtige Richtung einzuschlagen.

Warum ist Software Asset Management wichtig?

Wir haben bereits einige der Vorteile genannt, die Sie durch die Einführung von SAM in Ihrem Unternehmen erzielen können.

Wenn Sie das noch nicht überzeugt hat, können wir vielleicht versuchen, die Sache aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.

Hier sind einige unerwünschte Situationen, die ohne ein optimiertes Software Asset Management-Programm auftreten können:

  1. Verlust der Kostenkontrolle durch nicht ausgelastete Lizenzen und ständig steigende Wartungsgebühren
  2. Beschwerden aus verschiedenen Abteilungen aufgrund eines Rückerstattungsmodells, das auf ungenauen Software-Nutzungsdaten beruht
  3. Verpasste Gelegenheit zur Neuverhandlung von Verträgen mit Anbietern aufgrund begrenzter Transparenz der tatsächlichen Nutzung
  4. Sicherheitsrisiken durch schlechtes Management von Patch-Versionen
  5. Zunahme der Schatten-IT angesichts von Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen
  6. Opportunitätskosten - das können die Ausgaben für nicht ausgelastete Lizenzen sein, die für eine andere Initiative hätten verwendet werden können, oder die Zeit, die von Mitarbeitern aufgewendet wird, die ihre zusätzlichen Stunden für ein anderes Projekt nutzen könnten
  7. Das Fehlen eines zentralisierten Portals kann zu Informationslücken führen, die sich auf die Entscheidungsfindung auswirken können
  8. Globale Niederlassungen konkurrieren um Lizenzen aufgrund nicht optimierter Nutzung und fehlender detaillierter Berichte
  9. Verzögerungen bei der digitalen Transformation aufgrund mangelnder Sichtbarkeit von Nutzern, die möglicherweise zusätzliche Schulungen für bestimmte Anwendungen benötigen
  10. Schlechte Nutzung der Ressourcen durch Lizenzschweine und Lizenzcamper

Bewährte Verfahren für die Verwaltung von Softwarebeständen

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, mit denen Sie Ihr aktuelles SAM-Programm optimieren können.

1. Einführung einer Software Asset Management-Politik

Kennen Sie Ihre 5W1H - was, wann, wo, warum, wer und wie. Ohne zu definieren, was Software-Asset-Management für Ihr Unternehmen bedeutet, warum es wichtig ist, es in Ihre Strategie einzubeziehen, und was der Umfang und die Details des Prozesses sind, wäre es schwierig, die Erwartungen und Kriterien festzulegen, die bei der Bewertung der Vorteile dieser Initiative verwendet werden sollen.

2. Aufklärung aller relevanten Akteure über die Bedeutung von SAM

Sobald Sie eine klar definierte Politik haben, besteht der nächste Schritt darin, die Einzelheiten Ihren Interessengruppen vorzustellen.

Für die Geschäftsleitung kann dies durch eine Präsentation der erwarteten Kosten und des ROI sowie der Auswirkungen auf die Roadmap des Unternehmens geschehen.

Bei Endbenutzern kann dies geschehen, indem man ihnen ein Dashboard ihrer individuellen und abteilungsspezifischen Nutzung zeigt, um Verhaltensweisen bei der Softwarenutzung zu identifizieren, die angegangen werden müssen, und sie über die Auswirkungen dieser Verhaltensweisen auf die gesamte Organisation zu informieren.

3. Verwenden Sie die richtige SAM-Lösung

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, die Softwarenutzung zu erfassen, zu analysieren und zu verwalten.

Wird dieser Prozess manuell durchgeführt, kann er zeitaufwändig sein und sogar zu ungenauen Daten führen. Die richtige Lösung sollte in der Lage sein, unabhängig von der Plattform Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln.

Es sollte in der Lage sein, die verschiedenen Nutzungsebenen zu durchlaufen und flexible Berichte zu erstellen, die den unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden können.

Sie sollte in der Lage sein, die Nutzung von Funktionen dem Preisbuch Ihres Anbieters zuzuordnen und Vereinbarungen unabhängig von Lizenzmodellen zu simulieren. Grundsätzlich sollte die richtige SAM-Lösung in der Lage sein, Ihnen die vier Vorteile zu bieten, die wir im obigen Abschnitt erwähnt haben.

4. Im Zweifelsfall sollten Sie nicht zögern, einen SAM Managed Services Provider (MSP) zu beauftragen.

Einige Unternehmen haben bereits eine SAM-Richtlinie eingeführt. Sie verfügen über eine solide Grundlage für die Durchführung eines effektiven SAM-Programms, sie haben ein engagiertes Team, das den gesamten Prozess verwaltet, und sie haben die Werkzeuge, die ihnen helfen, ihre Fortschritte zu überwachen.

Es gibt jedoch einige Organisationen, denen diese Elemente fehlen und die von einem SAM Managed Services Provider profitieren würden.

Informieren Sie sich über die neuesten SAM- oder ITAM-bezogenen Nachrichten.

Durch die Lektüre der neuesten Funktionen von Software Asset Management-Lösungen und der neuesten Praktiken in diesem Bereich können Sie Ihren eigenen Prozess weiter optimieren.

Sie können auch erfahren, wie SAM angesichts der verschiedenen technologischen Innovationen relevant bleibt.

Wussten Sie, dass die Verwaltung von Softwarelizenzen ein wichtiger Teil des FinOps-Puzzles ist?

Oder dass die Verfolgung der Nutzung von Softwarelizenzen zur Beschleunigung der intelligenten Fertigung beitragen kann?

Ihr SAM-Team oder SAM MSP sollte auch über die jüngsten Änderungen der Lizenzierungsmodelle Ihres Anbieters informiert sein. Autodesk hat zum Beispiel neue Lizenzierungsarten eingeführt

Wenn Sie diese Informationen vor Ihrer Lizenzverlängerung kennen, können Sie Ihr aktuelles Portfolio optimieren.

Schlussfolgerung

Software Asset Management wird nicht alle Ihre IT-Probleme lösen. Dennoch ist es ein Prozess, der für jede Organisation, die ihre Ressourcen optimieren will, unerlässlich ist.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo und wie Sie Ihr Software Asset Management beginnen sollen, vereinbaren Sie einen 30-minütigen Termin mit einem unserer Business Solutions Consultants.

Egal, ob Sie nach einer Lösung suchen, die Ihnen Software-Nutzungsdaten liefert, oder ob Sie einen SAM-Managed-Services-Anbieter suchen, der Sie im Optimierungsprozess begleitet - Open iT hilft Ihnen, noch heute damit zu beginnen.

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