Software de Gestão de Bens (SAM) Explained

Se a sua empresa está à procura de diferentes formas de poupar custos e mitigar riscos, recomendamos que dê uma vista de olhos na gestão de activos de software (SAM).

Neste artigo, explicaremos o que é um bem de software, o que é a gestão de bens de software, e porque é importante. Partilharemos também algumas das melhores práticas que poderá começar a introduzir na sua organização.

O que é um activo de software?

Quando falamos de activos de software, estes incluiriam o software, a sua licença, os dados recolhidos do software, tais como relatórios e registos de depuração, bem como documentação relacionada, tais como o acordo de licença de software e o acordo de manutenção.

O que é Software Asset Management (SAM)?

A gestão de activos de software é um subconjunto da gestão de activos de TI. É uma prática empresarial que envolve a definição de estratégias para maximizar o valor dos seus activos de software e gerir os riscos devidos ao não cumprimento de acordos de licenciamento.

Capterra identificou 5 fases no ciclo de vida da gestão de activos de TI que abrangem hardware, software e equipamento.

Aqui estão algumas perguntas para cada fase que um programa SAM eficaz pode responder.

1. Fase de aquisição/compra

• De que aplicações e características necessita para este projecto específico?
• Quais e quantos dados são necessários para prever as necessidades de compra?
• Tem um número suficiente de licenças?
• O seu actual contrato de licença é a opção mais rentável?

2. Fase de implantação

• Os seus registos estão em ordem, e está a utilizar etiquetas de fácil leitura para facilitar a recuperação de dados de utilização de software?
• Há alguma falha nos servidores de licenças que possa levar à negação de licenças?
• Já estabeleceu limiares e políticas que possam optimizar a utilização das licenças?

3. Fase de utilização

• Está em conformidade com o acordo de licenciamento?
• Está a sofrer negações de licenças que afectam o acesso a aplicações específicas?
• Consegue localizar quem, quando, onde e por quanto tempo cada licença está a ser utilizada?

4. Fase de monitorização/manutenção

• Que acordos de licença estão perto da sua data de expiração?
• Existem anomalias ou lacunas nos dados recolhidos, tais como licenças que estão fora dos valores normais?

5. Fase de eliminação 

• Está a reduzir as aplicações e funcionalidades correctas com base na utilização de software?
• É possível reciclar as licenças entre projectos?
• É possível reciclar as licenças entre projectos?

Quais são os benefícios da gestão de activos de software?

Agora que tem uma ideia do que é a gestão de activos de software (SAM), deixe-nos explorar como pode beneficiar a sua organização.

Quantas vezes já dissemos que os dados são rei? Bem, porque é!

Seria difícil avaliar que aplicações estão realmente a ser utilizadas pela sua organização, que utilizadores necessitam de uma assinatura de utilizador nomeado vs. uma licença simbólica, ou quanto dos custos devem ser atribuídos a um departamento ou filial específica com base na utilização de software sem visibilidade sobre os seus activos de software.

Os riscos surgem sob diferentes formas. No domínio do SAM, podem apresentar-se sob a forma de penalizações e danos à reputação devido a uma auditoria surpresa - e falhada - dos vendedores.

Também pode vir sob a forma de acesso não autorizado. Por exemplo, se tiver recolhido dados de utilização e os tiver traçado num mapa de aquecimento, verá se existe algum acesso que pareça fora do normal.

Outra forma de risco são as perdas que podem ocorrer devido a uma falta de acesso contínuo a um programa essencial, especialmente se os seus engenheiros estiverem a trabalhar num prazo apertado.

Não só se arrisca a enfrentar funcionários descontentes, como também se arrisca a prejudicar o progresso do projecto.

Já experimentou tratar alguém num restaurante de buffet apenas para o ver comer apenas um prato durante toda a sua estadia? É um desperdício, certo?

Bem, em algumas empresas, há utilizadores a quem são dadas licenças caras que não maximizam - utilizando-as apenas algumas horas por semana.

Com a gestão de activos de software, é possível simular diferentes modelos de licenciamento para dimensionar correctamente as licenças com base nas necessidades reais do utilizador.

Uma política eficaz de SAM ajuda as empresas a prosseguir as suas iniciativas de transformação digital.

Quer esteja a pensar em migrar para a nuvem ou apenas queira olhar para os seus registos para ver se os seus empregados estão a utilizar a última versão da aplicação, analisar a utilização do seu software pode ajudar a levá-lo na direcção certa.

Porque é importante a gestão de activos de software?

Já partilhámos alguns dos benefícios que pode colher ao apresentar a SAM à sua empresa.

Se estes ainda não foram suficientes para o convencer, talvez possamos tentar olhar para isto de um ponto de vista diferente.

Aqui estão algumas situações indesejáveis que podem ocorrer sem um programa optimizado de gestão de activos de software:

1. Perda de controlo dos custos devido a licenças subutilizadas, acompanhada pelo aumento contínuo das taxas de manutenção
   
2. Reclamações resultantes de diferentes departamentos devido a um modelo de chargeback baseado em dados incorrectos de utilização de software
   
3. Perda de oportunidade de renegociar acordos com vendedores devido à visibilidade limitada sobre a utilização real
   
4. Riscos de segurança devido à má gestão das libertações de adesivos
   
5. Ascensão da TI de sombra perante a configuração de trabalho remoto e híbrido
   
6. Custos de oportunidade - pode ser o dinheiro gasto em licenças subutilizadas, que poderiam ter sido atribuídas a uma iniciativa diferente, ou o tempo gasto pelos funcionários que poderiam estar a utilizar as suas horas extra noutro projecto
   
7. A falta de um portal centralizado pode levar a lacunas de informação que podem ter impacto na tomada de decisões
   
8. Escritórios globais a competir por licenças devido a uma utilização não optimizada e falta de relatórios detalhados
   
9. Atraso na transformação digital devido à falta de visibilidade dos utilizadores que podem necessitar de formação extra em aplicações específicas
   
10. Má utilização de recursos pelos porcos da licença e campistas da licença

Melhores práticas na gestão de activos de software

Aqui estão algumas das melhores práticas que pode adoptar para começar a optimizar o seu programa SAM actual.

1. Estabelecer uma política de gestão de activos de software

Conheça os seus 5W1H - o quê, quando, onde, porquê, quem, e como. Sem definir o que é a gestão de activos de software para a sua organização, porque é importante incluir na sua estratégia, e qual é o âmbito e detalhes do processo, seria difícil estabelecer as expectativas e critérios a serem utilizados na avaliação dos benefícios desta iniciativa.

2. Educar todos os intervenientes relevantes sobre a importância do SAM

Uma vez que tenha uma política bem definida, o passo seguinte é introduzir os detalhes aos seus interessados.

Para a gestão, isto pode ser feito através de uma apresentação dos custos esperados e do ROI, bem como da forma como irá ter impacto no roteiro da organização.

Para os utilizadores finais, isto pode ser feito mostrando-lhes um painel de controlo da sua utilização individual e departamental para identificar os comportamentos de utilização de software que precisam de ser abordados e para lhes dar a conhecer o impacto destes comportamentos em toda a organização.

3. Utilizar a solução SAM correcta

Mencionámos como é importante recolher, analisar, e gerir a utilização de software.

Se feito manualmente, este processo pode ser demorado e pode mesmo resultar em dados incorrectos. A solução certa deve ter a capacidade de recolher dados de diferentes fontes, independentemente da plataforma.

Deve ser capaz de percorrer os diferentes níveis de utilização e gerar relatórios flexíveis que possam responder a diferentes necessidades.

Deve ser capaz de mapear a utilização de características para o livro de preços do seu fornecedor e simular acordos, independentemente dos modelos de licenciamento. Basicamente, a solução SAM correcta deverá ser capaz de lhe proporcionar os quatro benefícios que mencionámos na secção acima.

4. Em caso de dúvida, não hesite em utilizar um SAM Managed Services Provider (MSP)

Algumas organizações já têm uma política de SAM em vigor. Têm uma base sólida para gerir um programa SAM eficaz, têm uma equipa dedicada para gerir todo o processo, e têm as ferramentas para os ajudar a monitorizar o seu progresso.

No entanto, há algumas organizações que carecem desses elementos e que beneficiariam de um SAM Managed Services Provider.

5. Esteja sempre actualizado sobre as últimas notícias relacionadas com o SAM e alterações nos modos de licenciamento dos seus vendedores.

Mantenha-se actualizado com as últimas notícias relacionadas com o SAM ou ITAM.

Ao ler as últimas características das soluções de gestão de activos de software e as mais recentes práticas no terreno, pode continuar a optimizar o seu próprio processo.

Também pode aprender como o SAM continua a ser relevante face a diferentes inovações tecnológicas.

A sua equipa SAM ou SAM MSP também deve ser actualizada com as recentes alterações nos modelos de licenciamento do seu fornecedor. Por exemplo, a Autodesk introduziu alterações nos seus novos tipos de licenciamento. 

Conhecer estas informações antes da renovação da sua licença irá ajudá-lo a optimizar a sua carteira actual.

Conclusão

A gestão de activos de software não resolverá todos os seus problemas informáticos. No entanto, é um processo essencial para qualquer organização que queira optimizar os seus recursos.

Se não tiver a certeza de onde e como iniciar a sua viagem de gestão de activos de software, marque uma reunião de 30 minutos com um dos nossos Consultores de Soluções Empresariais.

Quer esteja à procura de uma solução para obter esses dados de utilização de software ou se estiver à procura de um fornecedor de serviços geridos por SAM para o orientar no processo de optimização, o Open iT irá ajudá-lo a começar hoje.