Explicación de la gestión de activos de software (SAM)

Si su empresa está buscando diferentes formas de ahorrar costos y mitigar riesgos, le recomendamos que eche un vistazo a la gestión de activos de software (SAM).

En este artículo, explicaremos qué es un activo de software, qué es la gestión de activos de software y por qué es importante. También compartiremos algunas de las mejores prácticas que pueden empezar a introducir en tu organización.

¿Qué es un activo de software?

Cuando hablamos de activos de software, éstos incluyen el software, su licencia, los datos recogidos por el programa, como los registros de informes y de depuración, así como la documentación relacionada, como el acuerdo de licencia de software y el acuerdo de mantenimiento.

¿Qué es la gestión de activos de software (SAM)?

La gestión de activos de software es un subconjunto de la gestión de activos de TI. Es una práctica empresarial que consiste en establecer estrategias para maximizar el valor de sus activos de software y gestionar los riesgos debidos al incumplimiento de los acuerdos de licencia.

Capterra ha identificado 5 fases en el ciclo de vida de la gestión de activos de TI que abarca el hardware, el software y los equipos.

A continuación, se presentan algunas preguntas para cada fase a las que puede responder un programa eficaz de SAM.

1. Fase de adquisición/compra

  • ¿Qué aplicaciones y funciones necesitan para este proyecto específico?
  • ¿Qué y cuántos datos necesitan para prever las necesidades de compra?
  • ¿Tienen un número suficiente de licencias?
  • ¿Su acuerdo de licencia actual es la opción más rentable?

2. Fase de despliegue

  • ¿Están sus registros ordenados y utiliza etiquetas fáciles de leer para recuperar fácilmente los datos de uso del software?
  • ¿Hay servidores de licencias defectuosos que puedan dar lugar a la negación de licencias?
  • ¿Han establecido umbrales y políticas que puedan optimizar el uso de las licencias?

3. Utilización de la fase

  • ¿Cumplen con el acuerdo de licencia?
  • ¿Experimentan negaciones de licencia que afectan el acceso a aplicaciones específicas?
  • ¿Pueden hacer un seguimiento de quién, cuándo, dónde y cuánto tiempo se utiliza cada licencia?

4. Fase de seguimiento/mantenimiento

  • ¿Qué acuerdos de licencia están cerca de su fecha de vencimiento?
  • ¿Existen anomalías o lagunas en los datos recopilados, como licencias que se salen de los valores normales?

5. Fase de eliminación 

  • ¿Están reduciendo las aplicaciones y funciones adecuadas en función del uso del software?
  • ¿Se pueden reciclar las licencias entre proyectos?
  • ¿Se pueden reciclar las licencias entre proyectos?

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de activos de software?

Ahora que tienen una idea de lo que es la gestión de activos de software (SAM), vamos a explorar cómo puede beneficiar a su organización.

1. Visibilidad

¿Cuántas veces hemos dicho que los datos son el rey? Pues bien, ¡porque lo son!

Sería difícil evaluar qué aplicaciones están siendo realmente utilizadas por su organización, qué usuarios necesitan una suscripción de usuario nominal frente a una licencia por tokens, o qué parte de los costos debería asignarse a un departamento o rama específica en función del uso del software sin tener visibilidad sobre sus activos de software.

2. Mitigación de riesgos

Los riesgos tienen diferentes formas. En el ámbito de SAM, puede venir en forma de sanciones y daños a la reputación debido a una auditoría de proveedores sorpresiva -y fallida-.

También puede venir en forma de acceso no autorizado. Por ejemplo, si has recogido datos de uso y los has representado en un mapa de calor, verás si hay algún acceso que parezca fuera de lo normal.

Otra forma de riesgo son las pérdidas que pueden producirse por la falta de acceso continuo a un programa esencial, especialmente si sus ingenieros están trabajando con un plazo de entrega muy ajustado.

No sólo se corre el riesgo de enfrentarse a empleados descontentos, sino también de perjudicar el progreso del proyecto.

3. Optimización de costos

¿Ha tenido la experiencia de invitar a alguien a un restaurante de buffet de lujo sólo para verle comer un solo plato en toda su estancia? Es un poco de desperdicio, ¿verdad?

Pues bien, en algunas empresas hay usuarios a los que se les dan licencias caras que no aprovechan al máximo, ya que sólo las utilizan unas horas a la semana.

Con la gestión de activos de software, puede simular diferentes modelos de licencias para ajustarlas a las necesidades reales de los usuarios.

4. Modernización de las tecnologías de la información

Una política eficaz de SAM ayuda a las empresas a llevar a cabo sus iniciativas de transformación digital.

Si está pensando en migrar a la nube o sólo quiere ver sus registros para revisar si sus empleados están utilizando la última versión de la aplicación, el análisis del uso de su software puede ayudarle a tomar la dirección correcta.

¿Por qué es importante la gestión de activos de software?

Ya hemos compartido algunos de los beneficios que puede obtener al introducir SAM en su empresa.

Si esto no ha sido suficiente para convencerlos todavía, quizá podamos intentar ver esto desde un punto de vista diferente.

Estas son algunas de las situaciones no deseadas que pueden producirse sin un programa de gestión de activos de software optimizado:

  1. Perder el control de los costos debido al bajo uso de las licencias, acompañada del aumento continuo de las cuotas de mantenimiento
  2. Reclamaciones procedentes de diferentes departamentos debido a un modelo de devolución de cargos basado en datos inexactos sobre el uso del software
  3. Se pierde la oportunidad de renegociar los acuerdos con los proveedores debido a la escasa visibilidad del uso real
  4. Riesgos en la seguridad por a una mala gestión de los lanzamientos de parches
  5. Aumento de uso de dispositivos o programas no autorizados por TI ante la configuración del trabajo remoto e híbrido
  6. Costos de oportunidad: puede ser el dinero gastado en licencias no utilizadas, que podría haberse destinado a otra iniciativa, o el tiempo de los empleados que podrían utilizar sus horas extra en otro proyecto
  7. La falta de un portal centralizado puede dar lugar a lagunas de información que pueden afectar a la toma de decisiones
  8. Las oficinas mundiales compiten por las licencias debido a un uso no optimizado y a la falta de informes detallados
  9. Retraso en la transformación digital debido a la falta de visibilidad de los usuarios que pueden necesitar formación adicional sobre aplicaciones específicas
  10. Mala utilización de los recursos por parte de los acaparadores de licencias y los que no las devuelven

Mejores prácticas en la gestión de activos de software

A continuación, se indican algunas de las mejores prácticas que pueden adoptar para empezar a optimizar su actual programa de SAM.

1. Establecer una política de gestión de activos de software

Conozcan sus “qué, cuándo, dónde, por qué, quién y cómo”. Es difícil establecer las expectativas y los criterios que se utilizarán para evaluar los beneficios de esta iniciativa sin definir qué es la gestión de activos de software para su organización, por qué es importante incluirla en su estrategia y cuál es el alcance y los detalles del proceso.

2. Educar a todas las partes interesadas en la importancia de la SAM

Una vez que tengan una política bien definida, el siguiente paso es presentar los detalles a las partes interesadas.

Para la dirección, esto puede hacerse mediante una presentación de los costos previstos y el retorno de la inversión, así como la forma en que repercutirá en los planes de la organización.

En el caso de los usuarios finales, esto puede hacerse mostrándoles un panel de control de su uso individual y departamental para identificar los comportamientos de uso del software que deben abordarse y hacerles saber el impacto de estos comportamientos en toda la organización.

3. Utilizar la solución SAM adecuada

Hemos mencionado la importancia de recopilar, analizar y gestionar el uso del software.

Si se hace manualmente, este proceso puede llevar mucho tiempo e incluso dar lugar a datos inexactos. La solución adecuada debe tener la capacidad de recopilar datos de diferentes fuentes, independientemente de la plataforma.

Debe ser capaz de pasar por los diferentes niveles de uso y generar informes flexibles que puedan atender a diferentes necesidades.

Debe ser capaz de asignar el uso de las funciones al libro de precios de su proveedor y simular acuerdos independientemente de los modelos de licencia. Básicamente, la solución SAM adecuada debe ser capaz de proporcionarle las cuatro ventajas que hemos mencionado en la sección anterior.

4. En caso de duda, no dude en recurrir a un proveedor de servicios gestionados de SAM (MSP)

Algunas organizaciones ya cuentan con una política de SAM. Disponen de una base sólida para llevar a cabo un programa de SAM eficaz, cuentan con un equipo dedicado a gestionar todo el proceso y tienen las herramientas necesarias para ayudarles a supervisar su progreso.

Sin embargo, hay algunas organizaciones que carecen de esos elementos y se beneficiarían de un proveedor de servicios gestionados de SAM.

Manténgase al día con las últimas noticias relacionadas con SAM o ITAM.

Al leer las últimas características de las soluciones de gestión de activos de software y las prácticas más novedosas en este campo, podrá seguir optimizando su propio proceso.

También puede aprender cómo SAM sigue siendo relevante frente a las diferentes innovaciones tecnológicas.

¿Sabía que la gestión de las licencias de software es una pieza clave del rompecabezas de FinOps?

¿O que el seguimiento del uso de las licencias de software puede ayudar a acelerar la manufactura inteligente?

Su equipo de SAM o MSP de SAM también debe estar actualizado con los cambios recientes en los modelos de licencia de su proveedor. Por ejemplo, Autodesk introdujo cambios en sus nuevos tipos de licencia

Conocer esta información antes de la renovación de su licencia le ayudará a optimizar su cartera actual.

Conclusión:

La gestión de activos de software no resolverá todos sus problemas de TI. Sin embargo, es un proceso esencial para cualquier organización que quiera optimizar sus recursos.

Si no están seguros de dónde y cómo empezar su viaje de gestión de activos de software, programen una reunión de 30 minutos con uno de nuestros consultores de soluciones empresariales.

Si buscan una solución para obtener esos datos de uso del software o si buscan un proveedor de servicios gestionados por SAM que les guíen en el proceso de optimización, Open iT le ayudará a empezar hoy mismo.

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