- Durch die Nachverfolgung von Softwarelizenzen erhalten Unternehmen die Kontrolle über Nutzung, Verfügbarkeit und Lizenzkosten.
- Die Lizenzüberwachung kann auf unzureichend genutzte Ressourcen, Nutzungstrends, Ablehnungen und Verlängerungsbedarf hinweisen.
- Nutzen Sie die Nachverfolgung offener iT-Positionen als Grundlage für ein effektiveres Software-Lizenzmanagement und eine bessere Optimierung.
Softwarelizenzen sind wertvoll, teuer und gehen leicht aus dem Blickfeld – und die Verschwendung durch nicht verwaltete Lizenzen steigt in der Regel schneller an als das Beschaffungsbudget, mit dem das Unternehmen diese auffangen kann. Die systematische Nachverfolgung von Lizenzen verschafft Unternehmen Einblick in Nutzungsmuster, die dahinterstehende Kostenlage und Optimierungsmöglichkeiten, die in den meisten Lizenzumgebungen von selbst nicht sichtbar werden. Open iT positioniert „ LicenseAnalyzer “ als die Plattform, mit der Unternehmen die Kontrolle über ihren Lizenzbestand übernehmen können, indem sie nachverfolgen, was tatsächlich genutzt wird – die Voraussetzung für jede nachfolgende Kostenentscheidung.
We are frequently surprised by the number of organizations who rely on license management software supplied by vendors to manage their software portfolio. First of all, these applications are designed to maximize income for the vendor, not minimize wastage and spend for the customer. IBM even draws Maximo customers’ attention to this, stating that IBM LUM “does not prevent overuse of licenses and does not replace the IBM license auditing process”.
Zweitens sind die meisten unserer Kunden in den Bereichen Ingenieurwesen, Wissenschaft und Biowissenschaften tätig, wo sie vollständig von einer breiten Palette spezialisierter Software-Tools abhängig sind. Die Anbieter dieser Anwendungen verwenden eine Vielzahl von Lizenzmanagementsystemen wie Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp und die anderen Sentinel-Produkte, LS-DYNA und viele andere. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzverwalter alle Varianten dieser Lizenzverwaltungssysteme kennen muss und den ganzen Tag damit verbringt, jedes einzelne System abzufragen, um einen Überblick über Ihr Portfolio zu erhalten. Wenn das einzige verfügbare Berichterstellungstool Excel-Tabellen sind, erhöht dies den Arbeitsaufwand nur noch weiter. Außerdem ist dies ein sehr reaktiver Managementansatz, obwohl Sie eigentlich proaktiv sein müssten.
Dies ist eindeutig keine praktikable Methode zur Verwaltung und Verfolgung von Softwarelizenzen. Was Sie brauchen, ist ein vielseitiger Software-Lizenzmanager, der mit den meisten oder allen Lizenzmanagern der Hersteller auf dem Markt und in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten kann. LicenseAnalyzer®ist das Hauptprodukt von Open-iT und ist die erste Wahl für große Unternehmen in der Automobilindustrie, im Gesundheitswesen, in der Öl- und Gasindustrie und in anderen Branchen.
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Was die Nachverfolgung der Lizenznutzung offenbart
Knowing how and when, or even if, your licenses are being used can prove very valuable. It is estimated that the average company overspends 30% of their budget on licenses for a variety of reasons. At the same time, you may have users who are receiving denials when they want to check out a vital application or software. This makes for unhappy users and reduces productivity.
The kneejerk reaction is to obtain more licenses.However, what you need is visibility and transparency as to how the existing license pool is being accessed, by whom and whether they are actually using the software. This is where LicenseAnalyzer can come to the rescue. Comprehensive reporting across various software products, license servers, and usage is available on a single dashboard. Here are only a few examples of what detailed license tracking can reveal:
- Eine Lizenz, die ausgecheckt und nicht freigegeben wurde, wenn der Benutzer sie nicht mehr benötigt, was zu einer künstlichen Verknappung der Lizenzen und zur Verweigerung der Nutzung der Software führt. Dies kann auch ein Problem sein, wenn Sie eine globale Präsenz haben, bei der die Nutzungszeit für einen Benutzer auf die lokalen Arbeitszeiten beschränkt sein sollte.
- Ein Softwareprodukt im Portfolio eines Anbieters, das nicht genutzt wird, obwohl Sie dafür bezahlen. Dies ist bei Anbietern wie Autodesk üblich.
- Veraltete Software, die demnächst ausläuft und ersetzt oder entsorgt werden sollte.
- BYOD-Lizenzen (Bring Your Own Device). Möglicherweise haben Sie Auftragnehmer vor Ort, die über eigene Softwarelizenzen verfügen, die sie in Ihrem Netzwerk nutzen. Dies könnte einen Verstoß gegen Ihre Lizenzvereinbarung mit diesem Anbieter darstellen und zu Strafen führen.
Die Möglichkeit, zu sehen, wer eine Lizenz wie lange genutzt hat, die Heatmaps, die die maximale Nutzung und den Zeitpunkt des Auftretens zeigen, die Anzahl der Verweigerungen für ein Produkt und ein Diagramm der tatsächlichen Softwarenutzung sind nur einige der Berichte, die dem Lizenzverwalter zur Verfügung stehen. Diese Berichte sind server-, hersteller- und produktübergreifend und sogar für einzelne Funktionen innerhalb eines Softwareprodukts verfügbar. Unterschiedliche Lizenztypen, von Named-User-Lizenzen bis hin zu tokenbasierter Software, werden vom Softwarelizenzmanagement-Tool verwaltet. Dies schließt sogar hardwarebasierte Lizenzen auf Dongles, wie Wibu CodeMeter, ein.
What you will also be able to identify are specific user roles and which software entitlements are appropriate, for instance, what jobs need a full Visio license, or is a Viewer sufficient? This can also apply to other common products like Adobe Acrobat. When it comes to specialized and expensive software like Aris, Catia, or PTC Creo, just shedding one or two surplus licenses eases the annual software budget.
Die Vorteile eines effektiven Software-Trackings
Die Berichte zeigen zwar auf, wo Sie die Lizenznutzung verbessern können, aber es bleibt noch einiges zu tun, um zu analysieren, wo Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt werden können. Sie sollten in der Lage sein, bei Ihrer wichtigsten Software mindestens 10 % einzusparen, aber das erfordert Verhandlungen mit dem Anbieter. Sie haben jetzt auch ein praktikables Verhandlungsinstrument für Ihre nächste Vertragsverlängerung, ohne von der Einschätzung Ihres Anbieters zur Softwarenutzung abhängig zu sein. Die Angst vor Software-Audits und True-Ups entfällt, da Sie nun die Kontrolle haben und über einen dokumentierten Nachweis der Softwarenutzung verfügen.
Die von Ihrem Softwarelizenzmanager ermittelten Effizienzgewinne lassen sich nicht über Nacht erzielen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Richtlinien, Prozesse und Verfahren überarbeiten und die Benutzer schulen, damit sie sich der Kosten bewusst sind, die ihnen entstehen. Es gibt Praktiken wie das Sammeln von Lizenzen, die sehr effektiv sind, aber Sie müssen zuerst den Weg der Softwareverfolgung gehen, bevor Sie laufen können.
Effektives Software-Lizenzmanagement ist eine Reise
Tracking your software licenses is a good start on the roadmap to software asset management (SAM) maturity. There are several SAM Maturity models to choose from, ranging from ISO’s comprehensive but complex ISO/IEC 19770-1 to Microsoft’s SOM (Software Optimization Model), which has 4 stages. In the SOM Model, if you are tracking assets, you have started moving to the second stage. But there are other requirements you have to meet to get a secure foothold on that rung of the ladder, such as ensuring that policies and processes for SAM are in place. Get in touch with an Open iT sales representative to start your SAM maturity journey.
Sie werden auch in der Lage sein, spezifische Benutzerrollen und entsprechende Softwareberechtigungen zu ermitteln. Zum Beispiel, welche Aufgaben eine vollständige Visio-Lizenz benötigen, oder ob ein Viewer ausreicht.
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