Wir sind immer wieder überrascht, wie viele Unternehmen sich bei der Verwaltung ihres Softwareportfolios auf die Lizenzverwaltungssoftware von Anbietern verlassen. Zunächst einmal sind diese Anwendungen darauf ausgelegt, die Einnahmen des Anbieters zu maximieren, und nicht, die Verschwendung und die Ausgaben des Kunden zu minimieren. IBM macht sogar Maximo-Kunden darauf aufmerksam und erklärt, dass IBM LUM "die übermäßige Nutzung von Lizenzen nicht verhindert und den IBM-Lizenzprüfungsprozess nicht ersetzt".
Zweitens sind die meisten unserer Kunden in den Bereichen Ingenieurwesen, Wissenschaft und Biowissenschaften tätig, wo sie vollständig von einer breiten Palette spezialisierter Software-Tools abhängig sind. Die Anbieter dieser Anwendungen verwenden eine Vielzahl von Lizenzmanagementsystemen wie Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp und die anderen Sentinel-Produkte, LS-DYNA und viele andere. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzverwalter alle Varianten dieser Lizenzverwaltungssysteme kennen muss und den ganzen Tag damit verbringt, jedes einzelne System abzufragen, um einen Überblick über Ihr Portfolio zu erhalten. Wenn das einzige verfügbare Berichterstellungstool Excel-Tabellen sind, erhöht dies den Arbeitsaufwand nur noch weiter. Außerdem ist dies ein sehr reaktiver Managementansatz, obwohl Sie eigentlich proaktiv sein müssten.
Dies ist eindeutig keine praktikable Methode zur Verwaltung und Verfolgung von Softwarelizenzen. Was Sie brauchen, ist ein vielseitiger Software-Lizenzmanager, der mit den meisten oder allen Lizenzmanagern der Hersteller auf dem Markt und in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten kann. LicenseAnalyzer®ist das Hauptprodukt von Open-iT und ist die erste Wahl für große Unternehmen in der Automobilindustrie, im Gesundheitswesen, in der Öl- und Gasindustrie und in anderen Branchen.
Was die Nachverfolgung der Lizenznutzung offenbart
Es kann sich als sehr wertvoll erweisen, wenn man weiß, wie und wann bzw. ob die Lizenzen genutzt werden. Es wird geschätzt, dass ein durchschnittliches Unternehmen aus verschiedenen Gründen 30 % seines Budgets für Lizenzen zu viel ausgibt. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass Benutzer, die eine wichtige Anwendung oder Software auschecken wollen, abgewiesen werden. Das sorgt für unzufriedene Benutzer und verringert die Produktivität.
Was Sie jedoch brauchen, ist Sichtbarkeit und Transparenz darüber, wie der bestehende Lizenzpool genutzt wird, von wem und ob er die Software tatsächlich nutzt. Hier kann der LicenseAnalyzer Abhilfe schaffen. Umfassende Berichte über verschiedene Softwareprodukte, Lizenzserver und die Nutzung sind über ein einziges Dashboard verfügbar. Hier sind nur einige Beispiele dafür, was eine detaillierte Lizenzverfolgung aufdecken kann:
- Eine Lizenz, die ausgecheckt und nicht freigegeben wurde, wenn der Benutzer sie nicht mehr benötigt, was zu einer künstlichen Verknappung der Lizenzen und zur Verweigerung der Nutzung der Software führt. Dies kann auch ein Problem sein, wenn Sie eine globale Präsenz haben, bei der die Nutzungszeit für einen Benutzer auf die lokalen Arbeitszeiten beschränkt sein sollte.
- Ein Softwareprodukt im Portfolio eines Anbieters, das nicht genutzt wird, obwohl Sie dafür bezahlen. Dies ist bei Anbietern wie Autodesk üblich.
- Veraltete Software, die demnächst ausläuft und ersetzt oder entsorgt werden sollte.
- BYOD-Lizenzen (Bring Your Own Device). Möglicherweise haben Sie Auftragnehmer vor Ort, die über eigene Softwarelizenzen verfügen, die sie in Ihrem Netzwerk nutzen. Dies könnte einen Verstoß gegen Ihre Lizenzvereinbarung mit diesem Anbieter darstellen und zu Strafen führen.
Die Möglichkeit, zu sehen, wer eine Lizenz wie lange genutzt hat, die Heatmaps, die die maximale Nutzung und den Zeitpunkt des Auftretens zeigen, die Anzahl der Verweigerungen für ein Produkt und ein Diagramm der tatsächlichen Softwarenutzung sind nur einige der Berichte, die dem Lizenzverwalter zur Verfügung stehen. Diese Berichte sind server-, hersteller- und produktübergreifend und sogar für einzelne Funktionen innerhalb eines Softwareprodukts verfügbar. Unterschiedliche Lizenztypen, von Named-User-Lizenzen bis hin zu tokenbasierter Software, werden vom Softwarelizenzmanagement-Tool verwaltet. Dies schließt sogar hardwarebasierte Lizenzen auf Dongles, wie Wibu CodeMeter, ein.
Sie werden auch in der Lage sein, spezifische Benutzerrollen zu identifizieren und zu bestimmen, welche Softwareberechtigungen angemessen sind, z. B. welche Aufgaben eine vollständige Visio-Lizenz benötigen oder ob ein Viewer ausreicht. Dies kann auch für andere gängige Produkte wie Adobe Acrobat gelten. Bei spezialisierter und teurer Software wie Aris, Catia oder PTC Creo reicht es aus, sich von ein oder zwei überflüssigen Lizenzen zu trennen, um das jährliche Software-Budget zu entlasten.
Die Vorteile eines effektiven Software-Trackings
Die Berichte zeigen zwar auf, wo Sie die Lizenznutzung verbessern können, aber es bleibt noch einiges zu tun, um zu analysieren, wo Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt werden können. Sie sollten in der Lage sein, bei Ihrer wichtigsten Software mindestens 10 % einzusparen, aber das erfordert Verhandlungen mit dem Anbieter. Sie haben jetzt auch ein praktikables Verhandlungsinstrument für Ihre nächste Vertragsverlängerung, ohne von der Einschätzung Ihres Anbieters zur Softwarenutzung abhängig zu sein. Die Angst vor Software-Audits und True-Ups entfällt, da Sie nun die Kontrolle haben und über einen dokumentierten Nachweis der Softwarenutzung verfügen.
Die von Ihrem Softwarelizenzmanager ermittelten Effizienzgewinne lassen sich nicht über Nacht erzielen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Richtlinien, Prozesse und Verfahren überarbeiten und die Benutzer schulen, damit sie sich der Kosten bewusst sind, die ihnen entstehen. Es gibt Praktiken wie das Sammeln von Lizenzen, die sehr effektiv sind, aber Sie müssen zuerst den Weg der Softwareverfolgung gehen, bevor Sie laufen können.
Effektives Software-Lizenzmanagement ist eine Reise
Die Verfolgung Ihrer Softwarelizenzen ist ein guter Anfang auf dem Weg zu einem ausgereiften Software Asset Management (SAM). Es stehen mehrere SAM-Reifegradmodelle zur Auswahl, von der umfassenden, aber komplexen ISO/IEC 19770-1 bis zum SOM (Software Optimization Model) von Microsoft, das vier Stufen umfasst. Wenn Sie im SOM-Modell Vermögenswerte nachverfolgen, sind Sie bereits auf der zweiten Stufe angelangt. Aber es gibt noch weitere Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, um auf dieser Stufe sicher Fuß zu fassen, wie z. B. die Sicherstellung von Richtlinien und Prozessen für SAM. Setzen Sie sich mit einem Open iT-Vertriebsmitarbeiter in Verbindung, um Ihre SAM-Maturity-Reise zu beginnen.
Sie werden auch in der Lage sein, spezifische Benutzerrollen und entsprechende Softwareberechtigungen zu ermitteln. Zum Beispiel, welche Aufgaben eine vollständige Visio-Lizenz benötigen, oder ob ein Viewer ausreicht.
