Bessere Entscheidungen durch Transparenz in der Software

[00:04] Emmanuel Elicanal: Guten Tag noch einmal. Mein Name ist Emmanuel Elicanal von Chiyoda Philippines. Sie können mich kurz Noel nennen. Ich bin derzeit als einer der Manager für digitale Infrastruktur und Initiativen tätig und kümmere mich derzeit um den IT-Support für Projekte sowie gleichzeitig um die digitale Transformation.

[00:39] Emmanuel Elicanal: Mein Thema dreht sich also um bessere Entscheidungen durch Software-Transparenz, denn wie Sir Robert bereits erwähnt hat, betreuen wir viele Projekte – insbesondere EPC-Projekte – und zwar nicht nur kleine, sondern wirklich große Projekte. Und wenn wir von großen Projekten sprechen, geht es auch um einen enormen Arbeitsaufwand.

[01:00] Emmanuel Elicanal: Und wenn wir über Arbeitsstunden sprechen, insbesondere im Ingenieurwesen als Planungsbüro, nutzen wir viele verschiedene Arten von Software, und wir kamen an einen Punkt, an dem Sir Robert unser IT-Leiter wurde – zu dieser Zeit hatten wir Herausforderungen, vor allem bei neuen Projekten. Normalerweise gehen wir einfach von unseren verfügbaren Lizenzen aus, sodass es für uns einfach ist, dem Kunden die Anzahl der von uns genutzten Lizenzen in Rechnung zu stellen und nur das zu kaufen, was wir benötigen. Eine der Herausforderungen dabei ist jedoch, dass wir unseren Kunden keine optimierten Kosten bieten und gleichzeitig feststellen, dass wir die tatsächlich genutzten Lizenzen nicht wirklich angemessen überwachen.

[02:06] Emmanuel Elicanal: Damit Sie mich bei dieser Präsentation begleiten können, werde ich Ihnen heute Nachmittag zwei Dinge zeigen: erstens unseren Weg von der manuellen zur automatischen Softwaremessung und zweitens unsere derzeitige Nutzung von Open iT – nicht im Detail, sondern nur im Überblick.

[02:22] Emmanuel Elicanal: Wie bereits erwähnt, stehen wir vor diesen Herausforderungen, die wahrscheinlich schon seit über einem Jahr bestehen, aber wir haben bereits 2012 versucht, einen Weg zu finden, sie zu lösen. Damals standen für uns diese drei wichtigsten Fragen im Vordergrund. Erstens: Wie viele Lizenzen haben wir tatsächlich in unserem Bestand? Denn wenn ein neues Projekt ansteht und eine bestimmte technische Abteilung oder Fachrichtung eine bestimmte Software benötigt – wie zum Beispiel AutoCAD –, wissen wir zwar in der Regel anhand einer Kontrollliste oder einer Tabelle, wie viele Lizenzen wir gekauft haben, aber diese Tabellen sind ungenau. Sie sind also anfällig für menschliche Fehler, und normalerweise sind wir uns nicht sicher, ob die in diesen Tabellen aufgeführten Daten wirklich korrekt oder genau sind. Daher stellt sich die Frage: Entsprechen die hier aufgeführten Daten wirklich der Anzahl der Lizenzen, die wir in unserem Bestand haben? Und die zweite Frage lautet: Wie viele Lizenzen sind tatsächlich im Einsatz, und wie viele verfügbare Lizenzen können wir bereitstellen, damit wir den Kauf einer neuen Lizenz minimieren oder vermeiden können? Das waren also die Fragen, die wir hatten.

[03:53] Emmanuel Elicanal: Neben diesen Fragen gab es also auch die üblichen Probleme, mit denen wir damals zu kämpfen hatten. Sobald wir die Anzahl der Lizenzen in unserem Bestand ermittelt hatten, waren wir uns nicht sicher, ob diese Lizenzen noch ausreichten, um unseren Betrieb aufrechtzuerhalten, und gleichzeitig waren wir uns auch unsicher, ob die an uns gerichteten Anfragen nach zusätzlichen Lizenzen berechtigt waren – es fiel uns schwer, diese Anfragen zu prüfen, und wenn wir unseren Bedarf nachweisen konnten, mussten wir den Kauf zusätzlicher Lizenzen begründen oder belegen. Normalerweise haben wir in dieser Zeit also nur geraten – wir hatten wirklich keine ordentliche Überwachung, obwohl wir die Daten in einer bestimmten Tabelle erfasst haben.

[05:03] Emmanuel Elicanal: Um Ihnen zu verdeutlichen, wie wir bisher vorgegangen sind: Normalerweise wurden diese Softwarelizenzen von den einzelnen Abteilungen verwaltet. Obwohl es zu unseren Aufgaben als IT-Abteilung gehört, unsere IT-Ressourcen zu verwalten, sind die Eigentümer und Nutzer dieser Software die technischen Fachbereiche. Wenn also ein neues Projekt ansteht, senden wir ihnen in der Regel eine monatliche Tabelle, die sie manuell ausfüllen müssen – meist per E-Mail –, und dann geben sie beispielsweise an, wie viele AutoCAD-Lizenzen sie benötigen, wie viele SmartPlant-Tools oder AVEVA, falls Ihnen diese Software bekannt ist. Normalerweise bestätigen wir diese Lizenzen also manuell auf der Grundlage der von den einzelnen Abteilungen erstellten Prognosen, sodass es keine wirklich ordnungsgemäße Überwachung gibt. In der Regel beanspruchen diese Abteilungen daher viele Lizenzen – natürlich wollen sie sicherstellen, dass sie beispielsweise bei einem neuen Projekt über ausreichende Lizenzen verfügen –, sodass die von ihnen gemeldeten Zahlen manchmal nicht wirklich den korrekten Daten entsprechen.

[06:19] Emmanuel Elicanal: Was wir also tun – normalerweise verfügen diese Softwarelizenzen auch über eigene Lizenzmanager. Ich weiß nicht, ob Sie mit Intergraph-Produkten vertraut sind, wie zum Beispiel SmartPlant, Smart 3D oder SmartPlant P&ID – diese Tools verfügen also über eigene Lizenzmanager, und diese Lizenzmanager bieten auch Tools, mit denen wir die Nutzung dieser Lizenzen überwachen können. Aber diese Berichte reichen uns nicht aus, um festzustellen, welche Abteilungen diese Lizenzen nutzen. Wir können den Nutzer identifizieren, aber es kostet uns Zeit, herauszufinden, wer dieser Nutzer ist und aus welcher Abteilung er oder sie stammt. Normalerweise können wir das überprüfen – wie zum Beispiel bei SELECTserver von Bentley, das es schon vor etwa 15 Jahren gab –, dort gibt es zwar einen solchen Bericht, der jedoch nur den Computernamen und den Nutzer angibt, nicht aber die Abteilung oder andere Details.

[07:50] Emmanuel Elicanal: Normalerweise brauchen wir etwa eine Stunde, wenn wir Glück haben, oder vielleicht auch zwei Stunden, um diese Nutzung manuell zu erfassen – und das betraf damals nur 90 Lizenzen.

[08:00] Emmanuel Elicanal: Also haben wir uns eine Initiative, eine Lösung überlegt und darüber nachgedacht, wie wir dieses Problem überwinden könnten. Wir haben verschiedene Softwareanbieter eingeladen und nach solchen gesucht, die auf unsere Anfragen und Bedenken eingehen konnten. Open iT war eines der drei Software-Messsysteme, die im Rahmen eines POC getestet wurden. Wie Sir June bereits erwähnt hat, ist der erste Schritt bei der Anschaffung von Open iT die Durchführung eines POC. In dieser Zeit haben wir Open iT von Januar bis Mai 2012 im Rahmen eines Proof of Concept getestet – der POC dauerte fast vier Monate. Open iT war also nur eines von mehreren Produkten; wir haben auch verschiedene andere Software-Messlösungen in Betracht gezogen. Aber Open iT war das Produkt, für das wir uns letztendlich entschieden haben.

[08:57] Emmanuel Elicanal: Ich möchte Ihnen kurz erzählen, wie wir auf Open iT gestoßen sind – natürlich über Google. Wir haben also einfach „Software Asset Management“ eingegeben – das war unser Suchbegriff – und eines der Ergebnisse war Open iT. Das hat uns damals tatsächlich überrascht – wir dachten, Open iT hätte seinen Sitz in Manila, waren aber überrascht, dass das Unternehmen im Süden der Philippinen ansässig ist, drei Stunden von Manila entfernt.

[09:39] Emmanuel Elicanal: Und Open iT wurde nach diesem POC ausgewählt. Die Kriterien, die uns dazu bewogen haben, uns für Open iT zu entscheiden, waren zum einen die Berichte – denn Open iT kann die benötigten Berichte ohne großen Anpassungsaufwand erstellen; das ist einer der Vorteile der Berichterstellung bei Open iT. Und dann die Nutzungsanalyse – denn das Tool kann nicht nur Berichte erstellen, sondern auch detaillierte Nutzungsanalysen durchführen. Das hat Sir June vorhin auch erwähnt – dazu gehört die Analyse der Nutzung einer bestimmten Software in Abhängigkeit von der CPU-Auslastung, den E/A-Vorgängen sowie den Tastatur- und Mausaktivitäten.

[10:33] Emmanuel Elicanal: Und, wissen Sie, Open iT – wir haben Open iT im September 2012 eingeführt. Wir hatten also von Januar bis Mai den POC durchgeführt, und die Entscheidung fiel im September 2012. Und als wir das taten, führte Open iT auch eine Schulung zum Wissenstransfer durch, die einen Monat später, im Oktober, stattfand – das ist das Gute an Open iT.

[11:05] Emmanuel Elicanal: Und einer der ersten Schritte – ich weiß nicht, ob Sie bereits mit einem Software-Messtool arbeiten – einer der besten Schritte unmittelbar nach der Einführung eines Software-Messsystems ist die Einführung einer Richtlinie. Sie müssen standardisieren, wie Sie Ihre Software erfassen möchten, denn bereits 2012, als wir das System eingeführt haben, haben wir die Nutzung von Open iT standardisiert. Darin sind die Zuständigkeiten, die Abläufe usw. zusammengefasst. Damals begannen wir damit, monatliche Berichte zu erstellen, die ausschließlich die Lizenznutzung für ausgewählte kritische Software zeigten – wir begannen also mit den gängigsten Tools, die kritisch waren und zu diesem Zeitpunkt im Projekt genutzt wurden.

[12:05] Emmanuel Elicanal: Um Ihnen unsere ersten Berichte von vor 15 Jahren zu zeigen: Wie Sie hier sehen können, handelt es sich um unseren monatlichen AutoCAD-Nutzungsbericht, den wir natürlich jeden Monat erstellen. Hier sehen Sie also unsere maximal verfügbare Lizenzanzahl, nämlich 155. Die Fachbereiche – also alle Ingenieurfachbereiche – hatten jedoch nur 152 prognostiziert. Vermutlich gingen sie davon aus, dass noch drei Lizenzen verfügbar waren, doch mithilfe von Open iT konnten wir die tatsächlich maximal genutzte Lizenzzahl ermitteln, also die Spitzenauslastung, die bei gerade einmal 120 lag – was bedeutet, dass wir in diesem Zeitraum 35 verfügbare Lizenzen hatten, die noch ungenutzt blieben. Dies ist also ein Beispiel dafür, wie Open iT Ihnen Einblicke in Ihre Softwarenutzung verschaffen kann.

[13:10] Emmanuel Elicanal: Und dieser zweite Bericht – das ist unser monatlicher AutoCAD-Nutzungsbericht, der die Nutzung nach Abteilungen aufschlüsselt. Hier sehen Sie also die verschiedenen Fachbereiche, die wir haben: Bauwesen, Elektrotechnik, Mess- und Regeltechnik, Maschinenbau, Rohrleitungsbau, Rohrleitungstechnik, Verfahrenstechnik, Projekt-IT und Projektplanung. Wie Sie sehen, bezieht sich dieser Bericht auf den Monat Dezember 2013. Wie Sie anhand unserer Analyse sehen können, haben die Bereiche Rohrleitungsbau, Maschinenbau, Rohrleitungstechnik, Projekt-IT und Messtechnik die prognostizierte maximale Anzahl verfügbarer Lizenzen überschritten. Hier erkennen Sie auch einen Trend, der Ihnen Einblicke in die Nutzung der Lizenzen durch die einzelnen Abteilungen vermittelt.

[14:06] Emmanuel Elicanal: Das Gute daran ist auch, dass wir dadurch diesen jährlichen Nutzungsbericht erhalten, der den Trend aufzeigt – die verfügbaren Lizenzen, die Spitzenauslastung und die Prognose, und zwar auf monatlicher Basis. Die blaue Linie zeigt also die verfügbaren Lizenzen für das gesamte Jahr, die grüne Linie ist die Prognose und die rote Linie ganz unten ist die Spitzenauslastung. Hier sieht man also die große Lücke zwischen den verfügbaren Lizenzen und der tatsächlichen Spitzenauslastung auf monatlicher Basis. Auf diese Weise liefert uns Open iT wertvolle Einblicke.

[14:49] Emmanuel Elicanal: Eine der konkreten Erfahrungen, die wir bereits im Jahr 2013 gemacht haben – das ist nur eine von vielen. Wir haben zahlreiche Erfahrungen damit gemacht, wie Open iT uns dabei geholfen hat, unsere Kosten zu optimieren, und dies ist nur eine davon.

[14:56] Emmanuel Elicanal: Bereits im November 2013 gab es eine Prognose, wonach die Nutzung der CAD-Lizenzen die Anzahl der verfügbaren Lizenzen um zwei übersteigen würde – das sind nur zwei, nur um Ihnen ein Beispiel zu geben, aber das ist eine tatsächliche Erfahrung. Es gab also wahrscheinlich eine Gegenmaßnahme, die wir ergreifen konnten. Option eins: Wir hätten diese Lizenz sofort erwerben können. Aber dank Open iT hatten wir nun auch Option zwei – wir konnten die monatliche Entwicklung der CAD-Lizenznutzung analysieren. CPh entschied sich daher eindeutig für Option zwei, was uns half, einen unnötigen Kauf zu vermeiden. So konnten wir nicht nur Kosten einsparen, sondern auch unsere verfügbaren Lizenzen wirklich optimieren, um sie für dieses bestimmte Projekt bereitzustellen. Die ursprüngliche Prognose für den CAD-Lizenzbedarf im November 2013 lag damals bei 157, doch auf der Grundlage der von Open iT erfassten tatsächlichen Nutzung ergab die Analyse, dass nur 123 Lizenzen benötigt wurden – was bedeutete, dass wir über genügend Lizenzen verfügten, um die von der jeweiligen Fachabteilung angeforderten zwei Lizenzen abzudecken.

[16:53] Emmanuel Elicanal: Warum haben wir uns also für Open iT entschieden – warum entscheiden wir uns für Open iT? Erstens wegen des einfachen Zugriffs auf Lizenzdaten zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Zweitens erhalten wir damit Echtzeitberichte, die gleichzeitig zuverlässig sind – aktuelle, monatliche und jährliche Berichte –, und gleichzeitig bietet es eine detaillierte Analyse der Nutzungstrends, was uns hilft, unsere verfügbaren Lizenzen ohne unnötige Ausgaben optimal zu nutzen. Und schließlich ist Open iT ein einfaches Tool, das aber keineswegs simpel ist – es ermöglicht uns eine äußerst präzise Verwaltung und Optimierung unserer Softwarelizenzen.

[17:45] Emmanuel Elicanal: Ich möchte Ihnen nun einige Beispiele für die aktuelle Nutzung von Open iT zeigen. Es ist gut, dass Sir June uns die herkömmliche Art der Berichterstellung mit Open iT vorgestellt hat – das machen wir nach wie vor. Das Tolle an Open iT ist jedoch, abgesehen von den Berichten, die es auf herkömmliche Weise bereitstellt, dass Open iT nun auch in Power BI integriert werden kann.

[18:01] Emmanuel Elicanal: Früher waren wir bereits mit SSRS, dem SQL-Berichtssystem, zufrieden, aber jetzt können wir visuelle Dashboards erstellen, um die Nutzung unserer Software zu überwachen, und es liefert Trends zur Lizenznutzung.

[18:36] Emmanuel Elicanal: Ich weiß nicht, ob Sie Bluebeam kennen, aber das ist eines der Tools, mit denen wir ein Dashboard erstellt haben. In diesem Dashboard können Sie also die Nutzung der einzelnen Fachbereiche – Rohrleitungsbau, Bauwesen, Elektrotechnik – einsehen. Sie können einfach darauf klicken, und sobald Sie das tun, sehen Sie die aktive und inaktive Nutzung pro Stunde. Außerdem wird ein Diagramm angezeigt, das auf der verstrichenen Zeit pro Fachbereich basiert. Sie können auch die Dauer auswählen, und das Tool erstellt Ihnen dann den gewünschten Bericht.

[19:21] Emmanuel Elicanal: Das hier ist also für Bluebeam. Wir haben das Gleiche auch für AutoCAD gemacht – dieses Dashboard ist nicht ausschließlich für AutoCAD gedacht, sondern umfasst auch andere Autodesk-Software wie Civil 3D, Forma, Navisworks und Revit. Es liefert also ebenfalls einen fachbereichsspezifischen Bericht und zeigt gleichzeitig die aktive und inaktive Nutzung an. Abgesehen davon ist dieses Dashboard speziell für AutoCAD gedacht – es ist eines der ersten Dashboards, die wir erstellt haben. Auch hier handelt es sich um einen nach Fachbereichen gegliederten Bericht, in dem Sie, ähnlich wie beim vorherigen, bestimmte Datumsbereiche auswählen können und dann ebenfalls die aktive und inaktive Nutzung angezeigt bekommen. Außerdem werden die jeweiligen Nutzer und Abteilungen sowie das von ihnen verwendete Paket angezeigt.

[20:31] Emmanuel Elicanal: Das Gleiche haben wir auch mit Bentley gemacht. Wir versuchen nun, Dashboards für fast alle – unser Ziel ist es, ein Dashboard für die gesamte von uns genutzte Engineering-Software zu erstellen. Derzeit konnten wir mit Hilfe von Open iT dieses Dashboard erstellen, indem wir ebenfalls über SQL eine Verbindung zur Bentley Cloud hergestellt haben. So konnten wir alle Anwendungen aus unserem Portfolio zusammenführen und anschließend alle diese Daten konsolidieren, einschließlich der Analyse der Spitzenauslastung, unserer verfügbaren Lizenzen und unserer Nutzung – gleichzeitig sowohl in Form von abteilungsbezogenen Berichten als auch in Form von Berichten zu bestimmten Benutzern.

[21:22] Emmanuel Elicanal: Das Gleiche haben wir auch für unsere Hexagon-Produkte getan, die früher zu Intergraph gehörten. So ermöglichen wir es dem Benutzer, bestimmte Tools von Hexagon auszuwählen – CAESAR II, PV Elite, Smart 3D, SmartPlant Spoolgen, SmartSketch –, und zeigen ihm in ähnlicher Weise den Bericht an, in dem sowohl aktive als auch inaktive Lizenzen sowie die maximal mögliche Nutzung gleichzeitig angezeigt werden.

[21:54] Emmanuel Elicanal: Das war’s eigentlich schon von unserer Seite – wir wollten Ihnen lediglich einen Überblick darüber geben, wie wir Open iT einsetzen. Ich möchte jedoch alle dazu ermutigen: Wenn Sie sich für Software-Messung interessieren – insbesondere für Software-Intelligence, denn genau darum geht es bei unserem Software-Intelligence-Angebot – geht es nicht wirklich um Software, sondern, wie Sir Robert mir gegenüber erwähnt hat, ist einer der Gründe, warum wir das tun, nicht nur das Sammeln von Daten oder Informationen, sondern die Möglichkeit, diese Informationen tatsächlich für unsere Entscheidungsfindung zu nutzen – um Gewinne zu erzielen, Kosten zu senken, unsere Zeitpläne zu optimieren, unsere Geschäftsergebnisse zu verbessern und auch unsere Effizienz zu steigern. Bevor Sie also über Software-Metering sprechen, sollten Sie genauso vorgehen wie wir: Wir haben ermittelt, für welche Software wir zu viel ausgeben und welche Dinge wir nicht kontrollieren können. Diese schwierigen Fragen werden Ihnen helfen, die richtige Technologie oder das richtige Tool zu finden – genau wie Open iT. Ja, das war’s auch schon, vielen Dank.