Mejores decisiones gracias a la visibilidad del software

[00:04] Emmanuel Elicanal: Buenas tardes de nuevo. Me llamo Emmanuel Elicanal, de Chiyoda Filipinas. Podéis llamarme Noel, para abreviar. Actualmente ocupo el cargo de responsable de infraestructura e iniciativas digitales, y me encargo del soporte informático de los proyectos y, al mismo tiempo, de la transformación digital.

[00:39] Emmanuel Elicanal: Mi tema trata sobre cómo tomar mejores decisiones gracias a la visibilidad del software, porque, como ha mencionado Sir Robert, gestionamos muchos proyectos —especialmente de EPC— y no solo proyectos pequeños, sino también proyectos realmente grandes. Y cuando hablamos de proyectos grandes, también hablamos de un enorme número de horas de trabajo.

[01:00] Emmanuel Elicanal: Y cuando hablamos de horas de trabajo, sobre todo en ingeniería como empresa de diseño, utilizamos muchos tipos de software, y llegamos a un punto en el que Sir Robert se convirtió en nuestro responsable de TI; en aquel momento teníamos dificultades, especialmente cuando llegaban nuevos proyectos. Por lo general, nos limitamos a partir de las licencias de las que disponemos, por lo que nos resulta fácil facturar al cliente el número de licencias que utilizamos y comprar solo las que necesitamos. Pero uno de los problemas de este enfoque es que no estamos ofreciendo un coste optimizado a nuestro cliente y, al mismo tiempo, no conseguimos llevar un control adecuado de las licencias que realmente utilizamos.

[02:06] Emmanuel Elicanal: Para que podáis seguirme en esta presentación, esta tarde voy a mostraros dos cosas: en primer lugar, nuestra evolución de la medición manual a la automática del software; y, en segundo lugar, cómo utilizamos actualmente Open iT —no lo voy a explicar todo, sino que os daré una visión general—.

[02:22] Emmanuel Elicanal: Como ya se ha mencionado, nos enfrentamos a estos retos, que probablemente llevan más de un año surgiendo, pero ya en 2012 intentamos encontrar una forma de resolverlos. Y en aquel momento nos planteamos estas tres preguntas principales. Número uno: ¿cuántas licencias tenemos realmente en nuestro inventario? Porque cuando llega un nuevo proyecto, normalmente, cuando un departamento de ingeniería o una disciplina concreta necesita un software específico —como, por ejemplo, AutoCAD—, aunque llevemos una hoja de control o una hoja de cálculo, sabemos más o menos el número de licencias que hemos comprado, pero estas hojas de cálculo son imprecisas. Por lo tanto, son propensas a errores humanos y, normalmente, no estamos seguros de si los datos reflejados en esas hojas de cálculo son realmente correctos o precisos. Así que nos surge esta pregunta: ¿son estos datos realmente el número de licencias que tenemos en nuestro inventario? Y la segunda pregunta es: ¿cuántas licencias están realmente en uso y cuántas licencias disponibles podemos ofrecer, de modo que podamos mitigar o evitar la compra de una nueva? Estas eran las preguntas que nos planteábamos.

[03:53] Emmanuel Elicanal: Así que, junto con estas preguntas, estos eran también los problemas habituales que teníamos en aquella época. Una vez que probablemente lográbamos identificar el número de licencias de nuestro inventario, no estábamos seguros de si esas licencias seguían siendo suficientes para respaldar nuestras operaciones y, al mismo tiempo, tampoco teníamos claro si las solicitudes que se nos presentaban para obtener licencias adicionales… Nos resultaba difícil validar esas solicitudes y, si lográbamos validar lo que necesitábamos, era para justificar o aportar pruebas que respaldaran la compra de licencias adicionales. Así que, normalmente, en aquella época nos limitábamos a hacer conjeturas: en realidad no contábamos con un seguimiento adecuado, aunque registrábamos los datos en una hoja de cálculo.

[05:03] Emmanuel Elicanal: Bueno, para que os hagáis una idea de lo que hacíamos: normalmente, esas licencias de software las gestionaba cada departamento. Aunque, como departamento de TI, una de nuestras responsabilidades es gestionar nuestros activos informáticos, los propietarios y usuarios de ese software son las disciplinas de ingeniería. Así que, normalmente, cuando surge un nuevo proyecto, les enviamos una hoja de cálculo mensual que deben rellenar manualmente —por lo general, por correo electrónico— y, a continuación, indican, por ejemplo, cuántas licencias de AutoCAD necesitan, cuántas herramientas de SmartPlant o de AVEVA, si conocéis ese software. Así pues, normalmente confirmamos esas licencias basándonos en las previsiones realizadas manualmente por cada departamento, por lo que no existe un seguimiento realmente adecuado. Por lo tanto, esos departamentos suelen acaparar muchas licencias —por supuesto, quieren asegurarse de que, por ejemplo, cuando llegue un nuevo proyecto, dispongan de licencias suficientes—, por lo que, a veces, lo que reflejan no son realmente los datos correctos.

[06:19] Emmanuel Elicanal: Pues lo que hacemos es que, normalmente, estas licencias de software también cuentan con sus propios gestores de licencias. No sé si estás familiarizado con los productos de Intergraph, como, por ejemplo, SmartPlant, Smart 3D o SmartPlant P&ID; pues bien, estas herramientas tienen sus propios gestores de licencias, y dichos gestores también proporcionan herramientas con las que podemos supervisar el uso de esas licencias. Pero esos informes no nos bastan para determinar qué departamentos están utilizando esas licencias. Podemos identificar al usuario, pero también nos lleva tiempo averiguar quién es ese usuario y a qué departamento pertenece. Así que, normalmente, podemos comprobar —por ejemplo, este es SELECTserver de Bentley, de hace unos 15 años—, que ofrece este tipo de informe, pero solo refleja el nombre del ordenador y el usuario, no el departamento ni otros detalles.

[07:50] Emmanuel Elicanal: Normalmente, nos lleva aproximadamente una hora, si tenemos suerte, o quizá dos horas, contabilizar manualmente ese uso —y en aquella ocasión solo se trataba de 90 licencias—.

[08:00] Emmanuel Elicanal: Así que pensamos en una iniciativa, en una solución, y en cómo podríamos superar esto. Lo que hicimos fue invitar y buscar a varios proveedores de software que pudieran dar respuesta a nuestras consultas y preocupaciones. Así pues, Open iT fue uno de los tres sistemas de medición por software que se sometieron a pruebas de concepto (POC). Como ha mencionado anteriormente el señor June, el primer paso, si se quiere adquirir Open iT, es llevar a cabo una prueba de concepto. Y durante ese tiempo probamos Open iT mediante una prueba de concepto entre enero y mayo de 2012; fueron casi cuatro meses de pruebas. Así pues, Open iT fue solo uno de ellos; también barajamos otros productos de medición por software. Pero Open iT fue el afortunado que elegimos.

[08:57] Emmanuel Elicanal: Solo para contaros cómo llegamos a encontrar Open iT —por supuesto, nada menos que a través de Google—. Lo que hicimos fue escribir «gestión de activos de software»; esa fue la palabra clave que utilizamos, y uno de los resultados que obtuvimos fue Open iT. La verdad es que nos sorprendió en aquel momento: pensábamos que Open iT tenía su sede en Manila, pero nos sorprendió descubrir que se encontraba al sur de Filipinas, a tres horas de Manila.

[09:39] Emmanuel Elicanal: Y Open iT fue seleccionada tras esa prueba de concepto (POC), y los criterios que nos llevaron a elegir Open iT son, en primer lugar, los informes, ya que Open iT puede generar fácilmente los informes necesarios sin necesidad de demasiada personalización; esa es una de las ventajas de la función de generación de informes de Open iT. Y, en segundo lugar, el análisis de uso, ya que, además de los informes, la herramienta también puede realizar análisis de uso en profundidad. Eso es lo que Sir June también mencionó anteriormente: puede incluir el análisis del uso de un software concreto en función de la CPU, las E/S y las actividades del teclado y el ratón.

[10:33] Emmanuel Elicanal: Y, ya sabes, Open iT — implementamos Open iT en septiembre de 2012. Así que habíamos iniciado la prueba de concepto (POC) desde enero hasta mayo, y la decisión se tomó en septiembre de 2012. Y cuando lo hicimos, Open iT también llevó a cabo una formación de transferencia de conocimientos, que se realizó un mes después, en octubre; eso es lo bueno de Open iT.

[11:05] Emmanuel Elicanal: Y uno de los primeros pasos —no sé si ya estás utilizando una herramienta de medición de software—; uno de los mejores pasos justo después de implementar un sistema de medición de software es establecer una política. Hay que estandarizar la forma en que se quiere medir el uso del software, porque allá por 2012, cuando lo implementamos, estandarizamos cómo íbamos a utilizar Open iT, y esto resume las responsabilidades, los procedimientos, etc., por lo que en aquel momento empezamos por generar informes mensuales que mostraban el uso de licencias únicamente para un software crítico seleccionado; es decir, partimos de las herramientas más comunes que son críticas y que el proyecto utilizaba en aquel momento.

[12:05] Emmanuel Elicanal: Bueno, solo para mostraros nuestros informes iniciales de hace ya 15 años: como podéis ver aquí, este es nuestro informe mensual de uso de AutoCAD, que elaboramos cada mes, por supuesto. Aquí podéis ver nuestro número máximo de licencias disponibles, que es de 155. Pero las disciplinas —todas las disciplinas de ingeniería— solo habían previsto 152. Probablemente pensaban que aún quedaban tres disponibles, pero gracias a Open iT pudimos medir el número máximo real de licencias utilizadas, es decir, el pico de uso, que es de solo 120, lo que significa que teníamos 35 licencias disponibles que aún no se habían utilizado durante ese periodo. Así pues, esta es otra de las formas en las que Open iT puede ofreceros información detallada sobre el uso de vuestro software.

[13:10] Emmanuel Elicanal: Y este segundo informe —se trata de nuestro informe mensual de uso de AutoCAD, que muestra el uso por departamentos—. Aquí podéis ver las distintas disciplinas con las que contamos: ingeniería civil, eléctrica, de instrumentación, mecánica, de tuberías, tecnología de tuberías, de procesos, TI de proyectos e ingeniería de proyectos. Como podéis ver, estos datos corresponden al mes de diciembre de 2013. Como pueden ver, según nuestro análisis, las disciplinas de tuberías, mecánica, tecnología de tuberías, TI de proyectos e instrumentación han superado el número máximo de licencias disponibles previsto. Aquí también pueden observar una tendencia que les permite hacerse una idea de cómo utiliza cada departamento sus licencias.

[14:06] Emmanuel Elicanal: Lo bueno es también que nos permite disponer de este informe de uso anual, que muestra la tendencia: las licencias disponibles, el pico de uso y la previsión, mes a mes. Así, la línea azul muestra las licencias disponibles para todo el año, la línea verde es la previsión y la línea roja de la parte inferior es el pico de uso. Como se puede ver aquí, existe una gran diferencia entre las licencias disponibles y el pico de uso real cada mes. Así es como Open iT nos proporciona información detallada.

[14:49] Emmanuel Elicanal: Bueno, una de las experiencias concretas que tuvimos allá por 2013 —esta es solo una de ellas—. Tuvimos muchas experiencias sobre cómo Open iT nos ayudó a optimizar nuestros costes, y esta es solo una de ellas.

[14:56] Emmanuel Elicanal: Pues bien, allá por noviembre de 2013, se preveía que el uso de las licencias CAD superaría en dos el número de licencias disponibles —se trata solo de dos, a modo de ejemplo, pero es algo que realmente ocurrió—. Así que probablemente podíamos tomar alguna medida para solucionarlo. Opción uno: podíamos adquirir esa licencia de inmediato. Pero teníamos una segunda opción, gracias a Open iT : podíamos evaluar la tendencia de uso mensual de las licencias de CAD. Así que, sin duda, CPh decidió optar por la segunda opción, lo que nos ayudó a evitar una compra innecesaria. Así que no solo nos ayudó a reducir costes, sino que también nos permitió optimizar realmente nuestras licencias disponibles para destinarlas a ese proyecto concreto. La previsión inicial de licencias de CAD para noviembre de 2013, en aquel momento, era de 157, pero, basándonos en el uso real recopilado por Open iT, vimos que el análisis indicaba solo 123 licencias, lo que significaba que disponíamos de muchas licencias que podían cubrir esas dos solicitadas por esa disciplina en concreto.

[16:53] Emmanuel Elicanal: Entonces, ¿por qué elegimos —por qué elegimos— Open iT? En primer lugar, por la facilidad para acceder a los datos de las licencias en cualquier momento. En segundo lugar, nos proporcionan informes en tiempo real y fiables —actuales, mensuales y anuales— y, al mismo tiempo, ofrecen un análisis en profundidad de las tendencias de uso, lo que nos ayuda a sacar el máximo partido a nuestras licencias disponibles sin gastos innecesarios. Y, por último, Open iT es una herramienta sencilla, pero en realidad no lo es tanto: nos permite gestionar y optimizar las licencias de software con gran precisión.

[17:45] Emmanuel Elicanal: Me gustaría mostraros algunos de los usos actuales de Open iT . Ha sido muy útil que Sir June nos haya mostrado la forma tradicional de generar informes que ofrece Open iT , y seguimos haciéndolo. Sin embargo, lo bueno de Open iT, además de los informes que ofrece de esa forma tradicional, es que Open iT ahora también se puede integrar con Power BI.

[18:01] Emmanuel Elicanal: Antes ya estábamos satisfechos con SSRS, el sistema de informes de SQL, pero ahora podemos crear paneles visuales para supervisar el uso de nuestro software y nos ofrece tendencias sobre el uso de las licencias.

[18:36] Emmanuel Elicanal: No sé si conoces Bluebeam, pero es una de las herramientas en las que hemos creado un panel de control. En este panel de control se puede ver el uso de cada especialidad —tuberías, obra civil, electricidad—; basta con hacer clic en ella y, al hacerlo, se puede ver su uso activo e inactivo por hora; además, muestra un gráfico basado en el tiempo transcurrido por cada especialidad, y también se puede seleccionar la duración para obtener el informe que se necesite.

[19:21] Emmanuel Elicanal: Esto es para Bluebeam. También hicimos lo mismo para AutoCAD; aunque este no es exclusivo de AutoCAD, sino que incluye otros programas de Autodesk, como Civil 3D, Forma, Navisworks y Revit. Así pues, también ofrece un informe por disciplina y, al mismo tiempo, muestra los usos activos e inactivos. Aparte de esto, este está dedicado a AutoCAD; es uno de los primeros paneles de control que creamos. Se trata también de un informe por disciplina en el que, al igual que en el anterior, puedes seleccionar fechas concretas y te mostrará el uso activo e inactivo. Además, indica los usuarios y departamentos específicos, así como el paquete concreto que están utilizando.

[20:31] Emmanuel Elicanal: Pues hicimos lo mismo con Bentley. Ahora estamos intentando crear paneles de control para casi… Nuestro objetivo es crear un panel de control para todo el software de ingeniería que utilizamos. Así que, en estos momentos, con la ayuda de Open iT, hemos podido crear este panel de control conectándonos a Bentley Cloud también a través de SQL. Así, hemos podido reunir todas las aplicaciones de nuestra cartera y consolidar todos estos datos, mostrando el análisis de picos de uso, nuestras licencias disponibles y nuestro uso; al mismo tiempo, generamos informes por departamentos y, además, informes específicos por usuario.

[21:22] Emmanuel Elicanal: También hicimos lo mismo con nuestros productos de Hexagon, anteriormente Intergraph. Así, permitimos al usuario seleccionar herramientas concretas de Hexagon —CAESAR II, PV Elite, Smart 3D, SmartPlant Spoolgen, SmartSketch— y, de forma similar, se muestra el informe, con las licencias activas e inactivas, así como las licencias disponibles y el análisis del uso máximo.

[21:54] Emmanuel Elicanal: Bueno, en realidad eso es todo por nuestra parte: solo queríamos ofreceros una visión general de cómo utilizamos Open iT. Pero me gustaría animar a todos, si os interesa la medición de software —especialmente la inteligencia de software, ya que esta es nuestra inteligencia de software —, no se trata realmente del software en sí, sino que, como me comentó Sir Robert, una de las razones por las que hacemos esto no es solo recopilar datos o información, sino poder utilizar realmente esta información para nuestra toma de decisiones: para generar beneficios, reducir costes, mejorar nuestros plazos, mejorar nuestros resultados empresariales y también mejorar nuestra eficiencia. Así que, antes de hablar de la medición del software, haced lo mismo que hicimos nosotros: identificad en qué software estamos gastando de más y cuáles son los aspectos que no podemos controlar. Estas preguntas difíciles os ayudarán a dar con una tecnología o herramienta adecuada —como Open iT —. Bueno, eso es todo, gracias.