Melhores decisões através da visibilidade do software

[00:04] Emmanuel Elicanal: Boa tarde, mais uma vez. Chamo-me Emmanuel Elicanal, da Chiyoda Filipinas. Podem chamar-me Noel, para abreviar. Atualmente, desempenho funções como um dos gestores de infraestruturas e iniciativas digitais, ocupando-me do apoio informático aos projetos e, ao mesmo tempo, da transformação digital.

[00:39] Emmanuel Elicanal: O meu tema é, portanto, sobre melhores decisões através da visibilidade do software, porque, tal como referido por Sir Robert, estamos a gerir muitos projetos — em particular projetos EPC — e não apenas projetos pequenos, mas sim projetos realmente de grande dimensão. E quando falamos de projetos de grande dimensão, estamos também a falar de um número enorme de horas de trabalho.

[01:00] Emmanuel Elicanal: E quando falamos de horas-homem, especialmente na engenharia, como somos uma empresa de conceção, utilizamos muitos tipos de software e chegámos a um ponto em que o Sir Robert se tornou o nosso gestor de TI — naquela altura estávamos a enfrentar desafios, especialmente quando surgiam novos projetos. Normalmente, partimos do princípio das nossas licenças disponíveis, pelo que é fácil para nós cobrar ao cliente pelo número de licenças que estamos a utilizar e adquirir apenas o que precisamos. Mas um dos desafios dessa abordagem é que não estamos a oferecer um custo otimizado ao nosso cliente e, ao mesmo tempo, verificamos a falta de um controlo adequado das licenças que estamos realmente a utilizar.

[02:06] Emmanuel Elicanal: Então, para que possam acompanhar esta apresentação comigo, vou mostrar apenas duas coisas esta tarde: em primeiro lugar, a nossa evolução da medição manual para a medição automática de software e, em segundo lugar, a forma como utilizamos atualmente o Open iT — não vou abordar tudo, mas apenas dar uma visão geral.

[02:22] Emmanuel Elicanal: Como já foi referido, enfrentamos estes desafios, que surgiram provavelmente há mais de um ano, mas tentámos encontrar uma forma de os resolver já em 2012. E, nessa altura, tínhamos estas três questões principais. Primeira: quantas licenças temos realmente no nosso inventário? Porque quando surge um novo projeto, normalmente, quando um determinado departamento de engenharia ou área de especialização precisa de um software específico — como, por exemplo, o AutoCAD —, embora tenhamos uma folha de controlo ou uma folha de cálculo, sabemos provavelmente o número de licenças que adquirimos, mas essas folhas de cálculo são imprecisas. Portanto, estão sujeitas a erros humanos e, normalmente, não temos a certeza se os dados refletidos nessas folhas de cálculo estão realmente corretos ou precisos. Por isso, surge esta questão: os dados aqui apresentados correspondem realmente ao número de licenças que temos no nosso inventário? E a segunda questão é: quantas licenças estão realmente a ser utilizadas e quantas licenças disponíveis podemos disponibilizar, de modo a podermos mitigar ou evitar a aquisição de uma nova? Estas eram, portanto, as questões que tínhamos.

[03:53] Emmanuel Elicanal: Portanto, a par destas questões, estes eram também os problemas comuns que enfrentávamos naquela altura. Assim que conseguíamos identificar o número de licenças no nosso inventário, não tínhamos a certeza se essas licenças ainda eram suficientes para suportar as nossas operações e, ao mesmo tempo, também não sabíamos se os pedidos que nos eram feitos para licenças adicionais — era difícil para nós validar esses pedidos e, se conseguíssemos validar o que precisávamos, era para justificar ou apresentar provas para a aquisição de licenças adicionais. Por isso, normalmente, naquela altura, limitávamo-nos a fazer suposições — não tínhamos realmente um acompanhamento adequado, embora estivéssemos a registar os dados numa determinada folha de cálculo.

[05:03] Emmanuel Elicanal: Só para vos mostrar o que estávamos a fazer: normalmente, essas licenças de software eram controladas por cada departamento. Embora, enquanto departamento de TI, seja uma das nossas responsabilidades gerir os nossos ativos de TI, os proprietários e utilizadores desse software são as disciplinas de engenharia. Assim, normalmente, quando surge um novo projeto, enviamos-lhes uma folha de cálculo mensal que têm de preencher manualmente — normalmente por e-mail — e, depois, indicam, por exemplo, de quantas licenças do AutoCAD precisam, de quantas ferramentas do SmartPlant precisam ou do AVEVA, se estiverem familiarizados com esse software. Assim, normalmente confirmamos essas licenças com base na previsão feita manualmente por cada departamento, pelo que não existe um acompanhamento realmente adequado. Por isso, normalmente esses departamentos estão a acaparar muitas licenças — é claro que querem garantir que, por exemplo, quando surgir um novo projeto, tenham licenças suficientes —, pelo que, por vezes, o que apresentam não corresponde realmente aos dados corretos.

[06:19] Emmanuel Elicanal: Então, o que fazemos — normalmente, estas licenças de software também têm os seus próprios gestores de licenças. Não sei se está familiarizado com os produtos da Intergraph, como, por exemplo, o SmartPlant, o Smart 3D ou o SmartPlant P&ID — estas ferramentas têm os seus próprios gestores de licenças, e esses gestores também disponibilizam ferramentas que nos permitem monitorizar a utilização dessas licenças. Mas esses relatórios não são suficientes para determinarmos quais os departamentos que estão a utilizar essas licenças. Conseguimos identificar o utilizador, mas também nos leva tempo a identificar quem é esse utilizador e de que departamento ele ou ela faz parte. Por isso, normalmente podemos verificar — como, por exemplo, este aqui é o SELECTserver da Bentley, de há provavelmente 15 anos —, que tem este tipo de relatório, mas este apenas reflete o nome do computador e do utilizador, e não o departamento nem outros detalhes.

[07:50] Emmanuel Elicanal: Normalmente, demoramos cerca de uma hora, se tivermos sorte, ou talvez duas horas, a contabilizar manualmente essa utilização — e, nessa altura, tratava-se apenas de 90 licenças.

[08:00] Emmanuel Elicanal: Por isso, pensámos numa iniciativa, numa solução e em como poderíamos superar esta situação. O que fizemos foi convidar e procurar vários fornecedores de software que pudessem dar resposta às nossas questões e preocupações. Assim, o Open iT foi um dos três sistemas de medição de software que foram testados através de um POC. Tal como mencionado anteriormente pelo Sr. June, o primeiro passo, se pretender adquirir o Open iT, é realizar uma POC. E, durante esse período, testámos o Open iT através de uma prova de conceito de janeiro a maio de 2012 — foram quase 4 meses de POC. Portanto, o Open iT foi apenas uma das opções; também analisámos vários outros produtos de software de medição. Mas o Open iT foi o escolhido.

[08:57] Emmanuel Elicanal: Só para vos contar como descobrimos o Open iT — claro, não foi por outro meio senão o Google. Então, o que fizemos foi simplesmente digitar «gestão de ativos de software» — essa foi a palavra-chave que utilizámos — e um dos resultados que obtivemos foi o Open iT. Na verdade, ficámos surpreendidos naquela altura — pensávamos que o Open iT estava sediado em Manila, mas ficámos surpreendidos por saber que se situava no sul das Filipinas, a três horas de Manila.

[09:39] Emmanuel Elicanal: E o Open iT foi selecionado após essa demonstração de viabilidade (POC), e os critérios que nos levaram a escolher o Open iT foram, em primeiro lugar, os relatórios — porque o Open iT consegue gerar facilmente os relatórios necessários sem grande necessidade de personalização; essa é uma das vantagens dos relatórios do Open iT. E, em seguida, a análise de utilização — porque, além dos relatórios, a ferramenta também permite realizar análises aprofundadas da utilização. Foi isso que o Sr. June também mencionou anteriormente — pode incluir a análise da utilização de um software específico com base na CPU, nas entradas/saídas (I/O) e nas atividades do teclado e do rato.

[10:33] Emmanuel Elicanal: E, como sabem, o Open iT — implementámos o Open iT em setembro de 2012. Portanto, iniciámos a prova de conceito (POC) entre janeiro e maio, e a decisão foi tomada em setembro de 2012. E quando o fizemos, a Open iT também realizou uma formação de transferência de conhecimentos, que decorreu um mês depois, em outubro — e isso é o que há de bom na Open iT.

[11:05] Emmanuel Elicanal: E um dos primeiros passos — não sei se já estão a utilizar uma ferramenta de medição de software —, um dos melhores passos logo após a implementação de um sistema de medição de software, é a implementação de uma política. É preciso padronizar a forma como se pretende medir o software, porque já em 2012, quando implementámos isso, padronizámos a forma como iríamos utilizar o Open iT, e isto resume as responsabilidades, os procedimentos, etc., tendo começado, nessa altura, por gerar relatórios mensais que mostravam a utilização de licenças apenas para software crítico selecionado — ou seja, começámos pelas ferramentas mais comuns que são críticas e que estavam a ser utilizadas pelo projeto naquela altura.

[12:05] Emmanuel Elicanal: Só para vos mostrar os nossos relatórios iniciais, de há já 15 anos: como podem ver aqui, este é o nosso relatório mensal de utilização do AutoCAD, que elaboramos mensalmente, claro. Aqui podem ver o nosso número máximo de licenças disponíveis, que é 155. Mas as disciplinas — todas as disciplinas de engenharia — previram apenas 152. Provavelmente, pensavam que ainda havia três disponíveis, mas, através do Open iT, conseguimos medir o número máximo real de licenças utilizadas, ou seja, o pico de utilização, que é de apenas 120 — o que significa que temos 35 licenças disponíveis que ainda não foram utilizadas durante esse período. Esta é também uma forma através da qual o Open iT vos pode proporcionar uma visão sobre a utilização do vosso software.

[13:10] Emmanuel Elicanal: E este segundo relatório — trata-se do nosso relatório mensal de utilização do AutoCAD, que apresenta a utilização por departamento. Aqui podem ver as várias disciplinas que temos: engenharia civil, elétrica, de instrumentação, mecânica, de tubagem, tecnologia de tubagem, de processos, TI de projeto e engenharia de projeto. Como podem ver, este relatório refere-se ao mês de dezembro de 2013. Podem ver, com base na nossa análise, que as áreas de tubagem, mecânica, tecnologia de tubagem, TI de projeto e instrumentação excederam o número máximo previsto de licenças disponíveis. Aqui também é possível observar uma tendência que vos pode dar uma ideia de como cada departamento está a utilizar as suas licenças.

[14:06] Emmanuel Elicanal: O que também é positivo é que isto permite-nos ter este relatório anual de utilização, que mostra a tendência — as licenças disponíveis, o pico de utilização e a previsão, mensalmente. Assim, a linha azul mostra as licenças disponíveis para todo o ano, a linha verde representa a previsão e a linha vermelha, na parte inferior, representa o pico de utilização. Como se pode ver aqui, existe uma grande diferença entre as licenças disponíveis e o pico de utilização real, mensalmente. É assim que o Open iT nos fornece informações úteis.

[14:49] Emmanuel Elicanal: Então, uma das experiências concretas que tivemos lá por 2013 — esta é apenas uma das experiências que tivemos. Tivemos muitas experiências que demonstraram como o Open iT nos ajudou a otimizar os nossos custos, e esta é apenas uma delas.

[14:56] Emmanuel Elicanal: Então, lá em novembro de 2013, havia uma previsão de utilização de licenças CAD que excedia as licenças disponíveis em duas — são apenas duas, só para dar um exemplo, mas trata-se de uma experiência real. Por isso, provavelmente havia uma medida que podíamos tomar. Opção um: podíamos adquirir essa licença imediatamente. Mas tínhamos agora a opção dois, graças ao Open iT — podíamos avaliar a tendência mensal de utilização das licenças de CAD. Por isso, a CPh decidiu, sem dúvida, optar pela segunda opção, o que nos ajudou a evitar uma aquisição desnecessária. Assim, isso ajudou-nos não só a reduzir custos, mas também a otimizar verdadeiramente as nossas licenças disponíveis, de modo a disponibilizá-las para aquele projeto específico. A previsão inicial de licenças de CAD para novembro de 2013, naquela altura, era de 157, mas com base na utilização real recolhida pelo Open iT, verificámos que a análise indicava apenas 123 licenças — o que significa que dispúnhamos de licenças suficientes para cobrir as duas licenças solicitadas por essa disciplina específica.

[16:53] Emmanuel Elicanal: Então, por que é que escolhemos — por que é que escolhemos o Open iT? Em primeiro lugar, devido ao fácil acesso aos dados das licenças a qualquer momento. Em segundo lugar, fornecem-nos relatórios em tempo real e, ao mesmo tempo, fiáveis — atuais, mensais e anuais —, além de uma análise aprofundada das tendências de utilização, o que nos ajuda a maximizar as nossas licenças disponíveis sem despesas desnecessárias. E, por último, o Open iT é uma ferramenta simples, mas que, na verdade, não é nada simples — proporciona-nos uma gestão e otimização de licenças de software altamente precisas.

[17:45] Emmanuel Elicanal: Gostaria, portanto, de vos mostrar algumas das formas como estamos atualmente a utilizar o Open iT. Foi bom o Sr. June ter-nos mostrado a forma tradicional de gerar relatórios que o Open iT permite — e continuamos a fazê-lo. No entanto, a vantagem do Open iT, para além dos relatórios que fornece dessa forma tradicional, é que agora também se pode integrar com o Power BI.

[18:01] Emmanuel Elicanal: Antes já estávamos satisfeitos com o SSRS, o sistema de relatórios do SQL, mas agora podemos criar painéis visuais para monitorizar a utilização do nosso software, e isso permite-nos ver as tendências de utilização das licenças.

[18:36] Emmanuel Elicanal: Não sei se está familiarizado com o Bluebeam, mas esta é uma das ferramentas em que criámos um painel de controlo. Neste painel, pode ver a utilização de cada área — tubagens, engenharia civil, eletricidade — basta clicar na respetiva área e, ao fazê-lo, poderá ver a utilização ativa e inativa por hora; além disso, é apresentado um gráfico com base no tempo decorrido por cada área, e também pode selecionar a duração, obtendo assim o relatório de que necessita.

[19:21] Emmanuel Elicanal: Então, isto é para o Bluebeam. Também fizemos o mesmo para o AutoCAD — este não se limita apenas ao AutoCAD, inclui também outro software da Autodesk, como o Civil 3D, o Forma, o Navisworks e o Revit. Assim, isto também fornece um relatório por área de especialização e, ao mesmo tempo, mostra as utilizações ativas e inativas. Além disto, este é dedicado ao AutoCAD — é um dos primeiros painéis que criámos. Trata-se também de um relatório por área de especialização em que, à semelhança do anterior, é possível selecionar datas específicas e, em seguida, o relatório apresenta igualmente as utilizações ativas e inativas. Apresenta ainda os utilizadores e departamentos específicos, bem como o pacote específico que estão a utilizar.

[20:31] Emmanuel Elicanal: Fizemos o mesmo com a Bentley. Estamos agora a tentar criar painéis de controlo para quase todos — o nosso objetivo é criar um painel de controlo para todo o software de engenharia que utilizamos. Neste momento, com a ajuda do Open iT, conseguimos criar este painel de controlo ligando-nos à Bentley Cloud também através do SQL. Conseguimos, assim, reunir todas as aplicações do nosso portfólio e, em seguida, consolidar todos estes dados, apresentando a análise dos picos de utilização, as nossas licenças disponíveis e a nossa utilização — ao mesmo tempo que geramos relatórios por departamento e relatórios específicos por utilizador.

[21:22] Emmanuel Elicanal: Fizemos o mesmo com os nossos produtos da Hexagon, anteriormente conhecidos como Intergraph. Assim, permitimos que o utilizador selecione ferramentas específicas da Hexagon — CAESAR II, PV Elite, Smart 3D, SmartPlant Spoolgen, SmartSketch — e, de forma semelhante, o sistema apresenta o relatório, indicando as licenças ativas e inativas, bem como as licenças disponíveis e a análise da utilização máxima.

[21:54] Emmanuel Elicanal: Bem, na verdade, é tudo por hoje da nossa parte — apenas para vos dar uma visão geral de como estamos a utilizar o Open iT. Mas gostaria apenas de encorajar todos: se se interessam por medição de software — especialmente por inteligência de software, já que esta é a nossa inteligência de software — não se trata propriamente de software, mas, tal como o Sir Robert me referiu, uma das razões pelas quais estamos a fazer isto não é apenas para recolher dados ou informações, mas para podermos realmente utilizar essa informação na nossa tomada de decisões — para conseguirmos gerar lucro, reduzir custos, melhorar os nossos prazos, melhorar os nossos resultados empresariais e também melhorar a nossa eficiência. Portanto, antes de falar sobre medição de software, façam o mesmo que nós fizemos: identifiquem em que software estão a gastar em excesso e quais são os aspetos que não conseguem controlar. Estas questões difíceis vão ajudá-los a chegar a uma tecnologia ou ferramenta — tal como o Open iT. Pois bem, é tudo, obrigado.