ソフトウェア による可視化で、より良い意思決定を実現

[00:04] エマニュエル・エリカナル：改めてこんにちは。フィリピンのチヨダに所属するエマニュエル・エリカナルと申します。略してノエルと呼んでください。現在はデジタルインフラおよびイニシアチブ担当マネージャーの一人として、プロジェクトのITサポートとデジタルトランスフォーメーションを並行して担当しています。

[00:39] エマニュエル・エリカナル：私のテーマは、「ソフトウェア の可視化を通じた意思決定の改善」についてです。ロバート卿もおっしゃったように、私たちは多くのプロジェクト、特にEPCプロジェクトを手掛けており、小規模なプロジェクトだけでなく、実に大規模なプロジェクトも扱っています。そして、大規模なプロジェクトといえば、膨大な工数も伴うことになります。

[01:00] エマニュエル・エリカナル：工数について言えば、特に設計会社としてのエンジニアリング部門では、さまざまな種類のソフトウェア を活用しています。ロバート卿がITセンターのマネージャーに就任した頃、私たちは特に新しいプロジェクトが立ち上がる際に課題を抱えていました。 通常、私たちは利用可能なライセンス数を単純に想定し、使用しているライセンス数に応じてクライアントに請求し、必要な分だけ購入するという簡単な方法をとっていました。しかし、その方法には、クライアントに最適なコストを提供できていないという点や、同時に、実際に使用しているライセンスを適切に管理できていないという課題がありました。

[02:06] エマニュエル・エリカナル：それでは、このプレゼンテーションを私と一緒に進めていただくために、今日の午後、2つの点についてお話ししたいと思います。1つ目は、ソフトウェア の測光方式が手動から自動へと移行してきた経緯について、2つ目は、現在のOpen iT の活用状況についてです。すべてを網羅するわけではありませんが、概要をお伝えします。

[02:22] エマニュエル・エリカナル：先ほど述べたように、私たちにはこうした課題があります。おそらく1年以上前から生じていたものですが、2012年の早い段階から解決策を模索してきました。その当時、私たちには以下の3つの重要な問いがありました。 第一に、「在庫には実際にいくつのライセンスがあるか？」ということです。新しいプロジェクトが持ち込まれた際、通常、特定のエンジニアリング部門や専門分野が特定のソフトウェア （例えばAutoCADなど）を必要とする場合、管理シートやスプレッドシートは維持しているものの、購入したライセンス数は把握できていても、これらのスプレッドシートは不正確なことが多いのです。 つまり、これらは人為的なミスが起きやすく、通常、それらのスプレッドシートに反映されているデータが本当に正しいか、正確なのか確信が持てないのです。そこで、次のような疑問が生まれます。「このデータは、本当に在庫にあるライセンスの数なのか？」そして2つ目の疑問は、「実際に使用中のライセンスはいくつあり、提供可能なライセンスはいくつあるのか？　そうすれば、新しいライセンスの購入を回避または最小限に抑えることができる」というものです。これらが、私たちが抱えていた疑問でした。

[03:53] エマニュエル・エリカナル：こうした疑問に加え、これらは当時私たちが抱えていた共通の問題でもありました。 保有しているライセンスの数を把握できたとしても、そのライセンス数が業務を継続するのにまだ十分かどうか確信が持てませんでした。同時に、追加ライセンスの申請についても、その正当性を確認するのが難しく、仮に必要性を確認できたとしても、追加ライセンス購入の根拠や証拠を示す必要がありました。 そのため、当時は通常、推測に頼るしかありませんでした。特定のスプレッドシートで追跡はしていましたが、適切な監視体制は実際には整っていなかったのです。

[05:03] エマニュエル・エリカナル：私たちがどのような取り組みを行っていたか、簡単にご説明します。通常、ソフトウェア のライセンスは各部門が管理しています。IT部門としてIT資産の管理は私たちの責任の一つではありますが、そのソフトウェア の所有者およびユーザーは各エンジニアリング部門です。 ですから通常、新しいプロジェクトが始まる際、私たちは各部門に月次スプレッドシートを送付し、彼らには手動で（通常はメールを通じて）記入してもらいます。すると、例えば、AutoCADがいくつ必要か、SmartPlantツールがいくつ必要か、あるいはAVEVA（ソフトウェア 、ご存知でしょうか）がいくつ必要かといったことを記載してもらいます。つまり通常、私たちは各部門が手動で作成した予測に基づいてそれらのライセンスを確認しているため、適切なモニタリングは行われていないのです。 そのため、各部門は多くのライセンスを独占しているのが現状です。もちろん、例えば新しいプロジェクトが始まった際に十分なライセンスを確保しておきたいという事情はありますが、結果として、各部門が報告しているデータは必ずしも正確ではない場合があります。

[06:19] エマニュエル・エリカナル：つまり、私たちがやっていることは――通常、ソフトウェア のライセンスには、それぞれ独自のライセンスマネージャーが付属しています。 Intergraph社の製品、例えばSmartPlant、Smart 3D、あるいはSmartPlant P&IDといったものをご存じかどうかは分かりませんが、これらのツールには独自のライセンスマネージャーが付属しており、そのライセンスマネージャーを通じて、ライセンスの使用状況を監視できる機能も提供されています。しかし、それらのレポートだけでは、どの部署がそれらのライセンスを使用しているかを特定するには不十分です。 ユーザーを特定することはできますが、そのユーザーが誰で、どの部署に所属しているのかを特定するには時間がかかります。通常、確認できるのは――例えば、これはBentley社のSELECTserverで、おそらく15年ほど前のものですが――このようなレポートがありますが、そこにはコンピュータ名とユーザー名しか反映されておらず、部署やその他の詳細情報は記載されていません。

[07:50] エマニュエル・エリカナル：通常、その利用状況を手作業で集計するには、運が良ければ約1時間、あるいは2時間ほどかかります。しかも、その時はわずか90件のライセンス分だったのです。

[08:00] エマニュエル・エリカナル：そこで私たちは、この問題を克服するための取り組みや解決策について考えました。そして、私たちの問い合わせや懸念に対応できるソフトウェア ベンダーを数社招待し、検討したのです。 そこで、Open iT は、POCを通じてテストされた3つのソフトウェア 計測システムの1つでした。先ほどジューン氏が述べられたように、Open iT を導入しようとする場合、最初のステップはPOCを実施することです。その際、私たちは2012年1月から5月にかけて、Open iT をPOCを通じてテストしました。POC期間はほぼ4ヶ月に及びました。Open iT はあくまでその1つに過ぎず、他にもいくつかのソフトウェア 計測製品を検討しました。しかし、最終的に採用されたのはOpen iT でした。

[08:57] エマニュエル・エリカナル：私たちが「Open iT 」というサイトにたどり着いた経緯をお話しします――もちろん、それは他でもないGoogleでした。 そこで、私たちは「ソフトウェア asset management」と検索しました。これが使用したキーワードなのですが、検索結果の一つにOpen iT が表示されました。実はその時は驚きました。Open iT はマニラに拠点を置いていると思っていたのですが、実際にはマニラから3時間ほど離れたフィリピン南部に拠点を置いていることが分かり、驚いたのです。

[09:39] エマニュエル・エリカナル：そのPOCを経て、Open iT が選定されました。Open iT を選定した基準は、まずレポート機能です。Open iT は、あまりカスタマイズすることなく、必要なレポートを簡単に生成できるからです。これがOpen iTのレポート機能の優れた点の一つです。そして、利用状況の分析です。このツールはレポートだけでなく、詳細な利用状況の分析も行うことができるからです。 これは、先程サー・ジューンも言及していた点ですが、CPU、I/O、キーボードやマウスの操作状況に基づいて、特定のソフトウェア の使用状況を分析することも可能です。

[10:33] エマニュエル・エリカナール：そして、ご存知の通り、Open iT では、2012年9月にOpen iT を導入しました。1月から5月にかけてPOC（概念実証）を実施し、2012年9月に導入を決定しました。導入に際しては、Open iT がナレッジトランスファーのトレーニングも実施してくれました。これはその1か月後の10月に行われたのですが、これこそがOpen iT の優れた点です。

[11:05] エマニュエル・エリカナル：そして、最初のステップの一つとして――ソフトウェア のメータリングツールを実際に活用されているかどうかは分かりませんが――ソフトウェア のメータリングシステムを導入した直後に取るべき最善の措置の一つは、ポリシーを策定することです。ソフトウェア の計測方法を標準化する必要があります。というのも、2012年に私たちがこれを導入した際、Open iT の使用方法を標準化したからです。これには責任範囲や手順などがまとめられており、当時は、選定された重要なソフトウェア のみのライセンス使用状況を示す月次レポートの作成から始めました。つまり、当時プロジェクトで使用されていた、最も一般的で重要なツールから着手したのです。

[12:05] エマニュエル・エリカナル：それでは、15年前の初期のレポートをいくつかご紹介しましょう。ご覧の通り、これはAutoCADの月次利用レポートで、当然ながら毎月作成しています。ここには、利用可能なライセンスの最大数が155と記載されています。 しかし、各部門――つまりエンジニアリング部門全体――の予測は152でした。おそらく、まだ3つのライセンスが空きがあると考えていたのでしょう。しかし、Open iT を活用することで、実際に使用されたライセンスの最大数、つまりピーク時の利用状況を測定することができました。その結果、わずか120でした。つまり、その期間中、35のライセンスが未使用のままだったということです。このように、Open iT は、ソフトウェア の利用状況に関する洞察を得るための手段の一つでもあります。

[13:10] エマニュエル・エリカナル：そして、この2つ目のレポートは、部門別の利用状況を示す「AutoCAD月次利用レポート」です。ここには、当社が抱えるいくつかの専門分野、すなわち土木、電気、計装、機械、配管、配管技術、プロセス、プロジェクトIT、プロジェクトエンジニアリングが示されています。これは2013年12月のデータであることがお分かりいただけると思います。 分析結果によると、配管、機械、配管技術、プロジェクトIT、計装の各部門では、予測されていた最大利用可能ライセンス数を超過していることがわかります。また、ここには各部門がライセンスをどのように利用しているかについて、洞察を得る手がかりとなる傾向も示されています。

[14:06] エマニュエル・エリカナル：また、良い点としては、この年次利用レポートを作成できることです。このレポートには、利用可能なライセンス数、ピーク時の利用状況、および月ごとの予測といった傾向が示されています。青い線は年間を通じての利用可能なライセンス数を、緑の線は予測値を、そして下部の赤い線はピーク時の利用状況を示しています。 ここを見ると、利用可能なライセンス数と実際の月ごとのピーク利用量との間に大きな乖離があることがわかります。このようにして、Open iT は私たちに貴重な洞察を提供してくれるのです。

[14:49] エマニュエル・エリカナル：さて、2013年に私たちが実際に経験したことの一つですが――これは数ある経験のうちのほんの一例に過ぎません。Open iT がコストの最適化にどのように役立ったかについては、多くの経験がありましたが、これはそのうちのひとつです。

[14:56] エマニュエル・エリカナル：さて、2013年11月のことですが、CADライセンスの使用予測が、利用可能なライセンス数を2つ上回るという状況がありました。これはあくまで2つという例ですが、実際に起きた出来事です。ですから、おそらく講じられる対策があったはずです。 選択肢その1：そのライセンスを直ちに購入することでした。しかし、Open iT のおかげで、選択肢その2として、CADライセンスの使用傾向を月単位で評価することが可能でした。そこでCPhは迷わず選択肢その2を採用し、その結果、不必要な購入を回避することができました。 これにより、コスト削減ができただけでなく、利用可能なライセンスを最適化し、その特定のプロジェクトに割り当てることができました。2013年11月のCADライセンスの当初の予測は157でしたが、Open iT によって収集された実際の使用状況に基づく分析では、必要なライセンス数は123であることが判明しました。つまり、特定の部門から要求された2つのライセンスをカバーできるだけのライセンスが十分に余っていたのです。

[16:53] エマニュエル・エリカナル：では、なぜ私たちがOpen iT を選んだのか――なぜ今もこれを選んでいるのか？　第一に、いつでも簡単にライセンスデータにアクセスできるからです。 第二に、リアルタイムかつ信頼性の高いレポート（現在、月次、年次）を提供してくれるだけでなく、詳細な利用傾向分析も可能であり、無駄な支出をせずに利用可能なライセンスを最大限に活用するのに役立っています。そして最後に、Open iT はシンプルなツールでありながら、決して単純なものではありません。ソフトウェア のライセンス管理と最適化を極めて正確に行えるのです。

[17:45] エマニュエル・エリカナル：それでは、現在「Open iT 」がどのように活用されているか、いくつかご紹介したいと思います。ジュン氏が「Open iT 」が作成する従来のレポート形式についてご説明くださったのは良かったと思います。私たちも引き続きその形式を採用しています。しかし、「Open iT 」の優れた点は、従来の形式によるレポートに加え、Open iT がPower BIとも連携できるようになったことです。

[18:01] エマニュエル・エリカナル：以前はSSRS（SQLレポートサービス）だけでも十分満足していましたが、今ではソフトウェア の利用状況を監視するための視覚的なダッシュボードを作成でき、ライセンスの使用状況の推移も確認できるようになりました。

[18:36] エマニュエル・エリカナル：Bluebeamをご存じかどうかは分かりませんが、これは私たちがダッシュボードを作成したツールの一つです。 このダッシュボードでは、配管、土木、電気といった各専門分野ごとの利用状況を確認できます。該当する項目をクリックするだけで、1時間ごとのアクティブおよび非アクティブな利用状況が表示され、各専門分野ごとの経過時間に基づくグラフも表示されます。さらに、期間を選択すれば、必要なレポートを取得することも可能です。

[19:21] エマニュエル・エリカナル：これはBluebeam向けのものです。AutoCADについても同様のものを作成しましたが、これは厳密にはAutoCAD専用ではなく、Civil 3D、Forma、Navisworks、Revitといった他のオートデスク製品（ソフトウェア ）も対象としています。つまり、分野別のレポートを提供すると同時に、アクティブな使用状況と非アクティブな使用状況も表示しています。 これとは別に、こちらはAutoCAD専用のダッシュボードです。これは私たちが最初に作成したダッシュボードの一つです。これも分野別のレポートであり、前のものと同様に特定の日付を選択すると、アクティブな利用状況と非アクティブな利用状況が表示されます。さらに、具体的なユーザーや部署、そして彼らが使用している特定のパッケージも表示されます。

[20:31] エマニュエル・エリカナル：ベントレーについても同様の取り組みを行いました。現在、私たちが使用しているほぼすべてのエンジニアリング・ソフトウェア を対象にダッシュボードを作成しようとしています。目標は、これらすべてのダッシュボードを構築することです。現在、Open iT の助けを借りて、SQLを介してベントレー・クラウドに接続することで、このダッシュボードを作成することができました。 これにより、当社のポートフォリオにあるすべてのアプリケーションを網羅し、ピーク時の利用状況分析、利用可能なライセンス、利用状況といったデータを統合することができました。さらに、部門別のレポートや特定のユーザーに関するレポートも同時に生成しています。

[21:22] エマニュエル・エリカナル：かつてインターグラフだったヘキサゴンの製品についても、同様の対応を行いました。これにより、ユーザーはヘキサゴンのツール（CAESAR II、PV Elite、Smart 3D、SmartPlant Spoolgen、SmartSketchなど）から特定のツールを選択できるようになり、同様に、アクティブおよび非アクティブなレポート、利用可能なライセンス数、および最大使用状況の分析結果が同時に表示されます。

[21:54] エマニュエル・エリカナル：さて、実はこれで私たちの発表は以上です。Open iT をどのように活用しているか、その概要をお伝えしただけですが、ソフトウェア の計測、特にソフトウェア インテリジェンスに関心のある皆さんにはぜひお勧めしたいですね。というのも、これは私たちのソフトウェア インテリジェンスだからです ——これは単にソフトウェア に留まるものではなく、ロバート卿も指摘されたように、私たちがこれを行っている理由の一つは、単にデータや情報を収集するためだけではなく、この情報を意思決定に実際に活用し——利益を上げ、コストを削減し、スケジュールを改善し、ビジネス成果を高め、さらには効率も向上させるためです。 ですから、ソフトウェア の計測についてお話しする前に、私たちが実際に行ったのと同じことを行ってください。つまり、ソフトウェア のどの項目で過剰な支出が発生しているか、また、私たちが制御できない要素は何かを特定するのです。こうした難しい問いかけこそが、Open iT と同様に、適切な技術やツールを見つける手助けとなるでしょう。以上です。ありがとうございました。