De meilleures décisions grâce à la visibilité offerte par les logiciels

[00:04] Emmanuel Elicanal : Bonjour à tous. Je m'appelle Emmanuel Elicanal et je travaille chez Chiyoda Philippines. Vous pouvez m'appeler Noel pour faire court. J'occupe actuellement le poste de responsable des infrastructures et initiatives numériques ; je m'occupe à la fois du soutien informatique aux projets et de la transformation numérique.

[00:39] Emmanuel Elicanal : Mon intervention porte donc sur l’amélioration de la prise de décision grâce à la visibilité logicielle, car, comme l’a mentionné Sir Robert, nous gérons de nombreux projets — notamment des projets EPC —, et pas seulement des petits projets, mais de très grands projets. Et quand on parle de grands projets, cela implique également un nombre considérable d’heures de travail.

[01:00] Emmanuel Elicanal : Et quand on parle d’heures de travail, notamment dans le domaine de l’ingénierie au sein d’une entreprise de conception, nous utilisons de nombreux types de logiciels, et nous en sommes arrivés à un point où Sir Robert est devenu notre responsable informatique — à l’époque, nous rencontrions des difficultés, en particulier lors du lancement de nouveaux projets. En règle générale, nous nous basons simplement sur le nombre de licences disponibles ; il est donc facile pour nous de facturer au client le nombre de licences que nous utilisons et d’acheter uniquement ce dont nous avons besoin. Mais l’un des inconvénients de cette approche est que nous ne proposons pas un coût optimisé à notre client, et que, parallèlement, nous ne parvenons pas à assurer un suivi adéquat des licences que nous utilisons réellement.

[02:06] Emmanuel Elicanal : Pour que vous puissiez suivre cette présentation avec moi, je vais simplement vous présenter deux points cet après-midi : tout d’abord, notre évolution de la mesure manuelle à la mesure automatisée par logiciel, et ensuite, notre utilisation actuelle d’Open iT — pas dans les moindres détails, mais juste un aperçu général.

[02:22] Emmanuel Elicanal : Comme je l’ai mentionné, nous sommes confrontés à ces défis, qui remontent probablement à plus d’un an, mais nous avons essayé de trouver une solution dès 2012. À l’époque, trois questions principales se posaient à nous. Premièrement : combien de licences avons-nous réellement en stock ? En effet, lorsqu’un nouveau projet se présente, en général, dès qu’un service d’ingénierie ou une discipline spécifique a besoin d’un logiciel particulier — comme, par exemple, AutoCAD —, bien que nous tenions à jour une fiche de suivi ou un tableur, nous connaissons probablement le nombre de licences que nous avons achetées, mais ces tableurs sont imprécis. Elles sont donc sujettes à l’erreur humaine, et nous ne sommes généralement pas sûrs que les données figurant dans ces feuilles de calcul soient réellement correctes ou exactes. Nous nous posons donc la question suivante : les données indiquées correspondent-elles réellement au nombre de licences que nous avons en stock ? La deuxième question est la suivante : combien de licences sont réellement utilisées, et combien de licences disponibles pouvons-nous fournir, afin de limiter ou d’éviter l’achat d’une nouvelle licence ? Voilà donc les questions que nous nous posions.

[03:53] Emmanuel Elicanal : Ces questions reflétaient donc également les problèmes courants auxquels nous étions confrontés à cette époque. Une fois que nous avions réussi à recenser le nombre de licences dans notre inventaire, nous ne savions pas vraiment si ce nombre était encore suffisant pour soutenir nos activités ; parallèlement, nous avions du mal à valider les demandes de licences supplémentaires qui nous étaient adressées, et lorsque nous parvenions à déterminer nos besoins, il fallait ensuite justifier ou apporter des preuves pour l’achat de licences supplémentaires. Du coup, à l’époque, on se contentait généralement de faire des estimations : on ne disposait pas vraiment d’un suivi adéquat, même si on consignait ces informations dans un tableur.

[05:03] Emmanuel Elicanal : Pour vous donner une idée de notre fonctionnement : en règle générale, ces licences logicielles étaient gérées par chaque service. Bien que la gestion de notre parc informatique fasse partie de nos responsabilités en tant que service informatique, ce sont les services d’ingénierie qui sont propriétaires et utilisateurs de ces logiciels. Ainsi, en règle générale, lorsqu’un nouveau projet est lancé, nous leur envoyons un tableau mensuel qu’ils doivent remplir manuellement — généralement par e-mail — et dans lequel ils indiquent, par exemple, de combien de licences AutoCAD ils ont besoin, de combien d’outils SmartPlant, ou encore d’AVEVA, si vous connaissez ce logiciel. Nous validons donc habituellement ces licences en nous basant manuellement sur les prévisions fournies par chaque service, ce qui ne permet pas un véritable suivi. Par conséquent, ces services accaparent souvent de nombreuses licences — ils veulent bien sûr s’assurer, par exemple, de disposer de licences en nombre suffisant lorsqu’un nouveau projet se présente —, si bien que les données qu’ils fournissent ne reflètent parfois pas vraiment la réalité.

[06:19] Emmanuel Elicanal : Donc, ce que nous faisons… En général, ces licences logicielles disposent également de leurs propres gestionnaires de licences. Je ne sais pas si vous connaissez les produits Intergraph, comme par exemple SmartPlant, Smart 3D ou SmartPlant P&ID — ces outils ont donc leurs propres gestionnaires de licences, et ces gestionnaires fournissent également des outils qui nous permettent de surveiller l’utilisation de ces licences. Mais ces rapports ne suffisent pas pour nous permettre de déterminer quels services utilisent ces licences. Nous pouvons identifier l’utilisateur, mais il nous faut également du temps pour déterminer qui est cet utilisateur et à quel service il appartient. En général, nous pouvons vérifier — par exemple, prenons SELECTserver de Bentley, qui date probablement d’il y a 15 ans — : ce logiciel propose ce type de rapport, mais celui-ci n’indique que le nom de l’ordinateur et l’utilisateur, sans préciser le service ni d’autres détails.

[07:50] Emmanuel Elicanal : En temps normal, il nous faut environ une heure, si on a de la chance, voire deux heures, pour compter manuellement ces utilisations — et cette fois-ci, cela ne concernait que 90 licences.

[08h00] Emmanuel Elicanal : Nous avons donc réfléchi à une initiative, à une solution, et à la manière dont nous pourrions surmonter cette difficulté. Nous avons donc cherché et invité plusieurs éditeurs de logiciels capables de répondre à nos demandes et à nos préoccupations. Open iT était l’un des trois systèmes de comptage logiciels testés dans le cadre d’une démonstration de faisabilité (POC). Comme l’a mentionné précédemment M. June, la première étape, si vous envisagez d’acquérir Open iT, consiste à mener une démonstration de faisabilité. À cette époque, nous avons testé Open iT dans le cadre d’une démonstration de faisabilité de janvier à mai 2012 — cela a duré près de quatre mois. Open iT n’était donc qu’une option parmi d’autres ; nous avons également examiné plusieurs autres logiciels de comptage. Mais c’est Open iT qui a retenu notre attention.

[08:57] Emmanuel Elicanal : Juste pour vous expliquer comment nous avons découvert Open iT… Grâce à Google, bien sûr. Nous avons donc simplement tapé « gestion des actifs logiciels » ; c’est le mot-clé que nous avons utilisé, et l’un des résultats obtenus était Open iT. En fait, cela nous a surpris à l’époque : nous pensions qu’Open iT était basé à Manille, mais nous avons été surpris de découvrir qu’ils se trouvaient au sud des Philippines, à trois heures de Manille.

[09:39] Emmanuel Elicanal : Open iT a donc été retenu à l’issue de cette démonstration de faisabilité (POC), et les critères qui nous ont poussés à choisir Open iT sont, tout d’abord, les rapports — car Open iT permet de générer facilement les rapports requis sans trop de personnalisation ; c’est l’un des atouts du module de reporting d’Open iT. Ensuite, l’analyse de l’utilisation — car au-delà des rapports, l’outil permet également de réaliser des analyses approfondies de l’utilisation. C’est ce que M. June a également mentionné tout à l’heure : cela peut inclure l’analyse de l’utilisation d’un logiciel particulier en fonction de l’activité du processeur, des E/S, ainsi que des activités du clavier et de la souris.

[10 h 33] Emmanuel Elicanal : Et, vous savez, Open iT… Nous avons mis en place Open iT en septembre 2012. Nous avions donc lancé la phase de validation de concept (POC) de janvier à mai, et la décision a été prise en septembre 2012. À cette occasion, Open iT a également organisé une formation de transfert de connaissances, qui a eu lieu un mois plus tard, en octobre — c’est l’un des atouts d’Open iT.

[11 h 05] Emmanuel Elicanal : Et l’une des premières étapes — je ne sais pas si vous utilisez déjà un outil de mesure logicielle — l’une des meilleures mesures à prendre juste après la mise en place d’un système de mesure logicielle consiste à mettre en place une politique. Il faut normaliser la manière dont vous souhaitez mesurer l’utilisation de vos logiciels, car dès 2012, lorsque nous avons mis cela en place, nous avons normalisé notre utilisation d’Open iT, ce qui résume les responsabilités, les procédures, etc. À l’époque, nous avons commencé par générer des rapports mensuels indiquant l’utilisation des licences uniquement pour certains logiciels critiques sélectionnés — nous sommes donc partis des outils les plus courants, essentiels et utilisés par le projet à ce moment-là.

[12 h 05] Emmanuel Elicanal : Je vais donc vous montrer nos premiers rapports, qui remontent à 15 ans : comme vous pouvez le voir ici, il s'agit de notre rapport mensuel d'utilisation d'AutoCAD, que nous établissons bien sûr chaque mois. Vous pouvez voir ici le nombre maximal de licences disponibles, qui est de 155. Mais les services techniques — l’ensemble des services d’ingénierie — avaient prévu 152 licences. Ils pensaient donc probablement qu’il en restait trois de disponibles, mais grâce à Open iT, nous avons pu mesurer le nombre réel de licences utilisées au maximum, c’est-à-dire le pic d’utilisation, qui n’était que de 120 — ce qui signifie que nous disposions de 35 licences disponibles qui n’étaient pas utilisées pendant cette période. C’est donc là un autre exemple de la manière dont Open iT peut vous fournir des informations précises sur l’utilisation de vos logiciels.

[13 h 10] Emmanuel Elicanal : Et ce deuxième rapport — il s’agit de notre rapport mensuel d’utilisation d’AutoCAD, qui présente l’utilisation par service. Vous pouvez donc voir ici les différentes disciplines que nous comptons : génie civil, électricité, instrumentation, mécanique, tuyauterie, technologie de la tuyauterie, procédés, informatique de projet et ingénierie de projet. Vous pouvez constater ici que ces données concernent le mois de décembre 2013. Vous pouvez constater, d'après notre analyse, que les départements « tuyauterie », « mécanique », « technologie de la tuyauterie », « informatique de projet » et « instrumentation » ont dépassé le nombre maximal de licences disponibles prévu. Vous pouvez également observer ici une tendance qui vous donne un aperçu de la manière dont chaque département utilise ses licences.

[14:06] Emmanuel Elicanal : L’avantage, c’est aussi que cela nous permet d’obtenir ce rapport d’utilisation annuel, qui montre la tendance : les licences disponibles, le pic d’utilisation et les prévisions, sur une base mensuelle. Ainsi, la ligne bleue représente les licences disponibles pour l’ensemble de l’année, la ligne verte correspond aux prévisions, et la ligne rouge en bas correspond au pic d’utilisation. Vous pouvez donc constater ici l’écart important entre les licences disponibles et le pic d’utilisation réel chaque mois. C’est ainsi qu’Open iT nous fournit des informations utiles.

[14 h 49] Emmanuel Elicanal : L’une des expériences concrètes que nous avons vécues en 2013 — ce n’est qu’un exemple parmi d’autres. Nous avons eu de nombreuses occasions de constater comment Open iT nous a aidés à optimiser nos coûts, et ce n’est qu’un exemple parmi d’autres.

[14:56] Emmanuel Elicanal : En novembre 2013, on prévoyait que l’utilisation des licences CAO dépasserait de deux le nombre de licences disponibles — il s’agissait juste de deux, à titre d’exemple, mais c’est une situation qui s’est réellement produite. Nous aurions donc probablement pu prendre des mesures pour y remédier. Première option : nous aurions pu acheter cette licence immédiatement. Mais nous disposions désormais d’une deuxième option, grâce à Open iT : nous pouvions analyser l’évolution mensuelle de l’utilisation des licences de CAO. CPh a donc sans hésiter opté pour la deuxième option, ce qui nous a permis d’éviter un achat inutile. Cela nous a donc permis non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’optimiser réellement nos licences disponibles afin de les affecter à ce projet spécifique. Ainsi, les prévisions initiales concernant les licences de CAO pour novembre 2013 s’élevaient alors à 157, mais d’après les données d’utilisation réelles recueillies par Open iT, l’analyse a révélé que seules 123 licences étaient nécessaires — ce qui signifie que nous disposions de nombreuses licences suffisantes pour couvrir les deux licences demandées par ce service spécifique.

[16 h 53] Emmanuel Elicanal : Alors, pourquoi avons-nous choisi — pourquoi choisissons-nous Open iT ? Tout d’abord, parce qu’il permet d’accéder facilement aux données relatives aux licences à tout moment. Ensuite, cet outil nous fournit des rapports en temps réel qui sont également fiables — qu’ils soient ponctuels, mensuels ou annuels — tout en proposant une analyse approfondie des tendances d’utilisation, ce qui nous aide à optimiser nos licences disponibles sans dépenses superflues. Enfin, Open iT est un outil simple, mais qui n’est pas pour autant basique : il nous permet de gérer et d’optimiser nos licences logicielles avec une grande précision.

[17 h 45] Emmanuel Elicanal : J’aimerais donc simplement vous présenter quelques-unes de nos utilisations actuelles d’Open iT. C’est une bonne chose que Sir June nous ait montré la manière traditionnelle dont Open iT génère des rapports — nous continuons d’ailleurs à procéder ainsi. Cependant, l’avantage d’Open iT, outre les rapports qu’il fournit de cette manière traditionnelle, est qu’il peut désormais s’intégrer à Power BI.

[18 h 01] Emmanuel Elicanal : Auparavant, nous étions déjà satisfaits de SSRS, l'outil de reporting SQL, mais désormais, nous pouvons créer des tableaux de bord visuels pour suivre l'utilisation de nos logiciels, et cela nous permet de visualiser les tendances d'utilisation des licences.

[18 h 36] Emmanuel Elicanal : Je ne sais pas si vous connaissez Bluebeam, mais c'est l'un des outils pour lesquels nous avons créé un tableau de bord. Dans ce tableau de bord, vous pouvez voir l’utilisation de chaque discipline — tuyauterie, génie civil, électricité — ; il vous suffit de cliquer dessus pour afficher leur utilisation active et inactive par heure. Un graphique s’affiche alors, basé sur le temps écoulé pour chaque discipline. Vous pouvez également sélectionner la durée souhaitée pour obtenir le rapport dont vous avez besoin.

[19:21] Emmanuel Elicanal : Celui-ci concerne donc Bluebeam. Nous avons également fait la même chose pour AutoCAD — celui-ci n’est pas strictement réservé à AutoCAD, il inclut également d’autres logiciels Autodesk, tels que Civil 3D, Forma, Navisworks et Revit. Il fournit donc également un rapport par discipline, tout en affichant les utilisations actives et inactives. Par ailleurs, celui-ci est dédié à AutoCAD — c’est l’un des premiers tableaux de bord que nous avons créés. Il s’agit là aussi d’un rapport par discipline dans lequel, comme pour le précédent, vous pouvez sélectionner des dates précises, ce qui vous permettra également de connaître les utilisations actives et inactives. Il indique également les utilisateurs et les services concernés, ainsi que le module spécifique qu’ils utilisent.

[20:31] Emmanuel Elicanal : Nous avons donc procédé de la même manière avec Bentley. Nous essayons actuellement de créer des tableaux de bord pour pratiquement tous les logiciels d’ingénierie que nous utilisons — notre objectif étant d’en créer un pour chacun d’entre eux. À l’heure actuelle, grâce à Open iT, nous avons pu créer ce tableau de bord en nous connectant également à Bentley Cloud via SQL. Nous avons ainsi pu regrouper toutes les applications de notre portefeuille, puis consolider l’ensemble de ces données, en présentant l’analyse des pics d’utilisation, nos licences disponibles et notre utilisation — tout en générant à la fois des rapports par service et des rapports spécifiques par utilisateur.

[21:22] Emmanuel Elicanal : Nous avons également procédé de la même manière pour nos produits Hexagon, anciennement Intergraph. Nous permettons ainsi à l’utilisateur de sélectionner des outils spécifiques d’Hexagon — CAESAR II, PV Elite, Smart 3D, SmartPlant Spoolgen, SmartSketch — afin d’afficher simultanément le rapport, les licences actives et inactives, ainsi que l’analyse de l’utilisation maximale.

[21 h 54] Emmanuel Elicanal : Bon, en fait, c’est tout pour nous — il s’agissait simplement de vous donner un aperçu de la manière dont nous utilisons Open iT. Mais je voudrais simplement encourager tout le monde : si vous vous intéressez à la mesure des logiciels — en particulier à l’intelligence logicielle, puisque c’est notre domaine d’expertise — il ne s’agit pas vraiment de logiciels, mais comme me l’a fait remarquer Sir Robert, l’une des raisons pour lesquelles nous faisons cela n’est pas seulement de collecter des données ou des informations, mais de pouvoir réellement utiliser ces informations pour notre prise de décision — afin de générer des bénéfices, de réduire les coûts, d’optimiser nos plannings, d’améliorer nos résultats commerciaux et d’accroître notre efficacité. Donc, avant de parler de mesure de l’utilisation des logiciels, faites comme nous : identifiez les logiciels pour lesquels vous dépensez trop et les éléments que vous ne pouvez pas contrôler. Ces questions difficiles vous aideront à trouver une technologie ou un outil adapté — comme Open iT. Voilà, c’est tout, merci.