Stratégie de consolidation des licences lors des fusions et acquisitions

[0:02] Nix : Bonjour, bon après-midi ou bonsoir, d’où que vous nous regardiez. Bienvenue. Voici le webinaire d’Open iT intitulé « Stratégie de consolidation des licences lors des fusions et acquisitions ». Je m’appelle Nix et je serai votre animateur aujourd’hui. Les fusions et acquisitions sont déjà complexes, mais lorsqu’il s’agit de licences logicielles, elles peuvent vite devenir un véritable casse-tête. Contrats qui se chevauchent, outils en double, données cloisonnées : les problèmes s’accumulent rapidement. Au cours des 20 prochaines minutes, nous vous expliquerons comment mettre en place une stratégie intelligente de consolidation des licences, fondée sur les données, afin de mettre de l’ordre dans ce chaos. Comme toujours, nous vous invitons à nous envoyer vos questions via le panneau « Questions-Réponses » situé en haut de votre écran. Nous répondrons à autant de questions que possible pendant la session en direct et assurerons un suivi par la suite si nécessaire.

[0:41] Nix : Et maintenant, faisons connaissance avec notre intervenant du jour. David apporte 25 ans d’expérience à des postes de direction dans le secteur pétrolier et gazier, acquise chez ConocoPhillips et BP, alliant une connaissance approfondie du secteur à une expertise en matière de produits numériques et de gestion stratégique des actifs. Il a également accompagné des organisations lors de transitions majeures, les guidant dans l’utilisation des données pour prendre des décisions informatiques plus éclairées, en particulier lors de périodes de changement telles que les fusions-acquisitions. Accueillons tous ensemble David pour cette session.

[1:17] David : Merci. Merci, Nix, et bonjour depuis l’Écosse. Je vais simplement partir du principe que vous m’entendez. J’ai animé un webinaire la semaine dernière et nous avons vécu l’un de ces moments charmants où mon micro a lâché. Je pars donc du principe que vous m’entendez. Bonjour depuis l’Écosse, d’où je m’adresse à vous en ce moment. C’est une belle journée d’automne ici.

[1:35] David : Bon, aujourd’hui, je vais vous parler des fusions et acquisitions, et un peu des coentreprises. En ce qui concerne les fusions et acquisitions, tout le monde sait plus ou moins de quoi il s’agit, mais les coentreprises se situent en quelque sorte à mi-chemin entre ces deux concepts. Il s’agit d’une collaboration entre deux entreprises qui unissent leurs forces pour mener une activité donnée, tout en partageant bon nombre de défis et de stratégies. Je vais donc probablement aborder brièvement le sujet des coentreprises également. Dans ce contexte, je vais ensuite vous expliquer comment Open iT peut vous aider à prendre de très bonnes décisions en matière de gestion des actifs logiciels et à mettre en place ce que vous souhaitez réaliser à l’avenir, que ce soit avec une entreprise cédée ou une nouvelle société issue d’une fusion. Je vous présenterai quelques exemples et passerai en revue certaines stratégies tactiques pour y parvenir.

[2:24] David : Je voulais toutefois aborder la question des fusions, des fusions-acquisitions, dans une perspective plus large, car j’en ai vécu plusieurs. J’ai participé à la fusion avec ConocoPhillips au début des années 2000 ; c’était vraiment la fusion de deux géants, qui s’est accompagnée de changements culturels importants. Vous savez, les cultures d’entreprise s’affrontent. Il faut toujours décider qui gérera quoi à l’avenir. C’est une période de grande incertitude. Les gens sont dans le flou, ils sont nerveux, et à juste titre. Les fusions impliquent souvent que des personnes perdent leur poste. Tout ce que je vais dire s’inscrit donc dans ce contexte. Je me suis déjà retrouvé dans des situations où l’on discute avec des collaborateurs de leurs logiciels, de leurs données ou de leur utilisation des technologies de l’information. Mais leur principale préoccupation est de savoir s’ils auront encore un poste au sein de la nouvelle organisation. Je pense donc qu’il faut toujours garder cela à l’esprit. Mais au moins, lorsque vous menez ces discussions, si vous disposez des meilleures données possibles, vous pouvez faire preuve de rationalité pour tenter d’apporter une certaine clarté dans une période assez incertaine et potentiellement déstabilisante, où tout le monde attend avec impatience que la situation se résolve.

[3:36] David : Alors, pourquoi vouloir appliquer cette approche aux fusions et acquisitions ? C’est assez évident. Vous savez, les licences représentent un coût majeur pour les services informatiques des entreprises, en particulier dans l’ingénierie ou dans des secteurs verticaux comme le pétrole et le gaz, l’automobile ou l’aérospatiale. C’est un coût important, et comme pour tout coût récurrent, on cherche toujours à optimiser les dépenses. Lors d’une fusion, on veut éviter les dépenses excessives, mais aussi les risques de non-conformité. Vous ne voulez donc pas dépasser vos limites et vous exposer à d’éventuelles poursuites judiciaires. C’est un point essentiel. Il s’agit donc de trouver un équilibre constant. Vous ne voulez pas disposer de trop de licences, mais vous ne voulez pas non plus en manquer. Vous souhaitez également éliminer le gaspillage. L’amélioration de l’efficacité est le facteur clé.

[4:35] David : C'est donc un schéma complexe, mais qui, d'une certaine manière, vous dit tout, car il décrit les différents types de modes de licence et les différents défis auxquels nous sommes confrontés entre les licences perpétuelles et celles limitées dans le temps. Ici, il s'agit d'un modèle basé sur la consommation. Avez-vous investi dans des licences perpétuelles ? Payez-vous des frais de maintenance ou s'agit-il d'un contrat d'abonnement qui prendra fin au bout d'une certaine période ? Payez-vous par utilisateur ? Payez-vous par appareil ? S'agit-il d'une licence liée à un nœud ? Est-elle flottante ? Est-elle mondiale ? Est-elle régionale ? Délivrez-vous vos applications via le SaaS ? Le faites-vous en local ? C'est assez compliqué. Je ne vais donc pas entrer dans les détails ici. Et je pense que la complexité même de ce schéma en dit long, car il comporte de nombreuses couches différentes.

[5:23] David : En général, une application n’est pas seulement une application, surtout dans le domaine de l’ingénierie. C’est une suite d’applications. C’est une suite d’outils destinés à différentes fonctions. Les experts utilisent certaines fonctionnalités de ces outils, mais pas les personnes qui les assistent. Il faut donc comprendre que vous pouvez disposer d’un grand nombre de licences de base, mais d’un nombre plus restreint de licences spécialisées, plus complexes et plus coûteuses. Que vous payiez à l’heure, à la journée, au mois, au trimestre ou à l’année, la gestion de ces licences est très complexe, et Open iT peut vous aider à y voir plus clair.

[5:54] David : Petit résumé de ce que fait Open iT et pourquoi cela aide à étayer ces décisions. Open iT repose sur trois niveaux. Le plus simple est qu’il peut se connecter à l’extérieur. Il analyse vos serveurs de licences. Il vous indique qui utilise vos applications, quand et pendant combien de temps, où se trouvent ces utilisateurs et combien cela vous coûte. Ce niveau de base porte sur les serveurs de licences.

[6:22] David : Cependant, vous pouvez également disposer d’un agent qui s’exécutera sur les postes de travail dans le cloud. Il est en quelque sorte indépendant de l’environnement. Et il vous indiquera le taux d’utilisation. Vous pourriez penser qu’une application est en cours d’utilisation. La licence est bien enregistrée, mais l’application est-elle réellement utilisée ? Cet agent vous le dira.

[6:43] David : Et cette stratégie peut s’avérer très utile dans le cadre d’une fusion, car, par définition, on se retrouve face à un environnement informatique inconnu, et obtenir rapidement ce genre d’informations peut être extrêmement précieux, même si cela est fait avant le premier jour. Je veux dire par là que, dans tous les cas, il existe une définition juridique du moment où la nouvelle entité prend ses fonctions. Cependant, une grande partie du travail préparatoire est souvent effectuée avant que les systèmes et les processus puissent être officiellement fusionnés.

[7:15] David : À cela s'ajoute la distinction entre une utilisation réellement active, c'est-à-dire le temps d'inactivité par opposition au temps d'inactivité totale. Vous pouvez effectivement gérer cela, ce qui signifie que si des licences sont empruntées mais non utilisées, vous pouvez les récupérer et les réintégrer dans le pool. Et cela peut s'avérer très efficace au sein d'une grande organisation, d'une organisation dispersée ou dans le cadre d'une fusion. Cela arrive souvent. Vous pouvez être amené à gérer des actifs, ou avoir la responsabilité de gérer des actifs situés dans des lieux et des zones que vous ne connaissez pas bien. Ce type d’identification peut donc s’avérer très précieux, et ce type de récupération peut vous apporter un gain d’efficacité considérable.

[7:53] David : Cela vous apporte donc les réponses dont vous avez besoin. Qui utilise l’application ? Qui l’utilise actuellement ? Et quel était leur profil d’utilisateur par le passé ? Combien d’heures ont-ils accumulées ? Qui sont ces utilisateurs ? Où travaillent-ils ? Et quelle est leur fonction ? Quel est leur intitulé de poste ? L’intégration avec Active Directory vous fournira la plupart de ces informations. On dispose également de détails clairement modulaires à travers toute la suite. Vous pouvez disposer d’une vue d’ensemble pour les applications les plus simples, mais les informations sont plus spécialisées et nuancées lorsque la complexité augmente. C’est très utile de savoir où se situent les temps d’inactivité et où vous pouvez récupérer des licences afin d’offrir cette flexibilité et cette liberté aux utilisateurs lorsque vous vous lancez dans une fusion.

[8:38] David : Savez-vous qui va s’en charger ? Qui en est responsable ? Il s’agit de la gestion du changement. Ce n’est pas le cours normal des affaires. C’est un projet. C’est la gestion du changement. Qui va s’en occuper ? Qu’il s’agisse d’une équipe produit, d’une équipe de gestion du changement ou d’une équipe de transition, chacune a une responsabilité.

[8:54] David : Et ce triangle que je vous montre en ce moment, c’est mon nouveau schéma préféré. Je dois d’ailleurs avouer que je l’ai emprunté à un de mes collègues, Mark Hessa, d’EVC Enterprise Value Consulting. La semaine dernière, nous avons animé un webinaire sur la manière de mobiliser une organisation pour obtenir son adhésion et l’autorité nécessaire pour mettre en œuvre des changements en matière de gestion de produit. Nous avons notamment abordé le fait que, dans une entreprise, ce sont les utilisateurs clés qui sont le moteur du changement. Ce sont eux qui définissent la stratégie. Ce sont eux qui font le travail. Vous avez ensuite le service financier, qui veille sur les résultats et les caisses. Et enfin, vous avez le service informatique, qui s’occupe de la manière dont cela doit être mis en œuvre. Il leur faut un environnement pour faire fonctionner vos systèmes. Entre ces trois acteurs, vous devez donc trouver un équilibre entre ce que vous allez fournir et la manière de le fournir pour satisfaire ces trois parties prenantes. Et généralement, l’équipe produit, qui se trouve au milieu, n’a pas l’autorité nécessaire. Elle ne dispose pas d’un budget qui lui est propre. Elle ne définit pas la stratégie commerciale. Elle n’est pas là pour acheter des ressources informatiques ; cependant, elle est chargée de gérer cette transition et de fournir les outils adaptés pour permettre à l’entreprise d’aller de l’avant.

[10:12] David : C’est pourquoi j’apprécie particulièrement ce schéma : chez Open iT, notre objectif est de donner les moyens d’agir aux personnes occupant des postes à responsabilité au centre, qui doivent trouver le juste équilibre entre ces trois côtés du triangle. Le processus d’optimisation des produits que vous suivez pour passer à une nouvelle configuration comporte en réalité les mêmes étapes que celles d’un renouvellement. Vous devez vous demander : quel est le budget qui vous a été alloué ? Quel est l’état de vos licences ? Avez-vous des refus ? Quelle est votre capacité ? Qui les utilise ? Qui sont vos principaux utilisateurs ? Obtenir un accord, puis le mettre en œuvre.

[10:47] David : Posez-vous ces questions : qui sont les décideurs ? Quels sont les meilleurs fournisseurs pour aller de l’avant ? En effet, une fusion ou une acquisition est une opportunité de changement, et il se peut très bien que l’entité acquise dispose en réalité de meilleures pratiques et de meilleures conditions contractuelles que la société acquéreuse. On pourrait naturellement penser que c’est la société acquéreuse qui est la plus à même de définir les normes et les politiques, mais ce n’est pas forcément le cas. Et disposer d’informations fiables est essentiel pour prendre les décisions qui s’avéreront les plus bénéfiques pour l’avenir de l’organisation. La surveillance des licences, les refus d’accès, la capacité et l’identification des principaux utilisateurs sont autant d’aspects de ce processus dans lesquels Open iT est véritablement spécialisé.

[11:42] David : Il y a un autre élément clé à prendre en compte dans tout cela. Vous vous trouvez au cœur de ce triangle. Vous devez gérer cette transition. Vous devez examiner vos contrats, ce qui peut s’avérer assez intimidant, car vous devez passer en revue les contrats des deux entités et les analyser en détail. Ces contrats ont-ils été conclus avec la filiale locale de cette entreprise ? Sont-ils régionaux ? Sont-ils valables au niveau régional ? Il se peut que vous ayez un contrat avec une entité régionale, mais qu’il comporte une restriction quant à son utilisation. Vous n’êtes peut-être autorisé à l’utiliser qu’au niveau local. Et vous pourriez penser que la possibilité de mondialiser ces licences est formidable. Nous pouvons les déployer à l’échelle d’une grande organisation issue d’une fusion, mais ce n’est pas forcément le cas et vous devez examiner attentivement les contrats pour comprendre qu’il peut y avoir des contrats hérités et que les fournisseurs ont connu différents propriétaires, différentes marques, et il est tout à fait possible que l’un ou l’autre de ces contrats bénéficie de tarifs préférentiels en raison de raisons historiques liées à la relation que l’entreprise entretenait à l’époque. Et il est vraiment important de mettre cela au clair. Les dates de renouvellement : quand le contrat est-il renouvelé, peut-on les modifier maintenant ? Cela peut s’avérer difficile. Nous devons en être pleinement conscients. Il faut également vérifier s’il existe des pénalités en cas de modification. Un autre point essentiel, que j’aborderai à nouveau dans le cadre des coentreprises, est qu’idéalement, le contrat devrait comporter une clause permettant à l’entité cédée de bénéficier des mêmes conditions générales que la société mère. Or, un fournisseur peut ne pas souhaiter rendre cela public ou ne pas vouloir en faire mention lors des négociations. Il est donc important de bien connaître votre contrat et de repérer ces petites clauses qui précisent que si une filiale détenue à 100 % venait à reprendre ce produit, ces conditions pourraient s’appliquer.

[13:34] David : D’accord. Open iT permet donc d’estimer le nombre de licences qui pourraient être nécessaires après une fusion ou une cession. Il permet de voir qui utilise le logiciel et d’identifier les projets qui vont l’utiliser. Déterminer le nombre de licences nécessaires après une fusion ou une cession est donc en quelque sorte la tâche fondamentale à accomplir. Que pouvez-vous faire à l'échelle de votre organisation pour optimiser la situation ? Je vais vous présenter un exemple assez simple. Si vous repensez à la première diapositive sur la complexité des licences, vous pouvez imaginer que, dans la réalité, cette complexité serait bien plus grande et qu'il faudrait examiner de nombreux modules, mais en termes simples, voici le type de processus à suivre.

[14:18] David : Cette entreprise a donc fait l'objet d'une fusion ; vous avez donc une entité aux États-Unis et une autre à Bangalore, en Inde, et vous cherchez à partager ces licences. Donc, si vous vous contentiez d'examiner quel est mon pic d'utilisation dans la filiale américaine et quel est mon pic d'utilisation dans la filiale indienne, vous obtiendriez une réponse de 166 dans ce cas précis, mais ce n'est pas votre utilisation réelle. Si vous regroupez les deux et que vous examinez l'ensemble de ces opérations de connexionet les retraits sur l’ensemble des fuseaux horaires, c’est bien moins : seulement 108. C’est ce pic-là que vous devez prendre en compte pour prendre cette décision. Il en résulterait donc 93 licences en moins, ce qui correspondrait exactement au type d’efficacité que vous recherchez. Mais c’est une approche très simpliste, et il faudrait multiplier ce chiffre par plusieurs fois pour tous les modules et les différents aspects d’un logiciel que vous pourriez être amené à utiliser.

[15:17] David : Voici une carte thermique d’Open iT. C'est l'une de mes vues préférées, et cela vous aide vraiment à planifier cette consolidation, car vous pouvez voir immédiatement où se situent les pics d'utilisation. Sur cette vue, on constate un pic d'utilisation important aux petites heures du matin. Les utilisateurs concernés se trouvent donc probablement dans une zone géographique distincte de celle où se trouvent les serveurs de licences, mais on voit immédiatement que c'est là que se concentre toute l'utilisation : lorsque vous avez deux pics, cela apparaît très clairement.

[15:49] David : C'est à ce moment-là que l'on peut voir quels logiciels sont utilisés dans chaque entreprise. Il faut ensuite déterminer non seulement de quels logiciels il s'agit et qui les utilise, mais aussi à quelles fins ils sont utilisés et si c'est pour les bonnes raisons. Prenons l'exemple d'un projet sur lequel j'ai travaillé lorsque ConocoPhillips a racheté Burlington Resources. ConocoPhillips était à l’époque une multinationale du pétrole et du gaz disposant d’actifs partout dans le monde. Burlington Resources possédait quant à elle principalement ses actifs sur le territoire américain. Évidemment, comme il s’agit de deux entreprises du secteur pétrolier et gazier, on pourrait penser que cette fusion allait être une excellente nouvelle.

[16:39] David : Chez ConocoPhillips, une grande partie de la technologie était conçue pour l’exploration en eaux profondes, dans des contextes géologiques et géophysiques complexes. Les défis liés au travail dans le golfe du Mexique, en mer du Nord ou en Alaska. Mais Burlington était une entreprise opérant à terre et utilisait des logiciels bien plus simples. Il aurait donc été erroné d’appliquer la technologie de ConocoPhillips à l’équipe de Burlington Resources, car elle était largement surdimensionnée. Ce que les équipes de Burlington utilisaient pour leurs interprétations convenait parfaitement à leurs besoins. Il est donc essentiel de savoir à quoi servent leurs applications ; cela aurait été une grave erreur de tout appliquer à tout le monde. Ils ont donc opté pour une approche hybride, une solution mixte, ce qui était bien plus judicieux. C’est vraiment une leçon à retenir.

[17 h 48] David : La cession, en revanche, est un peu différente. Les cessions peuvent avoir lieu pour de nombreuses raisons : stratégie d’entreprise, volonté de se retirer de certains secteurs, collaboration avec d’autres acteurs. Pour prendre un exemple récent, un opérateur pétrolier et gazier pour lequel j’ai travaillé récemment souhaitait céder ses activités en Afrique du Nord, mais il souhaitait également fusionner ces activités avec celles d’un autre opérateur afin de créer une filiale détenue à 100 % par les deux sociétés mères. Il tenait toutefois absolument à comprendre quelles ressources étaient nécessaires pour mener à bien cette opération, et Open iT s’est avéré être la solution idéale.

[18:33] David : En examinant les différentes régions, on pouvait générer un rapport pour voir, par exemple : « Voilà tous mes utilisateurs dans une zone donnée. » Dans ce cas précis : le golfe du Mexique, la mer du Nord, la mer Caspienne, les 48 États contigus. Dans ce cas-là, il s’agissait de l’Afrique du Nord. Il suffisait de récupérer leur localisation et d’obtenir une hiérarchie des applications qu’ils utilisaient, classées par ordre d’importance et de coût, et tout cela très rapidement. Et cela a fait le bonheur du pôle financier, car il disposait d’informations fiables et pouvait prédire avec exactitude quels seraient les coûts pour cette entité cédée.

[19:12] David : Nous pourrions avancer dans les négociations contractuelles avec les fournisseurs ; en fait, une grande partie de ces négociations consistait à demander au fournisseur : « Pourriez-vous nous donner une estimation du coût pour ce nombre de licences destinées à cette entité cédée ? Et pourrions-nous bénéficier des mêmes conditions générales que celles de la société mère ? » Et bien sûr, vous procédez de la même manière pour retirer ces licences du pool principal. Disposer de ces données est donc absolument essentiel et vous aide vraiment avant le premier jour, car tout ce travail est effectué avant le premier jour de la cession.

[19 h 59] David : Il s'agit simplement d'une autre façon de présenter le même type d'informations. La précédente concernait une application dans le domaine des géosciences. Celle-ci concerne Bentley, une application d'ingénierie plus largement utilisée. Mais elle permet de visualiser un grand nombre de fuseaux horaires. On peut voir comment le service est utilisé et identifier les zones où il est utilisé. Il s'agit fondamentalement des mêmes informations.

[20:22] David : Voici encore un petit exemple simple de ce que l’on peut faire avec la cession d’actifs. Cette entreprise cherchait à céder ses activités de Lagos au Nigeria. Elle disposait déjà d’une importante base européenne à Lagos, ainsi qu’à Houston. Elle s’intéressait donc aux chevauchements horaires pour cette cession dans le fuseau horaire européen. Il ne suffit donc pas de se contenter d’examiner les pics d’utilisation. Il faut également prendre en compte la localisation. Et là encore, on voit qu’en isolant l’utilisation à Lagos, on peut prélever une partie des licences du parc global et les attribuer à cette cession. C’est un exemple relativement modeste, mais si on l’extrapole à l’ensemble de vos produits, cela pourrait représenter une économie considérable pour la société mère, et surtout, cela permettrait de clarifier nettement les besoins de l’entité cédée.

[21:28] David : De la même manière, on pourrait procéder à ce même découpage et à cette même analyse des informations pour les équipes techniques. Qui sont-elles ? On peut se demander, non pas où elles sont situées, Vous pouvez vous demander quel est leur titre ou leur fonction. Et vous pourriez vouloir utiliser cela dans le cadre d’une coentreprise. En effet, si vous considérez une coentreprise comme quelque chose de similaire à une cession, à la différence près que les personnes, les collaborateurs travaillant sur le projet, restent au sein de la société mère, mais qu’ils travaillent pour cette entité commerciale distincte. Vous devez donc savoir exactement ce qu’ils font et quand ils le font.

[22:08] David : Prenons un exemple pour illustrer pourquoi on pourrait vouloir procéder ainsi : les entreprises pétrolières et gazières sont évidemment soumises à un régime fiscal particulier. Leur imposition est liée à leur activité de production. En revanche, la production d’énergies renouvelables, le captage du carbone, l’énergie éolienne et la géothermie relèvent d’un régime fiscal différent. Les entreprises ont donc tout intérêt à bien comprendre la situation lorsqu’elles emploient des collaborateurs hybrides qui consacrent une partie de leur temps à l’activité principale, mais une autre partie à une coentreprise, et qu’elles peuvent ainsi imputer ces coûts selon un régime fiscal différent. Une coentreprise s’apparente donc à une petite fusion : l’entreprise n’est pas scindée en une société distincte, mais elle possède un statut juridique distinct de celui de la société mère, qu’il faut prendre en compte et pour lequel il faut fournir les informations appropriées.

[23:06] David : Open iT peut donc vous aider dans toutes ces situations. Et comme je l’ai brièvement évoqué au début, Open iT permet notamment à votre agent de vous indiquer les temps d’activité et d’inactivité, ce qui peut s’avérer très utile car cela vous permet ensuite de récupérer des applications si elles sont empruntées mais ne sont pas activement utilisées. Vous pouvez donc définir un critère et indiquer : « Si la licence n’a pas été utilisée après ce délai, veuillez la réintégrer dans le parc de licences. »

[23:50] David : Ce diagramme vous montre non seulement l’utilisation, mais aussi toutes les sessions actives à un moment donné ; il indique également combien d’entre elles sont actives et combien sont suspendues. Ainsi, une entreprise issue d’une fusion est généralement beaucoup plus grande et plus difficile à contrôler en raison de sa grande hétérogénéité. Par conséquent, pouvoir récupérer des applications partout dans le monde et les réaffecter à un parc de licences constitue une méthode très efficace pour gérer un vaste parc de licences au sein d’une organisation et gagner en efficacité.

[24:23] David : Pour résumer, et j’en reviens à mon triangle préféré, vous donnez les moyens d’agir à cette équipe intermédiaire qui gère cette transition. Cela lui permet d’indiquer aux services commerciaux, financiers et informatiques quelles devraient et pourraient être leurs stratégies. Elle est ainsi en mesure de tirer parti de ce pouvoir et d’obtenir véritablement les meilleurs résultats pour l’entreprise. En résumé, le déploiement d’Open iT est évidemment un choix tactique fantastique pour vous fournir les informations dont vous avez besoin. Vous devez absolument lire vos contrats et vous assurer de disposer de tous les détails, du point de vue des deux parties, sur ce que prévoit le contrat et sur la manière dont vous pouvez aller de l’avant. Vous impliquez vos utilisateurs. Vous discutez avec eux, comme dans la situation que j’ai évoquée avec Burlington et ConocoPhillips. Si vous n’alliez pas vers les utilisateurs pour leur demander pourquoi ils utilisaient cet outil ou pour comprendre leur activité, vous aboutiriez à une conclusion erronée. Vous devez donc également tenir compte de ces éléments. Vous prenez ainsi une décision éclairée pour aller de l’avant, renouveler ces contrats, relancer les discussions avec le fournisseur et trouver la meilleure solution. Ce sont là les points clés à retenir en matière de fusions, d’acquisitions et de cessions, de mise en commun des ressources, de clarté fondée sur les données, et, idéalement, de réduction des coûts et d’amélioration de la conformité.

[25:53] Nix : Merci pour cette présentation très instructive, David. Nous avons reçu d’excellentes questions. Passons donc à la session de questions-réponses. La première question qui nous est posée est la suivante : ces stratégies fonctionneront-elles avec des licences par utilisateur ?

[26:10] David : Oui. Je me suis concentré sur les licences concurrentes, mais il n’y a aucune raison pour qu’Open iT ne puisse pas vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin concernant les licences par utilisateur nommé, les configurations de licence plus complexes ou les configurations basées sur les utilisateurs, où vous pourriez avoir un système de paiement à l’utilisation dans lequel certains utilisateurs disposent d’un accès plus étendu aux fonctionnalités que d’autres. Absolument.

[26:46] Nix : Parfait. Merci pour cette précision, David. Passons maintenant à la question suivante : quels autres services d'une organisation peuvent fournir des informations complémentaires utiles ?

[27:01] David : Un aspect souvent négligé et pourtant très utile dans ce contexte est la gestion des données. En effet, on sait peut-être ce que les gens utilisent, quels outils ils emploient, mais si l’on parvient à intégrer les données auxquelles ils accèdent, cela peut s’avérer extrêmement puissant. Ainsi, si vous disposez d’une grande base de données SQL à laquelle tout le monde accède pour faire fonctionner ses logiciels d’ingénierie, j’ai déjà procédé ainsi : il suffit simplement de regrouper les données d’utilisation. On se dit : « Est-ce que je peux avoir une requête simple qui me donne la localisation des utilisateurs et les données auxquelles ils accèdent ? » C'est ainsi que l'on se rend compte que certains utilisateurs se trouvent dans un lieu géographique donné, mais qu'ils accèdent à des données situées ailleurs, car ce sont des experts qui mettent leurs connaissances au service d'autres services. C’est donc une pièce manquante du puzzle dont vous pourriez avoir besoin, car vous ne voulez pas isoler ces personnes ni les affecter de manière inappropriée. La gestion des données — en demandant à vos collègues chargés de la gestion des données d’exécuter des scripts SQL pour déterminer où se trouvent les personnes et les types de données auxquelles elles accèdent — peut donc constituer une source d’informations complémentaires absolument inestimable.

[28:10] Nix : Bonnes remarques. Merci, David. Et pour finir, nous avons ici une autre question. Quelle est la meilleure façon d'aborder les discussions avec les fournisseurs ?

[28:15] David : Préparez-vous bien. Lisez ces contrats, comprenez ce que fait l’entreprise et expliquez clairement au fournisseur qu’il s’agit d’un partenariat. Je pense que de nombreux fournisseurs, même s’ils doivent accepter une baisse de chiffre d’affaires, seront prêts à accepter si vous leur présentez des informations solides sur les utilisateurs de leur produit et les raisons de ce choix. Vous pouvez leur dire qu’il vaut mieux avoir un partenariat solide pour l’avenir, même s’il est légèrement moins lucratif, plutôt que de ne pas avancer du tout. Je pense donc qu’il est inestimable de disposer de bonnes informations et de montrer que vous comprenez comment leurs outils sont utilisés lorsque vous discutez avec les fournisseurs, tout en ayant votre contrat bien mis en évidence et annoté de post-it, prêt pour cette discussion.

[29:12] Nix : Excellent conseil, David. Nous avons également une question complémentaire à ce sujet. À l’heure où les éditeurs de logiciels proposent leurs environnements SaaS, comment Open iT fait-il face à cette situation et en quoi les outils Open iT aident-ils les utilisateurs de licences par rapport à ces environnements SaaS ?

[29:34] David : Très bien, excellente question. Donc, d’un point de vue technique, il n’y a pas d’obstacles à cela. Les outils Open iT peuvent fonctionner dans un environnement SaaS, à condition que les obstacles contractuels soient surmontés. Open iT ne se soucie pas de la provenance des informations. Il ne se soucie pas non plus de l’endroit où l’application s’exécute. On a donc souvent tendance à s’attarder sur la question d’un environnement SaaS ou d’un environnement sur site, mais tant que les obstacles contractuels liés à la surveillance via la technologie Open iT sont levés, il n’y a aucun obstacle technique qui vous empêche d’obtenir le même niveau d’analyse et de tirer les mêmes conclusions que si vous utilisiez un environnement SaaS ou cloud pour vos calculs techniques.

[30:28] Nix : Merci, David. Cela conclut notre session de questions-réponses. Merci encore pour ces réponses très utiles. Avant de terminer, un petit rappel : cette session a été enregistrée et vous recevrez bientôt l’enregistrement par e-mail. Vous pourrez également le retrouver sur notre page dédiée aux webinaires à la demande sur openit.com. À côté des enregistrements des webinaires, vous trouverez un lien vers notre enquête. Faites-nous part de vos commentaires et des sujets que vous aimeriez que nous abordions. Nous organisons prochainement un autre webinaire consacré à l’optimisation de la gestion des licences avec ServiceNow SAM Pro et Open iT. Il vous suffit de scanner le code QR affiché à l’écran ou de vous rendre sur la page « Webinaires » de notre site. Et si vous prévoyez ou êtes déjà en pleine opération de fusion-acquisition et que vous avez besoin d’aide pour consolider votre environnement de licences, nous vous proposons une consultation gratuite de 30 minutes avec l’un de nos consultants en solutions d’entreprise. Vous êtes déjà client ? Contactez votre chargé de compte pour bénéficier d’un accompagnement sur mesure. Merci encore de votre participation aujourd’hui. Je m’appelle Nix et je vous donne rendez-vous lors du prochain webinaire.