Von Daten zu Entscheidungen: Lizenznutzungsanalyse für Entwicklungsteams

[0:02] Mae: Guten Morgen, guten Nachmittag und guten Abend an alle. Willkommen zum Webinar von Open iT mit dem Titel „Von Daten zu Entscheidungen: Analysen zur Lizenznutzung für Engineering-Teams“. Mein Name ist Mae und ich werde heute Ihre Moderatorin sein. In den nächsten 20 Minuten wird unser Referent über Optimierung und intelligentere Analysen zur Lizenzverlängerung über Regionen und Teams hinweg sowie über die Steuerung von Organisationen und die Kommunikation sprechen. Bitte zögern Sie nicht, Ihre Fragen über das Q&A-Feld oben auf Ihrem Bildschirm einzureichen. Wir werden sie nach der Hauptveranstaltung beantworten. Falls wir nicht alle Fragen live beantworten können, machen Sie sich keine Sorgen. Wir werden per E-Mail oder über LinkedIn darauf zurückkommen.

[0:43] Nun eine kurze Vorstellung unseres heutigen Referenten. Unser Referent ist Partnership Manager bei Open iT und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in den Bereichen globale Führung, Produktmanagement und Geowissenschaften in der Öl- und Gasindustrie. Er war in Führungspositionen bei ConocoPhillips und BP in Europa und den USA tätig. Seine Leidenschaft gilt der Nutzung von Daten nicht nur zur Analyse, sondern auch als wirkungsvolles Instrument zum Erzählen von Geschichten, das die Entscheidungsfindung unterstützt und Innovationen fördert. Begrüßen wir David Bole herzlich.

[1:16] David: Ausgezeichnet. Wunderbar. Vielen Dank, Mae. Wie immer eine fantastische Einführung. Guten Tag, guten Abend oder vielleicht auch guten Morgen an alle. Ich spreche heute aus Schottland zu euch.

[1:28] Ich werde also darüber sprechen, warum wirklich gute Anwendungsdaten die Grundlage für wirklich gute und kluge Geschäftsentscheidungen sind. Wie optimieren und verbessern Sie Ihren Lizenzverlängerungszyklus? Wie analysieren Sie diese Anwendungs- und Produktinformationen regionen- und teamübergreifend – was insbesondere in einem großen Unternehmen relevant ist? Und wie kommunizieren Sie, wenn es darum geht, sich in diesem Unternehmen zurechtzufinden? Was sind die Kniffe? Was sind die Tipps, wie man auf der Grundlage guter Daten gute Entscheidungen in einem Unternehmen trifft, das groß und heterogen sein kann und eine vielschichtige Führungsstruktur aufweist?

[2:16] Also zunächst einmal: Was sind gute Daten, wie erhält man sie und wie nutzt man sie? Die Beispiele, die ich nennen werde, stammen hauptsächlich aus der Energiebranche, der Öl- und Gasindustrie, sowie aus meinen Erfahrungen im Bereich der geowissenschaftlichen Untergrundtechnik, d. h. der Technologie zur Erforschung des Untergrunds. Alle Beispiele, über die ich spreche, sind jedoch relevant, wenn es um hochwertige Nischenanwendungen geht, die branchenspezifisch sind und wahrscheinlich entscheidend dazu beitragen, den Mehrwert zu schaffen, den Ihr Unternehmen benötigt. Wir verwenden oft den Begriff „Engineering“, aber wir betrachten branchenspezifische Anwendungen und deren Komplexität sowie deren hohe Kosten, aber auch deren Wert.

[3:02] Wie gesagt, die Produktbereiche, über die ich sprechen werde, sind Untergrunduntersuchungen, Geomodellierung, Bohrlochbetrieb, Erdöltechnik, Lagerstättenengineering und Ähnliches. Reservenmanagement. Das ist wirklich hochspezialisiertes Fachgebiet, aber meiner Meinung nach in vielen Branchen anwendbar. Wenn Sie also von „Qualitätsdaten“ sprechen – was meinen Sie damit? Open iT ist darauf spezialisiert, eine Fülle an Anwendungs- und Produktinformationen bereitzustellen.

[3:31] Und wir beziehen uns dabei gewissermaßen auf diese „Funktionalitätspyramide“. Ebene eins: Nutzung zur Laufzeit. Wer nutzt die Anwendung? Wann wird sie genutzt? Wann wurde der Check-in durchgeführt? Wann hat er sich abgemeldet? Wie viele Stunden hat er insgesamt genutzt? Wo sitzt er? Wie hat sich dieses Muster im Laufe der Zeit verändert? Erhält er Zugriffsverweigerungen? Versucht er, die Anwendung zu nutzen, und kommt dabei nicht weiter? All diese Informationen stammen von Lizenzservern und bieten Ihnen eine Fülle an Erkenntnissen, auf deren Grundlage Sie Entscheidungen treffen können. Darauf aufbauend erhalten Sie – sofern die Anwendungen dies rechtfertigen – Daten zur tatsächlichen aktiven Nutzung, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wann Anwendungen tatsächlich genutzt werden. Der Benutzer startet vielleicht eine Anwendung, lädt eine Reihe von Daten, bringt seine Sitzung zum Laufen, beginnt mit der Arbeit, wird dann aber völlig legitim weggerufen und wird daraufhin als inaktiv oder im Leerlauf protokolliert, wodurch eine Lizenz gebunden wird – was zwar bedeutet, dass sein Arbeitsprozess berechtigt ist und er das Richtige tut, aber dennoch zeigt, dass eine Ressource gebunden ist.

[4:30] Stufe drei ist also die Nutzungssteuerung: Hier betrachten Sie die jeweilige Ressource – wenn sie von keinem Nutzer genutzt wird, können Sie sie wieder in den Lizenzpool zurückführen und innerhalb Ihres Unternehmens neu verteilen, um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und von großer Flexibilität zu profitieren. Das sind die drei Stufen der Open iT-Daten.

[4:51] Sie erhalten eine riesige Menge an Analysemöglichkeiten, Grafiken: Wer ist wann angemeldet, wie sieht es mit Ihren Lizenzen aus, gibt es irgendwelche Probleme? Sie erhalten eine tolle Heatmap, nach Tageszeiten, Jahreszeiten und Monaten. Genial. Ich werde nicht allzu sehr ins Detail gehen. Wir behandeln diese Themen häufig in Open iT, und ich möchte Sie ermutigen, sich frühere oder zukünftige Webinare anzusehen oder mit unseren Unternehmensberatern zu sprechen, um zu erfahren, welche Fülle an Daten Ihnen zur Verfügung steht. Heute werde ich mehr darüber sprechen, was Sie mit diesen Daten anfangen können und wie Sie auf der Grundlage dieser Informationsfülle fundierte Geschäftsentscheidungen treffen können.

[5:35] Was ist also ein Optimierungsworkflow? Sie verfügen über gute Nutzungsdaten. Sie haben Ihre Rechnung für Ihr Abonnement oder die Verlängerung Ihrer unbefristeten Lizenz, was komplex sein kann – viele Module, Basismodule. Möglicherweise gibt es eine zeitliche Begrenzung. Möglicherweise gibt es ein Verlängerungsdatum, bis zu dem Sie eine Entscheidung treffen müssen. All das müssen Sie berücksichtigen. Wie sieht also Ihr Prozess aus? Sie sammeln alle Informationen. Wer nutzt das System? Wann wird es genutzt? Gibt es Ablehnungen? Müssen Sie die Nutzungsstufen einiger Module erhöhen und die anderer senken, wenn Sie über entsprechende Kapazitäten verfügen? Wer sind Ihre Top-Nutzer? Ganz einfach. Zeig mir meine fünf Hauptnutzer. Sobald du deine fünf Hauptnutzer ermittelt hast – und das sind vielleicht nicht die Personen, die du erwartest, sondern jemand in einem weit entfernten Teil der Welt, den du erst ausfindig machen musst –, werden sie entscheidend für deine Entscheidungsfindung sein, was du mit deinem Produkt, mit ihnen und in Absprache mit ihrem Management sowie den Budgetverantwortlichen tust. Sie erarbeiten einen Plan und können dann das Angebot oder die Abrechnungsrechnung bearbeiten, weitermachen und die Genehmigung dafür einholen. Dabei können Sie sich jedoch sicher sein, dass Sie auf der Grundlage der bestmöglichen Informationen gehandelt haben, die Ihnen zur Verfügung stehen.

[6:46] Man sollte sich also immer folgende Fragen stellen: Wer nutzt die Anwendung? Sollte sie überhaupt genutzt werden? Denn manchmal verwenden Nutzer eine Anwendung, weil sie einfacher und unkomplizierter ist oder weil sie daran gewöhnt sind – aber möglicherweise ist sie nicht die von ihrer Organisation genehmigte Anwendung. Möglicherweise verfügt sie nicht über die erforderlichen Nutzungsrechte. Wissen Sie, vielleicht möchte das Unternehmen ja in eine andere Richtung gehen. Daher ist es immer wichtig, diese Fragen zu stellen. Gibt es eine Alternative? Denn manchmal stellt man fest, dass die Anwendung vom Support genutzt wird, obwohl sie eigentlich von den Ingenieuren genutzt werden sollte – und der Support könnte mit einer Lizenz mit geringerem Funktionsumfang auskommen, die kostengünstiger ist. Es ist auch sinnvoll, sich zu fragen: Wie gut ist Ihre Beziehung zum Anbieter? Ist sie stabil? Glauben Sie, dass Ihre Partnerschaft langfristig funktionieren wird? Können Sie die Produktentwicklung des Anbieters im Laufe der Zeit beeinflussen? All dies sind ausgezeichnete Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie diesen Verlängerungsprozess betrachten.

[7:44] Hier nur ein paar kurze Beispiele dafür, welche Einsparungen Sie mit dieser Art von grundlegender Optimierung erzielen können. Allein schon durch diese sorgfältige Prüfung – indem Sie Ihre Zahlen unter die Lupe nehmen, nach Lücken suchen, Ablehnungen im Blick behalten und einen offenen Dialog mit Ihren Lieferanten führen – können Sie diese Einsparungen erzielen. Oftmals könnte man meinen, dass Lieferanten einigen dieser Vorschläge oder Kürzungen sehr widerstrebend gegenüberstehen würden. Das mag zwar zutreffen, aber ebenso sehr sind sie an einer Partnerschaft interessiert. Und wenn Sie Änderungen vorschlagen oder Ihr Portfolio optimieren, zeigt das, dass Ihnen die Zusammenarbeit am Herzen liegt und Sie diese Beziehung langfristig pflegen möchten. Es ist also nicht unbedingt so, dass ein Anbieter Widerstand leisten wird, wenn Sie Änderungen an Ihrem Angebot vornehmen. Ich wollte aber nur deutlich machen, dass sich mit diesen grundlegenden Informationen bereits konkrete Einsparungen erzielen lassen. Und Sie sollten immer die größten Einsparpotenziale ins Visier nehmen. Sortieren Sie die Ergebnisse immer nach dem höchsten Einsparpotenzial und konzentrieren Sie sich darauf. Vergessen Sie dabei aber nicht den „Long Tail“ und die Tatsache, dass sich eine Ansammlung von Anwendungen mit geringerem Wert – wie ich sie hier erwähnt habe: seismische Probenahme, Gesteinsphysik, Software für seismische Vermessungen –, die zwar typischerweise am unteren Ende der Kostenskala liegen, kumulativ jedoch zu einem erheblichen Mehrwert führen können.

[9:04] Wenn man also über Regionen und Teams hinwegblickt – was meine ich damit und warum sollte man das tun? In der Regel verteilt man die Kosten dieser Portfolios auf eine große Organisation. Und es ist völlig plausibel und angemessen, dass Geschäftsbereiche oder Konzerngesellschaften sagen: „Nun, ich möchte wissen, wofür ich bezahle.“ Wissen Sie, mir wird diese Gebühr in Rechnung gestellt. Ich möchte verstehen, warum das so ist. Ich glaube nicht, dass ich den Dienst nutze. Wenn Sie über die besten Daten verfügen – und eine gute Möglichkeit, diese Daten zu betrachten, ist beispielsweise die Verwendung eines PowerBI-Dashboards –, Und ich sage, Open iT kann Ihnen Analysen über seine eigene Konsole liefern. Aber mit Power BI haben Kunden oft mehr Freiheit oder können mehr Informationen aus ihrem eigenen Unternehmen integrieren, insbesondere aus dem Active Directory. Das liefert ihnen wirklich gute Informationen darüber, wer die Software nutzt, wann, wo und vielleicht auch warum. Und es ermöglicht Ihnen, genau diese Frage nach dem „Warum“ zu stellen. Daher kann eine regionale Analyse der Softwarenutzung absolut von unschätzbarem Wert sein.

[10:00] Ebenso stellt sich die Frage, was die jeweiligen Aufgabenbereiche sind. Hier habe ich mich auf den Bereich konzentriert, den ich kenne, nämlich Geologen, Geophysiker, Vermessungsingenieure und vielleicht auch Supportmitarbeiter. Es ist wirklich hilfreich zu wissen, wer diese Nutzer sind, und sie dann zu fragen, warum sie die Anwendung nutzen und ob die Konfiguration Ihrer Lizenzmodule für diese Nutzer geeignet ist. Dies kann Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren, indem Sie beispielsweise Mitarbeitern, die Supportanrufe bearbeiten, eine abgespeckte Version einer Anwendung zur Verfügung stellen, anstatt die Version mit allen Modulen, die einige Ihrer anspruchsvolleren Nutzer möglicherweise benötigen. Diese Übersicht ist also wirklich sehr hilfreich, wenn es darum geht, kluge geschäftliche Entscheidungen zu treffen, und sie unterstützt Sie auch sehr, wenn Sie in die Verhandlungsphase für eine Vertragsänderung eintreten möchten.

[10:54] Es gibt also einige Beispiele, auf die ich hier eingehen möchte. Aspentech verfügt mittlerweile in der unterirdischen Öl- und Gasindustrie über eine umfangreiche Bibliothek bzw. ein breites Portfolio an Anwendungen, das verschiedene Funktionen aus vielen unterschiedlichen Quellen umfasst. In der Regel erfolgt dies auf Basis klassischer Dauerlizenzen oder Abonnements. Das Unternehmen bietet jedoch auch ein Tokenisierungssystem an, bei dem man zwar über ein breites Spektrum an Funktionen verfügt, aber nicht die einzelnen Anwendungen kauft, sondern Token erwirbt. Man verfügt über eine begrenzte Anzahl von Token, und ein Nutzer kann diese Token für verschiedene Funktionen einlösen. „Ich möchte heute seismische Messungen durchführen.“ „Ich möchte Gesteinsphysik betreiben.“ Ich möchte Petrophysik betreiben. Und das ist sehr leistungsstark. Mit großer Leistung geht jedoch auch große Verantwortung einher, da es schwer vorhersehbar sein kann und ein Nutzer tatsächlich eine große Menge an Ressourcen binden kann, wenn man nicht aufpasst. Daher kann es von unschätzbarem Wert sein, Ihre voraussichtliche Nutzung auf der Grundlage Ihres bestehenden Abonnements zu modellieren, bevor Sie in die Verhandlungen darüber einsteigen, wie viele Token Sie benötigen, wie diese verteilt werden und wie Sie sie nutzen werden.

[12:07] Auch hier geht es wieder darum, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage solider Daten zu treffen. Das PTS-System von SLB – sozusagen ein petrochemisches System – deckt mit dieser Suite einen großen, ja sogar riesigen Funktionsumfang ab. Es bietet einen Dienst, bei dem man sich als Benutzer anmeldet; jeder Benutzer verfügt über ein Profil, über das er Zugriff auf bestimmte Funktionen erhält, und jeder Benutzer wird nach seiner beruflichen Funktion klassifiziert. Wir haben uns zuvor die Aufgabenbereiche in den technischen Teams angesehen – Geologen, Geophysiker, Reservoiringenieure –, aber auch hier spielt es keine Rolle, um welche Funktion es sich handelt. Open iT ist das egal. Es liefert Ihnen diese Daten zu Ihrem Unternehmen, egal was passiert. Außerdem möchte es wissen, ob Sie ein Basisnutzer oder ein Expertennutzer sind. Damit sind Kosten verbunden, die je nach Aufgabenbereich und Aufgabenebene unterschiedlich ausfallen können. Außerdem gibt es Ad-hoc-Nutzer, für die Sie pro Tag zahlen, oder Monatsnutzer, für die Sie pro Monat und Nutzer zahlen. Und natürlich ist ein Ad-hoc-Nutzer pro Tag relativ teurer. So wird es sehr schnell zu einer sehr teuren oder potenziell teuren Möglichkeit, Zugang zur Software zu erhalten. Und Sie benötigen fundierte Informationen, bevor Sie in diese Verhandlungen einsteigen, um zu verstehen, wie Ihr Nutzerprofil aussieht, bevor Sie sich festlegen, wie das Ganze aussehen soll. Also noch einmal: Gute Daten, gute Entscheidungen.

[13:34] Ich habe bereits über die drei Ebenen von Open iT gesprochen, über die Unterscheidung zwischen inaktiver und aktiver Zeit sowie über die Möglichkeit, auf dieser Grundlage Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. Hier ist ein Beispiel für Petrel, ein SLB-Produkt. Es gehört zur PTS-Produktfamilie. In diesem Fall war ein Großteil der Nutzung tatsächlich inaktiv. Das soll nun nicht heißen, dass sich die Nutzer schlecht verhalten hätten. Das ist absolut nicht der Sinn dieser Aussage. Es handelt sich um eine sehr komplexe Anwendung, die einen hohen Konfigurationsaufwand erfordert. Doch diese inaktiven Stunden – weil die Nutzer in Besprechungen waren oder anderweitig beschäftigt waren – stellen eine enorme Ressource dar, die gebunden ist und nicht zur Verfügung steht. Durch die Implementierung der Stufe 3, der verwalteten Lizenzkontrolle, gelang es diesem Unternehmen, seine Nutzung grundlegend zu verändern, da es sich gerade in einer Wachstumsphase befand und mehr Nutzern mehr Funktionen zur Verfügung stellen wollte. Durch den Einsatz von „License Harvesting“ und Lizenzoptimierung – also die Überprüfung der Lizenzen, die über eine bestimmte Zeitschwelle hinaus nicht genutzt wurden, und deren Rückführung in den Lizenzpool zur Neuverteilung – kam es zu einem wirklich großen Funktionssprung. Man sieht, dass sich die tatsächlichen produktiven Stunden innerhalb eines Jahres fast verdoppelt haben, und das ohne zusätzliche Kosten. Sehr, sehr wirkungsvoll.

[15:06] Das ist eigentlich ein PowerBI-Dashboard, das zeigt, was dort tatsächlich vor sich geht. Auf ihrer Cloud-Infrastruktur, wo die Lizenzen gebunden waren, zeigt die blaue Linie an, was gerade genutzt wird. Man sieht also einen klassischen Wochenzyklus: Am Wochenende gibt es offensichtlich keine oder nur sehr geringe Nutzung, während die Lizenznutzung unter der Woche am Mittwoch und Donnerstag ihren Höhepunkt erreicht – das macht durchaus Sinn. Völlig normal. Die orangefarbene Linie dort steht jedoch für die aktuell ausgesetzten Lizenzen, und dieser Spitzenwert beträgt tatsächlich 70 Lizenzen. Man sieht also an den Werktagen eine Spanne zwischen 50 und 70 Lizenzen, die für Benutzer stehen, bei denen die Anwendung zwar geöffnet ist, die sie aber nicht nutzen; die Lizenz wird in den Pool zurückgeführt und kann so an Kollegen weitergegeben werden. Dadurch werden also wirklich viele Ressourcen freigesetzt. Diese Anwendung, Petrel, kostet konservativ geschätzt zwischen 50 und 100.000 Dollar pro Nutzer. Wenn also 70 dieser Lizenzen verfügbar sind, stellt das eine erhebliche finanzielle Ressource dar, die man neu verteilen kann. Sehr wirkungsvoll.

[16:16] Okay, das sind Daten, das ist die Anwendungsnutzung, das Treffen von Entscheidungen auf dieser Grundlage und die Art und Weise, wie man das „Harvesting“ verwaltet. Und deshalb möchte ich kurz darauf eingehen, wie man mit einem Unternehmen kommuniziert, wie man diese Änderungen umsetzt oder welche Maßnahmen man ergreifen kann, um sich dabei zu helfen – insbesondere wenn es um Themen wie die verwaltete Lizenznutzung oder das „License Harvesting“ geht, bei dem man aktiv eine Ressource entzieht und neu verteilt. Ich denke, das erfordert einen sorgfältigen Umgang und die richtige Botschaft, die man den Nutzern vermittelt.

[16:51] Bei einigen dieser Prozesse spielt das Timing eine sehr wichtige Rolle. Und dieses seltsam anmutende, vage geografisch anmutende Diagramm, das ein wenig wie ein Berg aussieht, veranschaulicht die Zyklizität in einem Unternehmen, in dem das Fachwissen rund um Produktportfolios schwanken kann. Wenn das Fachwissen zu einem Produktportfolio abnimmt – sei es durch Personalabgänge, Personalabbau oder andere Gründe –, kann „Shadow-IT“ zunehmen und zu einer Divergenz in Ihrem Portfolio sowie zu Ineffizienzen führen; außerdem kann dies höhere Gesamtkosten zur Folge haben. Und genau in dem Moment, in dem Ihre Schatten-IT zunimmt, benötigen Sie gute Daten, um erkennen zu können, wo sie eingesetzt wird. Open iT unterscheidet nicht, ob es sich um Schatten-IT handelt oder nicht oder ob sie Teil der übergeordneten oder der Kern-IT-Infrastruktur ist – es liefert Ihnen einfach die Informationen. Indem Sie diese einbeziehen, wissen, was vor sich geht, und die Situation unter Kontrolle bringen, können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, nicht zuletzt bei den Lizenzkosten, sondern auch bei Supportkosten, Verwaltung und Cybersicherheitsrisiken – all diese wichtigen Aspekte.

[18:10] Die Abschaffung veralteter Praktiken ist natürlich äußerst wichtig. Der Umstieg von Tabellenkalkulationen auf eine ordentliche SAM Pro-Datenbank ist entscheidend. Wir arbeiten mit ServiceNow zusammen, die offensichtlich der ideale Partner und Marktführer sind, wenn es um Asset-Portfolio-Managementsysteme geht. Ein Lenkungsausschuss oder ein Projektgremium kann wirklich dabei helfen, einige dieser Veränderungen durchzusetzen, die entsprechenden Entscheidungen zu treffen oder sicherzustellen, dass diese Harvesting-Richtlinien wirklich für Sie funktionieren. Und Sie müssen die richtigen Leute finden – was vielleicht ein bisschen wie eine Geheimwissenschaft ist –, um die richtigen Personen in einer Organisation zu finden, die Ihnen helfen können. Sie benötigen Produktverantwortliche, Personen, die sich mit den jeweiligen Anwendungssuiten in Ihrem Unternehmen auskennen, die für das Budget zuständig sind, Serviceverantwortliche, die diese unterstützen, sowie einige Geschäftsexperten, die die Software tatsächlich in verschiedenen Geschäftsbereichen nutzen. Auch die Beschaffungsabteilung ist wertvoll. Die Beschaffungsabteilung kann Sie darüber beraten, wie es um die Verträge steht, denn wenn Sie an einen Dreijahresvertrag gebunden sind, können Sie diesen möglicherweise nicht ändern. Sie möchten die Prioritäten neu setzen, können aber keine wirklichen Änderungen daran vornehmen. Daher helfen Ihnen alle guten Daten der Welt nichts, bis die drei Jahre abgelaufen sind und Sie diese Änderungen vornehmen können. Wenn sich jedoch eine Vertragsverlängerung schnell nähert, sollten Sie diese Gelegenheit nicht verpassen. Sie sollten dieses Zeitfenster auf keinen Fall verpassen, und die Beschaffungsabteilung spielt dabei eine entscheidende Rolle bei der Beratung – ebenso wie die Kernteams, die die Assets in Ihrem gesamten Unternehmen verwalten.

[19:44] Was soll Ihr Projektgremium leisten? Es soll Ihnen bei der Priorisierung helfen. Auch hier ist es entscheidend, wann sich die Verlängerung Ihrer Verträge nähert. Das Gremium räumt Ihnen ein gewisses Maß an Entscheidungsbefugnis ein. Es ist nicht nur Ihre Meinung, dass diese Anwendung genutzt werden sollte – das Projektgremium stimmt dem zu. So erhalten Sie einen Nachverfolgungsnachweis für die von Ihnen getroffenen Entscheidungen und eine Begründung, um Änderungen, Optimierungen und Managed Services voranzutreiben.

[20:09] Wenn es um die Verwaltung von Lizenzen für verwaltete Anwendungen geht – wie zum Beispiel das von mir erwähnte „Harvesting“, also das Entziehen von Lizenzen und deren Rückführung in den Pool –, erfordert dies natürlich eine sensible Kommunikationsstrategie. Identifizieren Sie zunächst Ihre größten Risikobereiche. Kommunizieren Sie dies den Betroffenen. Versuchen Sie zu verstehen, wo deren Probleme liegen könnten. Sie sollten nicht nur diese Bereiche, sondern auch deren Führungskräfte einbeziehen und die Vorteile Ihrer Maßnahmen erläutern. Ein Beispiel für einen Bereich, in dem dies meiner Erfahrung nach entscheidend ist, ist die Öl- und Gasindustrie, die wie viele andere Branchen rund um die Uhr arbeitet. Es bestehen Sicherheitsrisiken. Es finden hochkarätige industrielle Prozesse statt, wie Bohrungen vor der Küste oder an Land, die von einigen dieser hochentwickelten Anwendungen aus der Ferne überwacht werden. Verständlicherweise haben diese Nutzer ein berechtigtes Bedürfnis, den ganzen Tag und die ganze Woche über angemeldet zu sein, melden sich aber möglicherweise nur gelegentlich an. Und wenn sie sich anmelden, müssen sie ihre Informationen sofort zur Hand haben. Eine inaktive Lizenz ist also ein absoluter Bestandteil ihrer Arbeit. Und sie hätten die Sorge: „Oh, ich kann meine Arbeit nicht erledigen. Ich kann keinen Anruf von der Offshore-Bohrinsel entgegennehmen, weil ich keine Lizenz bekomme oder meine Anwendung nicht zum Laufen bringe.“ Das ist völlig berechtigt. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie diesen entscheidenden Schwachpunkt getestet haben, und den Anwendern dann vermitteln, dass dies nicht passieren wird – und testen, dass es tatsächlich nicht passiert.

[21:42] Was diesen Punkt angeht – und ich glaube, das ist etwas, das zwar etwas kontraintuitiv ist, aber entscheidend: Wenn man den Nutzern zunächst sagt: „Oh, wir werden euch eure Lizenzen wegnehmen und sie jemand anderem geben“, dann reagieren sie mit: „Oh, das will ich nicht. Ich will nicht zu diesem Club gehören.“ Wenn man ihnen aber erklärt, dass die Lizenz nur ausgeliehen wurde und man sie jederzeit zurückbekommen kann, dass man seine Einrichtung so belassen kann, wie sie war, und einfach weggehen kann – und wenn man dann an seinen Schreibtisch zurückkehrt, steht sie einem immer wieder zur Verfügung –, dann wird man kein „schlechter Nutzer“ sein. Der Chef wird einem auch keine Vorwürfe machen, weil man Lizenzen in Beschlag nimmt. Man ist sogar ein guter Nutzer. Die Anwendung ist zwar geöffnet, aber man nutzt sie nicht, und jemand anderes profitiert davon. Aber wenn man sie braucht, ist sie für einen da. Das ist tatsächlich sehr befreiend, und wir haben festgestellt, dass die Nutzer das wirklich mögen, weil sie sagen: „Hey, das gefällt mir. Ich werde meine Kollegen nicht nerven. Ich werde hier sogar beliebt sein, mein Chef wird sich freuen und ich spare Geld.“ Es ist also kontraintuitiv, dass die Nutzer es tatsächlich mögen, wenn man es richtig kommuniziert und den Nutzen klar darlegt. Sie empfinden es überhaupt nicht als Bedrohung.

[23:00] Zusammenfassend lässt sich also sagen: Für kluge Geschäftsentscheidungen braucht man wirklich fundierte Daten. Es ist entscheidend, Prioritäten zu setzen, die richtigen Ziele anzustreben, dies zu kommunizieren und die Nutzer mit ins Boot zu holen. Wenn Sie diese Interessengruppen bereits vor der Umsetzung der Änderungen einbinden, Vertrauen zu ihnen aufbauen, über nachweislich gute Daten verfügen und wissen, wer die Top-Nutzer sind, werden Ihnen diese hochwertigen Informationen dabei helfen, sie auf Ihre Seite zu bringen und die besten Ergebnisse zu erzielen.

[23:37] Das war alles, was ich in dieser Präsentation ansprechen wollte. Vielen Dank. Ich gebe nun wieder an Mae weiter und frage, ob es noch Fragen gibt.

[23:51] Mae: Vielen Dank, David, für diesen sehr aufschlussreichen Vortrag. Und natürlich haben wir einige tolle Fragen vorbereitet. Also lassen Sie uns gleich mit der Fragerunde beginnen.

[24:01] Frage: Wie sehen die Trends bei Zugriffsverweigerungen im Zusammenhang mit dem „License Harvesting“ im typischen Arbeitsalltag aus? Kommt es vor, dass Mitarbeiter von Besprechungen zurückkommen und dann feststellen, dass sie keinen Zugriff mehr haben?

[24:15] David: Ja, es ist wirklich interessant, sich die Tageszeiten und die Ablehnungen anzusehen. Die Spitzenzeit liegt auf Jahresbasis tatsächlich im späten Frühjahr, gefolgt von einem weiteren Höhepunkt im Spätsommer oder Anfang August. Das ist in etwa dann, wenn die meisten Leute im Büro sind und die wenigsten im Urlaub. Typischerweise ist das an einem Mittwoch- oder Donnerstagnachmittag. Wenn Sie in einem globalen Unternehmen tätig sind, ist das irgendwo im transatlantischen Raum der Fall, wenn Europa noch online ist und Amerika noch nicht online gegangen ist. Das ist zwar eine Verallgemeinerung, aber oft stellt man fest, dass man seine gesamte Lizenzsituation anhand von zwei Spitzenzeiten am Donnerstagnachmittag im Mai und im September verwaltet. Das muss man also unbedingt im Auge behalten. Ja, hin- und hergehende Besprechungen können ein Problem darstellen, und Sie wollen auf keinen Fall, dass es zu Zugriffsverweigerungen bei den Nutzern kommt. Sie müssen sich also bewusst sein, dass es in diesen entscheidenden Zeiträumen zu Zugriffsverweigerungen kommen kann. Mit guten Informationen sollten Sie sich aber auch die Frage stellen: Möchte ich das ganze Jahr über Kapazitätsreserven für eine Spitzenlast vorhalten oder lieber zwei Zeiträume im Jahr in Kauf nehmen, in denen es zu Zugriffsverweigerungen kommt? Darauf gibt es keine richtige oder falsche Antwort. Wenn Sie jedoch über die Informationen verfügen und wissen, wann es zu Ablehnungen kommt – und das ist ein entscheidender Punkt, wie Open iT Ihnen bestätigen wird –, dann sollten Sie bei der Betrachtung der Ablehnungen beachten: Möglicherweise sehen Sie einen Spitzenwert bei den Ablehnungen, aber Sie sollten sich vergewissern, ob es sich um denselben Nutzer handelt, der die Anfrage mehrfach ablehnt, oder ob Sie tatsächlich einer Gruppe von Nutzern aufgrund fehlender Funktionalität den Zugriff verweigern. Auf der Grundlage dieser beiden Aspekte können Sie dann entscheiden, ob Sie den Ablehnungen mehr Aufmerksamkeit schenken und Ihre Kapazitäten erhöhen möchten oder ob Sie mit Ihren Nutzern zusammenarbeiten wollen, damit diese Ablehnungen an den entscheidenden Punkten nicht auftreten – wobei Sie dank guter Daten möglicherweise sogar vorhersagen können, wann diese entscheidenden Punkte eintreten werden. Aber eine tolle Frage. Vielen Dank.

[26:15] Frage: Wie legen Sie die Schwellenwerte fest, um zwischen tatsächlicher Inaktivität bzw. echter Leerstandszeit einerseits und saisonalen oder projektbedingten Flauten andererseits zu unterscheiden?

[26:27] David: Ausgezeichnete Frage. Also, ich habe Zeitfenster für die Verweigerungsphase gesehen, die von 4 Stunden bis zu beliebig langen Zeiträumen reichen. 4 Stunden entsprechen also einer Nutzungsphase am Vormittag oder am Nachmittag, und das ist ziemlich großzügig bemessen. Man kann das Gerät zwar 4 Stunden lang liegen lassen, aber ich habe auch schon viel strengere Einstellungen gesehen, zum Beispiel 30 Minuten. Ich würde immer empfehlen, mit einem großzügigen Zeitfenster anzufangen. Dabei gibt es zwei Kriterien zu beachten. Da es die Stufen zwei und drei gibt, können Sie die Schwelle, ab der inaktive Zeit gemeldet wird, sehr niedrig ansetzen. Sie können also festlegen: „Ich möchte inaktive Zeit ab 30 Minuten wissen.“ Sie könnten sich aber dafür entscheiden, die Verwaltung oder die Datenerfassung erst ab 2 Stunden durchzuführen. Das ist vielleicht ein guter Kompromiss: Sie beginnen damit, Ihre inaktive im Vergleich zur aktiven Nutzung bei einem niedrigen Schwellenwert zu verstehen, haben es dann aber bei der eigentlichen Datenerfassung etwas lockerer. Und sobald Sie sicher sind, dass alles gut funktioniert, können Sie die Schwellenwerte anpassen, sodass sie übereinstimmen, und so diese wirklich effiziente Funktionalität nutzen.

[27:35] Mae: Vielen Dank, David. Damit ist unsere Frage-und-Antwort-Runde beendet. Vielen Dank für diese aufschlussreichen und durchdachten Antworten. Nochmals vielen Dank, David, für dieses Webinar, und vielen Dank an alle, die heute dabei waren. Dieses Webinar wurde aufgezeichnet, und Sie erhalten in Kürze einen Link per E-Mail. Sie können sich auch unsere aktuellen Webinare ansehen: „Ist es Zeit für eine Umstellung auf benutzerbasierte Lizenzen?“ und „Idle No More: Rückgewinnung und Neuzuweisung ungenutzter Lizenzen“. Scannen Sie den QR-Code auf Ihrem Bildschirm oder gehen Sie auf openit.com, dann auf „Ressourcen“ und anschließend auf „Webinare auf Abruf“. Wir bieten außerdem eine kostenlose 30-minütige Beratung mit einem Open iT-Berater für Unternehmenslösungen an, falls Sie bereit sind, die Lizenzoptimierung in Ihrer Umgebung zu erkunden. Kontaktieren Sie uns über die Kontaktdaten auf Ihrem Bildschirm und folgen Sie uns bei Open iT, Inc. in den sozialen Medien, um auf dem Laufenden zu bleiben. Noch einmal: Ich bin Mae, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund.

[28:40] David: Vielen Dank an alle.