Des données aux décisions : Analyse de l'utilisation des licences pour les équipes d'ingénieurs

[0:02] Mae : Bonjour, bon après-midi et bonsoir à tous. Bienvenue au webinaire d’Open iT intitulé « Des données aux décisions : l’analyse de l’utilisation des licences pour les équipes d’ingénierie ». Je m’appelle Mae et je serai votre animatrice aujourd’hui. Au cours des 20 prochaines minutes, notre intervenant abordera l’optimisation et l’analyse plus intelligente du renouvellement des licences à l’échelle des régions et des équipes, ainsi que la gestion des organisations et de la communication. N’hésitez pas à nous envoyer vos questions via le panneau « Questions-réponses » situé en haut de votre écran. Nous y répondrons à l’issue de la session principale. Si nous ne parvenons pas à répondre à toutes les questions en direct, ne vous inquiétez pas. Nous vous répondrons par e-mail ou sur LinkedIn.

[0:43] Voici maintenant une brève présentation de notre intervenant d’aujourd’hui. Notre intervenant est responsable des partenariats chez Open iT et possède plus de 25 ans d’expérience internationale dans le domaine du leadership, de la gestion de produits et des géosciences au sein de l’industrie pétrolière et gazière. Il a occupé des postes de direction chez ConocoPhillips et BP en Europe et aux États-Unis. Il se passionne pour l’utilisation des données, non seulement à des fins d’analyse, mais aussi comme un puissant outil de narration qui éclaire la prise de décision et favorise l’innovation. Accueillons chaleureusement David Bole.

[1:16] David : Parfait. Super. Merci, Mae. Une introduction fantastique, comme toujours. Bon après-midi, bonsoir, voire bonjour à tous. Je m’adresse à vous aujourd’hui depuis l’Écosse.

[1:28] Je vais donc vous expliquer en quoi des données d'application de très bonne qualité constituent le fondement de décisions commerciales judicieuses et efficaces. Comment optimiser et améliorer votre cycle de renouvellement des licences ? Comment analyser ces informations relatives aux applications et aux produits à l’échelle des différentes régions et équipes, ce qui est particulièrement pertinent dans une grande entreprise ? Et enfin, lorsqu’il s’agit de s’orienter au sein de cette entreprise, comment communiquez-vous ? Quelles sont les astuces ? Quels sont les conseils pour prendre de bonnes décisions fondées sur des données fiables au sein d’une entreprise qui peut être vaste et hétérogène, avec une structure de gestion comportant de nombreux niveaux ?

[2:16] Tout d’abord, qu’est-ce qu’une bonne donnée, comment l’obtenir et comment l’utiliser ? Les exemples que je vais vous présenter proviennent principalement du secteur de l’énergie, plus précisément de l’industrie pétrolière et gazière, et s’appuient sur mon expérience dans le domaine des géosciences souterraines, c’est-à-dire les technologies géoscientifiques appliquées au sous-sol. Cependant, tous les exemples dont je vais parler s’appliquent lorsque vous vous intéressez à des applications à forte valeur ajoutée, qui relèvent de niches spécifiques à votre secteur d’activité et qui sont probablement indispensables pour apporter réellement la valeur dont votre entreprise a besoin. Nous utilisons souvent le terme d’« ingénierie », mais nous nous intéressons ici à des applications spécifiques à un secteur d’activité, à leur complexité et à leur coût élevé, mais aussi à leur valeur.

[3:02] Donc, comme je le disais, les types de produits dont je vais parler concernent le sous-sol, la géomodélisation, l’exploitation des puits, l’ingénierie pétrolière, l’ingénierie des réservoirs, ce genre de choses. La gestion des réserves. Ce sont des domaines très spécialisés, mais qui, selon moi, s’appliquent à de nombreux secteurs. Alors, quand on parle de données de qualité, qu’entend-on exactement par là ? Open iT est spécialisé dans la fourniture d’informations détaillées sur les applications et les produits.

[3:31] Et nous nous référons en quelque sorte à cette « pyramide des fonctionnalités ». Niveau 1 : l’utilisation en temps réel. Qui l’utilise ? Quand l’utilisent-ils ? Quelles ont été leurs connexions ? À quelle heure s'est-il déconnecté ? Combien d'heures au total a-t-il passé sur l'application ? Où se trouve-t-il ? Comment ce schéma a-t-il évolué au fil du temps ? Se heurte-t-il à des refus d'accès ? Tente-t-il d'utiliser l'application sans y parvenir ? Toutes ces informations proviennent des serveurs de licences et constituent une mine de données qui vous permet de prendre des décisions éclairées. Sur cette base, lorsque les applications le justifient, vous disposez d'une mesure de l'utilisation active réelle, qui vous indique à quel moment les applications sont effectivement utilisées. L’utilisateur peut lancer une application, charger un volume de données, démarrer sa session, commencer à travailler, puis être appelé à s’absenter pour une raison tout à fait légitime ; il sera alors enregistré comme inactif ou en veille, bloquant ainsi une licence. Même si son processus de travail est justifié et qu’il agit correctement, cela montre qu’une ressource est immobilisée.

[4 h 30] Le niveau 3 consiste donc à gérer l'utilisation : vous examinez cette ressource et, si elle n'est pas utilisée par un utilisateur, vous pouvez la réintégrer dans un pool de licences et la redistribuer au sein de votre organisation afin d'optimiser votre rapport qualité-prix et de bénéficier d'une grande flexibilité. Voilà les trois niveaux de données d'Open iT.

[4:51] Vous disposez d’une puissance d’analyse considérable : des graphiques, les informations sur les utilisateurs connectés et à quel moment, l’état de vos licences… Y a-t-il des points à surveiller ? Vous bénéficiez d’une superbe carte thermique, avec les heures de la journée, les périodes de l’année et les jours du mois. C’est génial. Je ne vais pas vraiment m’étendre sur ces points. Nous les abordons souvent dans le cadre d’Open iT, et je vous encourage à consulter les webinaires précédents ou à vous renseigner sur les prochains webinaires, ou encore à vous adresser à nos consultants commerciaux pour découvrir toute la richesse de ces données. Aujourd’hui, je vais plutôt vous expliquer comment exploiter ces informations et comment prendre de bonnes décisions commerciales en vous appuyant sur cette mine d’informations.

[5:35] Qu’est-ce qu’un processus d’optimisation ? Vous disposez de données fiables sur l’utilisation. Vous avez votre facture d’abonnement ou de renouvellement de licence perpétuelle, qui peut s’avérer complexe, avec de nombreux modules, dont des modules de base. Elle peut comporter une durée limitée. Elle peut indiquer une date de renouvellement avant laquelle vous devez prendre une décision. Vous devez tenir compte de tous ces éléments. Quel est donc votre processus ? Vous rassemblez toutes vos informations. Qui l’utilise ? Quand l’utilisent-ils ? Y a-t-il des refus d’accès ? Devez-vous augmenter le niveau de certains modules et réduire celui d’autres si vous disposez de la capacité nécessaire ? Qui sont vos principaux utilisateurs ? C’est très simple. Montrez-moi mes cinq principaux utilisateurs. Une fois que vous aurez identifié vos cinq principaux utilisateurs – et ce ne seront peut-être pas les personnes auxquelles vous vous attendiez, mais plutôt quelqu’un situé dans une région reculée du monde que vous devrez localiser –, ceux-ci joueront un rôle crucial dans votre prise de décision concernant l’utilisation de votre produit, en accord avec leur direction et les responsables budgétaires. Vous élaborez un plan, puis vous pouvez traiter ce devis ou cette facture d’abonnement, passer à l’étape suivante et obtenir l’approbation nécessaire. Mais vous pouvez le faire en toute confiance, sachant que vous vous êtes appuyé sur les meilleures informations possibles.

[6:46] Il faut donc toujours se poser ces questions : qui l’utilise ? Devraient-ils l’utiliser ? Car il arrive parfois que les utilisateurs se servent d’une application parce qu’elle est plus simple, plus intuitive, ou parce qu’ils y sont habitués, mais ce n’est peut-être pas l’application approuvée par leur organisation. Elle ne dispose peut-être pas des droits d’utilisation appropriés. Vous savez, l’entreprise pourrait vouloir prendre une autre direction. Il est donc toujours important de se poser ces questions. Existe-t-il une alternative ? Car parfois, on constate que l’application est utilisée par le service d’assistance alors qu’elle devrait l’être par les ingénieurs, et que le service d’assistance pourrait se contenter d’une licence moins coûteuse offrant moins de fonctionnalités. Il est également utile de se demander : quelle est la qualité de votre relation avec le fournisseur ? Est-elle stable ? Pensez-vous que votre partenariat tiendra la route à long terme ? Pouvez-vous influencer le développement de ses produits au fil du temps ? Ce sont toutes d’excellentes questions à se poser lorsque vous examinez ce processus de renouvellement.

[7:44] Voici quelques exemples rapides des économies que vous pouvez réaliser grâce à ce type d’optimisation de base. Il suffit de faire preuve de diligence raisonnable, d’examiner vos chiffres, d’identifier les lacunes, de prêter attention aux refus de prise en charge et d’avoir une conversation franche avec vos prestataires pour réaliser ces économies. Et souvent, on pourrait penser que les prestataires seraient très réticents à certaines de ces suggestions ou à certaines de ces réductions. Cela peut être vrai, mais ils souhaitent tout autant établir un partenariat. Et si vous proposez des changements ou optimisez votre portefeuille, cela montre que vous vous souciez de la relation et que vous souhaitez la pérenniser. Ce n’est donc pas nécessairement quelque chose à quoi un fournisseur s’opposera si vous modifiez ce que vous comptez proposer. Mais je tenais simplement à préciser que ces informations de base permettent de réaliser des économies concrètes. Et vous devriez toujours viser les plus importantes. Vous savez, triez toujours les éléments par ordre décroissant en commençant par les plus importants et concentrez-vous sur ceux-là. Mais n’oubliez pas la « longue traîne » et le fait que l’accumulation d’applications de moindre valeur, comme celles que j’ai mentionnées ici (échantillonnage sismique, physique des roches, logiciels de levés sismiques), qui se situent généralement dans le bas de l’échelle des coûts, peut, cumulée, générer une valeur considérable.

[9:04] Alors, quand on examine les différentes régions et équipes, qu’est-ce que j’entends par là et pourquoi voudrait-on le faire ? En général, on répartit le coût de ces portefeuilles au sein d’une grande organisation. Et il est tout à fait plausible et légitime que des unités opérationnelles ou des groupes disent : « Je veux savoir ce pour quoi je paie. » Vous savez, on me refacture ce montant. Je veux comprendre pourquoi. Je ne pense pas l’utiliser. Si vous disposez des meilleures données, une bonne façon de les analyser consiste peut-être à utiliser un tableau de bord PowerBI. Je précise qu’Open iT peut vous fournir des analyses via sa propre console. Mais pour les clients utilisant PowerBI, cela leur offre souvent davantage de liberté ou leur permet d’intégrer davantage d’informations provenant de leur propre organisation, notamment depuis Active Directory. Cela leur fournira des informations très précieuses sur qui utilise le logiciel, quand, où et peut-être pourquoi. Et cela vous permet justement de poser cette question : « pourquoi ? ». Ainsi, l’analyse régionale de l’utilisation des logiciels peut s’avérer absolument inestimable.

[10 h 00] Il est tout aussi important de se demander quelles sont les fonctions professionnelles ; ici, je me suis concentré sur le domaine que je connais, à savoir les géologues, les géophysiciens, les géomètres et peut-être le personnel de soutien. Il est très utile de savoir qui sont ces utilisateurs, puis de leur demander pourquoi ils utilisent le logiciel et si la configuration des modules de licence dont vous disposez leur convient. Cela peut vous aider à identifier des possibilités de réduction des coûts, par exemple en autorisant les personnes chargées de répondre aux appels d’assistance à utiliser une version allégée d’une application plutôt que celle comprenant tous les modules, qui pourrait être justifiée pour certains de vos utilisateurs les plus expérimentés. Cette vue d’ensemble est donc vraiment très utile pour prendre des décisions commerciales éclairées et vous aide également grandement si vous envisagez d’entamer une phase de négociation en vue d’une modification de contrat.

[10:54] Je vais donc vous présenter ici quelques exemples. Aspentech, par exemple, qui dispose aujourd’hui, dans le secteur pétrolier et gazier souterrain, d’une vaste bibliothèque ou d’un large portefeuille d’applications couvrant de nombreux domaines, a en fait accumulé différentes fonctionnalités provenant de nombreuses sources différentes. Et généralement, cela s’est fait selon un modèle classique de licence perpétuelle ou d’abonnement. Mais l’entreprise propose également un système de tokenisation : vous disposez d’un large éventail de fonctionnalités, mais vous n’achetez pas les applications individuellement ; vous achetez des jetons, dont le nombre est limité, et l’utilisateur peut les dépenser pour accéder à différentes fonctionnalités. Aujourd’hui, je souhaite effectuer un échantillonnage sismique. Je souhaite faire de la physique des roches. Je souhaite faire de la pétrophysique. Et c’est très puissant. Cependant, un grand pouvoir implique de grandes responsabilités, dans la mesure où cela peut être difficile à prévoir et où un utilisateur peut en réalité mobiliser une grande quantité de ressources si l’on n’y prend pas garde. Il peut donc s’avérer inestimable de modéliser votre utilisation prévue en fonction de votre abonnement actuel avant d’entamer les négociations sur le nombre de jetons dont vous avez besoin, la manière dont ils seront répartis et la façon dont vous allez les utiliser.

[12:07] Encore une fois, il s’agit de prendre les bonnes décisions en s’appuyant sur des données fiables. Le système PTS de SLB, que l’on pourrait qualifier de système pétrochimique, couvre un large éventail de fonctionnalités grâce à cette suite logicielle. Il propose un service où chaque utilisateur dispose d’un profil lui donnant accès à certaines fonctionnalités, et chaque utilisateur est classé en fonction de son poste. Nous avons déjà évoqué les fonctions au sein des équipes techniques : géologue, géophysicien, ingénieur de réservoir… Mais, encore une fois, la nature de cette fonction n’a aucune importance. Open iT s’en moque. Il vous fournira ces données sur votre entreprise quoi qu’il arrive. Il souhaite également savoir si vous êtes un utilisateur basique ou un utilisateur expert. Et cela implique un coût qui peut varier en fonction de la fonction et du niveau de responsabilité. Vous pouvez également opter pour un utilisateur ponctuel, pour lequel vous payez à la journée, ou un utilisateur mensuel, pour lequel vous payez chaque mois par utilisateur. Et bien sûr, un utilisateur ponctuel revient relativement plus cher à la journée. Cela devient donc très vite un moyen très coûteux, ou potentiellement coûteux, d’accéder au logiciel. Vous devez disposer d’informations fiables avant d’entamer ces négociations afin de bien cerner le profil de vos utilisateurs avant de vous engager sur la forme que prendra cette solution. Encore une fois : de bonnes données pour de bonnes décisions.

[13:34] J’ai déjà évoqué les trois niveaux d’Open iT, la distinction entre temps inactif et temps actif, ainsi que la capacité à prendre des décisions et à agir en conséquence. Voici donc un exemple concernant Petrel, un produit SLB. Il fait partie de la gamme PTS. Il s’agissait d’un cas où une part considérable de l’utilisation correspondait en réalité à des périodes d’inactivité. Cela ne signifie pas pour autant que les utilisateurs se comportaient mal. Ce n’est absolument pas ce que l’on sous-entend. Il s’agit d’une application très complexe, qui nécessite une configuration importante. Mais ces heures d’inactivité, dues au fait que les utilisateurs étaient en réunion ou occupés, représentent une énorme ressource immobilisée et non disponible. Ainsi, en mettant en œuvre le niveau trois, à savoir le contrôle géré des licences, cette entreprise a pu véritablement transformer son utilisation, car elle traversait une période de croissance et souhaitait offrir davantage de fonctionnalités à un plus grand nombre d’utilisateurs. Et grâce à la récupération et à l’optimisation des licences – en identifiant celles qui n’étaient pas utilisées au-delà d’un certain seuil de temps et en les réintégrant dans le pool de licences pour qu’elles soient redistribuées –, l’entreprise a connu une très forte augmentation de ses capacités fonctionnelles. On constate que cela a presque doublé le nombre d’heures productives réelles en l’espace d’un an, sans aucun coût supplémentaire. C’est vraiment très efficace.

[15:06] Il s’agit en fait d’un tableau de bord PowerBI qui montre concrètement ce qui se passe. Sur leur infrastructure cloud, où ils enregistraient les licences en cours d’utilisation, la couleur bleue indique ce qui est utilisé. On observe donc un cycle hebdomadaire classique : évidemment, aucune utilisation ou très peu le week-end, tandis que l’utilisation des licences atteint son pic le mercredi et le jeudi en semaine, ce qui est tout à fait logique. C’est tout à fait normal. Mais la ligne orange correspond aux licences actuellement suspendues, et ce pic représente en réalité 70 licences. Vous constatez donc que, pendant les jours ouvrés, le nombre de licences varie entre 50 et 70 : cela correspond à des utilisateurs qui ont l’application ouverte mais ne l’utilisent pas ; la licence est alors restituée au pool et peut être attribuée à leurs collègues. Cela libère donc vraiment beaucoup de ressources. Cette application, Petrel, coûte, selon une estimation prudente, entre 50 et 100 000 dollars par utilisateur. Le fait de disposer de 70 de ces licences représente donc une importante ressource financière que vous pouvez redistribuer. C’est très puissant.

[16:16] Bon, ce sont des données, cela concerne l’utilisation des applications, la prise de décisions en fonction de celles-ci et la manière dont vous gérez la récupération. Je voudrais donc aborder brièvement la manière dont vous communiquez avec une organisation, comment vous mettez en œuvre ces changements ou ce que vous pouvez faire pour vous aider, en particulier lorsqu’il s’agit de la gestion de l’utilisation des licences ou de la récupération de licences, où vous récupérez activement une ressource pour la redistribuer. Je pense que cela nécessite une gestion prudente et un message adapté à transmettre aux utilisateurs.

[16:51] Dans certains de ces processus, le timing est primordial. Et ce graphique à l'aspect étrange, vaguement géographique, qui ressemble un peu à une montagne, représente la cyclicité au sein d'une organisation où l'expertise relative aux portefeuilles de produits peut varier. En général, lorsque l'expertise relative à un portefeuille de produits diminue, que ce soit en raison de l'attrition du personnel ou pour toute autre raison, comme une réduction des effectifs, l'informatique fantôme peut se développer et entraîner une divergence dans votre portefeuille, des inefficacités, ainsi qu'une augmentation du coût total. Et c’est précisément à ce moment-là, lorsque votre « shadow IT » prend de l’ampleur, que vous avez besoin de données fiables pour pouvoir identifier où il est utilisé. Open iT ne se soucie pas de savoir s’il s’agit ou non d’informatique fantôme, ni si elle fait partie de l’infrastructure informatique globale ou centrale : la solution vous fournit simplement les informations nécessaires. En intégrant ces données, en comprenant ce qui se passe et en ramenant ces éléments dans le giron de l’entreprise, vous pouvez réaliser d’importantes économies, non seulement au niveau de la valeur des licences, mais aussi en termes de coûts de support, d’administration, de risques liés à la cybersécurité, et bien d’autres avantages encore.

[18:10] Il est bien sûr extrêmement important de se débarrasser des pratiques obsolètes. Passer des tableurs à une véritable base de données SAM Pro est essentiel. Nous travaillons en partenariat avec ServiceNow, qui est manifestement le partenaire idéal et un leader du marché en matière de systèmes de gestion de portefeuille d’actifs. La mise en place d’un comité de pilotage ou d’un comité de projet peut vraiment aider à faire adopter certains de ces changements, à prendre les décisions nécessaires ou à faire en sorte que ces politiques de recueil de données fonctionnent réellement pour vous. Et vous devez rassembler ces personnes – ce qui relève peut-être un peu de l’art occulte – pour trouver, au sein de votre organisation, celles qui pourront vous aider. Vous avez besoin de responsables produit, de personnes qui connaissent bien les suites d’applications spécifiques au sein de votre organisation, de responsables budgétaires, de responsables de services, de ceux qui les accompagnent, ainsi que d’experts métier qui utilisent réellement les logiciels dans divers domaines d’activité. Le service des achats est également un atout précieux. Il pourra vous conseiller sur l’état des contrats, car si vous êtes lié par un contrat de trois ans, vous ne pourrez peut-être pas le modifier. Vous souhaitez redéfinir vos priorités, mais vous ne pouvez pas vraiment y apporter de modifications. Ainsi, toutes les données de qualité du monde ne vous seront d’aucune utilité tant que ces trois ans ne seront pas écoulés et que vous ne pourrez pas effectuer ces changements. Mais si la fin de votre contrat approche à grands pas, vous ne devez pas laisser passer cette occasion. Vous ne devez absolument pas manquer cette fenêtre d’opportunité, et le service des achats joue un rôle essentiel pour vous en informer, tout comme les équipes chargées de la gestion des actifs au sein de votre organisation.

[19:44] Que souhaitez-vous que votre comité de projet fasse ? Qu’il vous aide à établir les priorités. Encore une fois, cela revêt une importance cruciale lorsque vos contrats approchent de leur renouvellement. Il vous accordera une certaine marge de manœuvre. Ce n’est pas seulement vous qui affirmez qu’il faut exploiter cette application : le comité de projet est d’accord. Cela vous fournit une piste d’audit des décisions que vous avez prises et une justification pour aller de l’avant avec les changements, l’optimisation et les services gérés.

[20:09] En ce qui concerne la gestion des licences d’applications gérées, comme le « harvesting » dont j’ai parlé – c’est-à-dire le retrait des licences pour les réintégrer dans le pool –, cela nécessite évidemment une politique de communication délicate. Commencez par identifier vos principaux domaines à risque. Communiquez avec eux. Essayez de comprendre où se situent leurs difficultés. Vous devez impliquer non seulement ces services, mais aussi leur direction, et leur expliquer les avantages de cette démarche. L’un des exemples de secteur où cela s’est avéré crucial est celui de l’industrie pétrolière et gazière : comme de nombreux secteurs, elle fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il y a des risques liés à la sécurité. Des processus industriels de grande envergure sont en cours, comme le forage en mer ou à terre, qui sont surveillés à distance par certaines de ces applications sophistiquées. On comprend aisément que ces utilisateurs aient un besoin légitime d’être connectés toute la journée, toute la semaine, même s’ils ne se connectent que de temps en temps. Et lorsqu’ils se connectent, ils doivent avoir leurs informations à portée de main. Ainsi, disposer d’une licence inactive fait donc partie intégrante de leur travail. Et ils pourraient s’inquiéter en se disant : « Oh, je ne peux pas faire mon travail. Je ne peux pas prendre un appel téléphonique depuis la plate-forme offshore parce que je n’arrive pas à obtenir une licence ou à faire fonctionner mon application. » C’est tout à fait légitime. Vous devez donc vous assurer d’avoir testé ce point sensible crucial, puis leur communiquer que cela ne se produira pas et vérifier que cela ne se produira effectivement pas.

[21:42] En fait, sur ce point – et je pense que c’est quelque chose qui va un peu à l’encontre de l’intuition mais qui est crucial –, quand on dit pour la première fois aux utilisateurs : « Oh, on va vous retirer vos licences et les donner à quelqu’un d’autre », ils réagissent en disant : « Oh, je ne veux pas de ça. Je ne veux pas faire partie de ce club. » Mais quand vous leur expliquez que la licence n’a été qu’empruntée, qu’ils peuvent la récupérer quand ils le souhaitent, et qu’ils peuvent laisser leur configuration telle quelle et s’en aller, tout en sachant que lorsqu’ils reviendront à leur bureau, elle sera toujours à leur disposition. Ils ne seront pas considérés comme des mauvais utilisateurs. Leur patron ne leur fera pas de reproches pour avoir accaparé des licences. En fait, vous allez être un bon utilisateur. Votre application sera ouverte, mais vous ne l’utiliserez pas et quelqu’un d’autre en tirera profit. Mais quand vous en aurez besoin, elle sera là pour vous. C’est en réalité très libérateur et nous avons constaté que les utilisateurs apprécient vraiment cela, car ils se disent : « Tiens, j’aime bien ça. Je ne vais pas ennuyer mes collègues. Je vais même devenir populaire ici, mon patron sera content et je vais faire des économies. » C’est donc contre-intuitif : si vous communiquez correctement sur le sujet et que vous en expliquez clairement les avantages, les utilisateurs apprécient réellement ce système. Ils ne le perçoivent pas du tout comme une menace.

[23 h 00] En conclusion, pour prendre des décisions commerciales éclairées, vous avez besoin de données vraiment fiables. Vous savez, il est essentiel de définir des priorités, de cibler les bons objectifs, de communiquer clairement et d’obtenir l’adhésion de vos utilisateurs. Obtenir l’adhésion de ces parties prenantes avant de mettre en œuvre ces changements, instaurer un climat de confiance avec elles, disposer de données dont la qualité est avérée et identifier les principaux utilisateurs vous permettra de bénéficier d’informations de qualité, de les rallier à votre cause et d’obtenir les meilleurs résultats possibles.

[23 h 37] Voilà, c'est tout ce que je souhaitais aborder dans cette présentation. Merci beaucoup. Je redonne donc la parole à Mae et je vous invite à poser vos questions.

[23 h 51] Mae : Merci beaucoup, David, pour cette présentation très instructive. Et bien sûr, nous avons préparé de très bonnes questions. Passons donc sans plus attendre à la séance de questions-réponses.

[24:01] Question : Quelles sont les tendances en matière de refus liés à la collecte de licences au cours d'une journée de travail type ? Est-ce qu'il arrive que des collaborateurs reviennent de réunions et se retrouvent alors privés d'accès ?

[24:15] David : Oui, c’est vraiment intéressant d’observer les moments de la journée et les refus. Sur une base annuelle, le pic se situe en fait à la fin du printemps, puis il y a un autre pic à la fin de l’été ou début août. C’est en quelque sorte le moment où la plupart des gens sont au bureau et où le moins de personnes sont en vacances. C’est généralement un mercredi ou un jeudi après-midi. Si vous travaillez dans une entreprise internationale, cela se produit généralement à un moment transatlantique, lorsque l'Europe est encore en ligne et que l'Amérique ne l'est pas encore. C'est une généralisation, mais vous vous rendez souvent compte que vous gérez l'ensemble de votre parc de licences en fonction de deux pics : un le jeudi après-midi en mai et un autre en septembre. Il faut donc y être très attentif. Oui, les allers-retours de réunions peuvent poser problème et vous ne voulez absolument pas que les utilisateurs se heurtent à des refus d’accès. Vous devez donc être conscient que vous risquez de rencontrer des refus d’accès pendant ces périodes cruciales. Mais en disposant de bonnes informations, vous pourriez également vous poser la question suivante : est-ce que je préfère disposer d’une capacité de réserve tout au long de l’année pour faire face à un pic, ou accepter des refus d’accès pendant deux périodes au cours de l’année ? Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à cette question. Mais si vous disposez des informations nécessaires et que vous savez quand les refus surviennent, et surtout lorsque vous analysez ces refus – c’est un point crucial, et Open iT vous le confirmera –, vous constaterez peut-être un pic de refus, mais vous devez vous assurer qu’il s’agit bien du même utilisateur qui refuse à plusieurs reprises ou si vous refusez réellement l’accès à un groupe d’utilisateurs en raison d’un manque de fonctionnalités. En vous basant sur ces deux éléments, vous pouvez alors décider soit de prêter attention à vos refus en augmentant votre capacité, soit de travailler avec vos utilisateurs pour que ces refus ne se produisent pas à ces moments critiques — moments que vous devriez d’ailleurs être en mesure de prévoir grâce à la qualité de vos données. Mais c’est une excellente question. Merci.

[26:15] Question : Comment déterminez-vous les seuils permettant de distinguer l'inactivité ou le véritable ralentissement des baisses d'activité saisonnières ou liées à des projets ?

[26:27] David : Excellente question. J’ai déjà vu des plages de temps de déni allant de 4 heures. Ces 4 heures correspondent à une session d’utilisation le matin ou l’après-midi, ce qui est assez souple. Vous savez, on peut laisser un intervalle de 4 heures, mais j’ai aussi vu des réglages beaucoup plus stricts, comme 30 minutes. Je vous conseille toujours de commencer par un intervalle large. Il y a également deux critères à prendre en compte. Comme vous disposez des niveaux 2 et 3, vous pouvez définir des critères très bas pour le seuil à partir duquel vous souhaitez signaler une période d’inactivité. Vous pouvez donc demander : « Je veux connaître la durée d’inactivité à partir de 30 minutes. » Mais vous pouvez choisir d’effectuer la gestion ou la collecte des données à 2 heures. C’est peut-être un bon compromis : vous commencez à comprendre la différence entre votre utilisation inactive et active à un seuil bas, mais vous disposez d’une marge un peu plus large au moment de la collecte effective. Vous pouvez ensuite rabaisser ce seuil pour qu’ils coïncident une fois que vous êtes certain que tout fonctionne bien et que vous pouvez tirer pleinement parti de cette fonctionnalité très efficace.

[27:35] Mae : Merci, David. Cela conclut notre session de questions-réponses. Merci pour ces réponses pertinentes et réfléchies. Encore merci, David, pour ce webinaire, et merci à tous ceux qui se sont joints à nous aujourd’hui. Ce webinaire a été enregistré et un lien vous sera envoyé par e-mail sous peu. Vous pouvez également visionner nos derniers webinaires : « Est-il temps de passer à un modèle de licences par utilisateur ? » et « Idle No More : récupérer et réaffecter les licences sous-utilisées ». Scannez le code QR affiché à l’écran ou rendez-vous sur openit.com, puis dans la rubrique « Ressources », puis « Webinaires à la demande ». Nous vous proposons également une consultation gratuite de 30 minutes avec un consultant en solutions d’entreprise Open iT si vous êtes prêt à explorer l’optimisation des licences dans votre environnement. Contactez-nous en utilisant les coordonnées affichées à l’écran et suivez-nous sur les réseaux sociaux via Open iT, Inc. pour rester informé. Encore une fois, je suis Mae, votre animatrice du jour. Merci et prenez soin de vous.

[28:40] David : Merci à tous.