De los datos a las decisiones: Análisis del uso de licencias para equipos de ingeniería

[0:02] Mae: Buenos días, buenas tardes y buenas noches a todos. Bienvenidos al seminario web de Open iTtitulado «De los datos a las decisiones: análisis del uso de licencias para equipos de ingeniería». Me llamo Mae y seré vuestra anfitriona hoy. Durante los próximos 20 minutos, nuestro ponente hablará sobre la optimización y el análisis más inteligente de la renovación de licencias en todas las regiones y equipos, así como sobre la gestión de las organizaciones y la comunicación. No dudéis en enviar vuestras preguntas a través del panel de preguntas y respuestas situado en la parte superior de la pantalla. Las responderemos tras la sesión principal. Si no podemos atender todas las preguntas en directo, no os preocupéis. Os responderemos por correo electrónico o a través de LinkedIn.

[0:43] A continuación, una breve presentación del ponente de hoy. Nuestro ponente es director de colaboraciones en Open iT y cuenta con más de 25 años de experiencia en liderazgo global, gestión de productos y geociencias en el sector del petróleo y el gas. Ha ocupado puestos de responsabilidad en ConocoPhillips y BP, tanto en Europa como en Estados Unidos. Su pasión reside en el uso de los datos, no solo para el análisis, sino como una potente herramienta narrativa que orienta la toma de decisiones y fomenta la innovación. Demos una calurosa bienvenida a David Bole.

[1:16] David: Excelente. Estupendo. Gracias, Mae. Una presentación fantástica, como siempre. Buenas tardes, buenas noches o, quizá, buenos días a todos. Hoy os hablo desde Escocia.

[1:28] Así pues, voy a hablar de cómo unos datos de aplicaciones de gran calidad constituyen la base de unas decisiones empresariales realmente acertadas e inteligentes. ¿Cómo se optimiza y mejora el ciclo de renovación de licencias? ¿Cómo se analiza esa información sobre aplicaciones y productos en todas las regiones y equipos, algo especialmente relevante en una gran organización? Y, a la hora de desenvolverse en esa organización, ¿cómo se comunica? ¿Cuáles son los trucos? ¿Qué consejos hay para tomar buenas decisiones basadas en datos fiables en una organización que puede ser grande y heterogénea, con una estructura de gestión compuesta por muchos elementos diferentes?

[2:16] En primer lugar, ¿qué son los datos de calidad, cómo se obtienen y cómo se utilizan? Los ejemplos que voy a dar proceden principalmente del sector energético, del sector del petróleo y el gas, y de mi experiencia en el ámbito del subsuelo, es decir, en la tecnología geocientífica subterránea. Sin embargo, cualquiera de los ejemplos de los que voy a hablar es relevante cuando se analizan aplicaciones de alto valor que son de nicho, específicas de su sector, y que probablemente son fundamentales para aportar realmente el valor que su empresa necesita. A menudo utilizamos el término «ingeniería», pero nos centramos en aplicaciones específicas del sector empresarial, en su complejidad y su elevado coste, pero también en su valor.

[3:02] Bueno, como decía, los tipos de productos de los que voy a hablar son los relacionados con la subsuperficie, la geomodelización, las operaciones de pozos, la ingeniería petrolera, la ingeniería de yacimientos y cosas por el estilo. Gestión de reservas. Se trata de temas muy especializados, pero diría que son aplicables a muchos sectores. Entonces, cuando se habla de obtener datos de calidad, ¿a qué nos referimos con «datos de calidad»? Open iT se especializa en ofrecer una amplia variedad de información sobre aplicaciones y productos.

[3:31] Y nos referimos, en cierto modo, a esta pirámide de funcionalidad. Nivel uno: uso en tiempo de ejecución. ¿Quién lo utiliza? ¿Cuándo lo utilizan? ¿Cuál fue su registro de inicio? ¿Cuándo se desconectaron? ¿Cuál fue su total de horas? ¿Dónde se encuentran? ¿Cómo ha cambiado ese patrón con el tiempo? ¿Se les está denegando el acceso? ¿Intentan utilizar la aplicación y no lo consiguen? Toda esa información procede de los servidores de licencias y puede proporcionarte una gran cantidad de datos que te permitan tomar decisiones. Partiendo de ahí, en los casos en que las aplicaciones lo merezcan, dispones de datos sobre el uso activo real, lo que te indica cuándo se están utilizando realmente las aplicaciones. El usuario puede iniciar una aplicación, cargar una gran cantidad de datos, poner en marcha su sesión y empezar a trabajar, pero luego tener que ausentarse por motivos totalmente legítimos, con lo que se le registrará como inactivo o inactivo, ocupando una licencia; aunque su proceso de trabajo esté justificado y esté haciendo lo correcto, eso indica que hay un recurso ocupado.

[4:30] Así pues, el nivel tres consiste en gestionar el uso: se analiza ese recurso y, si ningún usuario lo está utilizando, se puede devolver al fondo común de licencias y redistribuirlo por toda la organización para, en cierto modo, sacar el máximo partido a la inversión y obtener una gran flexibilidad. Estos son los tres niveles de los datos de « Open iT ».

[4:51] Dispones de una enorme capacidad analítica, gráficos, quién ha iniciado sesión y cuándo, cómo van tus licencias, ¿hay algún motivo de preocupación? Tienes un mapa de calor estupendo, con franjas horarias del día, del año y del mes. Genial. No voy a entrar en muchos detalles sobre eso. Solemos tratar estos temas a fondo en Open iT , así que os animo a que echéis un vistazo a los seminarios web anteriores o a los próximos, o que habléis con nuestros asesores comerciales para descubrir toda la riqueza de esos datos. Hoy voy a hablar más bien de qué se puede hacer con ellos y de cómo tomar buenas decisiones empresariales basándose en toda esa información.

[5:35] ¿En qué consiste un flujo de trabajo de optimización? Dispones de datos fiables sobre el uso. Tienes la factura de tu suscripción o de la renovación de tu licencia perpetua, que puede ser compleja, con muchos módulos y módulos básicos. Puede tener un plazo límite. Puede tener una fecha de renovación antes de la cual debes tomar una decisión. Todo ello debes tenerlo en cuenta. Entonces, ¿cuál es tu proceso? Recopilas toda la información. ¿Quién lo utiliza? ¿Cuándo lo utilizan? ¿Hay algún rechazo? ¿Necesitas aumentar el nivel de algunos módulos y reducir el de otros si dispones de capacidad? ¿Quiénes son tus principales usuarios? Muy sencillo. Muéstrame mis cinco principales usuarios. Una vez que hayas identificado a tus cinco principales usuarios —y puede que no sean las personas que esperas, o que se trate de alguien en una zona remota del mundo a quien tengas que localizar—, serán cruciales a la hora de tomar decisiones sobre qué hacer con tu producto, con ellos y con el acuerdo de su dirección y de los responsables del presupuesto. Elabora un plan y, a continuación, podrás tramitar ese presupuesto o esa factura de suscripción, seguir adelante y obtener la aprobación correspondiente. Pero podrás hacerlo con la tranquilidad de saber que lo has hecho con la mejor información posible de la que dispones.

[6:46] Así que siempre hay que plantearse estas preguntas: ¿quién la está utilizando? ¿Deberían utilizarla? Porque a veces los usuarios utilizan una aplicación porque es más fácil, más sencilla, es a lo que están acostumbrados, pero puede que no sea la aplicación autorizada por su organización. Puede que no cuente con los derechos de propiedad intelectual adecuados. Ya sabes, puede que la empresa quiera avanzar en una dirección diferente. Por eso, siempre es importante plantearse esas preguntas. ¿Hay alguna alternativa? Porque a veces puede que descubras que la está utilizando el equipo de soporte cuando en realidad deberían usarla los ingenieros, y que el equipo de soporte podría arreglárselas con una licencia con menos funcionalidades y un coste menor. También conviene preguntarse: ¿cómo es vuestra relación con el proveedor? ¿Es estable? ¿Creéis que vuestra colaboración funcionará a largo plazo? ¿Podéis influir en el desarrollo de sus productos con el tiempo? Todas ellas son preguntas excelentes que hay que plantearse al analizar este proceso de renovación.

[7:44] Solo unos ejemplos rápidos del tipo de ahorro que puedes conseguir con este tipo de optimización básica. Con solo hacer ese análisis minucioso, revisar tus cifras, detectar dónde hay deficiencias, prestar atención a los rechazos y mantener una conversación abierta y franca con tus proveedores, puedes lograr este ahorro. Y, a menudo, los proveedores que podrías pensar que se mostrarían muy reacios a algunas de estas sugerencias o a algunas de estas reducciones... Y eso puede ser cierto, pero también es cierto que ellos quieren una colaboración. Y si sugieres cambios u optimizas tu cartera, eso demuestra que te preocupas y que quieres que esa relación continúe. Así que no es necesariamente algo a lo que un proveedor se vaya a resistir si realizas cambios en lo que intentas ofrecer. Pero solo quería dejar claro que es posible conseguir ahorros reales con esta información básica. Y siempre debes ir a por los más importantes. Ya sabes, ordena siempre por el mayor primero y ve a por ese. Pero no te olvides de la «cola larga» y de que una acumulación de aplicaciones de menor valor, como las que he mencionado aquí —muestreo sísmico, física de rocas, software de prospección sísmica—, que suelen situarse en el extremo inferior de la escala de costes, pero que, acumuladas, pueden suponer un gran valor.

[9:04] Así pues, al analizar las distintas regiones y equipos, ¿qué quiero decir con eso y por qué te interesaría hacerlo? Normalmente, es posible que estés repartiendo el coste de estas carteras entre una gran organización. Y es totalmente plausible y adecuado que las unidades de negocio o los grupos digan: «Bueno, quiero saber por qué estoy pagando». Ya sabes, me están cobrando esto. Quiero entender por qué ocurre. No creo que lo esté utilizando». Si dispones de los mejores datos —y una buena forma de analizarlos es, quizás, utilizar un panel de control de PowerBI—, Y, aunque « Open iT » puede ofrecerte análisis a través de su propia consola, a menudo PowerBI proporciona a los clientes más libertad o les permite integrar más información de su propia organización, especialmente de Active Directory. Les proporcionará información realmente valiosa sobre quién utiliza el software, cuándo, dónde y, quizás, por qué. Y te permite plantearte esa pregunta: «¿por qué?». Por eso, el análisis regional del uso del software puede resultar absolutamente inestimable.

[10:00] Del mismo modo, plantearse la pregunta de cuáles son las funciones del puesto; en este caso, me he centrado en el ámbito que conozco, que es el de geólogos, geofísicos, topógrafos y, quizás, personal de apoyo. Es muy útil saber quiénes son esos usuarios y preguntarles por qué lo utilizan y si la configuración de los módulos de licencia que tienes es adecuada para ellos; esto podría ayudarte a identificar dónde puedes ahorrar costes si permites que las personas que atienden las llamadas de asistencia técnica utilicen una versión más ligera de la aplicación, en lugar de la que incluye todos los módulos que quizá merezcan algunos de tus usuarios más avanzados. Así pues, esta perspectiva es realmente muy útil a la hora de tomar decisiones empresariales inteligentes y también te ayuda mucho si estás pensando en entrar en una fase de negociación para modificar un contrato.

[10:54] Hay un par de ejemplos de los que voy a hablar aquí. Aspentech, que actualmente cuenta, en el sector del petróleo y el gas subterráneo, con una amplia biblioteca o cartera de aplicaciones que abarca… De hecho, han ido acumulando diferentes funcionalidades procedentes de muchas fuentes distintas. Y, por lo general, esto se ha hecho mediante el modelo clásico de licencia perpetua o de suscripción. Pero también ofrecen un sistema de tokenización en el que se dispone de una amplia gama de funcionalidades, pero en lugar de comprar las aplicaciones individuales, se compran tokens; se cuenta con un número limitado de tokens y el usuario puede acceder al sistema y gastarlos en diferentes funcionalidades. Hoy quiero hacer un muestreo sísmico. Quiero hacer física de rocas. Quiero hacer petrofísica. Y eso es muy potente. Sin embargo, un gran poder conlleva una gran responsabilidad, ya que puede resultar difícil de predecir y un usuario puede llegar a inmovilizar una gran cantidad de recursos si no se tiene cuidado. Por eso, simular cuál crees que será tu uso basándote en tu suscripción actual puede resultar muy valioso antes de entrar en esa negociación sobre cuántos tokens necesitas, cómo se van a distribuir y cómo los vas a utilizar.

[12:07] Una vez más, se trata de tomar buenas decisiones basadas en datos sólidos. El sistema PTS de SLB —un sistema petroquímico, por así decirlo— abarca una gran cantidad de funcionalidades con ese paquete. Ofrecen un servicio en el que cada usuario accede con su propio perfil, mediante el cual tiene acceso a determinadas funcionalidades, y cada usuario está clasificado según su función laboral. Ya hemos analizado anteriormente las funciones profesionales en los equipos técnicos: geólogos, geofísicos, ingenieros de yacimientos… pero, de nuevo, es irrelevante cuál sea esa función. A « Open iT » no le importa. Te proporcionará esos datos sobre tu empresa sea como sea. Y también quiere saber si eres un usuario básico o un usuario experto. Existe un coste asociado que puede variar según la función y el nivel de la misma. También puedes optar por un usuario ocasional, al que pagas por día, o por un usuario mensual, al que pagas mensualmente por cada usuario. Y, por supuesto, un usuario ocasional resulta relativamente más caro por día. Así que, en poco tiempo, se convierte en una forma muy cara —o potencialmente cara— de acceder al software. Y necesitas buena información antes de entrar en esas negociaciones para comprender cuál es el perfil de tus usuarios antes de comprometerte con cómo va a ser. Así que, de nuevo: buenos datos, buenas decisiones.

[13:34] Ya he hablado antes de los tres niveles de « Open iT » (tiempo de actividad), de la diferencia entre tiempo inactivo y activo, y de la capacidad de tomar decisiones y actuar en consecuencia. Este es un ejemplo de Petrel, un producto de SLB. Forma parte del grupo PTS. Se trataba de un caso en el que una gran parte del uso era, en realidad, inactivo. Ahora bien, eso no quiere decir que los usuarios se comportaran mal. Esa no es, en absoluto, la conclusión. Se trata de una aplicación muy compleja que requiere una gran configuración. Pero esas horas inactivas —ya fuera porque los usuarios estaban en reuniones o porque estaban ocupados— representan un enorme recurso que queda inmovilizado y no está disponible. Así pues, al implementar el nivel tres —el control gestionado de licencias—, esta empresa pudo transformar realmente su uso, ya que se encontraba en plena fase de crecimiento y quería ofrecer más funcionalidades a un mayor número de usuarios. Y al utilizar la recuperación de licencias y la optimización de las mismas —analizando las licencias que no se utilizaban más allá de un umbral de tiempo determinado y recuperándolas para el fondo común de licencias con el fin de redistribuirlas—, se logró un gran salto en cuanto a funcionalidad. Como se puede ver, casi se duplicaron sus horas productivas reales en el plazo de un año sin ningún coste adicional. Es algo muy, muy potente.

[15:06] En realidad, este es un panel de PowerBI que muestra lo que está ocurriendo. Así pues, en su infraestructura en la nube, donde se registraban las licencias que se estaban ejecutando, el color azul indica lo que está en uso. Como ves, hay un ciclo semanal clásico: obviamente, no hay uso o hay mucho menos uso durante el fin de semana, y el uso de las licencias alcanza su punto máximo los miércoles y jueves de la semana, lo cual tiene mucho sentido. Es totalmente normal. Pero la línea naranja que ves ahí corresponde a las licencias suspendidas actualmente, y ese pico que se observa representa, de hecho, 70 licencias. Así pues, lo que se observa en los días laborables es un rango de entre 50 y 70 licencias que corresponden a usuarios que tienen la aplicación abierta pero no la están utilizando; la licencia vuelve al fondo común y pueden cederla a sus compañeros. Así que realmente libera una gran cantidad de recursos. Esta aplicación, Petrel, cuesta, siendo conservadores, entre 50 y 100 000 dólares por usuario. Por lo tanto, disponer de 70 de esas licencias supone un importante recurso económico que se puede redistribuir. Es muy potente.

[16:16] Bien, eso son datos, es el uso de las aplicaciones, tomar decisiones basadas en eso y cómo gestionas la recuperación de recursos. Por eso, solo quiero hablar un poco sobre cómo te comunicas con una organización, cómo llevas a cabo esos cambios o qué medidas puedes tomar para facilitarte la tarea, sobre todo cuando se trata de algo como la gestión del uso de licencias o la recuperación de recursos, en la que estás tomando activamente un recurso y redistribuyéndolo. Creo que requiere un manejo cuidadoso y transmitir el mensaje adecuado a los usuarios.

[16:51] En algunos de estos procesos, el momento en que se llevan a cabo es muy importante. Y este gráfico de aspecto extraño, vagamente geográfico, que se parece un poco a una montaña, representa la ciclicidad en una organización en la que los conocimientos especializados sobre las carteras de productos pueden variar y, por lo general, cuando dichos conocimientos se reducen —ya sea por la rotación de personal o por cualquier otra razón, como una reducción de plantilla—, la «TI en la sombra» puede aumentar y provocar una divergencia en la cartera, ineficiencias y un mayor coste total. Y es precisamente en ese momento, cuando la TI en la sombra va en aumento, cuando se necesitan datos fiables para poder ver dónde se está utilizando. Open iT no distingue entre si se trata de «TI en la sombra» o no, ni si forma parte de la infraestructura de TI general o central; simplemente te proporciona la información. Al incorporar esos datos, saber qué está ocurriendo e integrarlo todo en el sistema, se pueden lograr importantes ahorros de costes, no solo en el valor de las licencias, sino también en los costes de soporte, la administración y los riesgos de ciberseguridad, entre otras muchas ventajas.

[18:10] Por supuesto, eliminar las prácticas obsoletas es muy importante. Pasar de las hojas de cálculo a una base de datos SAM Pro adecuada es fundamental. Colaboramos con ServiceNow, que es, sin duda, la opción ideal y líder del mercado en lo que respecta a sistemas de gestión de carteras de activos. Contar con un comité directivo o un consejo de proyecto puede ser de gran ayuda para impulsar algunos de estos cambios, tomar esas decisiones o conseguir que las políticas de recopilación de datos funcionen realmente a tu favor. Y tienes que reunirlos —y esto quizá sea un poco como un arte oscuro— para encontrar a las personas adecuadas dentro de la organización que puedan ayudarte. Necesitas responsables de producto, personas que conozcan los conjuntos específicos de aplicaciones de tu organización, quienes gestionen el presupuesto, responsables de servicios, quienes les presten apoyo, y algunos expertos en el negocio que realmente utilicen el software en diversas áreas de la empresa. El departamento de compras también es muy valioso. Este podrá asesorarte sobre la situación de los contratos, ya que, si estás sujeto a un contrato de tres años, es posible que no puedas modificarlo. Quieres replantearte las prioridades, pero en realidad no puedes introducir cambios en él. Así que ni siquiera todos los datos del mundo te servirán de ayuda hasta que se cumplan esos tres años y puedas realizar esos cambios. Pero si te estás acercando rápidamente a una renovación del contrato, no querrás dejar pasar esa oportunidad. Realmente no quieres perder esa ventana de oportunidad, y el departamento de compras es fundamental para asesorarte al respecto, junto con los equipos de activos clave que gestionan los activos en toda tu organización.

[19:44] ¿Qué quieres que haga tu comité de proyectos? Que te ayude a establecer prioridades. Una vez más, es fundamental cuando se acerca la renovación de tus contratos. Te otorgarán cierta autoridad. No se trata solo de que tú digas que deberías aprovechar esta aplicación, sino de que el comité de proyectos esté de acuerdo. Te proporciona un registro de auditoría de las decisiones que has tomado y una justificación para seguir adelante con los cambios, la optimización y el servicio gestionado.

[20:09] En lo que respecta a la gestión de licencias de aplicaciones gestionadas, como la «recuperación» que he mencionado —retirar licencias y devolverlas al fondo común—, es evidente que se requiere una política de comunicación cuidadosa. Lo primero es identificar las áreas de mayor riesgo. Comunícaselo a ellos. Intenta comprender cuáles podrían ser sus puntos débiles. Debes involucrar no solo a ellos, sino también a sus responsables, y explicarles las ventajas de por qué estás haciendo esto. Uno de los ejemplos de un sector en el que he visto que esto ha sido crucial es el de la industria del petróleo y el gas, que, como muchos otros sectores, funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Existen riesgos de seguridad. Se llevan a cabo procesos industriales de gran envergadura, como perforaciones en alta mar o en tierra firme, que se supervisan de forma remota mediante algunas de estas sofisticadas aplicaciones. Es comprensible que esos usuarios tengan una necesidad legítima de estar conectados todo el día, toda la semana, aunque quizá solo se conecten de vez en cuando. Y cuando lo hacen, necesitan tener la información al alcance de la mano. Por lo tanto, disponer de una licencia inactiva forma parte, sin duda, de su trabajo. Y les preocuparía pensar: «Oh, no puedo hacer mi trabajo. No puedo atender una llamada desde la plataforma en alta mar porque no consigo una licencia o porque mi aplicación no se ejecuta». Es totalmente legítimo. Por eso, debes asegurarte de haber probado ese punto crítico y, a continuación, comunicarles que eso no va a suceder y comprobar que, efectivamente, no va a suceder.

[21:42] De hecho, en ese sentido —y creo que esto es algo un poco contrario a lo que cabría esperar, pero crucial—, cuando les dices por primera vez a los usuarios: «Vaya, os vamos a quitar las licencias y se las vamos a dar a otra persona», ellos responden: «Vaya, no quiero eso. No quiero formar parte de ese club». Pero cuando les dices que la licencia solo se ha tomado prestada y que pueden recuperarla cuando quieran, y que pueden dejar su configuración tal y como la tenían y marcharse, pero que, cuando vuelvan a su puesto de trabajo, siempre estará disponible para ellos. No vas a ser un mal ciudadano. Tu jefe no te va a dar la lata por acaparar licencias. De hecho, vas a ser un buen usuario. Tu aplicación estará abierta, pero no la estarás utilizando y otra persona se estará beneficiando de ella. Pero cuando la necesites, estará ahí para ti. En realidad es muy liberador y hemos descubierto que a los usuarios les gusta mucho porque dicen: «Oye, esto me gusta. No voy a molestar a mis compañeros. De hecho, voy a caer bien aquí, mi jefe estará contento y voy a ahorrar dinero». Así que, aunque parezca contradictorio, si lo comunicas correctamente y explicas bien las ventajas, a los usuarios les gusta. No lo ven como una amenaza en absoluto.

[23:00] En resumen, para tomar decisiones empresariales inteligentes necesitas datos realmente sólidos. Ya sabes, es fundamental establecer prioridades, centrarse en los objetivos adecuados, comunicarlos y conseguir el apoyo de tus usuarios. Conseguir el apoyo de las partes interesadas antes de introducir esos cambios, generar confianza entre ellas, disponer de datos que demuestren su calidad y saber quiénes son los usuarios más importantes te ayudará a obtener esa información de calidad, a ganarte su apoyo y a conseguir los mejores resultados.

[23:37] Bueno, esto es todo lo que quería comentar en la presentación. Muchas gracias. Así que le cedo la palabra a Mae y les pregunto si tienen alguna pregunta.

[23:51] Mae: Muchísimas gracias, David, por esa presentación tan esclarecedora. Y, por supuesto, tenemos preparadas algunas preguntas estupendas. Así que vamos a pasar directamente a la ronda de preguntas y respuestas.

[24:01] Pregunta: ¿ Cuáles son las tendencias en cuanto a denegaciones relacionadas con la gestión de licencias durante una jornada laboral habitual? ¿Les pasa a las personas que, al volver de una reunión, se encuentran con que ya no tienen acceso?

[24:15] David: Sí, es muy interesante analizar las horas del día y los rechazos. La hora punta, en términos anuales, es a finales de primavera y luego hay otro pico a finales de verano o a principios de agosto. Es cuando hay más gente en la oficina y menos gente de vacaciones. Suele ser un miércoles o un jueves por la tarde. Si formas parte de una organización global, se producirá en algún momento transatlántico, cuando Europa todavía está conectada y Estados Unidos aún no lo está. Es una generalización, pero a menudo te darás cuenta de que gestionas toda tu situación de licencias en función de dos picos: un jueves por la tarde en mayo y otro en septiembre. Por lo tanto, debes tenerlo muy en cuenta. Sí, las reuniones que van y vienen pueden suponer un problema y, desde luego, no quieres encontrarte con una situación en la que los usuarios reciban denegaciones. Por eso, debes ser consciente de que podrías encontrarte con denegaciones en esos periodos cruciales. Pero, con la información adecuada, quizá también quieras plantearte la siguiente pregunta: ¿prefiero disponer de capacidad de reserva durante todo el año para hacer frente a un pico, o aceptar denegaciones durante dos periodos a lo largo del año? No hay una respuesta correcta o incorrecta a eso. Pero si conoces la información y sabes cuándo se producen los rechazos, y además cuando analizas dichos rechazos —este es un punto crucial y Open iT te lo confirmará—, es posible que observes un pico en los rechazos, pero debes asegurarte de si se trata del mismo usuario que lo rechaza muchas veces o si realmente estás rechazando a un grupo de usuarios por falta de funcionalidad. Así que, basándote en esos dos aspectos, puedes decidir si quieres prestar atención a los rechazos aumentando tu capacidad o si prefieres trabajar con tus usuarios para que esos rechazos no se produzcan en esos momentos cruciales, que es muy probable que puedas predecir cuándo van a ocurrir gracias a que dispones de buenos datos. Pero es una pregunta estupenda. Gracias.

[26:15] Pregunta: ¿Cómo se determinan los umbrales para distinguir entre la inactividad o la verdadera inactividad y los baches estacionales o relacionados con proyectos concretos?

[26:27] David: Excelente pregunta. Bueno, he visto intervalos de tiempo de inactividad que van desde las 4 horas. Es decir, 4 horas equivalen a una sesión de uso por la mañana o por la tarde, y eso es bastante flexible. Ya sabes, alguien puede dejarlo durante 4 horas, pero también he visto configuraciones mucho más estrictas, como 30 minutos. Y yo siempre aconsejaría empezar con un intervalo amplio. Además, hay dos criterios a tener en cuenta. Como tienes los niveles dos y tres, puedes establecer un umbral muy bajo para que se registre el tiempo de inactividad. Así que puedes indicar: «Quiero que se registre el tiempo de inactividad a partir de los 30 minutos». Pero quizá prefieras realizar la gestión o la recopilación de datos a partir de las 2 horas. Y eso puede ser un buen término medio: empiezas a comprender la diferencia entre el uso inactivo y el activo con un umbral bajo, pero luego lo ajustas un poco más holgado cuando llega el momento de la recopilación propiamente dicha. Y después puedes reducir esos umbrales para que coincidan, una vez que estés seguro de que todo funciona bien y puedas aprovechar esa funcionalidad de forma realmente eficiente.

[27:35] Mae: Gracias, David. Y con esto concluimos nuestra sesión de preguntas y respuestas. Gracias por vuestras respuestas tan perspicaces y reflexivas. Gracias de nuevo, David, por este seminario web, y gracias a todos los que nos habéis acompañado hoy. Este seminario web se ha grabado y en breve recibiréis un enlace en vuestro correo electrónico. También podéis ver nuestros seminarios web más recientes: «¿Es hora de pasar a las licencias basadas en usuarios?» y «No más inactividad: recuperación y reasignación de licencias infrautilizadas». Escanead el código QR que aparece en vuestra pantalla o entrad en openit.com, id a «Recursos» y luego a «Seminarios web bajo demanda». También ofrecemos una consulta gratuita de 30 minutos con un consultor de soluciones empresariales de Open iT si estáis listos para explorar la optimización de licencias en vuestro entorno. Poneros en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que aparecen en pantalla y seguidnos en Open iT, Inc. en las redes sociales para estar al día. Una vez más, soy Mae, vuestra presentadora de hoy. Gracias y cuidaos.

[28:40] David: Gracias a todos.