- IT chargeback can help managers control rising IT costs, but poor implementation can create misunderstandings and counterproductive user behavior.
- Effective chargeback starts with clear goals, a model that is easy to communicate, and a system that IT can manage, control, and verify.
- Fair allocation models are critical because chargeback should encourage optimized IT resource usage rather than penalize users unfairly.
An IT chargeback program goes live with good intentions and within a quarter has business units gaming the model, finance fielding disputes, and IT defending allocations it cannot fully explain. Chargeback fails the same way every time: unclear goals, a model the users can't follow, and a billing process IT cannot verify. Implementing it effectively means starting with the intent, choosing an allocation model that communicates plainly, and building a system that IT can manage, control, and audit. Done that way, chargeback encourages the optimization behavior the program was meant to drive in the first place.
El chargeback de TI puede ser una herramienta muy poderosa para que los directivos controlen los crecientes costes de TI de su organización. Sin embargo, si no se aplican correctamente, los mecanismos de chargeback de TI pueden ser considerados controvertidos dentro de la organización, o a veces incluso desagradables. Si se maneja mal, el chargeback de TI efectivo puede crear malentendidos entre los departamentos de TI y sus clientes internos, o incluso entre los gerentes que son directamente responsables de los presupuestos de sus respectivos departamentos y sus reportes directos que usan y consumen recursos de TI, causando que los costos de TI aumenten.
El siguiente diagrama muestra un proceso de despliegue eficaz de la devolución de gastos de TI en una organización.
Antes de planificar la creación de un mecanismo eficaz de devolución de cargos de TI, una organización debe establecer primero las razones para implementarlo. Por supuesto, diferentes objetivos requerirán diferentes modelos. Sin embargo, lo fundamental es que el modelo sea fácil de comunicar y que cualquier persona de la empresa pueda entenderlo fácilmente. Debe ser fácil de gestionar, controlar y verificar para el departamento de TI, lo que significa que sería preferible un sistema totalmente automatizado. Debe ser considerado justo por la mayoría de los usuarios de la empresa. Y debe fomentar un uso optimizado de los recursos informáticos.
Equidad y buen comportamiento
Piense en un empleado que tuvo que acudir al trabajo en un fin de semana para poder utilizar una aplicación que siempre se comprueba por completo durante los días laborables. Trabajó 8 horas en un fin de semana y, sin embargo, se le cobraría lo mismo que a otro empleado que acaparó las 8 licencias durante una hora en hora punta. Por supuesto, esto no sería justo para el empleado que sacrificó su fin de semana para realizar el trabajo.
En este escenario, el modelo de devolución de cargos de TI que se utilizaba no era justo para todos y, por lo tanto, sería una fuente de descontento entre los usuarios. Además, no fomentaría el buen comportamiento en el uso de las TI entre los usuarios, ya que no hay consecuencias para los acaparadores de licencias.
Un mecanismo eficaz de chargeback de TI tendría en cuenta estos aspectos para fomentar la equidad y evitar comportamientos contraproducentes entre los usuarios. Determinar el mejor modelo de asignación para una organización es clave para la implementación exitosa del chargeback de TI.
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