- El sistema de reembolso de gastos de TI puede ayudar a los responsables a controlar el aumento de los costes de TI, pero una implementación deficiente puede generar malentendidos y comportamientos contraproducentes por parte de los usuarios.
- Para que la reversión de cargos sea eficaz, es necesario partir de unos objetivos claros, un modelo fácil de comunicar y un sistema que el departamento de TI pueda gestionar, controlar y verificar.
- Los modelos de asignación equitativa son fundamentales, ya que el reembolso debe fomentar un uso optimizado de los recursos informáticos, en lugar de penalizar injustamente a los usuarios.
Un programa de reembolsos de TI se pone en marcha con buenas intenciones y, en menos de un trimestre, las unidades de negocio ya están sacando partido del modelo, el departamento financiero se ve obligado a gestionar las disputas y el departamento de TI tiene que defender unas asignaciones que no puede explicar del todo. El sistema de repercutición de costes fracasa siempre de la misma manera: objetivos poco claros, un modelo que los usuarios no pueden seguir y un proceso de facturación que el departamento de TI no puede verificar. Para implementarlo de forma eficaz, hay que partir de la intención inicial, elegir un modelo de asignación que se comunique con claridad y crear un sistema que el departamento de TI pueda gestionar, controlar y auditar. Si se hace así, el sistema de repercutición de costes fomenta el comportamiento de optimización que el programa pretendía impulsar desde el principio.
El chargeback de TI puede ser una herramienta muy poderosa para que los directivos controlen los crecientes costes de TI de su organización. Sin embargo, si no se aplican correctamente, los mecanismos de chargeback de TI pueden ser considerados controvertidos dentro de la organización, o a veces incluso desagradables. Si se maneja mal, el chargeback de TI efectivo puede crear malentendidos entre los departamentos de TI y sus clientes internos, o incluso entre los gerentes que son directamente responsables de los presupuestos de sus respectivos departamentos y sus reportes directos que usan y consumen recursos de TI, causando que los costos de TI aumenten.
El siguiente diagrama muestra un proceso de despliegue eficaz de la devolución de gastos de TI en una organización.
Antes de planificar la creación de un mecanismo eficaz de devolución de cargos de TI, una organización debe establecer primero las razones para implementarlo. Por supuesto, diferentes objetivos requerirán diferentes modelos. Sin embargo, lo fundamental es que el modelo sea fácil de comunicar y que cualquier persona de la empresa pueda entenderlo fácilmente. Debe ser fácil de gestionar, controlar y verificar para el departamento de TI, lo que significa que sería preferible un sistema totalmente automatizado. Debe ser considerado justo por la mayoría de los usuarios de la empresa. Y debe fomentar un uso optimizado de los recursos informáticos.
Equidad y buen comportamiento
Piense en un empleado que tuvo que acudir al trabajo en un fin de semana para poder utilizar una aplicación que siempre se comprueba por completo durante los días laborables. Trabajó 8 horas en un fin de semana y, sin embargo, se le cobraría lo mismo que a otro empleado que acaparó las 8 licencias durante una hora en hora punta. Por supuesto, esto no sería justo para el empleado que sacrificó su fin de semana para realizar el trabajo.
En este escenario, el modelo de devolución de cargos de TI que se utilizaba no era justo para todos y, por lo tanto, sería una fuente de descontento entre los usuarios. Además, no fomentaría el buen comportamiento en el uso de las TI entre los usuarios, ya que no hay consecuencias para los acaparadores de licencias.
Un mecanismo eficaz de chargeback de TI tendría en cuenta estos aspectos para fomentar la equidad y evitar comportamientos contraproducentes entre los usuarios. Determinar el mejor modelo de asignación para una organización es clave para la implementación exitosa del chargeback de TI.
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