- IT-Kostenverrechnung kann Managern dabei helfen, steigende IT-Kosten zu kontrollieren, doch eine mangelhafte Umsetzung kann zu Missverständnissen und kontraproduktivem Nutzerverhalten führen.
- Eine effektive Rückbuchung beginnt mit klaren Zielen, einem leicht verständlichen Modell und einem System, das die IT-Abteilung verwalten, steuern und überprüfen kann.
- Modelle zur gerechten Kostenverteilung sind von entscheidender Bedeutung, da die Kostenabrechnung eine optimierte Nutzung der IT-Ressourcen fördern und die Nutzer nicht ungerechtfertigt benachteiligen sollte.
Ein IT-Chargeback-Programm wird mit guten Absichten eingeführt, doch schon innerhalb eines Quartals nutzen die Geschäftsbereiche das Modell zu ihrem Vorteil aus, die Finanzabteilung muss Streitfälle klären und die IT-Abteilung muss Zuweisungen verteidigen, die sie nicht vollständig erklären kann. Chargeback scheitert jedes Mal auf die gleiche Weise: unklare Ziele, ein Modell, dem die Nutzer nicht folgen können, und ein Abrechnungsprozess, den die IT nicht überprüfen kann. Eine effektive Umsetzung bedeutet, bei der Absicht anzusetzen, ein Zuweisungsmodell zu wählen, das klar kommuniziert, und ein System aufzubauen, das die IT verwalten, kontrollieren und prüfen kann. Auf diese Weise fördert Chargeback das Optimierungsverhalten, das das Programm von Anfang an bewirken sollte.
IT-Chargeback kann ein sehr wirksames Instrument für Manager sein, um die steigenden IT-Kosten ihrer Organisation zu kontrollieren. Ohne eine ordnungsgemäße Umsetzung können IT-Rückvergütungsmechanismen jedoch innerhalb des Unternehmens als umstritten oder manchmal sogar als geradezu ungenießbar angesehen werden. Wenn sie schlecht gehandhabt werden, kann eine wirksame IT-Rückvergütung zu Missverständnissen zwischen den IT-Abteilungen und ihren internen Kunden oder sogar zwischen den Managern, die direkt für die Budgets ihrer jeweiligen Abteilungen verantwortlich sind, und ihren direkten Mitarbeitern, die IT-Ressourcen nutzen und verbrauchen, führen, wodurch die IT-Kosten steigen.
Das nachstehende Diagramm zeigt ein effektives Verfahren zur Einführung von IT-Rückbelastungen in einem Unternehmen.
Bevor ein Unternehmen überhaupt die Einrichtung eines wirksamen IT-Rückerstattungsmechanismus plant, muss es zunächst die Gründe für dessen Einführung festlegen. Unterschiedliche Ziele würden natürlich unterschiedliche Modelle erforderlich machen. Unterm Strich sollte das Modell jedoch einfach zu kommunizieren sein und von jedem im Unternehmen verstanden werden können. Es sollte für die IT-Abteilung leicht zu verwalten, zu kontrollieren und zu überprüfen sein, was bedeutet, dass ein vollautomatisches System vorzuziehen ist. Es sollte von den meisten Geschäftsanwendern als fair empfunden werden. Und es sollte eine optimierte Nutzung der IT-Ressourcen fördern.
Fairness und gutes Benehmen
Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der an einem Wochenende zur Arbeit kommen muss, um eine Anwendung zu nutzen, die unter der Woche immer vollständig ausgecheckt ist. Er arbeitete 8 Stunden an einem Wochenende und würde dennoch genauso belastet werden wie ein anderer Arbeitnehmer, der alle 8 Lizenzen für eine Stunde während der Spitzenzeit in Anspruch genommen hat. Das wäre natürlich nicht fair gegenüber dem Mitarbeiter, der sein Wochenende geopfert hat, um die Arbeit zu erledigen.
In diesem Szenario wäre das verwendete IT-Rückvergütungsmodell nicht für alle gerecht und würde daher zu Unzufriedenheit unter den Nutzern führen. Außerdem würde es kein gutes Verhalten bei der IT-Nutzung unter den Nutzern fördern, da es keine Konsequenzen für Lizenzverweigerer gibt.
Ein effektiver IT-Chargeback-Mechanismus würde diese Dinge berücksichtigen, um Fairness zu fördern und kontraproduktives Verhalten der Nutzer zu vermeiden. Die Bestimmung des besten Zuweisungsmodells für eine Organisation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von IT-Rückerstattungen.
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