- ITコストのチャージバックは、管理者が増加するITコストを抑制するのに役立ちますが、導入方法が不適切だと、誤解を招いたり、逆効果となるユーザーの行動を引き起こしたりする可能性があります。
- 効果的なチャージバックの実現には、明確な目標、説明しやすいモデル、そしてIT部門が管理・制御・検証できるシステムが不可欠です。
- チャージバックは、ユーザーに不当な不利益を与えるのではなく、ITリソースの最適な活用を促すべきであるため、公平な配分モデルが極めて重要となります。
ITのチャージバックプログラムは善意のもとで導入されるものの、四半期も経たないうちに、各事業部門が仕組みを悪用し、財務部門が異議申し立てに対応し、IT部門は十分に説明できない配分について弁明することになる。 チャージバックが失敗する原因は毎回同じだ。目標が不明確で、ユーザーが理解できないモデルであり、IT部門が検証できない請求プロセスである。これを効果的に導入するには、まず本来の意図を明確にし、分かりやすく伝わる配分モデルを選択し、IT部門が管理・統制・監査できるシステムを構築することから始める必要がある。そうすることで、チャージバックは、当初プログラムが促進しようとしていた最適化行動を実際に促すようになる。
ITチャージバックは、組織内で増加するITコストを管理するための非常に強力なツールとなり得ます。しかし、適切に実装されない場合、ITチャージバックの仕組みは組織内で物議を醸したり、場合によっては全く受け入れられなかったりすることがあります。対応を誤ると、IT部門と内部顧客の間で、あるいは各部門の予算に直接責任を持つマネージャーと、ITリソースを使用・消費する部下との間で誤解を生み出し、かえってITコストを増加させる原因となります。
下の図は、ある組織におけるITチャージバックの効果的な導入プロセスを示しています。
効果的なITチャージバックメカニズムの構築を計画する前に、組織はまず、それを導入する理由を確立する必要があります。目的が違えば、当然、モデルも異なります。しかし、重要なことは、そのモデルがコミュニケーションしやすく、社内の誰もが容易に理解できるものでなければならないということです。IT部門による管理、制御、検証が容易であるべきであり、そのためには完全に自動化されたシステムが望ましい。ほとんどのビジネスユーザーが公正であると考えるべきです。そして、ITリソースの最適な利用を促すものでなければならない。
公平性と善行
平日は常に完全にチェックアウトされているアプリケーションを使用するために、週末に出勤しなければならなかった従業員を考えてみましょう。彼は週末に8時間働いたのに、ピーク時に1時間だけ8つのライセンスを独占した別の社員と同じ料金を請求されてしまいます。もちろん、週末を犠牲にして仕事をこなした従業員にとっては公平ではありません。
このシナリオでは、使用されたITチャージバックモデルがすべてのユーザーにとって公平ではなく、ユーザー間の不満の温床となりました。さらに、ライセンスを過剰に占有するユーザーに対するペナルティがないため、ユーザーのIT利用に関する適切な行動を促進することにもつながりませんでした。
効果的なITチャージバック・メカニズムは、公平性を育み、ユーザー間の反生産的な行動を避けるために、これらのことを考慮に入れます。組織にとって最適な配分モデルを決定することは、ITチャージバックの導入を成功させる鍵となります。
Open iT は、効果的なITチャージバック・プロセスの導入にどのように役立つかをご覧ください。今すぐデモをご予約ください。
