La mejora de la productividad es una de las formas más significativas de tener éxito en los negocios, especialmente en este difícil entorno económico en el que los despidos son cada vez más frecuentes.
Lograr una mayor productividad no es tarea fácil.
Por ello, los ejecutivos buscan a menudo nuevos métodos y herramientas de diagnóstico para ayudar a los empleados a trabajar de forma más rápida, inteligente y competitiva.
Las empresas suelen infrautilizar la información sobre los patrones de uso de las aplicaciones por parte de los empleados.
Lo que algunas empresas pueden desconocer es que los beneficios del seguimiento del uso del software no se limitan a una mejor eficiencia en el uso de las licencias; también puede utilizarse para mejorar el comportamiento y la productividad de los empleados.
¿Cómo puede hacerse?
El uso de software puede controlarse con la ayuda de herramientas precisas de supervisión de software.
Necesitará una herramienta potente y fácil de usar que proporcione una medición precisa del uso del software.
Enfoques y beneficios
Estas son algunas de las formas en que el seguimiento del uso del software puede beneficiar a su empresa:
1. Controla el número de licencias de software que utiliza cada empleado
Descubra a los "acaparadores de licencias" y a los "campistas de licencias" en el medio ambiente.
Un acaparador de licencias es alguien que saca o utiliza innecesariamente varias licencias al mismo tiempo.
En algunos sectores, hay razones válidas para utilizar más de una licencia a la vez.
Sin embargo, si este tipo de comportamiento de los usuarios va en contra de la política de su empresa, es posible que desee corregirlo.
También hay usuarios que a menudo sacan una licencia de software por la mañana sin otra razón que la de asegurarse de que la licencia esté disponible más tarde en el día cuando realmente la puedan necesitar.
Este tipo de usuario está etiquetado como campista con licencia.
Otro escenario común que puede inhibir la utilización máxima del software es cuando hay usuarios que se olvidan de cerrar una aplicación después de terminar una tarea, y luego abren otra instancia de la misma aplicación para hacer otra tarea.
Los acaparadores de licencias y los que acampan en el entorno pueden dar lugar a denegaciones y quejas de los usuarios. Sin informes de uso precisos, los administradores de TI pueden suponer erróneamente que es necesario adquirir licencias adicionales.
Sin embargo, si se hace un seguimiento eficaz del uso de los programas, se puede detectar fácilmente a los acaparadores de licencias y a los campistas.
Además, la información precisa sobre el uso es eficaz para educar a los empleados sobre los beneficios del uso eficiente de las aplicaciones.
Aunque el uso histórico del software puede ser muy útil para identificar comportamientos indeseables de los usuarios, una herramienta de monitorización que muestre la información de uso de las licencias de software en tiempo real puede ser incluso más útil para dificultar el comportamiento en el momento en que se produce.
Una herramienta de este tipo permite a los administradores ver cuántas licencias están actualmente en uso para una función, la hora en que se sacaron las licencias y quiénes son los usuarios de las mismas.
2. Seguimiento de si los empleados están utilizando el software o no
Una herramienta de medición e informes potente y flexible que permita a los administradores crear informes con diferentes métricas para un análisis completo de los datos puede ayudar a identificar si los empleados están utilizando realmente el software o no.
Estos informes tendrían la métrica del tiempo transcurrido para permitir a los administradores ver el tiempo que los usuarios están utilizando una determinada aplicación.
En el informe anterior, hay varios usuarios que no sólo tienen muy poco tiempo transcurrido, sino que además no han accedido al software en más de tres semanas.
Se trata de una información valiosa a la hora de optimizar el uso de las licencias.
Además, es posible que algunos de los usuarios no necesiten realmente ser usuarios nombrados, y sus licencias pueden ser liberadas para una mejor utilización.
3. Seguimiento de la adopción de nuevas aplicaciones por parte de los usuarios
Una herramienta que compara el uso de diferentes versiones de las mismas aplicaciones puede ser muy útil para determinar la adopción de las aplicaciones más nuevas por parte de los usuarios.
El gráfico anterior es un ejemplo de informe que muestra la comparación del uso a lo largo del tiempo de dos versiones de una aplicación.
A partir de este informe, puede descubrir las necesidades de asistencia y formación y encontrar formas de mejorar la adopción de los usuarios y la productividad.
Para obtener todos los beneficios de la supervisión del uso del software, elija herramientas que recopilen información precisa y completa sobre el uso del software que le permita comprender el verdadero uso del software de su organización para maximizar sus inversiones en software y mantenimiento y mejorar la productividad de la plantilla.
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