Benefícios do Estorno de TI: Como impulsiona a eficiência da empresa

Principais conclusões

O chargeback de TI associa o consumo de tecnologia aos departamentos ou unidades de negócio que utilizam os serviços.
O Chargeback melhora a transparência, a responsabilização e a consciência dos custos em toda a empresa.
São necessários dados fiáveis sobre a utilização para que o reembolso seja justo, justificável e útil para a melhoria da eficiência.

Um diretor de TI senta-se à frente do responsável pela unidade de negócio para explicar um aumento de 22 por cento na dotação de TI deste ano. Sem um modelo de refacturação que vincule o custo ao consumo real, a conversa segue o rumo habitual deste tipo de conversas: defensiva, abstrata, sem resolução. A refacturação de TI transforma essa troca de palavras numa troca documentada — transparência de custos, responsabilização, alocação mais inteligente de recursos e gestão da procura integradas na forma como a unidade consome os serviços de TI desde o início. Os benefícios acumulam-se ao longo do tempo, porque a própria visibilidade altera o comportamento de consumo.

O sector das TI tem funcionado mais rapidamente do que outras indústrias durante muitos anos. No entanto, a maioria das organizações ainda utiliza modelos contabilísticos tradicionais em que um departamento centralizado suporta todos os custos de TI, que são então considerados como despesas gerais da empresa.

Para utilizar os serviços de TI de forma moderada e eficiente, as empresas devem encontrar formas de incentivar os utilizadores e transferir a responsabilidade para eles.

Isto pode ser feito através do modelo de chargeback de TI, que permite aos administradores discriminar claramente os factores que determinam os seus custos de TI.

O modelo não só ajuda a controlar os orçamentos, como também responsabiliza uma organização pela sua utilização de TI através de uma melhor visibilidade e de funcionalidades poderosas.

Para o ajudar a melhorar a sua gestão de activos de TI, este artigo abordará as principais vantagens do estorno de TI e a forma correcta de implementar o sistema para obter os melhores resultados.

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O que é o IT Chargeback?

O chargeback de TI é uma estratégia contabilística em que os custos de serviços de TI, hardware e software são associados às unidades empresariais em que são utilizados ou consumidos.

Este sistema determina quais os departamentos ou indivíduos responsáveis por despesas específicas, proporcionando transparência quanto à forma como determinadas decisões empresariais afetam a rentabilidade.

Em comparação com outros modelos, o sistema de refacturação de TI incentiva os utilizadores a tratarem os serviços de TI de forma mais responsável, tal como fariam com outras ferramentas empresariais essenciais, promovendo uma utilização mais eficiente e moderada.

Os Benefícios do Estorno de TI

O sector das TI utiliza frequentemente os estornos para obter uma rede mais equilibrada, atenuando os factores de alto risco. Como resultado, isso também leva a outros benefícios para a sua organização, como os seguintes.

Fornece indicadores úteis e maior transparência: O sector das TI recorre frequentemente a estornos para ajudar a gestão a obter uma melhor visibilidade dos factores específicos que geram custos na organização.
- Com este sistema, é possível obter uma maior transparência relativamente à forma como os recursos são gastos e recuperados.
Contribui para uma maior sensibilização e responsabilização: Os chargebacks de TI responsabilizam as unidades de negócio, levando-as a modificar os seus comportamentos para garantir eficiência e transparência.
- Terá uma melhor ideia do valor real da sua empresa e a administração terá mais probabilidades de considerar as suas opções com cautela no futuro.
- Isto irá ajudá-lo a implementar grandes melhorias organizacionais para uma significativa redução de custos.
Promove o controlo de custos: Utilizando soluções para estornos com um Software de gestão de ativos de TI pode levar os utilizadores a otimizar os custos das suas atividades, através da análise de dados relativos aos custos e da definição de regras de despesa mais adequadas.
- Assim, é possível prolongar os recursos existentes, adiando actualizações e encontrando novas formas de implementar outras estratégias mais eficientes.
Melhoria das relações entre a sua empresa e a equipa de TI: A transparência gerada pelo processo permite uma maior confiança entre si e a sua equipa de TI. As suas equipas serão incentivadas a colaborar mais e poderá encontrar formas de melhorar o seu processo sem má-fé ou preconceitos.
Simplificação do processo de tomada de decisões: Os estornos de TI permitem que a sua organização tome decisões totalmente informadas através da análise dos dados de custos.
- Isto não só acelera o processo em si, como também simplifica o processo de implementação de novas estratégias e a tomada de decisões difíceis
Maior proteção e satisfação do cliente: O estorno de TI pode ajudar a reduzir o consumo geral de recursos, eliminando a acumulação de recursos, como licenças de software, e evitando activos subutilizados.
- As unidades de negócio, assim, coordenam-se e trabalham em conjunto para analisar e otimizar a utilização dos seus recursos de TI, bem como para garantir a eficiência.
  
  Desta forma, as organizações podem alcançar uma maior satisfação dos clientes internos através da melhoria das relações entre as unidades de negócio, da redução do consumo de recursos, de uma maior responsabilização e da simplificação do processo de tomada de decisões em matéria de investimento em TI.

Implementem o Estorno de TI de forma eficaz

Quando gerida correctamente, a sua organização pode colher os benefícios dos estornos de TI sem problemas.

Eis alguns factores que deve ter em conta ao implementar esta estratégia contabilística.

Defina os seus objetivos gerais: Ao implementar um modelo de chargeback de TI, ter objectivos específicos pode ajudar a guiá-lo. Objectivos diferentes exigem modelos diferentes; contudo, deve ser fácil de comunicar e ser compreendido por qualquer pessoa na empresa.
- O seu departamento de TI deve ser capaz de gerir, controlar, e verificar facilmente. Além disso, a maioria dos utilizadores empresariais deve considerar o modelo justo e encorajar a utilização optimizada dos recursos informáticos.
Promover a prestação de contas e a responsabilidade: Com a transparência que se ganha com o sistema, os utilizadores tornar-se-ão mais conscientes das suas decisões.
- Torne o seu estorno de TI mais responsável, fazendo com que este tenha mais a ver com a criação de relações comerciais.
- Comunique o valor da TI em termos que as unidades de negócio possam compreender e crie confiança mostrando como o chargeback reduz o peso das correcções contabilísticas de fim de ano.
Implementar a medição da utilização de software: A implementação da medição de recursos pode ser uma forma justa de garantir que uma unidade de negócio não venha a pagar por um recurso consumido por outro grupo. Devido à sua imprevisibilidade, é fundamental ter acesso ao estado dos seus recursos de TI em qualquer momento.
Assegure as competências adequadas: A implementação do estorno requer características específicas para ajudar a atingir os seus objectivos e criar um processo mais eficiente.
- Isto pode incluir a capacidade de planear tarifas, gerir a procura e acompanhar os custos, entre outros.
Avalie a sua situação atual: monitorize o impacto do seu sistema de estornos, observando o estado do consumo de TI antes e depois da implementação. Isto pode dar-lhe uma ideia mais clara de como funcionam as suas operações e quais as vulnerabilidades que pode corrigir.

Impulsionar o Crescimento Rentável com Estornos de TI

Para muitas empresas de TI, a implementação de estornos pode ser uma forma fiável de proteger o seu negócio.

Não só proporciona uma maior transparência relativamente às decisões financeiras de cada departamento, como também permite que os utilizadores se tornem mais conscientes das suas acções e promovam soluções mais benéficas.

Embora nem todas as empresas possam adoptar tais estratégias tão rapidamente como outras, a premissa mostra um grande potencial em termos de crescimento e gestão. Isto leva a uma tomada de decisão mais inteligente e a um melhor controlo sobre as suas licenças de software.

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