Ponga en marcha sus planes para 2022 con la racionalización de aplicaciones

[0:01] Mae: Hola a todos. Bienvenidos al seminario web en directo de Open iTsobre cómo poner en marcha vuestros planes para 2022 mediante la racionalización de aplicaciones. Me llamo Mae y seré vuestra presentadora hoy. En unos instantes se unirán a nosotros nuestros ponentes: Guy Phillips, nuestro analista de negocio sénior, y Malou Albendia, nuestra ingeniera de soluciones sénior. Antes de empezar, permítanme compartir con vosotros algunos recordatorios rápidos.

[0:28] Todos los asistentes se encuentran en modo de solo escucha. Aunque las líneas están silenciadas, os animamos a que hagáis preguntas. Solo tenéis que escribir vuestras preguntas en la sección de preguntas y respuestas de esta plataforma de Teams Live, situada en la esquina superior derecha de la pantalla. Nuestros ponentes responderán a todas las preguntas tras la presentación. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas o si hay alguna que requiera un análisis más detallado, tened por seguro que se les remitirá la pregunta y nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico para responder a esas consultas. También podéis enviar preguntas posteriores a rationalizeapps@openit.com. Ahora, cedo la palabra a Guy Phillips.

[1:13] Guy: Hola, Mae. Gracias a todos. Espero que me veáis bien. Me gustaría que todos os dierais cuenta de que llevo la misma camiseta que en mi foto.

[1:22] Es un placer hablar con ustedes. Me llamo Guy Phillips. Soy analista de negocio sénior en Open iT y estamos muy agradecidos por la oportunidad de hablar hoy con ustedes sobre la racionalización de aplicaciones. Somos conscientes de que han sacado tiempo de sus apretadas agendas para venir a escucharnos, por lo que se lo agradecemos mucho.

[1:42] Malou y yo esperamos poder compartir hoy algunas ideas sobre la racionalización de aplicaciones y, lo que es más importante, sobre su optimización. Y demostrar que, utilizando algunos datos fácilmente accesibles que probablemente vuestras organizaciones ya estén recopilando, podéis aprovechar esos datos para orientar de forma eficaz vuestros esfuerzos de racionalización y optimización.

[2:03] Unas palabras sobre mí. Soy geólogo de formación y pasé 25 años en BP, divididos prácticamente al 50 % entre la primera mitad de mi carrera, dedicada a la prospección de petróleo y gas y a la modelización geológica en 3D, y la segunda mitad, dedicada a la gestión de la cartera de aplicaciones de software que utilicé en la primera parte de mi carrera. Durante mi etapa en BP, dediqué muchísimo esfuerzo y tiempo a gestionar esa gran cartera técnica de recursos subterráneos, que solía tener un alto valor y un volumen reducido; y, si os encargáis de algunas de esas aplicaciones de ingeniería, probablemente reconoceréis esa métrica.

[2:38] Esas aplicaciones son muy variadas en cuanto a sus funciones, sin duda numerosas, y muy diversas en cuanto a las comunidades y los tipos de personas que las utilizan, lo que hizo que la experiencia fuera compleja, pero también muy agradable.

[2:49] Pero el denominador común de todo ello es, en realidad, que todo requería una buena administración y una gestión adecuada. Mi intención aquí es hablaros de la racionalización y ayudaros, quizá, a gestionar mejor las carteras que se os ha encomendado o que ya gestionáis.

[3:07] En resumen, se trata de una breve charla sobre las rutas de las aplicaciones y lo que se puede hacer con ellas. Y, lo que es más importante, cómo dar los primeros pasos y conocer algunas de las herramientas que nos presentará mi compañera Malou.

[3:19] La pregunta es: ¿qué es la racionalización de aplicaciones? Y, en pocas palabras, como podéis ver en el texto en azul, se trata de una actividad que reduce el tamaño del portafolio de una organización con la intención explícita de reducir esas aplicaciones para mejorar la eficiencia y reducir los costes generales. Es muy importante tener en cuenta los costes, y lo primero que debemos considerar es, en realidad, el coste total de propiedad. En pocas palabras, se trata de la suma de todos los costes asociados a lo largo del tiempo y, en el ámbito de las TI, ese coste total de propiedad incluye no solo el software, sino también todo el hardware que lo acompaña, la gestión de TI, la gestión de los contratos de soporte y las actividades relacionadas con las bases de datos; es decir, prácticamente cualquier cosa que se te ocurra relacionada con las herramientas de software debe formar parte de esa descripción del coste total de propiedad.

[4:16] Pero también incluye el coste de oportunidad, que es un coste negativo asociado al tiempo de inactividad, a la formación o al reciclaje del personal para que pueda pasar a utilizar otras aplicaciones, así como a otras pérdidas de productividad. Se trata de una cifra considerable. Si consigues reducir el tamaño de tu cartera, contribuyes de forma muy, muy positiva a ese ahorro en todo ese ámbito.

[4:41] Cuando hablamos de racionalización desde el punto de vista de la escala, se puede observar que varía enormemente. Es probable que los líderes del sector adopten un enfoque muy continuo y mesurado en la gestión de la cartera de aplicaciones, que minimice la necesidad de cambios importantes, mientras que las organizaciones menos activas podrían necesitar actividades de gran envergadura, del tipo «big bang», con altibajos, proyectos a nivel de toda la empresa que requieran grandes inversiones de tiempo y dinero, así como los costes negativos asociados, para que, en realidad, esas carteras lleguen a estar en forma.

[5:15] En cuanto a cifras, hay muchos datos que sugieren que una empresa media tendría más de 1.500 aplicaciones y que muchas pequeñas y medianas empresas cuentan, sin duda, con cientos de ellas. En resumen, por lo general las empresas tienen muchas más aplicaciones de las necesarias y, lo que es más importante, siguen utilizando muchas más de las necesarias. Esto conlleva un aumento de los costes, además de afectar a la eficiencia tanto de los usuarios finales como de los departamentos de TI. Pero también deberías tener en cuenta que esto significa que hay muchas oportunidades.

[5:52] Este no es mi cuenco de desayuno, pero si lo fuera, probablemente estaría ahí arriba a la izquierda. Sin embargo, es una forma de intentar describir cómo podría ser la formulación del problema y adónde nos gustaría llegar.

[6:06] Quizá te suenen algunas de estas situaciones. Tenemos cientos de aplicaciones. Pagamos miles, incluso millones, en contratos de mantenimiento y servicio o en suscripciones. Sabemos que hay duplicación de funciones, es decir, que diferentes aplicaciones realizan la misma actividad, a menudo con comunidades de usuarios distintas. Tenemos licencias, módulos o complementos infrautilizados, un comportamiento inadecuado por parte de los usuarios finales, acaparamiento de licencias, «license camping»… llámalo como quieras. De hecho, podríamos decir que no sabemos realmente quién está utilizando nuestras herramientas.

[6:36] A menudo, no tenemos tiempo para gestionar esos activos. Ahí es donde pueden surgir los problemas. Lo que nos gustaría conseguir es una cartera de aplicaciones adaptada a nuestras necesidades, acuerdos de licencia con el volumen adecuado en los que paguemos solo por lo que necesitamos y, desde luego, por lo que utilizamos, un solapamiento mínimo de funcionalidades con flujos de trabajo de las aplicaciones bien definidos, y el número adecuado de licencias para nuestras comunidades de usuarios finales.

[6:57] Se ha reducido al mínimo el comportamiento inadecuado de los usuarios finales y se conoce bien el consumo de licencias, por lo que quizá nos interese asignar esos costes a diferentes unidades de negocio o a los acuerdos de colaboración que tengamos, si así se desea. Además, contamos con paquetes de apoyo a la toma de decisiones cuidadosamente seleccionados para ayudar a llevar a cabo esos cambios mediante un buen análisis, nuestra experiencia y nuestros conocimientos.

[7:21] ¿Cómo hemos llegado hasta aquí? ¿Cómo es que acabamos teniendo esta perspectiva si pasamos a la siguiente diapositiva? ¿Por qué tenemos este tipo de carteras tan infladas o desmesuradas?

[7:35] Existe ese afán humano por buscar la tecnología más novedosa y avanzada, pero —y esto es importante— sin retirar lo antiguo, por lo que al final acabas con muchísimas aplicaciones adicionales en la cartera. Y hay actividades de fusiones y adquisiciones en las que se unen dos empresas, que a menudo aportan sus propios conjuntos de herramientas y nunca se plantea una visión consolidada para intentar simplificar ese nuevo panorama, por así decirlo.

[8:02] Hay empresas que se centran en proyectos, por lo que adoptan nuevas aplicaciones para continuar con ellos o llevar a cabo esa tarea concreta. Y luego esas aplicaciones se propagan por toda la organización hasta que se resuelven. Y, por último, la gente tiene miedo a introducir cambios por la idea de que vayan a tener un gran impacto en la productividad. Así pues, todas esas razones dan lugar a este tipo de amplias carteras de aplicaciones.

[8:26] Sin embargo, nuestro objetivo aquí es poner de relieve las oportunidades. Tenemos que intentar comprender dónde se produce esa duplicación funcional y también averiguar cómo podemos conseguir el flujo de trabajo más sencillo. ¿Cómo podemos lograr que nuestros usuarios finales utilicen el conjunto de herramientas de la forma más eficiente posible, centrándonos especialmente en minimizar aquellas interacciones relacionadas con la introducción y la extracción de datos, en las que se desperdicia una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo?

[8:51] Y la importancia de gestionar adecuadamente esas aplicaciones radica en que una cartera bien gestionada aporta mejoras en la eficiencia en todos los ámbitos, ya sea en la reducción de costes o en las interacciones con los usuarios finales. ¿Y qué es lo que impulsa eso? El valor para los accionistas. Eso es realmente en lo que todos los participantes en esta conferencia deberían estar pensando. ¿Cómo generamos valor para los accionistas? Echemos un vistazo a la siguiente diapositiva.

[9:16] ¿A cuánto asciende este beneficio? Una vez más, hay una cantidad considerable de datos del sector que sugieren que una cartera de aplicaciones bien gestionada y debidamente racionalizada puede suponer un ahorro de hasta el 30 % en su coste total de propiedad. Y ya he descrito en qué consiste ese coste total de propiedad. Así pues, dependiendo del tamaño de vuestra organización, se trata potencialmente de un ahorro enorme al que aspirar. Y dado que los costes de las aplicaciones pueden suponer hasta el 80 % de los presupuestos de TI, también queda claro que se pueden obtener ahorros significativos.

[9:50] Cuando pensamos en el ahorro en el coste total de propiedad, ¿de dónde proviene? Pues bien, obviamente, de las suscripciones y los contratos de mantenimiento y servicio. Cuando empiezas a racionalizar las aplicaciones, puedes empezar a eliminar hardware. Puedes deshacerte de las aplicaciones heredadas. Empiezas a retirar bases de datos y aumentas la eficiencia del almacenamiento. Trasladas las aplicaciones a la nube.

[10:11] Se ahorra en gestión de TI, en asistencia técnica, en reciclaje profesional y en otras pérdidas de productividad. Todo ello contribuye a ese ahorro en el coste total de propiedad. Ese gráfico de ahí muestra —es un ejemplo real de Open iT — lo que puede suceder cuando se empieza a aplicar correctamente la racionalización.

[10:30] En este ejemplo concreto se habla de los costes de mantenimiento y servicio. Pero al reducir los costes en el año cero, una parte significativa de esos costes se destina simplemente a pagar el servicio de mantenimiento, es decir, a pagar solo para mantener en funcionamiento esa cartera de software.

[10:47] En términos proporcionales, hay muy poco dinero disponible para software nuevo, que es precisamente donde las empresas deben mantenerse a la vanguardia. No se puede depender únicamente de las aplicaciones heredadas.

[10:57] Así pues, en este ejemplo, tras un proceso de racionalización proactivo, esos costes de mantenimiento y servicio se redujeron en torno a un 36 por ciento. Esa fue, por tanto, la primera partida de ahorro, lo que de hecho creó margen para la incorporación de nuevas versiones y nuevas aplicaciones, así como para las mejoras en eficiencia asociadas. Al final del segundo año, los gastos de mantenimiento y servicio están bajo control, y tal vez incluso observemos aquí una ligera tendencia a la baja. Esto, de hecho, está empezando a generar confianza en el equipo de gestión de la cartera de aplicaciones por parte de aquellas partes interesadas del negocio que, en este caso, suelen controlar los presupuestos. De hecho, esto está creando margen para la incorporación de nuevas herramientas y nuevos procesos. La conclusión es que, gracias a un historial demostrable, se gana la confianza de las partes interesadas del negocio, que se muestran dispuestas a apoyar este tipo de iniciativas.

[11:50] ¿Qué puede suponer un obstáculo para la racionalización? Las carteras complejas, como sabes, son por naturaleza muy difíciles de gestionar y, por lo tanto, identificar las áreas en las que se puede aplicar la racionalización puede resultar problemático.

[12:02] Llevar un control de todas las aplicaciones que se utilizan o por las que se ha pagado en el marco de varios contratos a lo largo de varios años hace que sea realmente difícil y complicado estar al día de todo ello.

[12:12] En cuanto a la comprensión del uso, creo que todos podríamos admitir que no tenemos un conocimiento muy profundo, de forma espontánea, de cómo se utilizan nuestras aplicaciones. ¿Dónde se guardan esos registros? Entender los datos de uso, o comprender el uso sin datos de calidad, resulta realmente difícil.

[12:32] Visualización: suponiendo que podamos acceder a los datos, tenemos que ser capaces de visualizar bien la historia para comunicarnos con nuestras partes interesadas. Y, con bastante frecuencia, nos encontramos con resistencia. Puede tener un impacto negativo a ojos de algunas personas. Por eso, recibes resistencia por parte de ciertos grupos, ciertas funciones o incluso de personas que alzan la voz y dicen: «No estoy dispuesto a que me quites mi conjunto de herramientas favorito».

[12:56] Veamos una herramienta rápida que nos ayude a empezar a reflexionar sobre nuestra racionalización y cuáles podrían ser los pasos para llevarla a cabo con éxito. Siguiente diapositiva, por favor.

[13:09] Si pensamos en una racionalización exitosa, creo que lo único que realmente quiero destacar es, de hecho, establecer el objetivo. ¿Qué problema estamos intentando resolver realmente y qué queremos conseguir? ¿Buscamos reducir los gastos de mantenimiento y servicio? ¿Queremos reducir el número de aplicaciones? ¿Pretendemos ahorrar una determinada cantidad de dinero? Si, como equipo o a título individual, podéis articularlo, eso sentará las bases para saber cómo avanzar.

[13:37] Lo primero que hay que hacer es recopilar datos, y Malou nos va a hablar un poco más sobre esto. Cuantos más datos tengas, más fundamentadas serán esas decisiones. Una vez que tengas esos datos, debes evaluarlos y aplicarles algún tipo de criterio de puntuación que te ayude a determinar qué lugar ocupan esas aplicaciones en tu cartera. ¿Seguirás manteniéndolas? ¿Vas a invertir en ellas? ¿Deberías migrar a una nueva plataforma o herramienta? Y, lo que es más importante, ¿cuáles vas a eliminar realmente?

[14:08] Una vez que hayas realizado esa actividad, debes pensar en la visualización. Los informes, los cuadros y los gráficos, que dan vida a esa historia y permiten involucrar a las partes interesadas, pueden contribuir realmente a la racionalización. Una vez hecho esto, creo que estarás en una posición ventajosa para seguir adelante con esas conversaciones.

[14:27] Si me permitís compartir una breve anécdota de mi anterior empresa: dedicamos 18 meses a un extenso estudio en el que invertimos una enorme cantidad de recursos informáticos y empresariales para comprender qué aplicaciones sustentaban cada flujo de trabajo y dónde existían solapamientos significativos. Nos centramos realmente en las aplicaciones, en los usuarios, en las organizaciones y en los flujos de trabajo. Este proceso se llevó a cabo principalmente a través de conversaciones, talleres, correos electrónicos y cuestionarios. Probablemente estéis muy familiarizados con esta forma de trabajar con los responsables de las aplicaciones. Todo eso está muy bien. No os estoy diciendo que no lo hagáis. Lo que quiero decir es que esos 18 meses de actividad y todos sus costes podrían haber sido mucho más eficientes si hubiéramos centrado esas conversaciones y talleres en información obtenida a partir de datos de calidad.

[15:20] Si hubiéramos analizado realmente los datos que ya estamos recopilando, podríamos haber centrado mucho mejor esos esfuerzos y haber reducido considerablemente el tiempo necesario para alcanzar el objetivo. Y creo que la calidad habría sido exactamente la misma. Por eso, creo que centrarse en los datos es una excelente forma de avanzar. Siguiente diapositiva, por favor.

[15:40] La implicación de las partes interesadas es realmente fundamental. Tras ese análisis y esa visualización, surgirán algunas opciones. Sin embargo, esas medidas fáciles de aplicar no supondrán el mayor ahorro.

[15:52] La participación de las partes interesadas es, de hecho, fundamental para que la racionalización tenga éxito. Tanto los responsables de las aplicaciones como los usuarios expertos contribuyen a aportar datos adicionales que permiten realizar un análisis de calidad.

[16:06] Y, ya sabes, se necesita apoyo. Los propietarios y los responsables de las empresas tienen que respaldar esa iniciativa de racionalización. No es un proceso impulsado por el departamento de TI. Puede que esté dirigido por el departamento de TI, pero, en realidad, a menos que se cuente con el apoyo de la empresa, no va a llegar a ninguna parte.

[16:20] Y, una vez que se haya alcanzado ese modo de funcionamiento, serán los líderes empresariales —y no los departamentos de TI— quienes impulsen esas oportunidades de optimización más profundas. Ese cambio cultural y de comportamiento será necesario para generar un valor real, pero es factible. Siguiente diapositiva, por favor.

[16:41] Mantenimiento eficaz de la cartera. Una vez que se ha logrado una cartera racionalizada, es muy importante mantener el impulso. Es necesario realizar un análisis constante de la cartera para evitar ese tipo de ciclo de auge y caída que suele producirse con frecuencia y que puede extenderse por toda la organización.

[16:59] Una gestión eficaz y continua es fundamental, y debe basarse, sin lugar a dudas, en datos y análisis de calidad. Así que vamos a hacer un repaso muy, muy rápido por la racionalización de las aplicaciones. Ya habéis escuchado esa pequeña parte de la historia y ahora me gustaría que escucháramos a Malou, que va a hablar de algunas de las ideas de optimización que obtendréis o podéis empezar a obtener a partir de algunos de los datos que probablemente ya tenéis en vuestra organización. Y sin más preámbulos, me gustaría presentaros a Malou, nuestra responsable sénior de soluciones.

[17:32] Hola, Malou.

[17:33] Malou: Hola, gracias, Guy. Quizá debería presentarme un poco. Me llamo Malou Albendia. Llevo nueve años trabajando en Open iT . Durante la primera mitad de ese tiempo trabajé como desarrolladora de software de soluciones y, en la segunda mitad, como ingeniera de soluciones, colaborando con los clientes para identificar la mejor solución a sus retos empresariales. Ahora bien, especialmente para aquellas organizaciones que aún no han iniciado la racionalización de aplicaciones, pueden empezar con cualquier dato del que dispongan. Si no tienen ninguno, deben empezar a recopilarlo ya. Deben asegurarse de obtener datos de buena calidad, ya que interpretar datos de mala calidad no solo es difícil, sino que además solo puede conducir a decisiones erróneas.

[18:23] Y en Open iT estaremos encantados de ayudarte a dar los primeros pasos para recopilar los datos correctos, visualizarlos y extraer conclusiones a partir de ellos. Y, como comentario a lo que mencionaste hace un rato, Guy, que en BP tardaron 18 meses en racionalizar —o al menos identificar— los duplicados en las funcionalidades de las aplicaciones, pero con la ayuda de los datos podemos reducir ese tiempo. Ahora bien, una vez que se dispone de los datos, el siguiente paso natural es centrarse en lo más obvio. Esto se puede hacer analizando el uso en tiempo de ejecución. He enumerado aquí cuatro puntos, pero hay más cosas que se pueden hacer. Lo primero es identificar las licencias no utilizadas; podría tratarse de un simple informe, como enumerar todas las aplicaciones que se tienen con una utilización nula durante, digamos, el último año. Si nunca las utilizas, podemos eliminarlas de nuestra cartera. Ahora bien, tienes esas aplicaciones con un poco de uso, pero no mucho. En segundo lugar, lo que puedes hacer es calcular la eficiencia de estas aplicaciones. En tercer lugar, reducir el software redundante.

[19:45] Y, de nuevo, ya dispones de la información. Ahora tienes visibilidad sobre las aplicaciones que has utilizado. Y si tienes dos proveedores con funcionalidades que se solapan, puedes compararlos y estandarizar el uso de aquellas aplicaciones que más utilices. Por supuesto, es posible que te encuentres con cierta resistencia, ya que quizá algunos usuarios tengan más experiencia en el uso de una de las aplicaciones que de la otra. Pero, de nuevo, puedes utilizar estos datos para impulsar ese debate a nivel interno con el fin de estandarizar las aplicaciones y reducir el software redundante.

[20:30] Y el cuarto punto de mi lista es analizar los patrones de uso. Puedes examinar las tendencias de uso y el comportamiento de tus usuarios. Es posible que haya algunos usuarios que se queden con las licencias durante mucho tiempo, prolongando su uso durante varios días seguidos, y lo que puedes hacer es, ya sabes, informar de ello e intentar ver qué medidas puedes tomar para eliminar ese tipo de comportamiento.

[21:03] Este es un buen informe para mostraros las ventajas de contar con múltiples métricas, múltiples puntos de datos y una buena visualización para obtener una visión más profunda. Porque si solo miráis una métrica y decís que, bueno, necesitamos 44 de esas 1.000 licencias, eso también es una optimización. Pero podéis optimizarlo aún más añadiendo otra métrica al informe. Es decir: ¿cuánto tiempo hemos utilizado esa 44.ª licencia? Y si te fijas ahí, en realidad has utilizado la 44.ª licencia solo durante cinco minutos en los nueve meses completos. Exacto. Pero esto es, de nuevo, una decisión empresarial que debes tomar tú. ¿Te gustaría cubrir el 100 % del tiempo? Entonces tendrías que pagar por cinco minutos de uso muy caros.

[22:01] O también se puede optar por un acuerdo de nivel de servicio que cubra únicamente el 99 % del tiempo, para lo cual solo se necesitarían 33 licencias, o bien 95 para solo 29 licencias.

[22:18] Análisis de los patrones de uso. De nuevo, identificamos los picos de uso. Aquí se pueden utilizar diferentes visualizaciones, pero una herramienta muy útil que nos puede aportar información es un mapa de calor. En este mapa de calor, podemos identificar fácilmente que la hora punta comienza alrededor de las 7 de la mañana y termina entre las 4 y las 5 de la tarde. Pero algo que podemos observar es que hay un uso uniforme durante los fines de semana, a altas horas de la noche y a primera hora de la mañana; hay uso en esos momentos.

[22:58] Es un buen indicador de que hay usuarios que se quedan con la licencia. La activan y luego la mantienen en funcionamiento durante todo ese tiempo. También es un buen indicador de que hay usuarios que acaparan las licencias, es decir, que tienen varias licencias a la vez. En lo que respecta a la optimización, estos son los comportamientos que conviene observar e identificar.

[23:25] Para asegurarte de que esto ha ocurrido, puedes profundizar en los datos de uso y ver el nivel de cada usuario. En este caso, no se trata de señalar a un usuario concreto, sino simplemente de identificar el comportamiento de uso. Y puedes utilizar esto para hablar con estos usuarios y preguntarles: «¿De verdad necesitáis tantas licencias? ¿De verdad necesitáis dos licencias al mismo tiempo?». Puede que sea así. Puede que estén trabajando en varios proyectos, pero, de nuevo, para saberlo tienes que empezar por algo que permita recopilar estos datos y presentarlos en gráficos que te proporcionen esa información. Aquí verías que hay diferentes tipos de usuarios: hay quienes abren una aplicación y la cierran cuando ya no la necesitan, pero también hay quienes dejan la aplicación en ejecución hasta el día siguiente. Por supuesto, esto elevaría considerablemente las cifras de uso. Una vez que dispones de esta información, puedes tomar diferentes medidas: puedes avisar a los usuarios informándoles sobre su uso y también puedes, por ejemplo, realizar una «recuperación de licencias»; así que hay diferentes opciones.

[24:50] Hasta ahora lo que he mostrado son, por así decirlo, las primeras medidas básicas que se pueden llevar a cabo para iniciar la optimización y, en última instancia, la racionalización de las aplicaciones. Pero más adelante, si deseas profundizar en la optimización, tendrás que seleccionar una solución que te ofrezca un mejor análisis y una mejor optimización. Y aquí tengo cuatro puntos que pueden ayudarte en ese sentido. El primero es la exhaustividad de la solución. Debéis aseguraros de que la solución que elijáis pueda abarcar y daros soporte con diferentes tipos de aplicaciones y proveedores, independientemente de cómo estén licenciadas. Podéis tener aplicaciones simultáneas, usuarios designados o modelos de pago por uso. Debéis poder cubrir todos estos tipos de acuerdos de licencia. Deberías poder recopilar datos independientemente de la instalación. Pueden estar en tus propias instalaciones con License Manager o pueden ser aplicaciones en la nube. Deberías poder contar con ello. Aparte de la medición, la solución que elijas debería poder ayudarte a realizar una optimización automática. Lo que quiero decir es que, si la aplicación está inactiva, ¿puede tu solución suspender la sesión o darla por terminada para ayudarte en la recuperación automática? Ese es un punto.

[26:35] El segundo aspecto es la profundidad del análisis. Se trata de identificar si una licencia o una aplicación se utiliza de forma activa o no. Hasta ahora, en los informes anteriores que os he mostrado, hemos analizado durante cuánto tiempo se utilizan las aplicaciones, quién las utiliza y cuándo. Pero nos gustaría profundizar más. Sabemos que la aplicación está en funcionamiento, pero ¿se utiliza de forma activa o no? Disponer de esta información adicional puede ser de gran ayuda para la optimización.

[27:01] La amplitud del análisis es el tercer aspecto, y consiste en saber que disponer de la capacidad para simular diferentes acuerdos puede resultar de gran ayuda en la optimización. La optimización no consiste únicamente en reducir el número de licencias que se tienen, sino también en combinar y reestructurar los tipos de licencias de las que se dispone. Es posible que se quiera pasar de un acuerdo a otro o que se desee contar con una combinación de modelos de licencia, y ese es otro aspecto que conviene tener en cuenta.

[27:41] Y el cuarto es la excelencia en la atención al cliente: lo ideal es contar con un proveedor que no solo te ofrezca asistencia técnica, sino que también te ayude con el análisis de datos y te apoye en la gestión de diferentes tipos de proveedores con distintos tipos de acuerdos de licencia. Así pues, con estos cuatro indicadores deberías poder seleccionar la mejor solución que te ayude a optimizar y racionalizar tus procesos. Y me complace mucho decir que, en Open iT, cubrimos estos cuatro aspectos como parte de nuestra solución.

[28:23] Guy: Genial, Malou. Muchas gracias. Ahora me toca a mí. Sí, creo que tanto a Malou como a mí nos gustaría resumirlo diciendo que, ya sea racionalización u optimización —y el objetivo principal de esta charla era dar el pistoletazo de salida al 2022—, lo importante es que hay que ponerse en marcha. No va a suceder sin vuestro esfuerzo, vuestra implicación y vuestra dedicación.

[28:48] Podéis empezar a buscar datos, podéis iniciar vuestro análisis y, de hecho, podéis buscar oportunidades. Y mi experiencia es que, con bastante frecuencia, esperamos a que nos den permiso para ponernos en marcha. Ya sabes, esperamos a que se cree un proyecto. Esperamos a que alguien de arriba diga que necesitamos un proyecto de racionalización. Y, en realidad, yo recomendaría que dierais el primer paso vosotros mismos. Obtenéis algunas de esas perspectivas y empezáis a despertar el interés de las partes interesadas de la empresa porque estáis demostrando que hay beneficios sobre la mesa listos para ser cosechados, por así decirlo. Y siempre podéis pedir perdón más tarde si resultara que deberíais haber estado haciendo otra cosa.

[29:20] Es evidente que existen algunas herramientas excelentes, que mi compañera Malou ya os ha mostrado. Open iT tiene, sin duda, la capacidad de sacar partido y obtener un valor real de vuestros datos.

[29:31] Por último, inicia una conversación. Estamos totalmente abiertos a que esas conversaciones empiecen por nosotros, así que no dudes en venir a hablar con nosotros. Vamos a compartir un enlace. Tienes la oportunidad de ponerte en contacto con nosotros, sin ningún tipo de compromiso, para mantener una conversación con un analista y recibir ayuda. Déjanos ayudarte a entender dónde están tus problemas. Intentemos describir qué problema vamos a intentar resolver aquí y tratemos de comprender tus retos concretos. En Open iT contamos con un equipo excepcionalmente competente que realmente puede ayudarte a mejorar tus carteras y a reflexionar de forma constructiva sobre ellas, para generar y potenciar ese valor para los accionistas.

[30:10] Creo que aquí termina la presentación formal. Estaremos encantados de responder a algunas preguntas si alguien quiere intervenir o escribir algo en el chat. Muchas gracias a todos por vuestra paciencia; nos hemos pasado un poco del tiempo, pero esperamos que hayáis encontrado algo de interés. Gracias.

[30:27] Mae: Muchísimas gracias, Malou y Guy, por vuestras aportaciones. Creo que ya podemos pasar a la ronda de preguntas y respuestas. Tengo aquí una pregunta para Guy. Bueno, Guy, ¿tienes algún consejo para empezar con un proyecto de racionalización de aplicaciones, ya que parece bastante abrumador?

[30:49] Guy: Sí, no sé de dónde salió esa pregunta hace un rato, pero creo que mi respuesta sería que hay que ponerse manos a la obra; y se trata de eso: ¿esperas a que alguien te pida que hagas ese trabajo o simplemente te pones a ello? Ya sabes que tus organizaciones ya están recopilando datos a través de sus diferentes gestores de licencias y creo que tenemos una solución con la que podemos ayudar a empezar a analizar parte de esos datos para tu organización. Y creo que, una vez que empiezas a obtener esa información, ganas confianza y, de hecho, hay una historia detrás y hay beneficios que se pueden obtener. Así que creo que no hay que tener miedo de dar el primer paso. No busquéis el perdón después. Creo que esa es probablemente mi conclusión clave al respecto.

[31:33] Mae: Muy bien. Muchas gracias. Y creo que esta pregunta sigue dirigiéndose a ti. Según tu propia experiencia, ¿cuál ha sido la mejor forma de poner en marcha la racionalización de las aplicaciones?

[31:44] Guy: Bueno, en realidad, voy a responder a eso explicando cómo no hay que hacerlo. Y probablemente haya que volver a la anécdota de esos 18 meses, 18 meses dedicados a mantener conversaciones de calidad, organizar talleres y todo ese tipo de cosas. Ese proceso habría sido mucho más sencillo si hubiéramos tenido la oportunidad y hubiéramos sabido aprovecharla. Deberíamos haber profundizado en esos datos hace mucho, mucho tiempo. Es solo que no teníamos las herramientas, ni los procesos, ni la confianza necesaria, supongo. Creo que, para dar ese primer paso, hay que empezar con algunos logros rápidos en torno a los datos y esas observaciones, y utilizar esa información para impulsar el proceso. Es mucho más fácil. Es como redactar un borrador. Una vez que tienes algo escrito en ese trozo de papel, es mucho más fácil aportar y compartir esas ideas con los demás. Espero que esto responda a la pregunta. No estoy seguro.

[32:35] Mae: Muchas gracias, Guy. Creo que estas son todas las preguntas que tenemos hoy. Me gustaría preguntar a nuestros espectadores si tienen alguna otra pregunta; si tienen preguntas que no hayan podido plantear, también pueden enviarlas a nuestra página web ahora mismo. Con esto concluye nuestro seminario web de hoy. Muchas gracias, Guy y Malou, así como a todos los asistentes de hoy. Os recuerdo brevemente que este seminario web se ha grabado, por lo que os enviaremos una copia de la grabación a la dirección de correo electrónico con la que os habéis registrado. Nos vemos en la próxima sesión. Una vez más, ha sido Mae, vuestra presentadora de hoy. Gracias y cuidaos mucho.