Parte 3 | Profundice en su cartera de Autodesk® para maximizar el retorno de la inversión en software

[0:01] Mae: Buenos días y buenas tardes a todos. Hemos llegado a la tercera y última sesión de nuestra serie de seminarios web en directo: «Análisis en profundidad de tu cartera de productos de Autodesk para maximizar el retorno de la inversión en software». Me llamo Mae y seré vuestra anfitriona hoy. Antes de empezar, me gustaría animaros a todos a que hagáis preguntas. Solo tenéis que dejarlas en la sección de comentarios y Linda las abordará en la sesión de preguntas y respuestas de su presentación. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas vuestras preguntas o si hay alguna que requiera un análisis más detallado, podéis estar seguros de que se las enviaremos a Linda y nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico o a través de LinkedIn para responder a esas consultas.

[0:44] Nuestra ponente lleva impartiendo conferencias en el sector desde 2014. Reside en Houston y es una consultora de alto nivel, llena de energía, con más de 25 años de experiencia diversificada en el sector tecnológico. Es una líder contrastada que ha desempeñado una combinación única de responsabilidades tanto en pequeñas como en grandes empresas, y le apasiona crear negocios de éxito. Actualmente ayuda a sus clientes a resolver sus problemas empresariales relacionados con las licencias de software. Señoras y señores, les presentamos a Linda Cole.

[1:17] Linda: Gracias por esa presentación, Mae. Te lo agradezco de verdad. Buenos días, buenas tardes y buenas noches. Bienvenidos, como ha dicho Mae, a nuestra tercera y última sesión sobre las licencias de Autodesk. Hoy vamos a empezar con un breve resumen y, a continuación, como ya hemos dicho, profundizaremos en el tema. Lo llamamos un enfoque por niveles para la optimización de vuestras licencias. Así que repasaremos lo que denominamos nivel uno, dos y tres, y terminaré con un breve caso de éxito que quizá os ayude a ganar confianza para que podáis empezar hoy mismo.

[1:49] Como recordaréis, si estuvisteis en nuestra primera sesión, hablamos de todos los diferentes tipos de licencias que ofrece actualmente Autodesk y de sus combinaciones. Así pues, cada persona tiene distintos tipos de licencias y combinaciones. Así que, en la charla de hoy, voy a diferenciar un poco cómo se deben considerar y cuáles son sus implicaciones, ya que varían en función de si tenéis Token Flex, una licencia concurrente o una suscripción de usuario designado, etc. Como ya he mencionado, muchos de vosotros tenéis una combinación de licencias. Así que pasemos directamente al nivel uno. Cuando hablamos del nivel uno, nos referimos a la primera capa en la que se encuentra vuestra licencia. Si tenéis una licencia concurrente, es donde se registran y se liberan vuestras licencias. Si tenéis una suscripción, es donde abrís y cerráis una aplicación. Hemos mostrado algunos ejemplos en los que solo se analiza el uso total, pero eso no es lo único que podemos examinar. También podemos analizar el uso durante y fuera del horario laboral, y además tenemos la posibilidad de utilizar alertas para orientar el comportamiento.

[3:00] ¿Cómo suele ser eso? Aquí hay un ejemplo de un cliente; se trata solo de dos ejemplos en Revit y AutoCAD, y lo hemos desglosado por horario laboral de lunes a viernes frente al horario fuera de la jornada laboral y los fines de semana. Como se puede ver aquí, en Revit más del 50 % del uso se produce durante el horario laboral, pero no es así, sigue habiendo un gran porcentaje fuera de ese horario; y en AutoCAD, más del 50 % se produce fuera del horario laboral. Ahora bien, depende de lo que estemos analizando; se trata de unos 90 días de datos de unos 50 usuarios. Si estuviéramos analizando el año 2020, esto tendría sentido, porque, como sabéis, cuando se decretó el primer confinamiento, los hábitos de trabajo de la gente cambiaron, ¿verdad? La gente trabajaba desde casa, intentaba que sus hijos se conectaran a Internet… ya sabéis, trabajaban a todas horas. Pero si se trata de la época anterior a la pandemia o de la actualidad —dependiendo de cómo esté organizada tu empresa—, ya sabes que no he visto a nadie volver a la normalidad total de antes de la pandemia, con jornadas de ocho a cinco o de ocho a seis. La mayoría de los clientes con los que hablo siguen teniendo algún tipo de modelo híbrido, así que todavía hay gente que trabaja desde casa parte del tiempo. Pero esto te ayudará a entender, de nuevo, si hay personas que se quedan estancadas en una licencia o si hay personas que trabajan fuera del horario habitual, porque todo eso afecta a la optimización de tus licencias. Como he mencionado, queremos fomentar ese comportamiento.

[4:27] ¿Y cómo podemos hacerlo? Pues bien, con la solución Open iT utilizamos alertas y esperamos que la solución que utilices cuente con esa función; si no es así, nos encantaría hablar contigo. Pero lo que quieres es poder avisar a tus usuarios finales si se da esta situación, que es una prolongación del plazo de uso; nosotros lo llamamos «license camping». El umbral que establecimos en este caso fue de 48 horas, pero lo que hemos comprobado es que cambia totalmente su comportamiento. Ya sabes, les avisas diciendo: «Oye, tienes esto en uso», y la mayoría de los usuarios finales cooperan y dicen: «Sí, sí, lo tengo en uso, pero no lo estoy utilizando, así que voy a devolver la licencia o a cerrar la aplicación». De nuevo, depende del tipo de licencia. Ahora bien, hay quien se pregunta: «¿Qué más da? Si he pagado una suscripción anual, ¿qué más da? No me importa si lo dejan abierto». Pero voy a mostraros algunos ejemplos de por qué debería importaros y por qué marca la diferencia.

[5:19] A medida que profundizamos y pasamos al nivel dos, es aquí donde vamos a analizar la relación entre usuarios activos e inactivos. Así pues, si utilizabas el modelo concurrente o Token Flex, en el proceso de «check-in» y «check-out» —por ejemplo, si sacaste la licencia a las 8 y la devolviste a las 5—, parece que la estás utilizando, como un buen usuario corporativo, pero ¿realmente estabas utilizando esa licencia correctamente? Y, de nuevo, tanto en la suscripción como en el plan Flex, lo que cuenta es la apertura y el cierre de esa aplicación. Así que vamos a medir y analizar cómo es esa proporción. De este modo, cuando haya usuarios que tengan una proporción inferior a la media, podremos informarles y mostrarles cómo mejorar ese comportamiento.

[6:01] Aquí vemos que las horas activas aparecen en gris y las inactivas en rojo, por lo que se puede observar que nuestros porcentajes de utilización no son muy buenos en este momento y que en diciembre bajan aún más. Probablemente se deba a que, como ya sabemos, esto suele ocurrir en diciembre y se debe simplemente a que hay muchas más actividades en las oficinas: fiestas de empresa, comidas, descansos, etc.; la gente se ausenta, sale a comer, etc. Lo que realmente queremos es… nunca vas a poder conseguir una utilización del cien por cien, o al menos no es realista, pero deberíamos poder fijarnos como objetivo y esforzarnos por alcanzar una cifra en torno al 90 %. Depende de tu entorno, de tu plantilla, de los proyectos en los que estén trabajando y de ese tipo de cosas, pero creo que todos estamos de acuerdo en que podríamos aprovechar mejor nuestras licencias si nos fijamos en esta proporción entre horas activas e inactivas.

[7:00] Veamos cómo funciona esto en el modelo de «usuario designado». Como os mostré —creo que en la segunda sesión—, podemos tomar el tiempo transcurrido, pero no basta con dividirlo entre 24. De hecho, filtramos los datos por fecha y hora, pero podemos generar informes en función de los días de usuario. Os recuerdo que la razón por la que queréis hacer esto es que así es como vais a determinar cuál es el mejor tipo de licencia: si estos usuarios deberían tener una suscripción de «usuario designado» o, dado que estamos por debajo del umbral de rentabilidad, sería más rentable para ellos utilizar el nuevo Autodesk Flex. También podéis calcular, en función de su uso, cuántos tokens necesitáis. Así pues, al analizar esto, vemos que hay 15; si nos fijamos únicamente en los datos de nivel uno —es decir, el tiempo de ejecución—, creemos que 15 deberían utilizar la suscripción de usuario designado y el resto, Flex, que es diferente de Token Flex. Pero ahora añadamos los datos de nivel dos. Se trata de los días de usuario activo y ahora podemos ver que, en realidad, solo ocho usuarios cumplirían los requisitos o se optimizarían con la suscripción de usuario designado, mientras que el resto pasaría a la suscripción «Autodesk Flex Token». Así pues, si calculamos la diferencia, en este ejemplo concreto supone un ahorro de 24 000, lo que representa un 42 por ciento. Espero que podáis ver que dar un paso más allá simplemente os permite obtener ahorros adicionales. Normalmente, la gente empieza por el nivel uno y, a continuación, profundizamos en el nivel dos.

[8:46] Veamos ahora el nivel tres. ¿Cómo podemos automatizar este proceso? ¿Cómo podemos, ya sabes, facilitarlo aún más tanto a los administradores de licencias como a los usuarios finales? Pues bien, con un nivel tres de uso gestionado, tienes la posibilidad de establecer políticas y umbrales para recuperar automáticamente esas licencias inactivas, y luego todo el proceso está totalmente automatizado. Así que no tienes que volver a ocuparte de ello. La mayoría de la gente se pregunta: «Bueno, si tengo una suscripción, ¿importa?». Y, como acabo de mostraros en ese ejemplo, sí que importa, porque si conocemos el uso real, es posible que los usuarios por los que actualmente pagáis una suscripción completa solo necesiten Flex, desde el punto de vista de una configuración optimizada y del método más rentable. Así que, a diferencia de enviar alertas por correo electrónico, se trata en realidad de ventanas emergentes que aparecen ante el usuario final. Y, de nuevo, sois vosotros quienes establecéis las políticas y los umbrales: cuáles son esos umbrales y cuáles son las políticas. Puedes tener, ya sabes, usuarios avanzados que nunca reciban estas alertas; hay todo tipo de formas de configurarlo.

[9:57] Pero veamos cuál es el efecto de esto. En este conjunto de datos de clientes en concreto, implementamos el nivel tres a partir de marzo. Como podéis ver, la diferencia entre clientes activos e inactivos empieza a reducirse, y nuestro porcentaje de eficiencia aumenta tras implementar el nivel tres. Ahora estamos en el 90 y, en junio, hemos llegado hasta el 96, lo cual es un nivel de optimización excelente. De nuevo, varía en función de vuestro negocio específico, la cultura de la empresa, etc., pero podéis ver que esto os permite automatizar ese proceso. De nuevo, en Token Flex esto ayudará a reducir el número de tokens; sobre todo, no querrás que se mantengan activos más allá de la medianoche, momento en el que, de hecho, tendrías que pagar por un conjunto adicional de tokens. En la suscripción, esto te ayuda porque alcanzas ese uso activo real sin depender de que ellos lo hagan; así que, de nuevo, puede que estén por debajo de ese umbral y que resulte más adecuado tener un tipo de licencia Flex en lugar de una suscripción de usuario designado. E incluso en Flex, esos tokens tienen una validez de 24 horas. Así que, en ese caso, no conviene dejar una aplicación abierta durante ese periodo de 24 horas, ya que, de lo contrario, tendrás que volver a pagar por ello. Ahora bien, si estás utilizando activamente el producto, no hay ningún problema. En realidad, solo estamos tratando de analizar todas las diferentes formas en que podemos abordar esa situación de licencias y optimizarla. No queremos que la gente tenga que buscar y esperar una licencia; queremos que la persona adecuada disponga de la licencia adecuada en el momento adecuado. Pero esperamos que, con este enfoque por niveles, puedas ver que es posible seguir optimizando tu situación de licencias.

[11:52] Otra cosa que ocurre, y que todos estos diferentes tipos de medición y generación de informes te permiten hacer, es que muchas veces la gente cambia de trabajo, sobre todo en entornos basados en proyectos. Así que lo que vemos a menudo en clientes que no miden activamente el uso de sus licencias es que realmente no tienen ninguna visibilidad de lo que está pasando. Así que quizá tengan un grupo de usuarios finales que, ya sabes, se incorporan —pueden ser nuevos contratados o llegar a un nuevo proyecto— y a todos se les asignan licencias. Pero a medida que ese proyecto va llegando a su fin, su uso empieza a cambiar, ¿verdad? Y entonces, como administrador de licencias o como responsable de gestión de proveedores en tu organización, ¿se te notifica de alguna manera que un proyecto está llegando a su fin o que el uso está disminuyendo? Se necesita algún tipo de medición y visibilidad para gestionarlo. Y luego, ¿cuál es el efecto desde el punto de vista de los costes, es decir, la recuperación de recursos? Este es un ejemplo concreto de Token Flex: se puede ver que el coste real se reducirá a medida que optimicemos la licencia. Insisto, no queremos quedarnos sin licencias, solo queremos utilizarlas de la forma más eficiente posible.

[13:22] Como he mencionado en las tres sesiones, la clave para optimizar la gestión de las licencias y para ahorrar —tanto reduciendo el gasto actual como evitando costes futuros— pasa por implantar un sistema de medición ahora mismo. Hay que empezar ya. Me han planteado algunas preguntas sobre cuándo es importante hacerlo, del tipo: «No tengo tiempo, se me acerca la renovación». Así que permítanme contarles brevemente un caso de éxito reciente de un cliente. Un cliente potencial se puso en contacto con nosotros y nos dijo: «No tengo visibilidad alguna sobre mis licencias de Autodesk, se me acerca la renovación y faltan menos de 60 días, ¿qué puedo hacer?». Así que empezamos a medir el uso de inmediato. Ya habían convertido todas sus licencias concurrentes en suscripciones, por lo que ya disponían de todas sus suscripciones. Tenían los datos de su portal de Autodesk, pero seguían sin tener una visión clara de lo que estaba pasando. Podían ver cuántas licencias tenían, podían ver cuántas estaban asignadas; hay un par de indicadores que muestran cuándo la gente ha utilizado determinadas aplicaciones, pero no te dicen quién; en realidad, no puedes obtener esa información.

[14:47] Así que pudimos ayudarles implementandoLicenseAnalyzer™2022 de nivel uno, con el que medimos el uso a nivel de usuario. De este modo, pudimos generar esa información y, antes de que tuvieran que tomar una decisión, disponíamos de unos 30 —concretamente, 33— días de datos, lo que nos permitió analizar aspectos como los días de usuario únicos, tal y como habíamos comentado, para determinar si tenía más sentido optar por la suscripción o por Flex. Pero también añadimos, tal y como comentamos en la segunda sesión, el tiempo transcurrido desde el último uso. Esta empresa de ingeniería en concreto tenía una gran parte de su negocio basada en proyectos, por lo que contaba con usuarios a los que se les habían asignado licencias, pero cuyos proyectos quizá habían finalizado y que llevaban mucho tiempo sin utilizar el producto, por lo que hoy en día no necesitan necesariamente una licencia.

[15:35] También pudimos examinar y realizar el análisis, tal y como mencioné y de lo que hablamos en la segunda sesión, para analizar la colección. Por lo general, cuando se utilizan dos o más funciones, resulta más económico y tiene más sentido adquirir una colección. Ahora bien, si uno se limita a pensar: «Estos usuarios tienen dos o más, así que les vamos a ofrecer una suscripción», pudimos profundizar aún más en el análisis y concluir que, aunque antes lo hacían, en esta segunda aplicación solo la utilizaban una fracción del tiempo. Por lo tanto, tiene mucho más sentido ofrecerles una suscripción de usuario designado para la primera aplicación y utilizar Autodesk Flex para la segunda. Así que pudimos ayudarles con este análisis de proveedores y ellos pudieron iniciar sus negociaciones. Además, tenían algunas licencias históricas con un precio diferente que querían mantener. También estaban analizando… Simulamos datos correspondientes a un año, pero creemos que se necesitan datos reales de un año completo para tomar esas decisiones finales. No obstante, pudieron formarse una visión más completa. Solo aplicaron un porcentaje de las recomendaciones y, aun así, con solo aplicar una parte de esas reducciones y medidas de optimización, obtuvieron un retorno de la inversión tres veces superior al de Open iT. Y dijeron claramente: «Esto es fantástico, estamos deseando que llegue el año que viene para poder reducirlo aún más». Así que, de nuevo, para daros esperanza y, con suerte, infundiros algo de confianza en que podéis empezar hoy mismo con cualquier cosa y comprender mejor qué está pasando con vuestras licencias de Autodesk, independientemente de si nos referimos al nivel uno, al nivel dos o al nivel tres.

[17:20] Así que solo quiero recordaros a todos que nos encantaría —ya lo he mencionado muchas, muchas veces— que cada cliente es diferente: cada uno tiene su propia cultura, sus matices, su ubicación, sus acuerdos de licencia, etc. Así que, si queréis hablar con nosotros, podéis visitar la página web openit.com, hacer clic en «Contacta con nosotros» y concertar una reunión conmigo o con alguno de mis compañeros, consultores empresariales, y estaremos encantados de hablar sobre vuestra situación concreta para ver si podemos ayudaros de alguna manera. Agradezco de verdad la asistencia de todos y creo que, en este momento, voy a dar paso a las preguntas, Mae.

[18:07] Mae: Muchísimas gracias, Linda, por tu interesante presentación. Bueno, pues ya podemos empezar con la ronda de preguntas y respuestas. Genial. Tengo aquí una pregunta de Greg: «¿Por qué mi proveedor de licencias actual no ofrece este servicio?».

[18:22] Linda: Gracias por la pregunta, Greg. ¿Te refieres a Autodesk como proveedor actual de licencias? Quizá podrías escribirlo aquí rápidamente si es a eso a lo que te refieres. ¿Es a eso a lo que te refieres? ¿Por qué Autodesk no ofrece esto? Diría que voy a responder de dos maneras. Si te refieres a Autodesk, esta empresa ofrece en su portal algunos informes básicos, muy, muy básicos. Pero si no tienes la versión Premium, que cuesta 300 por usuario al año en EE. UU., solo obtienes información sobre lo que posees y lo que está asignado: tienes una lista de usuarios y las asignaciones de cada uno, y puedes obtener un recuento de usuarios únicos. En realidad no puedes modificar las fechas, pero puedes consultar los datos de este mes y de los tres últimos meses. Ah, ¿utilizas un proveedor externo? De acuerdo, también responderé a eso. Pero los datos son muy limitados. Con la suscripción Premium obtienes un poco más de información, pero no con este nivel de detalle. Si cuenta con un proveedor de servicios externo, no puedo responderle realmente qué hacen otras soluciones de medición, salvo que quizá se limiten a proporcionarle una herramienta con funciones básicas de medición, mientras que nosotros ofrecemos una solución integral y contamos con analistas de negocio y consultores en plantilla para ayudar a nuestros clientes en todos los ámbitos, no solo con Autodesk, sino con todas sus necesidades de licencias. Espero que esto haya respondido a su pregunta; si no es así, añada más detalles a su consulta.

[20:08] Mae: Muy bien, gracias, Linda. Además, hemos recibido varias preguntas antes de que comenzara nuestra sesión, que nos han enviado a través de optimizeautodesk@openit.com. Así que, sí, una pregunta, Linda: ¿qué volumen de datos recomiendas para prever las necesidades de renovación de contratos?

[20:26] Linda: Bueno, como he mencionado antes, esto es válido para cualquier proveedor, pero en el caso de Autodesk dependerá del tipo de licencia que tengas. Cuantos más datos tengas, mejor será la decisión, o mejor dicho, quizá no, quizá puedas tomar decisiones más fundamentadas. Pero si te estás planteando Autodesk Flex o las suscripciones para usuarios designados, las condiciones de esos contratos son anuales. Ahora bien, puedes contratar una suscripción de tres años y obtener un descuento. Así que, si te planteas suscripciones anuales, diría que son de 12 meses. Si te planteas un compromiso de tres años, entonces yo analizaría una tendencia a más largo plazo. Ya sabes que digo que la forma más fácil de planteárselo es hacer coincidir los plazos del contrato que estés barajando. Token Flex es sin duda de tres años y conviene analizar esos datos desde muchos puntos de vista diferentes. Una vez más, cuantos más puntos de vista analices, más completa será la visión y mejor fundamentada será la decisión que puedas tomar.

[21:31] Mae: Buena pregunta. Muy bien, y tenemos una pregunta más: «¿Se pueden utilizar estos datos para el reembolso entre departamentos?»

[21:38] Linda: Por supuesto. Así que, independientemente de la solución que tengas, puedes utilizar esos datos. Lo que variará, dependiendo de la solución que tengas, es el nivel de detalle que puedas alcanzar en tu reembolso. Con la solución Open iT , lo que hacemos es integrarnos con tu Active Directory y con el portal de Autodesk. Así que tenemos la capacidad de realizar el reembolso con un nivel de detalle muy alto; ya sabes, puedes hacerlo por centro de costes, por departamento, por región o por proyecto. Hay muchas formas diferentes de segmentar los datos para realizar el reembolso. Así que, sin duda, podemos hacerlo. De hecho, hemos tenido algunos clientes que aplican una tarifa para el uso activo y otra diferente, más elevada, para el uso inactivo, con el fin de influir en el comportamiento de los usuarios, ya sabes, una especie de sistema de incentivos y sanciones. Así que, en términos generales, la respuesta es sí: podemos realizar el reembolso y adaptarlo exactamente como tú quieras.

[22:40] Mae: Gracias, Linda. Y creo que nos da tiempo para una pregunta más. «¿Podéis ayudarnos aunque no tengamos datos de uso?»

[22:57] Linda: Vaya, esa es una pregunta estupenda y la respuesta es sí, podemos. Como ya he mencionado, contamos con analistas de negocio, consultores de negocio y todo un equipo de personas y expertos en la materia, no solo en Autodesk, sino también en otros proveedores. Así que, si acudes a nosotros, nuestra primera conversación será una especie de llamada de evaluación para hablar sobre qué tipo de licencias y qué modelo de licencia tienes en tu entorno. Y si tienes algún dato, digamos que me dices: «No tengo ninguna solución, no tengo nada». Pues bien, yo te diré que aún así tienes información y que sabemos cómo obtenerla. Así que, aunque solo dispongas del portal de Autodesk, podemos ayudarte a analizar esos datos y a obtener más información; una vez más, cada dato que recabamos nos proporciona una mejor perspectiva y nos ayuda a tomar una decisión más fundamentada. Por lo tanto, dependiendo de lo que tengas —ya sea otra herramienta o ninguna—, podemos ayudarte sin duda alguna, aportar valor añadido y ofrecerte información sobre la situación de tus licencias, además de hacerte algunas sugerencias.

[24:08] Mae: Gracias. Eso es todo. Lo siento si tenéis… sí, probablemente ya lo vais a decir, pero si tenéis alguna otra pregunta, simplemente enviádlas aquí; o bien Mae os dará otra opción, pero os agradezco todas las preguntas, han sido preguntas estupendas las de hoy.

[24:16] Muchísimas gracias, Linda. Ha sido una sesión estupenda. Y gracias también a todos los asistentes por participar hoy en nuestro seminario web. Os recordamos brevemente que este seminario web se graba y se podrá volver a ver inmediatamente después de esta retransmisión en directo. Además, lo subiremos a nuestra página web junto con la presentación que ha realizado anteriormente. Agradecemos vuestra participación en esta serie de seminarios web y nos gustaría aprovechar esta oportunidad para invitaros a todos a nuestro próximo seminario web, que consistirá en una entrevista en directo con un cliente el 11 de mayo: Michael Allen, director de tecnología de ingeniería de Burns and McDonnell. También se retransmitirá en directo en LinkedIn, así que no olvidéis inscribiros hoy mismo. Además, el 10 de mayo lanzaremos nuestro podcast y nuestro primer episodio tratará sobre la racionalización de aplicaciones, así que estad atentos. Visita nuestra página web para consultar nuestros próximos eventos en openit.com o ponte en contacto con uno de nuestros asesores de soluciones. Estaremos encantados de ayudarte en tu proceso de optimización de software. Mantente siempre al día, síguenos en las redes sociales. Una vez más, soy Mae, tu presentadora de hoy. ¡Gracias y cuídate!

[25:28] Linda: Gracias a todos. No dudéis en poneros en contacto conmigo; me encantaría hablar con vosotros sobre vuestra situación concreta.