Parte 3: Mergulhe fundo no seu portfólio Autodesk® para maximizar o ROI dos investimentos em software

[0:01] Mae: Bom dia e boa noite a todos. Chegámos à terceira e última sessão da nossa série de webinars ao vivo: «Análise aprofundada do vosso portfólio da Autodesk para maximizar o retorno do investimento em software». Chamo-me Mae e serei a vossa anfitriã hoje. Antes de começarmos, gostaria de encorajar todos a colocarem perguntas. Basta deixarem as vossas perguntas na secção de comentários e a Linda irá abordá-las na sessão de perguntas e respostas da sua apresentação. Se não tivermos oportunidade de responder a todas as vossas perguntas ou se houver alguma que necessite de uma análise mais aprofundada, fiquem descansados, pois iremos encaminhá-las para a Linda e entraremos em contacto por e-mail ou através do LinkedIn para responder a essas questões.

[0:44] A nossa oradora tem vindo a dar palestras no setor desde 2014. Residente em Houston, é uma consultora sénior cheia de energia, com mais de 25 anos de experiência diversificada no setor da tecnologia. É uma líder comprovada, com uma combinação única de responsabilidades em pequenas e grandes empresas e uma paixão pela criação de negócios de sucesso. Atualmente, ajuda os clientes a resolver os seus problemas empresariais relacionados com o licenciamento de software. Senhoras e senhores, apresentamos-vos Linda Cole.

[1:17] Linda: Obrigada por essa apresentação, Mae. Fico muito grata. Bom dia, boa tarde e boa noite. Sejam bem-vindos, como a Mae disse, à nossa terceira e última sessão sobre o licenciamento da Autodesk. Hoje vamos começar com uma breve recapitulação e, depois, como já dissemos, aprofundar o tema. Chamamos-lhe uma abordagem por níveis à otimização das vossas licenças. Assim, iremos percorrer o que designamos por nível um, dois e três, e terminarei com uma breve história de sucesso que talvez vos ajude a ganhar alguma confiança para que possam começar ainda hoje.

[1:49] Então, se se lembram, se estiveram presentes na nossa primeira sessão, falámos sobre todos os diferentes tipos de licenças que a Autodesk tem atualmente e as respetivas combinações. Assim, diferentes pessoas têm diferentes tipos de licenças e combinações. Por isso, na conversa de hoje, vou separar um pouco a forma como se olha para elas e quais são os impactos de cada uma, porque isso varia consoante se tenha Token Flex, licenças simultâneas, subscrição de utilizador nomeado, etc. Como mencionei, muitos de vocês têm uma combinação de licenças. Vamos então passar diretamente ao nível um. Quando falamos do nível um, referimo-nos à primeira camada onde a vossa licença se encontra. Se estiverem numa licença simultânea, é onde as vossas licenças são registadas e liberadas. Se estiverem numa subscrição, é onde abrem e fecham uma aplicação. Mostrámos alguns exemplos em que analisamos apenas a utilização total, mas não é a única coisa que podemos analisar. Também podemos analisar a utilização durante e após o horário de expediente e temos a capacidade de utilizar alertas para orientar o comportamento.

[3:00] Então, como é que isso se traduz normalmente? Eis um exemplo em que um cliente… estes são apenas dois exemplos no Revit e no AutoCAD, e dividimos estes dados por horário de expediente, de segunda a sexta-feira, em comparação com o período fora do horário de expediente e, posteriormente, aos fins de semana. Como podem ver aqui, no Revit, mais de 50 por cento da utilização ocorre durante o horário de expediente, mas não é só isso: continua a haver uma percentagem significativa fora desse horário; já no AutoCAD, mais de 50 por cento ocorre fora do horário de expediente. Agora, depende do que estamos a analisar; trata-se de cerca de 90 dias de dados relativos a 50 utilizadores. Se estivéssemos a analisar 2020, isto faria sentido, porque, como sabem, quando entrámos no confinamento, os hábitos de trabalho das pessoas mudaram, certo? As pessoas estão a trabalhar a partir de casa, a tentar que os filhos tenham acesso à Internet… estão a trabalhar em horários completamente diferentes. Mas se isto for do período pré-pandémico ou da atualidade — dependendo da situação da vossa organização —, sabe, ainda não vi ninguém voltar totalmente ao normal pré-pandémico, em que o dia é apenas do tipo das oito às cinco ou das oito às seis. A maioria dos clientes com quem falo ainda tem algum tipo de modelo híbrido, pelo que ainda há pessoas a trabalhar a partir de casa parte do tempo. Mas isto vai ajudar-vos a perceber, mais uma vez, se temos pessoas que estão a ocupar uma licença em excesso ou se temos pessoas a trabalhar fora do horário normal, porque tudo isso afeta a otimização das vossas licenças. Como mencionei, queremos incentivar esse comportamento.

[4:27] E como é que podemos fazer isso? Bem, com a solução Open iT, estamos a utilizar alertas e esperamos que a solução que está a utilizar tenha essa funcionalidade; caso contrário, adoraríamos falar consigo. Mas o que se pretende é poder alertar os utilizadores finais caso tenham, isto é, uma situação de empréstimo prolongado, a que chamamos «license camping». O critério que definimos para este caso foi um limite de 48 horas, mas descobrimos que isso altera completamente o comportamento deles. Ao avisá-los de que têm esta licença em uso, a maioria dos utilizadores finais coopera e responde: «Sim, sim, tenho-a em uso, mas não a estou a utilizar, por isso vou devolvê-la ou fechar a aplicação.» Mais uma vez, depende do tipo de licença. Agora, há quem diga: «Por que é que isso importa? Se eu paguei uma subscrição anual, o que importa se eles a deixarem aberta? Não me interessa.» Mas vou mostrar-vos alguns exemplos de porque é que devem preocupar-se com isso e porque é que faz diferença.

[5:19] À medida que aprofundamos o tema e passamos para o nível dois, é aqui que vamos analisar a relação entre utilizadores ativos e inativos. Portanto, se estivesse no plano Concurrent ou no Token Flex, o registo de entrada e saída — por exemplo, se tivesse retirado a licença às 8 e a devolvido às 5 —, parece que a está a utilizar, um bom utilizador corporativo, mas será que estava realmente a utilizar essa licença de forma adequada? E, mais uma vez, no modelo de subscrição ou no «Flex», o que conta é a abertura e o encerramento dessa aplicação. Por isso, vamos medir e analisar como é essa proporção. Assim, quando tivermos colaboradores com uma proporção inferior à média, podemos informá-los e mostrar-lhes como melhorar esse comportamento.

[6:01] Então, aqui estamos a ver que as horas a cinzento são as horas ativas e as vermelhas são as horas inativas; como podem ver, as nossas percentagens de utilização não são muito boas aqui e, em dezembro, descem ainda mais. Isso deve-se provavelmente ao facto de, como sabem, isto ser algo que se verifica normalmente em dezembro e deve-se simplesmente a haver muito mais atividades nos escritórios — festas de escritório, almoços, pausas, etc. —, com as pessoas a ausentarem-se, a almoçarem, etc. Portanto, o que realmente queremos é... nunca se vai conseguir uma utilização de cem por cento, ou seja, isso é irrealista, mas devemos ser capazes de analisar a situação e esforçar-nos por atingir um valor na casa dos 90%. E isso depende do vosso ambiente, da vossa força de trabalho, dos projetos em que estão a trabalhar e desse tipo de coisas, mas acho que todos concordamos que poderíamos fazer um trabalho melhor na utilização das nossas licenças quando analisamos esta relação entre ativo e inativo.

[7:00] Vamos então ver como isto funciona no modelo de Utilizador Nomeado. Como vos mostrei, creio que na segunda sessão, podemos considerar o tempo decorrido, mas não se pode simplesmente dividi-lo por 24. Na verdade, filtramos os dados com base num carimbo de data e hora, mas podemos apresentar relatórios em termos de dias de utilização. A razão pela qual devem fazer isto, só para relembrar, é que é assim que vão determinar qual é o melhor tipo de licenciamento: se estes utilizadores devem ter uma subscrição de «Utilizador Nomeado» ou, caso estejamos abaixo do ponto de equilíbrio, se seria mais económico para eles utilizarem o novo Autodesk Flex. Também podem, com base na utilização deles, calcular quantos tokens necessitam. Portanto, quando analisamos isto, temos 15; se nos limitarmos a analisar os dados de nível um, ou seja, a utilização em tempo de execução, consideramos que 15 utilizadores devem utilizar a Subscrição de Utilizador Nomeado e os restantes devem utilizar o Flex, que é diferente do Token Flex. Mas agora vamos adicionar os dados de nível dois. Trata-se dos dias de utilizador ativo e podemos ver agora que, na realidade, são apenas oito utilizadores que se qualificariam ou que seriam otimizados com a Subscrição de Utilizador Nomeado, e os restantes passariam para o Autodesk Flex com base em tokens. Assim, se calcularmos a diferença, trata-se de uma poupança de 24 000 neste exemplo específico, o que corresponde a 42 por cento. Esperamos que consigam perceber que avançar para esse nível seguinte lhes proporciona poupanças adicionais. Normalmente, as pessoas começam pelo nível um e, depois, aprofundamos no nível dois.

[8:46] Então, agora vamos analisar o nível três. Como podemos automatizar este processo, como podemos, sabem, torná-lo ainda mais fácil tanto para os administradores de licenças como para os utilizadores finais? Bem, com um nível três de utilização gerida, têm a possibilidade de definir políticas e limites para recuperar automaticamente essas licenças inativas e, depois, o processo é totalmente automatizado. Assim, não precisam de voltar a ocupar-se disso. A maioria das pessoas diz: «Bem, se eu tiver uma subscrição, isso importa?» E, como acabei de vos mostrar nesse exemplo, importa sim, porque se tivermos o uso real, os utilizadores pelos quais está atualmente a pagar uma subscrição completa podem, na verdade, precisar apenas do Flex, em termos de uma configuração otimizada e do método mais económico. Portanto, isto é um pouco diferente de enviar alertas por e-mail; trata-se, na verdade, de pop-ups que aparecem no ecrã do utilizador final. E, mais uma vez, define-se políticas e limites para definir quais são esses limites e quais são as políticas. Podes ter, como sabes, utilizadores avançados que nunca recebem isto; há todo o tipo de formas de configurar isto.

[9:57] Mas vamos ver qual é o efeito disso. Neste conjunto de dados específico de clientes, implementámos o nível três a partir de março. Como podem ver, esta proporção entre clientes ativos e inativos começa a diminuir a diferença, começa a aproximar-se, e a nossa percentagem de eficiência aumenta depois de implementarmos o nível três. Agora estamos na casa dos 90 e, em junho, chegámos aos 96, o que é um excelente nível de otimização. Mais uma vez, isso varia consoante o seu negócio específico, a cultura da empresa, etc., mas pode ver que isto permite automatizar esse processo. Mais uma vez, no Token Flex, isto vai ajudar a reduzir o número de tokens, especialmente porque não se quer que eles transponham a meia-noite, altura em que se tem de pagar por um conjunto adicional de tokens. Na subscrição, isto ajuda-o porque se chega à verdadeira utilização ativa sem depender deles para o fazerem; assim, mais uma vez, eles podem ficar abaixo desse limiar e pode ser mais adequado ter um tipo de licenciamento Flex em vez de uma subscrição por utilizador nomeado. E mesmo no Flex, esses tokens têm uma validade de 24 horas. Por isso, nesse cenário, não se quer simplesmente deixar uma aplicação aberta durante esse período de 24 horas, caso contrário, terá de pagar novamente por isso. Agora, se estiver a utilizar ativamente o produto, não há problema. Estamos, na verdade, apenas a tentar analisar todas as diferentes formas de otimizar a sua situação em termos de licenças. Não queremos que as pessoas tenham de procurar e esperar por uma licença; queremos que a licença certa esteja disponível para a pessoa certa no momento certo. Mas esperamos que consiga perceber, através desta abordagem por níveis, que pode continuar a otimizar a sua situação em termos de licenças.

[11:52] Outra coisa que acontece, e que todos estes diferentes tipos de monitorização e relatórios permitem fazer, é que, muitas vezes, as pessoas mudam de função, especialmente em projetos. Por isso, o que vemos frequentemente em clientes que não monitorizam ativamente a utilização das suas licenças é que não têm realmente qualquer visibilidade do que se está a passar. Talvez tenham um grupo de utilizadores finais que, como sabem, entram na empresa — podem ser novos contratados ou integrar-se num novo projeto — e a todos lhes são atribuídas licenças. Mas, à medida que o projeto vai chegando ao fim, a sua utilização começa a mudar, certo? E, como administrador de licenças ou responsável pela gestão de fornecedores na vossa organização, são notificados de que um projeto está a chegar ao fim ou de que a utilização está a diminuir? É necessário algum tipo de medição e algum tipo de visibilidade para gerir isso. E, depois, qual é o efeito do ponto de vista dos custos, ou seja, a recuperação de licenças. Este é um exemplo específico do Token Flex: pode ver-se que o custo real diminuirá à medida que otimizarmos a licença. Mais uma vez, não queremos ficar sem licenças, apenas queremos utilizá-las da forma mais eficiente possível.

[13:22] Como já referi nas três sessões, a chave para uma gestão otimizada das licenças e para a obtenção de poupanças — tanto na redução das despesas atuais como na prevenção de custos futuros — passa por adotar a medição agora. É preciso começar já. Recebi algumas perguntas sobre quando é que isto é importante, do tipo: «Não tenho tempo, a minha renovação está a chegar.» Deixem-me, então, partilhar rapidamente uma história recente de sucesso de um cliente. Tivemos um potencial cliente que nos abordou e disse: «Sabem, não tenho qualquer visibilidade das minhas licenças da Autodesk, tenho uma renovação a chegar e faltam menos de 60 dias; o que posso fazer?» Então, começámos imediatamente a medição. Eles já tinham convertido todas as suas licenças simultâneas em subscrições, pelo que já dispunham de todas as suas subscrições. Tinham os dados do portal da Autodesk, mas continuavam sem ter visibilidade do que se estava a passar. Conseguiam ver quantas licenças possuíam, quantas estavam atribuídas; há alguns indicadores que permitem saber quando as pessoas utilizaram determinadas aplicações, mas não indicam quem as utilizou; não é possível obter essa informação.

[14:47] Assim, conseguimos ajudá-los através da implementaçãodo LicenseAnalyzer™2022 de nível um, que nos permite medir essa utilização ao nível do utilizador. Conseguimos, assim, produzir essa informação e, antes de terem de tomar a sua decisão, dispúnhamos de cerca de 30 — mais precisamente, 33 — dias de dados, o que nos permitiu analisar aspetos como os dias de utilizador distintos, tal como discutimos, para determinar se a subscrição ou o Flex fazia mais sentido. Mas também adicionámos, tal como discutimos na segunda sessão, o tempo decorrido desde a última utilização. Esta empresa de engenharia em particular tinha muitos negócios baseados em projetos, pelo que tinha utilizadores a quem tinham sido atribuídas licenças, mas cujos projetos talvez já tivessem terminado; no entanto, como não utilizavam o produto há muito tempo, não precisavam necessariamente de uma licença neste momento.

[15:35] Também pudemos analisar, tal como mencionei e discutimos na segunda sessão, a coleção. Normalmente, para utilizar duas ou mais funcionalidades, é mais económico e faz mais sentido adquirir uma coleção. Agora, se nos limitássemos a pensar «estes utilizadores têm duas ou mais funcionalidades, por isso vamos oferecer-lhes uma subscrição», conseguimos aprofundar ainda mais a análise e concluir que, sim, eles costumavam utilizá-las, mas, nesta segunda aplicação, só as utilizavam uma fração do tempo. Por isso, faz realmente mais sentido oferecer-lhes uma Subscrição de Utilizador Nomeado na primeira aplicação e, depois, utilizar o Autodesk Flex na segunda aplicação. Assim, conseguimos ajudá-los com esta análise de fornecedores e eles puderam avançar para as negociações. Além disso, tinham algumas licenças históricas com um preço diferente que pretendiam manter. Também simularam dados relativos a um ano, mas consideramos que é necessário dispor de dados reais de um ano completo para tomar essas decisões finais. Mas conseguiram ter uma visão mais abrangente. Apenas adotaram uma percentagem das recomendações e, mesmo implementando apenas uma parte dessas reduções e medidas de otimização, ainda assim obtiveram um retorno de investimento de três vezes o valor investido no Open iT. E afirmaram claramente: «Isto é fantástico, mal podemos esperar pelo próximo ano, quando poderemos reduzir ainda mais esses custos.» Portanto, mais uma vez, para vos dar esperança e, espero, alguma confiança de que podem começar hoje mesmo com qualquer coisa e obter uma melhor compreensão do que se passa com as vossas licenças da Autodesk, independentemente de estarmos a analisar o nível um, o nível dois ou o nível três.

[17:20] Por isso, só quero lembrar a todos que adoraríamos — já mencionei isto imensas vezes — que cada cliente é diferente: tem a sua própria cultura, as suas nuances, as suas localizações, os seus contratos de licença, etc. Portanto, se quiserem falar connosco, podem aceder ao site openit.com, clicar em «Contacte-nos» e marcar uma reunião comigo ou com um dos meus colegas, consultores empresariais, e teremos todo o gosto em discutir a vossa situação específica para ver se podemos ajudar de alguma forma. Agradeço imenso a presença de todos e acho que, a esta altura, vou passar a palavra para as perguntas, Mae.

[18:07] Mae: Muito obrigada, Linda, pela tua apresentação tão esclarecedora. Então, já podemos dar início à sessão de perguntas e respostas. Ótimo. Tenho aqui uma pergunta do Greg. «Porque é que o meu atual fornecedor de licenças não oferece este serviço?»

[18:22] Linda: Obrigada pela pergunta, Greg. Quando dizes «fornecedor de licenças atual», estás a referir-te à Autodesk? Talvez pudesses até escrever aqui rapidamente, se é a isso que te estás a referir. É a essa empresa que te estás a referir? É por isso que a Autodesk não está a fornecer isto? Eu diria que vou responder de duas formas. Portanto, se te estás a referir à Autodesk, a Autodesk disponibiliza, no teu portal da Autodesk, alguns relatórios básicos, super básicos. Mas se não tiveres o plano Premium, que custa 300 por utilizador por ano nos EUA, só obténs informações sobre o que possuis e o que está atribuído; tens uma lista de utilizadores e quais as atribuições existentes para cada utilizador, e podes obter uma contagem distinta de utilizadores. Não é possível alterar as datas, mas pode consultar os dados deste mês e dos últimos três meses. Ah, se recorre a um prestador de serviços externo, tudo bem, também vou responder a isso. Mas, nesse caso, os dados são muito limitados. Ao optar pela subscrição Premium, obtém um pouco mais de informação, mas não com este nível de detalhe. Se tiver um prestador de serviços externo, não posso realmente responder o que outras soluções de medição estão a fazer, a não ser talvez que estejam apenas a fornecer-lhe uma ferramenta com algumas funcionalidades básicas de medição, enquanto nós oferecemos uma solução completa e temos analistas de negócios e consultores na nossa equipa para ajudar os nossos clientes em todas as áreas, não apenas com a Autodesk, mas com todas as suas necessidades de licenciamento. Espero que isto tenha respondido à sua pergunta; caso contrário, basta acrescentar mais alguns detalhes à sua pergunta.

[20:08] Mae: Muito bem, obrigada, Linda. Recebemos também várias perguntas antes do início da nossa sessão, que foram enviadas através do endereço optimizeautodesk@openit.com. Então, sim, uma pergunta, Linda: qual é a quantidade de dados que recomendas para prever as necessidades de renovação de contratos?

[20:26] Linda: Bem, como mencionei anteriormente, isto aplica-se a qualquer fornecedor, mas, no caso da Autodesk, vai depender do tipo de licenciamento que tiver. Quanto mais dados tiver, melhor será a decisão — ou, melhor dizendo, poderá tomar decisões mais informadas. Mas se estiver a considerar o Autodesk Flex ou as Subscrições de Utilizador Nomeado, esses termos contratuais são anuais. Pode fazer uma subscrição de três anos e obter um desconto. Portanto, se estiver a considerar subscrições anuais, diria que o período é de 12 meses. Se estiver a considerar um compromisso de três anos, então analisaria uma tendência a mais longo prazo. Sabes, eu digo que a forma mais fácil de pensar nisso é alinhar os termos de qualquer contrato que estejas a considerar. O Token Flex é, sem dúvida, de três anos e deves analisar esses dados a partir de muitos pontos de referência diferentes. Mais uma vez, quanto mais pontos de referência considerares, mais abrangente será a perspetiva e mais bem informada será a decisão que poderás tomar.

[21:31] Mae: Boa pergunta. Muito bem, temos mais uma pergunta. «É possível utilizar estes dados para o reembolso entre departamentos?»

[21:38] Linda: Exatamente. Portanto, independentemente da solução que tenha, pode utilizar esses dados. O que vai variar, dependendo da solução que tiver, é o nível de detalhe que poderá alcançar no seu reembolso. Com a solução Open iT, o que fazemos é integrar-nos com o seu Active Directory e com o portal da Autodesk. Assim, temos a capacidade de efetuar o chargeback de forma muito detalhada: pode fazê-lo por centro de custos, por departamento, por região ou por projeto. Há muitas formas diferentes de segmentar os dados para efetuar o chargeback. Por isso, podemos, sem dúvida, fazer isso. Na verdade, já tivemos alguns clientes que cobram uma tarifa pelo uso ativo e uma tarifa diferente, mais elevada, pelo uso inativo, para ajudar a incentivar um determinado comportamento — sabe, uma espécie de «cenoura e chicote». Portanto, de forma geral, a resposta é sim: podemos, sem dúvida, fazer o chargeback e adaptá-lo da forma que desejar.

[22:40] Mae: Obrigada, Linda. E acho que ainda temos tempo para mais uma pergunta. «Podem ajudar-nos mesmo que não tenhamos dados de utilização?»

[22:57] Linda: Uau, essa é uma excelente pergunta e a resposta é sim, podemos. Como mencionei, temos analistas de negócios, consultores de negócios, temos toda uma equipa de pessoas e especialistas na matéria, não só em relação à Autodesk, mas também a outros fornecedores. Portanto, se nos procurares, a nossa primeira conversa será uma espécie de reunião de avaliação para discutirmos que tipo de licenças e que modelo de licenciamento tens no teu ambiente. E se tiveres quaisquer dados — digamos que digas que não tens nenhuma solução, que não tens nada —, bem, eu dir-te-ei que ainda assim tens informação e que sabemos como a obter. Portanto, mesmo que não tenha nada além do portal da Autodesk, podemos ajudá-lo a analisar esses dados e a obter mais informações; mais uma vez, cada dado que obtemos fornece-nos informações mais precisas, o que nos ajuda a tomar uma decisão mais bem fundamentada. Assim, dependendo do que tiver — quer seja outra ferramenta ou mesmo nenhuma —, podemos, sem dúvida, ajudá-lo e acrescentar valor, fornecendo-lhe algumas perspetivas sobre o que se passa com as suas licenças e, certamente, fazer algumas sugestões.

[24:08] Mae: Obrigada. É tudo. Peço desculpa se tiverem… sim, provavelmente vão dizer isto, mas se tiverem mais alguma pergunta, basta enviá-las aqui; ou a Mae vai dar-vos outra opção, mas agradeço todas as perguntas, foram excelentes perguntas hoje.

[24:16] Muito obrigado, Linda. Foi uma sessão excelente. E obrigado também a todos os participantes por se terem juntado ao nosso webinar de hoje. Um breve lembrete: este webinar está a ser gravado e poderá ser revisto imediatamente após esta transmissão ao vivo. Mas também o iremos disponibilizar no nosso site, juntamente com a apresentação que ela fez anteriormente. Agradecemos a vossa participação nesta série de webinars e gostaríamos de aproveitar esta oportunidade para convidar todos para o nosso próximo webinar, que será uma entrevista ao vivo com o cliente no dia 11 de maio, com o diretor de tecnologia de engenharia da Burns and McDonnell, Michael Allen. Também será transmitido ao vivo no LinkedIn, por isso não se esqueçam de se inscreverem ainda hoje. Além disso, iremos lançar o nosso podcast no dia 10 de maio e o nosso primeiro episódio é sobre a racionalização de aplicações, por isso fiquem atentos. Visitem o nosso site para ver os nossos próximos eventos em openit.com ou contactem um dos nossos consultores de soluções. Temos todo o prazer em ajudá-los na vossa jornada de otimização de software. Para se manterem sempre atualizados, sigam-nos nas redes sociais. Mais uma vez, sou a Mae, a vossa anfitriã de hoje. Obrigada e fiquem bem!

[25:28] Linda: Obrigada a todos. Não hesitem em contactar-me; adoraria falar convosco sobre a vossa situação específica.