パート 3｜ソフトウェア の投資 ROI を最大化するための Autodesk® ポートフォリオのディープダイブ

[0:01] メイ：皆さん、おはようございます、あるいはこんばんは。ライブウェビナーシリーズの第3回、最終回となりました。「Autodeskポートフォリオを徹底的に活用し、ソフトウェア への投資からROIを最大化する方法」について詳しく掘り下げていきます。 私はメイと申します。本日の司会を務めさせていただきます。本題に入る前に、ぜひ皆様からご質問をお寄せください。コメント欄にご質問を投稿していただければ、リンダが自身のプレゼンテーション内のQ&Aセッションで回答いたします。もしすべての質問にお答えできない場合や、さらに調査が必要な質問があった場合でも、ご安心ください。それらの質問はリンダに転送し、メールまたはLinkedInを通じて個別に回答させていただきます。

[0:44]本日のプレゼンターは、2014年から業界の講演者として活躍しており、ヒューストンを拠点としています。彼女は、テクノロジー業界で25年以上にわたり多岐にわたる経験を持つ、エネルギッシュなシニアレベルコンサルタントです。大小さまざまな企業で幅広い職務をこなしてきた実績あるリーダーであり、ビジネスの成功を築き上げることに情熱を注いでいます。現在は、ソフトウェア のライセンスに関するクライアントのビジネス上の課題解決を支援しています。皆様、リンダ・コールさんをご紹介します。

[1:17] リンダ：メイ、ご紹介ありがとうございます。本当に感謝しています。おはようございます、こんにちは、そしてこんばんは。さて、メイが述べた通り、オートデスクのライセンスに関する第3回、そして最終セッションへようこそ。本日は、まず簡単な振り返りから始め、その後、お約束通り詳細な解説を行っていきます。 これは、ライセンスの最適化に向けた「レベル別アプローチ」と呼んでいます。そこで、私たちが「レベル1」「レベル2」「レベル3」と呼んでいる内容について順を追って説明し、最後に簡単な成功事例をご紹介して、皆さんが今日からすぐに始められるという自信を持っていただけるようにしたいと思います。

[1:49]ご記憶の方もおられるかと思いますが、前回のセッションでは、オートデスクが現在提供しているさまざまなライセンスの種類とその組み合わせについてお話ししました。つまり、ユーザーによってライセンスの種類や組み合わせは異なります。 そこで、本日の説明では、それらの見方と影響について分けて説明していきます。Token Flex、コンカレント、ネームドユーザー・サブスクリプションなど、ライセンスの種類によって状況が異なるからです。先ほども触れたように、多くの皆さんは複数のライセンスを組み合わせて利用しています。それでは、レベル1から見ていきましょう。レベル1とは、ライセンスがどこにあるかを示す最初の層のことです。 コンカレントライセンスをご利用の場合は、ライセンスのチェックインとチェックアウトが行われる場所です。サブスクリプションをご利用の場合は、アプリケーションの起動と終了が行われる場所です。これまでに総使用状況のみを確認する例をいくつか紹介してきましたが、確認できるのはそれだけではありません。営業時間中および営業時間外の使用状況を確認することも可能ですし、アラートを活用して利用行動を改善することもできます。

[3:00]では、通常どのような状況になるのでしょうか。 ここでは、ある顧客の例をご紹介します。これはRevitとAutoCADの2つの例に過ぎませんが、月曜日から金曜日の営業時間内と営業時間外、そして週末に分けて分析しています。ご覧の通り、Revitでは使用量の50％以上が営業時間内に集中していますが、それでも営業時間外の使用割合も依然として高い割合を占めています。一方、AutoCADでは50％以上が営業時間外での使用となっています。 これは分析対象によって異なりますが、これは約50人のユーザーに関する90日分のデータです。2020年の状況であれば、これは理にかなっています。というのも、ロックダウンが始まった当初、人々の働き方は一変しましたよね。在宅勤務になり、子供のオンライン学習のサポートもしなければならず、さまざまな時間帯に仕事をするようになったのです。 しかし、これがパンデミック以前のデータである場合や、現在の状況である場合、組織の状況にもよりますが、私が知る限り、パンデミック前の「8時から5時」や「8時から6時」といった完全な通常勤務に戻っている組織は一つもありません。 私が話を聞く顧客のほとんどは、依然として何らかのハイブリッド勤務形態を採用しており、一部の人々は依然として一部の時間を在宅勤務しています。しかし、これにより、ライセンスを独占している人がいないか、あるいは時間外で作業している人がいないかを把握するのに役立ちます。なぜなら、これらすべてがライセンスの最適化に影響を与えるからです。先ほど述べたように、私たちはそのような行動を促進したいと考えています。

[4:27]では、どうすればよいのでしょうか。Open iT のソリューションではアラート機能を活用しています。皆様がご利用のソリューションにも同様の機能があれば幸いです。もしない場合は、ぜひご相談ください。エンドユーザーがライセンスを長期間借りたままにしている場合――これは「ライセンス・キャンピング」と呼ばれる現象です――その旨をエンドユーザーに通知できるようにしたいものです。この件に関して、我々は48時間を閾値として設定しましたが、その結果、ユーザーの行動が確実に変化することがわかりました。 「このライセンスをチェックアウトしたままにしていますよ」と知らせるだけで、ほとんどのエンドユーザーは協力的になり、「はい、チェックアウトしたままにしていました。今は使っていないので、すぐにライセンスをチェックインするか、アプリケーションを終了します」と応じてくれます。 繰り返しになりますが、これはライセンスの種類によって異なります。「なぜそれが問題になるのか？年間サブスクリプションを支払っているなら、ライセンスが開放されたままでも構わない」と言う人もいるでしょう。しかし、なぜ気にするべきなのか、そしてそれがどのような違いをもたらすのか、いくつかの例を挙げて説明したいと思います。

[5:19]さらに深く掘り下げてレベル2に進むと、ここでは「アクティブ／非アクティブ比率」を確認していきます。例えば、コンカレントライセンスやToken Flexを利用している場合、チェックインとチェックアウトの例として、8時にライセンスをチェックアウトし、5時にチェックインしたとします。一見すると「ライセンスを使用している」ように見え、模範的な企業ユーザーのように思えますが、実際にそのライセンスを適切に使用していたのでしょうか。 繰り返しになりますが、サブスクリプションやFlexの場合、重要なのはそのアプリケーションの起動と終了のタイミングです。そこで、この比率を計測し、その状況を確認していきます。そうすることで、平均以下の比率にあるユーザーに対しては、その状況を伝え、適切な利用行動を促すための支援を行うことができます。

[6:01]ここでは、グレーの部分が稼働時間、赤の部分が非稼働時間となっています。ご覧の通り、ここでの稼働率はあまり良くなく、12月になるとさらに低下しています。これはおそらく、12月には通常見られる現象で、オフィスでの活動が格段に増えるためです。つまり、オフィスパーティーや昼食会、休憩時間などがあり、従業員が休暇を取ったり、昼食を取ったりするからです。 もちろん、利用率を100％にすることは不可能ですし、現実的でもありませんが、90％台を目指すべきでしょう。もちろん、環境や従業員、取り組んでいるプロジェクトなどによって状況は異なりますが、この「稼働／非稼働比率」を見ると、ライセンスの活用に関しては、もっと改善の余地があるという点では、皆さんも同意していただけると思います。

[7:00]それでは、「指名ユーザー」の場合がどのようなものか見てみましょう。第2セッションでお見せした通り、経過時間を算出することはできますが、それを単に24で割るだけではいけません。実際には日付と時刻のタイムスタンプに基づいてデータを区切りますが、レポートは「ユーザー日数」単位で作成できます。 これを行う理由を改めておさらいすると、これが最適なライセンスの種類を決定する方法だからです。つまり、これらのユーザーに「Named User」サブスクリプションを適用すべきか、あるいは損益分岐点以下であるため、新しい「Autodesk Flex」を使用した方が費用対効果が高いかを判断するためです。また、ユーザーの利用状況に基づいて、必要なトークンの数を算出することも可能です。 ここで見てみると、レベル1のデータ、つまり実行時間の使用状況だけを見ると、15という数値があります。この15については「Named User Subscription」を使用すべきであり、残りは「Flex」（「Token Flex」とは異なります）を使用すべきだと考えられます。しかし、ここでレベル2のデータを重ねて見てみましょう。 これはアクティブユーザー日数ですが、これを見ると、実際には「Named User Subscription」が適している、あるいは最適化されるのは8ユーザーのみであり、残りは「Autodesk Flex」のトークンに割り当てられることがわかります。この差額を計算すると、この特定の例では24,000の節約になりますが、これは42パーセントに相当します。このように、分析を次のレベルに進めるだけで、さらなるコスト削減が可能になることがお分かりいただけると思います。 通常、皆さんはレベル1から始め、その後レベル2について深く掘り下げていきます。

[8:46]それでは、レベル3について見ていきましょう。このプロセスをどのように自動化し、ライセンス管理者とエンドユーザーの両方にとってさらに使いやすくできるでしょうか。レベル3の「使用状況管理」機能を利用すれば、ポリシーや閾値を設定して、使用されていないライセンスを自動的に回収することができ、そのプロセスは完全に自動化されます。そのため、改めて確認する必要はありません。多くの人は、「サブスクリプション契約をしているなら、そんなことは関係ないのでは」と言うでしょう。 先ほど例で示した通り、実は関係があります。なぜなら、実際の使用状況を把握すれば、現在フルサブスクリプションの料金を支払っているユーザーでも、最適化された環境と最も費用対効果の高い方法という観点からは、実際にはFlexだけで十分である可能性があるからです。これは、メールによるアラートとは少し異なり、エンドユーザーの画面にポップアップとして表示されるものです。繰り返しになりますが、閾値やポリシーの設定は、ご自身で決定します。 パワーユーザーなど、この通知を一切受け取らないように設定することも可能です。設定方法は多岐にわたります。

[9:57]では、それがどのような効果をもたらすのかを見てみましょう。この特定の顧客データセットでは、3月からレベル3を導入しました。ご覧の通り、レベル3の導入後、アクティブ／非アクティブの比率の差が縮まり始め、効率率も上昇しています。現在では90％台に達しており、6月には96％にまで上昇しました。これは非常に優れた最適化レベルです。 もちろん、具体的なビジネス内容や企業文化などによって状況は異なりますが、これによりプロセスを自動化できることがお分かりいただけるでしょう。 また、Token Flexについては、トークンの数を削減するのに役立ちます。特に、トークンが深夜をまたぐと、追加のトークン分について料金を支払わなければならないため、それを避けたいところです。サブスクリプションにおいても、これはユーザー側の手間を頼らずに真のアクティブ利用状況を把握できるため有益です。その結果、利用量が閾値を下回る場合、ネームドユーザーサブスクリプションよりもFlexタイプのライセンスの方が適している可能性があります。 また、Flex でもトークンの有効期間は 24 時間です。そのため、このシナリオでは、24 時間の期間中、アプリケーションをそのまま開いたままにしておくことは避けたいところです。そうしないと、再び料金を支払うことになってしまいます。もちろん、製品を積極的に使用している分には問題ありません。 私たちは、ライセンス体制を最適化するためのあらゆる方法を模索しているのです。ユーザーにライセンスの空き状況を確認したり待たせたりするようなことは決して望んでおらず、適切なタイミングで適切なユーザーに適切なライセンスを提供したいと考えています。しかし、この段階的なアプローチによって、ライセンス体制を継続的に最適化できることがお分かりいただけたと思います。

[11:52]もうひとつ言えるのは、こうしたさまざまな種類の使用状況の計測やレポート機能によって可能になることですが、特にプロジェクトベースの業務では、従業員が異動することがよくあります。そのため、ライセンスの使用状況を積極的に計測していないお客様では、実際の状況がまったく把握できていないケースを多く目にします。 例えば、あるエンドユーザーグループが、新入社員として入社したり、新しいプロジェクトに参加したりして、全員にライセンスが割り当てられているとします。しかし、そのプロジェクトが終盤に差し掛かると、利用状況も変化し始めます。そこで、組織内のライセンス管理者やベンダー管理担当者は、プロジェクトが終盤に差し掛かっていることや、利用量が減少していることについて、何らかの通知を受け取っているでしょうか。 これを推進するには、何らかの計測手段と可視化が必要です。そして、コストの観点から見た効果、つまり「ハーベスティング」とは何でしょうか。これは具体的にToken Flexの例ですが、ライセンスを最適化することで実際のコストが低下することがわかります。繰り返しになりますが、ライセンスを全く持たないわけではなく、できるだけ効率的に利用したいのです。

[13:22]これまでの3つのセッションでもお話しした通り、ライセンス体制を最適化し、現在の支出を削減するとともに将来の支出を未然に防ぐための鍵となるのは、今すぐ利用状況の計測に着手することです。今すぐ始める必要があります。さて、「いつから重要になるのか」「時間がない」「更新時期が迫っている」といった質問をいくつかいただきました。 そこで、最近の顧客の成功事例を簡単に紹介させてください。ある見込み客から「Autodeskのライセンス状況が全く把握できていない。更新期限が60日以内に迫っているが、どうすればよいか」という相談がありました。そこで、私たちは直ちに利用状況の測定を開始しました。同社はすでにすべての同時使用ライセンスをサブスクリプションに移行していたため、すべてのサブスクリプション契約は整っていました。 Autodeskポータルからのデータはあったものの、状況が把握できていませんでした。所有しているライセンス数や割り当てられているライセンス数は確認でき、ユーザーがいつどのアプリケーションを使用したかといった基本的な情報はいくつか表示されていましたが、誰が使用したのかといった詳細な情報は得られず、実際にはその情報を正確に把握することはできませんでした。

[14:47]そこで、ユーザーレベルでの利用状況を計測する「LicenseAnalyzer™2022 レベル1」を導入することで、彼らを支援することができました。その結果、必要な情報を提供することができ、彼らが意思決定を行う前に、約30日分、具体的には33日分のデータを収集し、ユニークユーザー日数などを分析することで、サブスクリプションとFlexのどちらがより適切かを判断するための検討を行うことができました。 さらに、2日目のセッションで説明したように、「最終使用日から経過日数」という指標も追加しました。このエンジニアリング会社ではプロジェクトベースの業務が多いため、ライセンスを割り当てられていたユーザーの中には、プロジェクトが終了したものの、長い間製品を使用しておらず、現時点では必ずしもライセンスを必要としていないケースがありました。

[15:35]また、先ほど触れた通り、第2セッションでも話し合ったように、コレクションについて調査・分析を行うこともできました。通常、2つ以上の機能を利用する場合は、コレクションを購入する方がコスト面でも有利ですし、理にかなっています。 単に「このユーザーは2つ以上の機能を利用しているからサブスクリプションを提供しよう」と決めつけるのではなく、私たちはさらに深く掘り下げて分析を行いました。その結果、「以前はそうでしたが、2つ目のアプリケーションでは利用時間がごく一部に過ぎない」という事実が判明しました。したがって、アプリケーション1には「指名ユーザーサブスクリプション」を、アプリケーション2には「Autodesk Flex」を適用する方が、はるかに合理的であると言えます。 こうして、私たちはこのベンダー分析を通じて彼らを支援し、彼らは交渉に臨むことができました。なお、彼らには価格帯が異なる過去のライセンスがあり、それらを維持したいと考えていました。また、私たちは1年分のデータをシミュレーションしましたが、最終的な決定を下すには、実際の1年分のデータが必要だと考えています。 しかし、クライアントはより包括的な視点を得ることができました。提案の一部のみを採用したにもかかわらず、削減や最適化策のほんの一部を実行しただけで、Open iT への投資に対して3倍の投資収益率（ROI）を達成しました。クライアントからは「これは素晴らしい。来年、さらにコストを削減できるのが待ちきれない」という明確な反応がありました。 繰り返しになりますが、これは皆様に希望と自信を持っていただけるようお伝えしたいことです。レベル1、レベル2、レベル3のいずれであっても、今日から何からでも始め、Autodeskライセンスの状況をより深く理解できるようになるのです。

[17:20]そこで、皆さんにお伝えしておきたいのですが、これまでも何度も申し上げてきた通り、お客様はそれぞれ異なります。各社ごとに独自の企業文化や細かな事情、所在地、ライセンス契約などが異なります。 もしご相談をご希望でしたら、openit.comのウェブサイトにアクセスし、「お問い合わせ」をクリックして、私や他の同僚であるビジネスコンサルタントとの面談を予約してください。皆様の具体的な状況についてお話しし、お役に立てるかどうかを確認させていただきたいと思います。皆様のご参加に心より感謝申し上げます。それでは、メイさん、ここから質疑応答に移りたいと思います。

[18:07] メイ：リンダさん、洞察に満ちたプレゼンテーションをありがとうございました。それでは、さっそく質疑応答の時間を始めましょう。素晴らしいですね。グレッグさんから1つの質問が届いています。「なぜ私の現在のライセンスプロバイダーはこのサービスを提供していないのでしょうか？」

[18:22] リンダ：グレッグさん、ご質問ありがとうございます。「現在のライセンスプロバイダー」とはオートデスクのことでしょうか？もしそうであれば、ここに簡単に打ち込んでいただけると助かります。オートデスクのことを指しているのでしょうか？「なぜオートデスクはこれを提供していないのか」という質問ですね。これについては、2つの観点から回答したいと思います。 もしオートデスクのことを指しているなら、オートデスクはオートデスク・ポータルで、ごくごく基本的なレポート機能を提供しています。しかし、米国でユーザー1人あたり年間300の「プレミアム」プランに加入していない場合、所有しているライセンスと割り当て状況の情報しか得られません。ユーザー一覧と各ユーザーへの割り当て状況が表示され、ユニークユーザー数を確認することはできます。 日付の範囲を変更することはできませんが、今月や過去3ヶ月分のデータは取得可能です。ああ、サードパーティのサービスを利用されているのですね。それについても回答します。とはいえ、取得できるデータは非常に限られています。プレミアムサブスクリプションにアップグレードすれば、もう少し多くの情報を得られますが、これほどの詳細さには及びません。 サードパーティのサービスプロバイダーをご利用の場合、他の計測ソリューションがどのような対応をしているかについては、基本的な計測機能を備えたツールを提供しているだけではないか、という程度しかお答えできません。一方、当社はトータルソリューションを提供しており、ビジネスアナリストやコンサルタントを社内に擁し、オートデスクに限らず、お客様のあらゆるライセンスに関するニーズを包括的にサポートしています。これでご質問にお答えできたかと思いますが、もし不明な点があれば、質問にさらに詳細を加えてください。

[20:08] メイ：わかりました、リンダさん、ありがとうございます。また、セッション開始前にoptimizeautodesk@openit.com宛てにいくつかの質問が寄せられていました。では、リンダさん、その質問の一つですが、契約更新のニーズを予測するために、どの程度のデータ量が必要だとお考えですか。

[20:26] リンダ：先ほども触れましたが、これはどのベンダーにも当てはまることですが、オートデスクの場合は、ご利用のライセンスの種類によって異なります。データが多ければ多いほど、より良い意思決定ができる、というか、より情報に基づいた意思決定ができると言えるでしょう。 しかし、オートデスク・フレックスや指名ユーザーサブスクリプションを検討している場合、それらの契約期間は1年単位です。3年間のサブスクリプション契約を結べば割引が適用されます。ですから、年間サブスクリプションを検討しているなら、12ヶ月単位で考えるのが良いでしょう。3年間の契約を検討している場合は、より長期的な傾向を分析する必要があります。 このことを考える最も簡単な方法は、検討中の契約期間に合わせてデータを調整することだと私は考えています。Token Flexは間違いなく3年契約ですので、そのデータについては、さまざまなデータポイントから分析する必要があります。繰り返しになりますが、検討するデータポイントが多ければ多いほど、見通しはより包括的になり、より的確な意思決定が可能になります。

[21:31] メイ：いい質問ですね。さて、あと1つ質問があります。「このデータを部署間の費用精算に利用することはできますか？」

[21:38] リンダ：その通りです。つまり、どのようなソリューションをご利用であっても、そのデータを活用することができます。異なるのは、ご利用のソリューションによって、チャージバックをどの程度詳細に設定できるかという点です。「Open iT 」ソリューションでは、Active DirectoryやAutodeskポータルとの連携機能を活用しています。 そのため、コストセンター別、部門別、地域別、プロジェクト別など、非常にきめ細かくコスト転嫁を行うことが可能です。コスト転嫁を行うためにデータを切り分ける方法は多岐にわたります。ですから、間違いなくそれが可能です。 実際、利用中のリソースにはある料金を適用し、未使用のリソースにはそれとは異なる、より高い料金を適用することで、利用者の行動を促す（いわゆる「飴と鞭」のような仕組み）お客様もいらっしゃいます。したがって、一般的な回答としては「はい」、当社は間違いなくコスト転嫁に対応しており、お客様のご希望に応じて柔軟に組み合わせることができます。

[22:40] メイ：ありがとう、リンダ。あと1つだけ質問を受け付ける時間があると思います。「利用データがない場合でも、サポートしていただけますか？」

[22:57] リンダ：わあ、それは素晴らしい質問ですね。答えは「はい、可能です」。先ほどもお話しした通り、当社にはビジネスアナリストやビジネスコンサルタントがおり、オートデスクだけでなく他のベンダーに関する専門知識を持つ専門家を含む、充実したチームが揃っています。 ですから、もし当社にご相談いただければ、最初の打ち合わせは、お客様の環境においてどのような種類のライセンスやライセンス体系が導入されているかを確認するための「ディスカバリーコール」のような形になります。もしデータが一切ない場合でも、例えば「ソリューションも何も持っていない」とおっしゃったとしても、それでも情報はあるはずですし、私たちにはそれを引き出す方法を知っています。 たとえオートデスクのポータルしか利用していなくても、そのデータを分析して有益な情報を引き出すお手伝いができます。繰り返しになりますが、得られるデータポイント一つひとつが、より正確な情報を提供し、より的確な意思決定を下す助けとなります。したがって、お客様がどのようなツールをお持ちか、あるいはツールが全くない場合でも、私たちは確実にサポートし、付加価値を提供できます。ライセンスの現状に関する洞察を提供し、具体的な提案を行うことで、確実に支援いたします。

[24:08] メイ：ありがとうございます。以上です。もし他に質問があれば……ええ、たぶんこう言われるとは思いますが……こちらから質問を送っていただくか、メイが別の方法をご案内すると思いますが、いずれにせよ、今日の質問はどれも素晴らしかったです。本当にありがとうございました。

[24:16]リンダさん、本当にありがとうございました。素晴らしいセッションでした。また、本日のウェビナーにご参加いただいた皆様にも感謝申し上げます。なお、本ウェビナーは録画されており、ライブ配信終了後すぐに再生可能です。また、先ほどリンダさんがご提示いただいたプレゼンテーション資料とともに、当社ウェブサイトにも掲載する予定です。 本ウェビナーシリーズにご参加いただき、誠にありがとうございます。この機会を借りて、5月11日に開催される次回のウェビナーへ皆様をご招待いたします。次回は、Burns and McDonnell社のエンジニアリング・テクノロジー担当ディレクター、マイケル・アレン氏をゲストに迎えたライブ形式の顧客インタビューです。このウェビナーはLinkedInでもライブ配信されますので、ぜひ本日中にご登録ください。また、5月10日にはポッドキャストの配信を開始いたします。第1回はアプリケーションの合理化をテーマにしています。ぜひご期待ください。 今後のイベントについては、当社のウェブサイト openit.com をご覧いただくか、ソリューションコンサルタントまでお問い合わせください。ソフトウェア の最適化に向けた取り組みを、喜んでサポートさせていただきます。最新情報をお見逃しなく、ソーシャルメディアでもぜひフォローしてください。それでは、本日の司会を務めたメイでした。ありがとうございました。どうぞお元気でお過ごしください！

[25:28] リンダ：皆さん、ありがとうございました。ぜひご連絡ください。皆さんの具体的な状況について、ぜひお話ししたいです。